Zarządzanie umowami — od tworzenia dokumentów, przez podpisywanie, aż po przechowywanie to proces, który odbywa się w każdej firmie, wielokrotnie.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz wieloma umowami o wysokiej wartości, niższej wartości, powtarzalnymi czy unikalnymi, najlepiej mieć odpowiedni system zarządzania.
Dlaczego?
Mamy całą listę powodów, zaczynając od tych najbardziej ogólnych, przechodząc do bardziej niszowych korzyści, aż po te związane z konkretnymi branżami.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.
Spis treści
1. Ogólne korzyści z właściwego zarządzania umowami
2. Niszowe korzyści z zarządzania umowami
3. Korzyści z zarządzania umowami specyficzne dla branży
4. Zarządzaj umowami elektronicznie z Autenti
Ogólne korzyści z właściwego zarządzania umowami
Ogólne korzyści, jakie przynosi właściwe zarządzanie umowami, niezależnie od konkretnej branży, w której działa Twoja firma, czy specyficznych procesów, to:
1. Unikanie ryzyka i manipulacji dokumentami
Skuteczne zarządzanie umowami pomaga identyfikować wszelkie ryzyka umowne, zanim zdążą się nasilić.
Jak dokładnie?
Ponieważ procesy tworzenia, podpisywania i przechowywania dokumentów są dobrze przemyślane i realizowane w zorganizowany sposób, ryzyko popełnienia błędów w stosowanych klauzulach lub zbieranych podpisach jest minimalne.
Co więcej, patrząc na zarządzanie umowami jako całość, będziesz mógł poświęcić więcej czasu na ważniejsze kwestie, takie jak zapewnienie zgodności dokumentów z wszelkimi przepisami prawnymi, regulacyjnymi lub politykami firmy.
Zapewniając prawidłowe sporządzenie umów i ich pełną moc prawną, możesz mieć większą pewność w zarządzaniu ryzykiem.
Jeśli pójdziesz o krok dalej w zarządzaniu umowami i zamiast tylko stosować spójne systemy i procesy, dodasz także całe oprogramowanie do zarządzania umowami lub nawet podpis elektroniczny — możesz być pewien, że wykryjesz wszelkie problemy jeszcze szybciej.
Zaawansowane systemy zarządzania umowami mogą wykrywać nietypowe klauzule, oznaczać warunki wysokiego ryzyka i sugerować środki zaradcze przed podpisaniem.
Z kolei oprogramowanie do składania podpisów elektronicznych może pomóc w weryfikacji tożsamości osób, z którymi podpisujesz dokumenty, szyfruje podpisy za pomocą zaawansowanych systemów, zabezpiecza dokumenty przed manipulacją i pomaga bezpiecznie przechowywać je po podpisaniu.
2. Obniżenie kosztów
Kolejną dość oczywistą korzyścią z zarządzania umowami jest ograniczenie wydatków. Twój zespół nie będzie tracił dużo czasu na powtarzalne umowy — zamiast tego zajmie się nimi zgodnie z określonymi procedurami w znacznie szybszy sposób.
Rezultaty?
Wykwalifikowane talenty mogą skoncentrować się na umowach o wyższej wartości, zapewniając lepsze zarobki.
Ale oszczędności kosztów wynikają również z prostego faktu, że właściwe zarządzanie umowami zapobiega stratom finansowym wynikającym z przegapionych odnowień, kar lub nieefektywności systemu jako całości.
3. Efektywne przepływy pracy
Powtarzalne zadania, rodzaje umów, klauzule i procesy można łatwo zautomatyzować (lub przynajmniej zorganizować) dzięki odpowiedniemu zarządzaniu umowami.
Niezależnie od tego, czy zrobisz to za pomocą dobrze zdefiniowanych szablonów umów, całego systemu zarządzania umowami czy ujednoliconych przepływów pracy w zespole — cała praca nad dokumentacją będzie znacznie bardziej efektywna.
Standaryzacja procesów, ale także samych dokumentów pomaga całemu zespołowi lepiej zrozumieć biznes, ułatwiając podejmowanie decyzji i czyniąc całość bardziej zorganizowaną.
💡 Średnio nieefektywne przepływy pracy związane z umowami mogą powodować opóźnienia od trzech do czterech tygodni.
4. Podejmowanie sensownych i szybkich decyzji
Zarządzanie umowami to nie tylko sposób na posiadanie zorganizowanego i przyjemnego dla oka archiwum dokumentów — to również koncentracja na danych, które w końcu będziesz mieć czas zbierać i analizować.
A wraz z czasem na zbieranie i analizę danych naturalnie pojawiają się bardziej sensowne decyzje (ponieważ opierają się na faktycznych informacjach, które zebrałeś) i szybsze wnioski.
Będziesz szybciej negocjować przyszłe umowy, będziesz w stanie wybrać najlepsze opcje, warunki i klauzule prawne — coś, co jest niemożliwe, jeśli chaos rządzi twoim "zarządzaniem" umowami.
Oprócz podejmowania bardziej sensownych i szybszych decyzji, uporządkowane umowy i dane w całej dokumentacji sprawiają również, że jesteś schludny i czysty dla każdego możliwego audytu w przyszłości.
Niszowe korzyści z zarządzania umowami
Poza oczywistymi zaletami, takimi jak efektywność, obniżenie kosztów czy zgodność z przepisami, zarządzanie umowami oferuje kilka niszowych korzyści, które mogą dać firmom strategiczną przewagę.
Oto te, które chcemy podkreślić.
5. Ochrona reputacji
Zarządzanie umowami pomaga zespołom PR poprzez zapewnienie jasnych umów z partnerami medialnymi, influencerami i agencjami, dzięki czemu przekaz pozostaje spójny i zgodny z marką.
Ale to nie tylko zapewnienie właściwego kontaktu z mediami, to także ochrona reputacji firmy dzięki umowom NDA, klauzulom zarządzania kryzysowego i wytycznym dotyczącym wykorzystania marki.
Umowy mogą zawierać klauzule dotyczące sporów, odpowiedzialności prawnej i praw do rozwiązania umowy, aby zapobiec skojarzeniom, które mogą zaszkodzić reputacji marki.
Jak mówi słynne powiedzenie, lepiej dmuchać na zimne.
6. Poprawa relacji z dostawcami
Jasne umowy określają oczekiwania dotyczące rezultatów, warunków płatności i poziomów usług, zmniejszając nieporozumienia i konflikty z dostawcami czy innymi partnerami biznesowymi.
Pomaga to również efektywnie rozwiązywać spory poprzez określenie procedur radzenia sobie z problemami, zanim ulegną one eskalacji.
Ogólnie rzecz biorąc, buduje to zaufanie, zapewnia odpowiedzialność i utrzymuje płynność partnerstw.
7. Potencjalna gotowość na fuzje i przejęcia
Posiadanie zorganizowanych, dostępnych umów przyspiesza due diligence w przypadku fuzji i przejęć, czyniąc Twoją firmę bardziej atrakcyjną dla kupujących lub inwestorów.
Jeśli rozważasz fuzję lub nawet sprzedaż swojej firmy, posiadanie czystego systemu zarządzania umowami może być błogosławieństwem w takim scenariuszu.
Korzyści z zarządzania umowami specyficzne dla branży
Teraz przyjrzyjmy się bardziej specyficznym dla branży korzyściom z zarządzania umowami na trzech przykładach: HR, SaaS i e-commerce — tak, aby korzyści były bardziej namacalne.
Przedstawimy również rzeczywiste przykłady biznesowe, w których skuteczne zarządzanie umowami pomogło ogromnie, aby naprawdę przypieczętować sukces.
HR
Oprócz korzystania z ogólnych zalet, jakie przynosi zarządzanie umowami — takich jak oszczędność czasu, obniżenie kosztów czy bardziej efektywne procesy — dział HR w różnych firmach może również odnotować lepsze:
8. Śledzenie cyklu życia pracownika
Zarządzanie umowami może przyspieszyć lub nawet zautomatyzować odnowienia umów, okresy próbne i klauzule oparte na wynikach.
Ale jak wspomnieliśmy wcześniej, posiadanie zorganizowanej dokumentacji daje również czas na jej odpowiednią analizę i dostrzeżenie trendów w danych.
Wszystko to pomaga w prawidłowym śledzeniu cyklu życia pracownika, zamiast polegania na przeczuciu lub średnim okresie zatrudnienia podawanym przez LinkedIn.
9. Zgodność z przepisami dotyczącymi pracowników zdalnych i freelancerów
HR zajmuje się zarządzaniem wewnętrznymi pracownikami, tak samo jak współpracą z agencjami, freelancerami czy ogólnie pracownikami zdalnymi.
Właściwe zarządzanie umowami zapewnia przestrzeganie międzynarodowych przepisów prawa pracy, umów o zachowaniu poufności oraz umów dotyczących własności intelektualnej.
Pomaga również stworzyć płynne i przewidywalne przepływy pracy dla każdego scenariusza zatrudnienia lub współpracy, niezależnie od lokalizacji drugiej strony lub formy współpracy.
Przykład z życia
Bank Millennium — wiodąca instytucja finansowa w Polsce, wdrożył cyfrowe rozwiązania HR w odpowiedzi na przejście na pracę zdalną i hybrydową.
Jak dokładnie to zrobili?
Użyli Autenti — platformy do składania podpisów elektronicznych, która ułatwia podpisywanie i przechowywanie dokumentów online. Jest to szczególnie przydatne dla działów HR w każdej firmie, w tym tych, które podpisują wiele umów na zasadzie zdalnej.
Przykładowymi dokumentami HR, które Bank Millennium podpisuje online dzięki Autenti, są umowy wstępne, umowy o pracę, aneksy, umowy szkoleniowe, umowy na karty paliwowe oraz decyzje dotyczące funduszu socjalnego.
Przejście na rozwiązania z podpisem cyfrowym pozwoliło Bankowi Millennium na podpisywanie dokumentów w zaledwie kilka minut, skracając czas potrzebny na procesy HR.
"Podpisywanie dokumentów zajmuje teraz zaledwie kilka minut, co znacznie skraca procesy HR. Optymalizuje również nasze zaangażowanie i minimalizuje ryzyko, że odbiorca nie otrzyma dokumentu na czas lub pod wskazany adres. Dodatkowo oszczędzamy na kosztach kuriera, które wcześniej wykorzystywane były do dostarczania dokumentów. Warto również zwrócić uwagę na aspekt ekologiczny - nie ma potrzeby drukowania dokumentów papierowych, przechowywania ich ani archiwizowania,"
Monika Ruraż-Lipińska Kierownik Zespołu HR w Banku Millennium
SaaS
Z kolei niektóre bardziej niszowe korzyści, jakie branża SaaS czerpie z wdrożenia skutecznej strategii zarządzania umowami, to:
10. Dynamiczne cenniki i warunki korzystania z usług
Właściwe zarządzanie umowami pozwala firmom SaaS na łatwe dostosowanie często dynamicznych cenników w zarządzanych umowach, szczególnie jeśli chodzi o Warunki korzystania z usług. Oferowanie rozwiązania SaaS, często dla międzynarodowych użytkowników, wymaga przestrzegania wielu przepisów, co może być trudne — szczególnie jeśli Twoje ceny lub warunki korzystania z usług często ewoluują.
Gotowe szablony umów, klauzule i zorganizowane przepływy pracy ogromnie pomagają w naturalnie chaotycznych środowiskach.
11. Zgodność z przepisami o ochronie danych i bezpieczeństwie
Firmy SaaS oferujące narzędzia, które obejmują wielu użytkowników i często ich dane, muszą w pełni przestrzegać wielu przepisów dotyczących bezpieczeństwa i doskonalić swoje wysiłki w zakresie ochrony danych.
Zapewniają zgodność z RODO, CCPA, SOC 2, ISO lub innymi przepisami łatwo we wszystkich umowach, poświęcając czas na naprawę zarządzania umowami.
12. Licencjonowanie i ochrona własności intelektualnej
Wreszcie, dobrze prowadzone zarządzanie umowami może również bardzo pomóc w optymalizacji warunków licencji na oprogramowanie, aby zapobiec nieautoryzowanemu użytkowaniu i sporom dotyczącym własności intelektualnej.
Jest to ściśle związane z kwestią bezpieczeństwa, ale także z faktem posiadania gotowych klauzul i szablonów dla różnych scenariuszy.
Przykład z życia
Brand24 — narzędzie SaaS specjalizujące się w monitoringu internetowym, które pomaga markom śledzić i analizować wzmianki online, zwróciło się do Autenti w celu cyfryzacji podpisywania umów i usprawnienia wewnętrznych operacji.
Przed wdrożeniem Autenti do swoich procesów, procesy były powolne, często opóźnione z powodu konieczności przesyłania fizycznych dokumentów między trzema lokalizacjami w Polsce.
„Z Autenti wystarczą dwa kliknięcia, aby wysłać dokument, a nasze biuro zawsze ma kopię przechowywaną na serwerze"
Mikołaj Winkiel Chief Evangelist w Brand24
Autenti znacznie przyspieszyło przepływ dokumentów Brand24, umożliwiając zespołom efektywną współpracę, niezależnie od ich lokalizacji.
Ale Autenti pomogło również Brand24 standaryzować procesy zewnętrzne, nawet podczas pracy z dużymi korporacjami, które wcześniej preferowały tradycyjne podpisy — pomagając naprawić zarządzanie umowami w zespołach i współpracach.
E-commerce
Ostatnie, ale z pewnością nie najmniej ważne, korzyści, które szczególnie wyróżniają się dla firm e-commerce, które zarządzają swoimi umowami w sposób zorganizowany i efektywny, to:
13. Umowy marketplace i dropshippingowe
Praca w e-commerce często wiąże się ze współpracą z zewnętrznymi dostawcami, nawet na arenie międzynarodowej.
Wymaga to odpowiedniej ochrony prawnej w marketplace'ach z wieloma sprzedawcami, co można zrobić dzięki zorganizowanemu zarządzaniu umowami. Zarządzając warunkami współpracy z zewnętrznymi dostawcami, możesz być pewien, że wszystkie operacje przebiegną sprawnie.
14. Optymalizacja polityki zwrotów i obciążeń zwrotnych
Dużą częścią sprzedaży produktów e-commerce jest kwestia zwrotów i obciążeń zwrotnych. Dzięki zarządzaniu umowami możesz standaryzować polityki zwrotów dla klientów, aby zmniejszyć spory i możliwe straty finansowe.
15. Automatyzacja umów z partnerami afiliacyjnymi i influencerami
Wdrożenie zarządzania umowami w firmie e-commerce może również pomóc w przypadku współpracy z partnerami afiliacyjnymi lub influencerami.
Możesz zautomatyzować harmonogramy płatności, rezultaty i śledzenie zgodności dla współpracy z markami. Możesz także zapewnić bezpieczeństwo dzięki umowom o zachowaniu poufności, usprawnić zarządzanie czasem w przypadku powtarzalnych umów dzięki e-podpisom i nie tylko.
Przykład z życia
TZMO — globalny producent i dostawca produktów medycznych, higienicznych i kosmetycznych, zatrudniający prawie 9000 osób i działający w prawie 60 firmach, wdrożył Autenti, aby pomóc w zarządzaniu górą dokumentów, którymi zarządzają.
W rezultacie skrócili czas przetwarzania umów o 90%, podpisując teraz dokumenty w 30 godzin lub mniej. Przed współpracą z Autenti pracownicy musieli drukować dokumenty, zbierać podpisy i wysyłać je kurierem, co znacznie wydłużało czas przetwarzania.
Teraz wszystko odbywa się online, co pomogło zmniejszyć średni czas potrzebny na wypełnienie dokumentu z dwóch tygodni (dla umów lokalnych) lub 2-3 miesięcy (dla umów międzynarodowych) do około 30 godzin. Przy najlepszych czasach realizacji wynoszących zaledwie kilka godzin na dokument.
"Automatyzacja uwolniła czas na podstawowe działania, takie jak sprzedaż, zamiast obsługi dokumentacji papierowej, która obejmowała drukowanie, wysyłkę, skanowanie, odbieranie i ponoszenie kosztów logistycznych na usługi kurierskie i pocztowe."
Dr Paweł Ochrymiuk, Menedżer ds. Ładu Korporacyjnego i Prawnych w TZMO
Zarządzaj umowami elektronicznie z Autenti
Rozpocznij bezpłatny 14-dniowy okres próbny z Autenti i sprawdź, jak płynne może być zarządzanie umowami, gdy jest realizowane online. Zacznij od podpisów online.
