Skip to content
6 min

Kdy je elektronický podpis na dokumentech důležitý?

Elektronický podpis je při podnikání velkým usnadněním, ještě však někdy budí obavy, které se týkají jeho právní moci. Dokument podepsaný elektronickým podpisem však může být z hlediska polských zákonů a unijních předpisů důkazem během soudního řízení. Zjistěte, kdy jsou elektronický podpis a samotný dokument, který je jím opatřen, z právního hlediska platné.

Co říkají předpisy, které se týkají elektronického podpisu?

Nejdůležitějšími předpisy o elektronickém podpisu jsou zákon ze září 2016 (polská legislativa) a evropské nařízení eIDAS z července 2014. Nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu platí ve všech členských státech Evropské Unie od roku 2016. A předpisy, které se týkají elektronického podpisu, jež jsou obsaženy v polském zákoně o službách vytvářejících důvěru a elektronické identifikaci, a příslušné změny Občanského zákoníku Polské republiky zaručují soulad polských zákonů s evropskou legislativou.

V souladu s čl. 25 bodem č. 1 eIDAS elektronickému podpisu nesmějí být upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu nebo že nesplňuje požadavky na kvalifikované elektronické podpisy. Také obyčejný elektronický podpis je tak zákonem uznávanou podobou uzavření smlouvy a Občanský zákoník Polské republiky v článku 60 připouští projevení vůle v elektronické podobě osobou, která provádí právní úkon. Pokud máme k dispozici certifikovaný podpis, je také zcela bezpečný.

Podle zákona slouží takoví dodavatelé služeb vytvářejících důvěru, jako je Autenti, smluvním stranám jako zprostředkovatelé, jejichž úkolem je právě zajistit bezpečnost podepisování dokumentů v elektronické podobě – mezi jinými díky vhodným certifikátům. Jinými slovy jsou důvěryhodnou třetí stranou, která zaručuje bezpečnost elektronického podpisu a ověření podepisujících, a také potvrzuje, že nebyla porušena integrita podepisovaných údajů a zabezpečuje dokument tak, aby mohl být použit, jako důkaz uzavření smlouvy. Podstatnou záležitostí však není pouze platnost samotného elektronického podpisu, ale také podepisovaného dokumentu.

Druh elektronického podpisu a podoba smlouvy

Do roku 2016 bylo používání elektronického podpisu velmi komplikované. Aby byla většina takto podepsaných dokumentů ze zákonného hlediska platná, bylo nutné použít takzvaný kvalifikovaný elektronický podpis.

V současné době je to podoba pokročilého elektronického podpisu, tedy takového, který:

  • je jednoznačně spojen s podepisující osobou;
  • umožňuje určení její totožnosti;
  • je tvořen na základě údajů, které může s vysokou dávkou jistoty použít pouze tato osoba;
  • je k datům, která jsou tímto podpisem podepsána, připojen takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoliv následnou změnu.

Tento podpis musí být navíc vytvořen pomocí kvalifikovaného zařízení a vycházet z kvalifikovaného certifikátu elektronického podpisu. Získat takový certifikát je však možné pouze u vybraných institucí, náklad na něj je několik set PLN ročně a je založen na pečlivém ověření totožnosti osoby, která o něj žádá. Stojí za to si také zapamatovat, že elektronický podpis má právní účinek, pokud je certifikát, ze kterého podpis vychází, platný v okamžiku tvoření podpisu.

V souladu s nařízením eIDAS je kvalifikovaný elektronický podpis ekvivalentní vlastnoručnímu podpisu a certifikát vydaný v jednom z členských států EU je platný ve všech jejích ostatních členských státech. V současné době je takový podpis vyžadován pouze v případě dokumentů, které i nadále vyžadují písemnou podobu, jinak nebudou platné (např. pracovní smlouva, smlouva o dílo s převedením vlastnických autorských práv, obecná plná moc, leasingová smlouva nebo smlouva o vedení bankovního účtu).

Od září 2016 totiž platí změny v Občanském zákoníku Polské republiky, díky nimž není kvalifikovaný elektronický podpis nutný k podepisování drtivé většiny dokumentů a smluv, které jsou používány v běžném obchodním styku. Tyto dokumenty již nemusí mít písemnou podobu, ale postačí takzvaná podoba dokumentu. Nejčastěji to znamená elektronický dokument podepsaný obyčejným elektronickým podpisem, který nevychází z kvalifikovaného certifikátu.

Totožnost podepisující osoby je v tomto případě pokaždé ověřována dodavatelem služby vytvářející důvěru – tedy platformou k vytváření elektronického podpisu – a to způsobem, jenž zvolí strana, která odesílá dokument k podepsání. K tomuto účelu lze použít mj. odkaz odeslaný
na e-mailovou adresu podepisující osoby nebo SMS zprávu odeslanou na její telefonní číslo, v kombinaci se jménem a příjmením této osoby a také IP adresou zařízení, pomocí něhož tato osoba vytváří podpis. Jinými způsoby jsou například zautomatizovaný videohovor s ověřením totožnosti podepisující osoby, nebo ověřovací bankovní platba, případně přihlášení k internetovému bankovnictví.

V obsahu dokumentu však nemohou být v tomto případě zmínky o písemné podobě, např. tohoto druhu: „Smlouva byla uzavřená v písemné podobě, jinak nebude platná.“ Taková podoba totiž vyžaduje použití kvalifikovaného elektrického podpisu. Pokud je tedy používán obyčejný elektronický podpis, může se v obsahu dokumentu/smlouvy objevit pouze zmínka o „podobě dokumentu“.

Zabezpečení dokumentu podepisovaného certifikovaným elektronickým podpisem

Dokonce, i když je samotný elektronický podpis platný, může být platnost dokumentu zpochybněna, pokud není jisté, že byl zabezpečen způsobem, který znemožňuje provedení změn jeho obsahu po jeho podepsání. Aby se tomu vyhnuli, používají dodavatelé služeb vytvářejících důvěru technická zabezpečení, která zaručují autenticitu a integritu dokumentů.

Po podepsání dokumentů jsou tyto opatřeny elektronickou pečetí – určitým „podpisem“ právnické osoby. Tato pečeť potvrzuje, že dokument byl podepsán pomocí důvěryhodné platformy a podepsán oběma stranami ve stejné, nezměněné podobě. Elektronická pečeť umožňuje dokázat, jak probíhal proces podepisování dokumentu a způsobuje, že tento dokument může být použit jako důkaz v soudním řízení.

Autenti používá elektronickou pečeť, která se opírá o kvalifikovaný certifikát, takováto pečeť je nejjistější podobou tohoto druhu záruky. Pomocí ní lze zabezpečit dokumenty podepsané jak obyčejným, tak kvalifikovaným elektronickým podpisem.

Autenti navíc zajišťuje bezpečné uchovávání dokumentů a jejich přístup pro každou ze zainteresovaných stran. Z výše uvedených důvodů jsou dokumenty podepsané na platformě Autenti považovány za trvalý nosič, který zaručuje přístup k nezměněné informaci v budoucnu, což je požadavek předpisů, které se týkají elektronického podpisu.