Cómo crear una firma electrónica: 6 métodos explicados paso a paso

Existen múltiples formas de crear una firma electrónica. Desde utilizar las herramientas integradas de Google Docs y Google Drive, hasta usar lectores PDF, Microsoft Word y plataformas específicas de firma electrónica.

Algunos requieren más pasos que otros y algunos ofrecen opciones de firma digital más avanzadas y mayor seguridad.

Aprende cómo crear firmas electrónicas utilizando el método que mejor se adapte a tus necesidades con nuestras guías paso a paso para 6 métodos de firma electrónica.

Tabla de contenido

1. Firmas Electrónicas Simples (SES)
2. Firmas Electrónicas Avanzadas (AES)
3. Firmas Electrónicas Cualificadas (QES)
4. Por qué es mejor firmar con un proveedor certificado, como Autenti

Firmas Electrónicas Simples (SES)

Las Firmas Electrónicas Simples (SES) son el tipo de firma electrónica que probablemente utilizarás con más frecuencia al firmar documentos en línea. Las firmas SES son extremadamente universales, permitiéndote firmar el 90% de los documentos empresariales existentes.

Al firmar electrónicamente utilizando firmas SES con un proveedor certificado, como Autenti, puedes estar seguro de que tu documento y la firma permanecerán seguros.

Ahora bien, hay diferentes formas de firmar documentos con firmas SES, algunas más seguras que otras, todas explicadas paso a paso a continuación.

Método 1: usando Autenti

Autenti es un proveedor certificado de firma electrónica que hace extremadamente fácil, pero también muy seguro, firmar varios documentos en línea.

Autenti es una plataforma de software de firma electrónica, lo que significa que está disponible completamente en línea, sin necesidad de instalar ninguna aplicación en tu dispositivo.

Para firmar un documento electrónicamente con Autenti, simplemente recibirás un correo electrónico con un enlace que te dirigirá al documento que debes firmar, y lo completarás todo en línea.

Para firmar un documento con la firma SES de Autenti, debes:

1. Abrir el correo electrónico enviado por Autenti que incluye la información del remitente, leerlo y hacer clic en el botón "Documento" para leer el documento completo.
   
   

2. El botón te redirigirá a la plataforma Autenti donde podrás leer y firmar el documento.

3. Ahora simplemente confirma que has leído el documento desplazándote hacia abajo y marcando la casilla correspondiente.

4. Si el remitente del documento decide requerir una confirmación adicional de la verificación del firmante, mediante código SMS o correo electrónico, simplemente revisa tu correo o teléfono e introduce el código en el campo correspondiente.

5. Por último, haz clic en el botón "Firmar" para finalizar el proceso de firma.

Beneficios de firmar con Autenti

Firmar documentos con Autenti te ofrece varios beneficios, incluyendo:

• Conformidad certificada: Autenti es un Proveedor de Servicios de Confianza certificado bajo la normativa eIDAS, garantizando el cumplimiento total de los estándares establecidos por el gobierno. Con Autenti, tus documentos y firmas permanecen seguros.
• Flexibilidad ilimitada: Autenti no impone límites en el número de documentos que puedes firmar o el tipo de firma electrónica que necesitas, lo que lo convierte en una solución rentable.
• Fácil de usar: no requiere instalaciones—Autenti funciona directamente en tu navegador para una firma de documentos en línea rápida y conveniente. Si lo deseas, también puedes acceder a Autenti mediante una aplicación móvil disponible tanto para sistemas IOS como Android.
• Firma sencilla: firmar un documento requiere solo unos pocos pasos, todos realizados siguiendo un enlace enviado al correo electrónico.
• Seguridad robusta: además del cumplimiento de eIDAS, Autenti también cumple con múltiples estándares de seguridad, incluyendo RGPD e ISO 27001, para garantizar que tus datos permanezcan seguros.

Al elegir un software de firma electrónica real para firmar documentos en línea, puedes estar seguro de que tus documentos no serán manipulados gracias a las múltiples capas de seguridad y el cumplimiento de los estándares regulados por el gobierno, como eIDAS.

Además, cada documento firmado contiene una Tarjeta de Firma con sellos emitidos por Autenti para cada firma electrónica creada. Esto garantiza un registro de auditoría seguro que te proporciona información esencial sobre cada firma añadida, las marcas de tiempo, las direcciones IP de los dispositivos utilizados, los métodos de verificación y más.

Firma cualquier documento en línea con Autenti y hazlo de forma segura.

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• Elige el botón "Rellenar y firmar".
• Haz clic en "Añadir firma".
• Elige uno de los tres métodos de firma disponibles:
  
  

I. Simplemente escribe tu nombre en el teclado y deja que Adobe lo convierta en una firma real,

II. Dibuja tu nombre utilizando el ratón, el panel táctil o un lápiz en una pantalla táctil,

III. O firma físicamente en un papel y luego escanéalo y súbelo a Adobe.

3. Luego coloca la firma en el campo requerido y guarda el documento firmado.

Ten en cuenta que este proceso es aplicable para crear firmas electrónicas simples (SES) con Adobe. El proceso de crear firmas electrónicas más avanzadas, incluidas las digitales que requieren verificación de identidad, es diferente.

Específicamente, para crear una firma digital con Adobe tienes que elegir firmar con una firma en la nube utilizando tu proveedor de certificado de ID digital o firmar localmente con Adobe Acrobat con una tarjeta inteligente, ID digital basado en archivo o un token USB, lo que requiere pasos adicionales.

Beneficios del método 2

Los beneficios de firmar con Adobe Acrobat incluyen:

• Facilidad de uso: el proceso es simple e intuitivo, requiriendo solo unos pocos clics para firmar PDFs cuando se eligen firmas electrónicas simples.
• Flexibilidad en los métodos de firma: puedes elegir entre tres opciones diferentes para crear tu firma—escribiendo, dibujando o subiendo una imagen escaneada de tu firma manuscrita.
• Comodidad para usuarios de Adobe: si ya eres usuario de Adobe, no se necesitan herramientas o software adicionales.

Puedes comparar Autenti y Adobe eSign directamente aquí, pero la principal diferencia entre las dos plataformas radica en el número de documentos que puedes firmar. En Autenti, el número de documentos que puedes firmar es ilimitado, mientras que Adobe impone algunos límites en ese número.

Método 3: usando Microsoft Word

Aunque parezca increíble, también puedes crear una firma electrónica en Microsoft Word.

Para hacerlo:

1. Abre tu documento de Microsoft Word y haz clic donde quieras que aparezca la línea de firma. Luego, ve a la pestaña "Insertar" y haz clic en la opción "Línea de firma".
   
   
2. Aparecerá un cuadro emergente de configuración de firma en el que debes rellenar los campos con la información necesaria, incluyendo:

• nombre,
• título,
• dirección de correo electrónico,
• e instrucciones para la persona que firma el documento.

En este paso, también puedes marcar si deseas permitir que el firmante deje comentarios en el documento de firma y si deseas mostrar la fecha de firma.

3. Luego, para crear realmente la firma, tendrás que hacer doble clic en la línea de firma que has añadido para que aparezca el cuadro emergente de firma.

4. Cuando aparezca el cuadro emergente de firma, escribe tu nombre en la X.

5. Por último, guarda el documento firmado como PDF para evitar que se edite posteriormente.

Ventajas y desventajas del método 3

Ventajas de firmar con Microsoft Word:

• Proceso bastante simple: los pasos para añadir y firmar un documento son bastante sencillos, aunque más difíciles que firmar con Autenti o Adobe Acrobat dado la interfaz más rígida de Microsoft Word.
• Integración con Microsoft Word: el proceso de firma está integrado directamente en Microsoft Word, lo que puede ser una ventaja para los usuarios existentes.
• Línea de firma personalizable: puedes personalizar los detalles básicos de la firma que solicitas, incluyendo el nombre, título, dirección de correo electrónico e instrucciones de firma, así como añadir opciones para mostrar la fecha o permitir comentarios a los firmantes.

Desventajas de firmar con Microsoft Word:

1. Requiere una licencia activa de Microsoft Word: debes tener una versión con licencia de Microsoft Word, lo que puede ser una barrera para aquellos sin suscripción.
2. Funciones de firma limitadas: el método no incluye opciones avanzadas de firma electrónica, verificación de identidad o firmas cualificadas, lo que lo hace menos adecuado para documentos más complejos o sensibles.

Método 4: Google Docs

El proceso descrito en el párrafo anterior es aplicable únicamente a Microsoft Word. Para crear tu firma electrónica en Google Docs, tendrás que completar un proceso diferente.

Ten en cuenta que la herramienta de firma electrónica de Google solo está disponible para aquellos que tienen una cuenta de Google Workspace.

Por lo tanto, técnicamente no podrás crear tu firma electrónica de forma gratuita ya que Google Workspace es de pago.

Ahora bien, si tienes una cuenta elegible, puedes crear una firma electrónica en Google Docs mediante:

1. Acceder al documento de Google que quieres que se firme, crear uno nuevo o abrir un archivo PDF directamente desde tu Google Drive.
   
   
2. Encontrarás la herramienta de firma electrónica de Google bajo la pestaña "Herramientas". Haz clic en ella y elige la opción "Firma electrónica".

💡 Si estás trabajando desde un archivo PDF en tu Google Drive, busca el menú en la parte superior derecha del documento y elige "Firma electrónica".

3. Aparecerá un panel para añadir los campos de firma en el lado derecho del documento editado.

Desde allí, puedes añadir hasta 10 requisitos de firma y campos adicionales para completar:

• Iniciales,
• Nombre,
• Campo de texto,
• Fecha de firma.

💡 Si decides añadir un campo de texto, asegúrate de añadir también un texto de marcador de posición de lo que requieres que el firmante escriba en él. De lo contrario, el campo vacío puede resultar confuso para la persona que firma el documento.

4. Una vez que hayas añadido todos los campos que deseas tener en tu documento, haz clic en "Solicitar firma electrónica" y el documento será enviado a la persona a la que has solicitado la firma, directamente a su dirección de correo electrónico. El documento de Google se transformará en una versión PDF.

💡 Opcionalmente, puedes escribir un mensaje que se mostrará a la persona a la que solicitas la firma antes de enviar tu solicitud

5. El firmante debe entonces abrir el documento PDF que ha recibido en su bandeja de entrada de correo electrónico y proceder a firmarlo.

6. Para crear realmente la firma, simplemente necesitas hacer clic en uno de los campos añadidos, "Inicial", "Firmar" o "Nombre". Aparecerá un cuadro emergente de firma donde puedes escribir la información requerida para que el generador de firmas en línea de Google Docs la convierta en una firma real.

💡 Con la herramienta de firma electrónica de Google Docs, no puedes dibujar tu firma usando un ratón o un panel táctil, ni subir una imagen de una firma física.

7. Si todo se ve como deseas, lee el descargo de responsabilidad proporcionado por Google Workspace, acepta que colocar la firma significa que estás vinculado por los términos del documento firmado y haz clic en el botón "Adoptar y firmar".

8. A continuación, elige el botón "Marcar como completado".

9. Finalmente, lee los Términos de servicio y confirma que entiendes que tu nombre y dirección de correo electrónico se compartirán con aquellos que tengan acceso al documento firmado. Para ello, elige "Aceptar y continuar".

Una copia del documento firmado llegará a tu bandeja de entrada de correo electrónico. Entonces podrás verlo y descargarlo.

Ventajas y desventajas del método 4

Ventajas de la herramienta nativa de firma electrónica de Google:

• Integración con Google Workspace: la firma electrónica se integra perfectamente con Google Docs y Google Drive, lo que resulta conveniente para los usuarios que ya trabajan en el ecosistema de Google.
• Solicitudes de firma flexibles: Google permite solicitar firmas de hasta 10 personas por documento.
• Fácil de usar: no se requiere instalación adicional para usar la firma electrónica de Google, y toda la herramienta es bastante directa e intuitiva.

Desventajas de la firma electrónica de Google:

• Requiere cuenta de Google Workspace: para utilizar la herramienta de firma electrónica de Google, debes tener una cuenta de Google Workspace, que no es gratuita.
• Sin funciones avanzadas de firma electrónica: la firma electrónica de Google no proporciona firmas electrónicas avanzadas o cualificadas, lo que la hace menos adecuada para documentos altamente seguros o legalmente críticos.
• Opciones limitadas de personalización: la falta de opciones avanzadas de personalización o marca puede ser una desventaja en comparación con herramientas de firma electrónica más robustas, como Autenti.

Firmas Electrónicas Avanzadas (AES)

Las Firmas Electrónicas Avanzadas (AES) son otro tipo de firmas electrónicas utilizadas para documentación un poco más avanzada, como contratos de venta de bienes muebles, acuerdos de cooperación o contratos de arrendamiento por un período de hasta un año.

Las firmas AES requieren que los firmantes completen un proceso simple de verificación de identidad, generalmente mediante la simple fotografía de sus documentos de identidad y su envío al proveedor de firma electrónica para su verificación.

Las firmas SES, por otro lado, verifican a la persona que firma el documento con un código único enviado al firmante, ya sea por correo electrónico o número de teléfono para realizar una doble comprobación. Se asemeja al proceso de completar una autenticación de dos factores (2FA).
A continuación, describimos un proceso ejemplo de creación de una firma AES con Autenti, paso a paso.

Método 5: AES con Autenti

1. Haz clic en el enlace enviado por correo electrónico y abre el documento.
   
   
   
   
2. Completa el proceso de verificación de identidad, que puede incluir simplemente fotografiar tu documento de identidad, hacer un selfie o grabar un breve vídeo. Los datos del documento de identidad se verifican para comprobar su exactitud.
   
   
3. Si la verificación de identidad resulta exitosa, procede a firmar el documento. Si la verificación falla, serás notificado.
   
   
4. A continuación, para autenticar el proceso, completa una autenticación de dos pasos confirmando un código único enviado a tu número de teléfono.
   
   
5. Finaliza el proceso y revisa la sección de Firmas y Sellos que muestra los detalles del proceso de verificación de identidad y todo el proceso de firma.

Beneficios del método 5

Completar firmas AES con Autenti viene con los siguientes beneficios:

• Seguridad mejorada: los destinatarios se someten a un proceso de verificación de identidad en tiempo real, asegurando que solo las personas autorizadas puedan crear sus firmas. Además, hay pasos adicionales de autorización, incluyendo 2FA con un código único enviado al número de teléfono del firmante.
  
• Resultados en tiempo real: El proceso de verificación de identidad proporciona resultados inmediatos, agilizando el flujo de trabajo y reduciendo retrasos, haciendo que la creación de firmas avanzadas sea fácil.
• Transparencia: la Tarjeta de Firma añadida a cada documento firmado detalla toda la información importante sobre las firmas añadidas, incluso listando las direcciones IP de los dispositivos utilizados para firmar.
• Facilidad de uso: el proceso es simple y fácil de usar, guiando a los firmantes paso a paso, incluso para aquellos no familiarizados con las firmas electrónicas.
• Cumplimiento legal: puedes estar seguro de que cualquier firma electrónica creada con un proveedor de firma en línea certificado, como Autenti, cumple con los estándares legales bajo regulaciones como eIDAS, haciéndolas completamente vinculantes legalmente.

Firmas Electrónicas Cualificadas (QES)

Las Firmas Electrónicas Cualificadas (QES) son el tercer tipo de firma electrónica, que entra directamente en la categoría de firma digital.

Las firmas digitales ofrecen una forma más avanzada de autenticar la firma en sí, ya sea como con la verificación de documento de identidad de las AES o como con las QES verificando la identidad del firmante mediante una verificación por vídeo o una reunión presencial.

Elige QES para crear tu firma en línea cuando trates con documentos más intrincados o complejos, como la transferencia de derechos de autor en un contrato laboral.

Ahora bien, aunque QES suena complicado de completar, en realidad no es nada complejo cuando se realiza con una plataforma de software de firma electrónica intuitiva.

Método 6: QES con Autenti

Completar una Firma Electrónica Cualificada puede diferir un poco dependiendo del proveedor cualificado o el método de verificación que elijas, pero un proceso ejemplo de creación de una firma digital usando Autenti puede ser así:

1. Haz clic en el enlace enviado por correo electrónico para abrir el documento.
   
   
   
   
2. Completa el proceso de verificación de identidad con el método seleccionado. Puedes elegir entre una videoconferencia o una reunión presencial con la Autoridad de Certificación.

💡 Completar un proceso de verificación con una Autoridad de Certificación es a menudo tan simple como unirse a una llamada de trabajo en línea.

3. Si la verificación de identidad resulta exitosa, procede a firmar el documento.

4. A continuación, para autenticar el proceso, completa una autenticación de dos pasos confirmando un código único enviado a tu número de teléfono.

5. Finaliza el proceso y revisa la sección de Firmas y Sellos que muestra los detalles del proceso de verificación de identidad y todo el proceso de firma.

Beneficios del método 6

Beneficios de crear firmas QES con Autenti:

• Seguridad de alto nivel: Autenti utiliza métodos robustos de verificación de identidad, como videoconferencias o reuniones presenciales, garantizando la autenticidad del firmante. Una autenticación de dos pasos con un código SMS de un solo uso añade una capa adicional de seguridad.
• Múltiples opciones QES: Al firmar documentos con el servicio QES de Autenti, puedes elegir cualquier proveedor QES que consideres más adecuado, entre más de 170 disponibles en toda la UE.
• Facilidad de uso: aunque crear firmas cualificadas puede parecer complejo, no lo es con Autenti guiándote a través del proceso. Completarlo requiere solo unos pocos pasos.
• Accesibilidad remota: el proceso se puede completar de forma remota mediante verificación por vídeo, lo que resulta conveniente para usuarios en diferentes ubicaciones.
• Eficiencia: ahorra tiempo y recursos al eliminar la necesidad de manipulación física de documentos o reuniones presenciales para la firma de documentos.

Por qué es mejor firmar con un proveedor certificado, como Autenti

Hay múltiples formas de crear una firma electrónica en línea y herramientas que puedes utilizar para hacerlo.

Puedes simplemente escanear una imagen de tu firma y añadir firmas electrónicas de esta manera, crear una firma electrónica gratuita con Google Docs, o firmar PDF con Adobe Acrobat.

Sin embargo, un error común en las herramientas de firma electrónica más simples es el hecho de que las funciones más avanzadas, como la verificación de identidad o la autenticación 2FA, pueden no estar disponibles, haciendo el proceso menos seguro.

Autenti, como Proveedor de Servicios de Confianza bajo eIDAS y una solución dedicada de firma electrónica, combina la simplicidad de uso con seguridad avanzada y varias opciones y funciones de firma electrónica.

Puedes estar seguro de obtener:

• Todos los tipos de firmas electrónicas: desde firmas SES universales hasta firmas AES y QES más avanzadas para tus documentos, todo bajo un mismo techo.
• Diversos métodos de verificación de identidad: desde videoconferencias hasta códigos por correo electrónico y fotografías de documentos de identidad, Autenti verifica la identidad de los firmantes de múltiples formas.
• Transparencia con un registro de auditoría claro: cada documento firmado contendrá una Tarjeta de Firma dedicada con todos los detalles esenciales listados sobre las firmas enviadas. Puedes comprobar fácilmente los métodos utilizados para la verificación, el momento exacto en que se creó cada firma, e incluso la dirección IP del dispositivo utilizado para firmar.
• Firmas legalmente vinculantes: Autenti cumple totalmente con los estándares establecidos por el gobierno, incluyendo eIDAS, asegurando que tus firmas electrónicas sean completamente vinculantes legalmente. Las Tarjetas de Firma mencionadas anteriormente aseguran que también puedes usar los documentos firmados como evidencia legal en casos judiciales.
• Funciones adicionales: desde carpetas de documentos hasta notificaciones sobre documentos pendientes, Autenti ha sido construido pensando en la firma electrónica como foco principal.
• Facilidad de uso: a pesar de ofrecer muchas funciones y opciones de firma avanzadas, Autenti sigue siendo extremadamente fácil de usar con una interfaz intuitiva y procesos simples.

Firmar con un proveedor certificado como Autenti garantiza una experiencia segura, legalmente conforme y eficiente, dándote confianza en la autenticidad y validez de tus documentos.

Utiliza firmas electrónicas para tus documentos digitales con Autenti y asegura la seguridad adecuada.

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