Firma digital vs firma electrónica: aclarando la diferencia

Las firmas digitales forman parte de la amplia categoría de firmas electrónicas, lo que puede hacer que la diferencia entre ellas parezca difusa. Pero si profundizamos en el tema, es bastante fácil establecer la línea divisoria.

Las firmas digitales funcionan con una capa adicional de autorización utilizando varios métodos de cifrado, incluyendo la tecnología PKI (Infraestructura de Clave Pública). Todas estas palabras técnicas sugieren una conclusión simple: las firmas digitales se diferencian de las firmas electrónicas simples en el proceso de verificación de identidad.

Para las firmas electrónicas simples, la autorización se realiza mediante correo electrónico o número de teléfono, con un código único enviado al firmante.

Una firma electrónica estándar puede utilizarse para la mayoría de los documentos que no requieren forma escrita bajo pena de invalidez. Prácticamente, permitiéndote utilizarlas para firmar el 90% de los documentos en transacciones comerciales.

En cambio, en el caso de las firmas digitales, se añade al proceso la verificación de identidad del firmante, ya sea mediante la carga de documentos de identidad con firmas AES o una sesión individual con una Autoridad de Certificación.

Por lo tanto, el nivel adicional de autorización conlleva más pasos que deben tomarse para firmar digitalmente un documento. Y es precisamente ahí donde ganan las firmas electrónicas simples, requiriendo menos pasos para completarlas, mientras siguen siendo legalmente vinculantes y seguras.

Por supuesto, además de esta diferencia principal, las firmas digitales y electrónicas se distinguen de formas más complejas, que analizamos en profundidad en este artículo.

Tabla de contenidos

1. Digitální podpis vs elektronický podpis: souhrnná tabulka
2. Firmas electrónicas: ¿qué son?
3. Firmas digitales: ¿qué son?
4. Firmas electrónicas: breve historia (enfoque UE)
5. Tipos de firmas electrónicas
6. Firmas digitales vs firmas electrónicas: eligiendo la opción correcta
7. Verificación de firmas electrónicas e identidades de clientes
8. Preguntas frecuentes

DDigitální podpis vs elektronický podpis: souhrnná tabulka

Firmas electrónicas: ¿qué son?

La firma electrónica o e-firma es una forma de firmar documentos electrónicamente, permitiendo a las personas indicar su consentimiento o aprobación de un documento determinado.

Las firmas electrónicas se definen generalmente como cualquier proceso electrónico, símbolo o sonido que se almacena electrónicamente. Están vinculadas a un documento específico y son ejecutadas por una persona con la intención de firmar dicho documento.

La Comisión Europea establece en su definición que las firmas electrónicas no solo capturan la intención de la persona de firmar un documento determinado, sino también la intención de estar vinculado por los términos del documento, convirtiéndolo en un concepto legal de dicho acuerdo.

Cuando hablamos de firmas electrónicas simples, pensamos en acciones sencillas como escribir tu nombre, escanear una imagen de una firma manuscrita, hacer clic en un botón "Acepto", o incluso dibujar tu firma en la pantalla táctil de tu dispositivo.

Las firmas electrónicas son generalmente vinculantes legalmente según lo establecido por diferentes regulaciones en todo el mundo. Por ejemplo, el reglamento eIDAS que establece los estándares en los Estados miembros de la UE, la Ley E-Sign en Estados Unidos o la ley federal ZertES en Suiza.

Firmas digitales: ¿qué son?

Las firmas digitales son un tipo de firma electrónica que proporcionan un nivel más alto de autorización basado en la tecnología PKI (Infraestructura de Clave Pública), que vincula cada firma al propio documento.

Piensa en ello como una grapa que une tu firma digital y el documento que estás firmando, asegurando la correcta integración del documento y sellando todo el conjunto.

La tecnología PKI explicada de manera simple significa que cada firma viene con dos conjuntos de claves, una pública y una privada.

Las claves PKI privadas solo pueden ser accedidas por el firmante, mientras que las claves PKI públicas se utilizan para identificar a la persona que firma el documento y típicamente están incluidas en los certificados digitales de los que hablaremos en un momento.

Es importante destacar que las firmas digitales realmente verifican la identidad de la persona que firma el documento y aseguran que la firma no será manipulada entre el envío y la recepción del documento, durante todo su viaje electrónico.

Además de la tecnología PKI que emite claves privadas y públicas para cada firma, las firmas digitales añaden otra capa de seguridad al respaldarse mediante un certificado digital emitido por Prestadores de Servicios de Confianza (PSC).

Los Prestadores de Servicios de Confianza no son cualquier entidad o persona. Son autoridades reguladas por los gobiernos para ayudar a autenticar las firmas electrónicas.

Para crear una firma digital, necesitas completar más pasos y puedes necesitar recursos especiales, que pueden incluir, entre otros:

• tu cuenta bancaria online,
• una cita presencial o por videoconferencia con una Autoridad de
• Certificación para verificar tu identidad,
• un escaneo o imagen de tu DNI o pasaporte,
• y más, dependiendo del tipo de firma digital que utilices.
  

Firmas electrónicas: breve historia (enfoque UE)

Una regulación fundamental para la firma electrónica y digital en la Unión Europea fue el reglamento eIDAS, emitido en julio de 2014.

Específicamente—identificación electrónica, Autenticación y servicios de confianza (eIDAS), que es el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014.

La iteración inicial del reglamento eIDAS aseguró el reconocimiento mutuo de la identificación electrónica (eIDs) y certificados entre Estados Miembros, promovió la interoperabilidad transfronteriza y ofreció servicios de confianza estandarizados—como firmas electrónicas, sellos y sellos de tiempo—mejorando la seguridad y fiabilidad legal en las transacciones digitales.

Aunque el reglamento se emitió en 2014, sus disposiciones entraron en vigor en la Unión Europea entre 2016 y 2018.

Posteriormente, eIDAS evolucionó a una segunda iteración, promoviendo la emisión de eIDAS 2.0. El reglamento modificado amplió los Servicios de Confianza con nuevas adiciones, incluyendo la Cartera de Identidad Digital Europea para acceso transfronterizo seguro, un servicio de atestación de atributos para transacciones simplificadas, y un servicio de archivo para garantizar la integridad de documentos a largo plazo.

Tipos de firmas electrónicas

Ahora, sabiendo que las firmas digitales son parte del grupo de firmas electrónicas, podemos profundizar en una categorización más distintiva de ambos tipos de firma para cerrar el tema y reconocer sus diferencias más fácilmente.

Firmas Electrónicas Simples (SES)

Comenzando por las menos difíciles de obtener y crear—las Firmas Electrónicas Simples (SES) son las más básicas de las firmas electrónicas.

Aunque las firmas SES son de nivel básico, son completamente seguras y legalmente vinculantes, haciéndolas altamente universales para firmar diferentes documentos en transacciones comerciales.

Con esta firma electrónica de primer nivel, todo el proceso se basa en una autenticación simple, por ejemplo, usando verificación por código enviado por correo electrónico.

La firma electrónica de Autenti es el ejemplo perfecto de una firma SES que puede realizarse fácilmente online.

Firmas Electrónicas Avanzadas (AES)

Para firmar documentos con cláusulas más complejas, puedes optar por las Firmas Electrónicas Avanzadas (AES).

AES es un ejemplo de firma digital que otorga un nivel más alto de autorización mediante la verificación de la identidad del firmante.

Aun así, completar la AES sigue siendo bastante simple. Por ejemplo, todo lo que necesitas para crear una firma AES con Autenti es una conexión a internet, un dispositivo móvil o PC, y tu DNI. Todo el proceso toma solo unos minutos, pero garantiza más seguridad gracias a la autenticación mediante DNI.

Firmas Electrónicas Cualificadas (QES)

Las Firmas Electrónicas Cualificadas (QES), equivalentes a la firma manuscrita, son la forma más segura y compleja de firmas electrónicas que desciframos en este artículo.

QES como firma digital verdadera está verificada por certificados de firma electrónica cualificada mencionados anteriormente. En este caso, una dirección de correo electrónico o una conexión a internet no es suficiente para crear la firma.

Como se explicó anteriormente, puedes necesitar recursos y confirmaciones adicionales, como iniciar sesión en tu banca online o programar una sesión presencial o por video con la Autoridad de Certificación para confirmar tu identidad.

Se utiliza en múltiples casos y situaciones, a través de diversas industrias, desde RRHH con contratos laborales o acuerdos de no competencia, pasando por contratos financieros y de seguros, hasta acuerdos de reserva inmobiliarios.

Dado que las firmas QES requieren un verificador externo, puede ser más difícil completar dicha firma. En este caso, lo mejor es optar por una plataforma de confianza.

Al firmar documentos con el servicio QES de Autenti, puedes elegir cualquier proveedor QES que consideres más adecuado, entre más de 170 disponibles en toda la UE.

Firmas digitales vs firmas electrónicas: eligiendo la opción correcta

Hay situaciones donde elegir firmas electrónicas simples es una decisión acertada, pero hay casos donde es crucial optar por una firma digital.

Revisemos tres escenarios.

Contratos de agencia con SES

Los contratos de agencia son un ejemplo perfecto donde las firmas digitales complejas pueden no ser necesarias y pueden ser reemplazadas por firmas electrónicas simples, como SES.

Por ejemplo, una agencia especializada en conseguir backlinks puede firmar un acuerdo con un cliente conocido usando SES, verificando con datos proporcionados, como una dirección de correo electrónico o un número de teléfono.

El acuerdo puede simplemente enumerar las tareas y deberes que la agencia completará durante un período de tiempo establecido. Si la agencia y el cliente tienen una relación establecida, una firma SES puede ser suficiente para cerrar el trato.

Si la agencia necesitara firmar un contrato con disposiciones más complejas, como la transferencia de derechos de autor o una cláusula de no competencia, se recomendaría una firma electrónica más avanzada, como AES o QES.

Pero en general, la mayoría de los contratos pueden firmarse con SES, haciéndolo fácil y accesible. Contratos como:

• contrato de compraventa de bienes muebles,
• contrato de mandato,
• acuerdo de cooperación,
• contrato de prestación de servicios,
• pueden firmarse usando firmas SES.

Recopilar firmas electrónicas simples, como en el caso de los contratos de agencia, se realiza mejor con una herramienta adecuada.

Autenti te permite recopilar firmas electrónicas de múltiples destinatarios, verificando su identidad con una dirección de correo electrónico. Los firmantes no necesitan crear una cuenta para enviar su declaración de intención, el documento simplemente se compartirá con ellos por correo electrónico y la firma se creará en pocos minutos.

Contratos de seguros con firmas digitales

Pru, una empresa especializada en protección de seguros y ahorro, es otro excelente ejemplo de manejo de datos sensibles mientras se necesita firmar muchos documentos diariamente.

Los procesos complejos que requieren firmar tantos documentos sensibles pueden ser un desafío particular. Para facilitar las cosas, Pru decidió confiar en Autenti y utilizó sus firmas digitales para facilitar los procedimientos de firma de contratos de seguros con clientes, que ahora se realiza completamente en línea.

Daniel Fietkiewicz, Director de Soporte de Ventas, y Monika Sykulska, Gestora de Contratos, dicen que:
tor of Sales Support, and Monika Sykulska, Contract Manager say that:

“La agilización de la finalización de contratos se tradujo en una reducción del tiempo necesario para completar el proceso. En consecuencia, nuestros consultores pueden comenzar a reunirse con clientes antes y comenzar a ganar dinero."

Documentación de RRHH con QES

Un gran ejemplo de implementación de firmas digitales, como QES, es RRHH.

Recursos Humanos requiere mucho papeleo que puede digitalizarse para facilitar las cosas para ambas partes: la empresa y los empleados.

En estos casos, una firma digital es particularmente esencial ya que RRHH maneja datos sensibles y cláusulas complejas en los contratos.

EcoVadis—una empresa que ayuda a negocios en todo el mundo a mejorar su desempeño en temas de responsabilidad ambiental, ética y social, cambió a firmas digitales QES con Autenti para gestionar sus operaciones de RRHH y encontró que ayudaba enormemente en una serie de aspectos, desde el ahorro de tiempo hasta cuestiones ecológicas.

Marta Krzywicka, Directora de Operaciones de Personal, dice esto sobre la introducción de firmas digitales con Autenti:

“Es una comodidad increíble, que ahorra tiempo y esfuerzo para los involucrados en la administración de RRHH, y también facilita las cosas para los empleados, que ahora reciben sus documentos casi instantáneamente después de que se crean."

Verificación de firmas electrónicas e identidades de clientes

La última cuestión a revisar en torno a la disputa entre firma electrónica vs firma digital es la verificación de las propias firmas.

Si estás en el lado receptor—puede que necesites completar pasos adicionales para asegurarte de que la firma electrónica que recibiste es precisa.

Para estar 100% seguro de que el documento firmado que recibiste no ha sido falsificado o modificado de ninguna manera, puedes usar la validación de firma.

Autenti Validator—una herramienta que verifica cada tipo de firma electrónica es un ejemplo perfecto. Emite un informe detallado que contiene los resultados de la verificación llamado Certificado de Validación.

De manera similar, trabajando con clientes en múltiples industrias, la necesidad de verificación de identidad es a menudo imprescindible.

Desde verificar pacientes antes de enviar los resultados de sus pruebas de laboratorio en línea hasta revisar una nueva solicitud de préstamo. En casos como este, deberías optar por una verificación de identificación.

Un buen ejemplo de un servicio que cubre tal proceso de manera segura es Broker ID de Autenti—una plataforma en línea segura que ofrece herramientas de eID (identificación electrónica).

Preguntas frecuentes

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica es un término amplio para cualquier firma creada en línea, ya sea simplemente escaneando una imagen de una firma, marcando una casilla "Confirmo", o verificando una firma con un código enviado por correo electrónico. Las firmas electrónicas son generalmente seguras y legalmente vinculantes, gracias a diferentes regulaciones mundiales, como el cumplimiento eIDAS en la UE, el cumplimiento ZertES en Suiza, o el cumplimiento de la Ley E-Sign en EE. UU.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un tipo de firma electrónica más compleja que utiliza varias tecnologías criptográficas para sellar los documentos y prevenir cualquier fraude o manipulación. La firma digital garantiza una autorización adicional, por lo tanto, se utiliza a menudo para firmar digitalmente documentos altamente sensibles, como contratos laborales con cláusulas complejas, como la transferencia de derechos de autor.

¿Cuál es la diferencia clave entre firmas electrónicas y digitales?

Algunos utilizan los términos firma digital y firma electrónica de manera intercambiable, pero hay diferencias clave entre las firmas electrónicas y las digitales. Además de la ya mencionada autorización reforzada de las firmas digitales con certificados digitales, sellos y tecnología PKI, las firmas digitales también son más complejas de crear.

¿Cuándo elegir firmas electrónicas y digitales?

Al firmar un documento digital, debes elegir entre firmas electrónicas y digitales según la complejidad de los datos incluidos en él. Si son disposiciones complejas, como documentos de RRHH con cláusulas de no competencia, utiliza firmas digitales, ya sea AES o QES. Los documentos que no contienen cláusulas tan complejas, como un acuerdo de cooperación regular, pueden firmarse con una firma SES simple.