Gestión de contratos de venta: más de 15 tipos, desafíos y procesos específicos

El informe Estado de las Ventas de HubSpot de 2024, que encuestó a más de mil profesionales de ventas, muestra que el tamaño medio de una operación de venta se sitúa en 4.000 dólares.

Esto por sí solo demuestra que las ventas son un departamento importante en cualquier empresa, vinculando su trabajo directamente con los ingresos.

Una gran parte del trabajo en ventas consiste en crear y firmar contratos para introducir no solo profesionalidad en el cierre de acuerdos, sino también protección legal tanto para el comprador como para el vendedor.

Un contrato de venta es un acuerdo legalmente vinculante entre un comprador y un vendedor que detalla los términos y condiciones de cada venta, desde el precio hasta los términos y condiciones, posibles reembolsos y más.

En este artículo, nos centraremos precisamente en lo que hace que un contrato de venta sea bueno para cubrir todo lo que necesitas saber para una gestión eficiente de contratos de venta.

Cómo transcurre el proceso desde la creación hasta la firma de dicho contrato, cómo puede mejorarse con la tecnología, y compartiremos soluciones a los desafíos más comunes específicos de la gestión de contratos de venta.

Más de 15 tipos de contratos de venta

Existen muchos tipos de contratos de venta firmados dentro del departamento de ventas que dependen de varios factores, desde la etapa del acuerdo hasta si estás vendiendo productos o servicios.

Venta de bienes (productos tangibles)

Los contratos para la venta de productos se centran en la venta y entrega de los artículos físicos en cuestión. Aquí, puedes estar redactando y firmando:

• Acuerdo de compra: es un tipo de contrato que especifica los detalles de una venta, incluyendo precio, cantidad, calidad y condiciones de entrega. Los acuerdos de compra se utilizan más comúnmente para grandes pedidos de suministros, ya que las compras estándar (p. ej., comprar material de oficina) normalmente no requieren un acuerdo formal de compra.
• Contrato de orden de venta: una confirmación formal de la solicitud de compra de un cliente, a menudo emitida después de que se realiza un pedido.
• Factura de venta: un documento que transfiere la propiedad de los bienes del vendedor al comprador, a menudo utilizado para transacciones únicas.
• Acuerdo de consignación: un contrato que establece que los bienes se colocan con un tercero (consignatario) para venderlos, con el pago realizado una vez vendidos. Imagina que fabricas joyas artesanales pero no tienes tu propia tienda. Entregas tus joyas a una boutique bajo un acuerdo de consignación. La boutique (el consignatario) intentará vender tus joyas, pero tú sigues siendo el propietario de las joyas hasta que se vendan.
• Acuerdo de suministro: un contrato a largo plazo para que un proveedor suministre bienes durante un período de tiempo específico.
• Acuerdo de distribución: un contrato donde una empresa permite a otra empresa distribuir y vender sus productos. A diferencia de un acuerdo de consignación, aquí, el distribuidor a menudo paga por los productos por adelantado, no solo cuando realiza una venta.
• Acuerdo de garantía: especifica los términos de las garantías relacionadas con el producto.

Venta de servicios como proyectos (trabajo personalizado)

Trabajar con servicios, especialmente proyectos personalizados con alcance variable, requiere un conjunto diferente de documentos para crear, firmar y almacenar.

Al trabajar con proyectos personalizados, puedes encontrarte trabajando en:

• Acuerdos de servicio: un contrato general que describe el alcance del trabajo, plazos, honorarios y responsabilidades.
• Declaración de Trabajo (SOW): un documento detallado que especifica el trabajo a realizar, entregables y plazos.
• Acuerdo Marco de Servicios (MSA): los MSA son contratos más amplios que rigen múltiples proyectos entre dos partes, centrándose en acuerdos futuros. Aquí, ambas partes acuerdan la mayoría de los términos descritos en el documento para ayudar a facilitar el trabajo futuro en proyectos. También ayuda a identificar y evitar riesgos potenciales en asociaciones a largo plazo.
• Acuerdo de consultoría: utilizado al contratar consultores para un proyecto específico, cubriendo objetivos, honorarios y confidencialidad.
• Acuerdo de freelance o contratista independiente: contrato que describe los términos de compromiso para trabajo temporal o basado en proyectos con un contratista externo.
• Acuerdo de Confidencialidad (NDA): firmado para proporcionar confidencialidad para información comercial sensible compartida durante el proyecto.

Venta de servicios como productos (precio fijo)

Vender servicios de una manera más definida que los proyectos personalizados también puede requerir otro conjunto de contratos.

Estos contratos se centran en vender servicios únicos o la entrega continua de servicios, todo en un modelo de precio fijo, como productos en estantería.

Piensa en suscripciones tipo Netflix o la compra de un conjunto de artículos con un alcance definido de una agencia de redacción.

Aquí, las ventas pueden encontrarse trabajando adicionalmente con estos tipos de contratos:

• Acuerdo de suscripción: un contrato para servicios recurrentes, como SaaS (Software como Servicio) o membresías. Define términos de pago, acceso al servicio, condiciones de renovación, políticas de cancelación y cualquier límite de uso. No debe confundirse con la solicitud de un inversor para unirse a una sociedad limitada (LP) o un acuerdo entre una empresa y un nuevo accionista, que también se denominan "acuerdo de suscripción".
• Acuerdo de retención: cuando un cliente paga por adelantado por servicios continuos durante un período de tiempo establecido.
• Acuerdo de licencia: que otorga permiso para usar software, propiedad intelectual u otros servicios bajo términos específicos.

¿Qué debe incluir un contrato de venta perfecto? 3 ejemplos

Contrato de venta de precio fijo

Como ya mencionamos, el precio fijo es cuando cobras una cantidad establecida por la entrega de tu servicio, independientemente de si es único o continuo, cada vez.

El precio fijo funciona mejor para servicios altamente definidos con un alcance similar o igual, lo que facilita no solo la venta sino también la entrega de dichos servicios a los clientes.

Ahora, los elementos de un contrato de venta en ese caso pueden incluir las siguientes cláusulas para hacerlo más útil:

• Precio y condiciones de pago: indica claramente el precio fijo y el calendario de pagos (p. ej., pago completo tras la entrega o en cuotas). Esto previene malentendidos sobre los costes y garantiza la previsibilidad financiera para ambas partes.
• Entrega: define el cronograma de entrega, método y condiciones para la aceptación de servicios.
• Garantías: especifica los estándares de calidad del servicio y cualquier garantía proporcionada. Esto ayudará a proteger al comprador, asegurando que el servicio cumpla con los estándares de calidad acordados.
• Responsabilidad: describe las responsabilidades por defectos, daños o retrasos y quién asume el riesgo. Limita el riesgo financiero para ambas partes al asignar responsabilidad en caso de problemas imprevistos.
• Resolución de disputas: establece mecanismos para resolver disputas (p. ej., arbitraje, mediación). Reduce los costes legales y garantiza un proceso justo para manejar desacuerdos.

<b>💡 Los contratos de ventas de precio fijo pueden convertirse en uno de los más fáciles de redactar ya que el nivel de servicio y el precio permanecen fijos—puedes tratar el contrato base como una plantilla y reutilizarlo con cada nuevo cliente.</b>

Contrato de venta de costo más margen

La estrategia de costo más margen se define como fijar el precio de tus bienes o servicios con un margen de beneficio acordado + el reembolso de los costos de los productos o servicios en sí.

Por ejemplo, es mejor usar el precio de costo más margen cuando se trabaja con proyectos personalizados, especialmente cuando tus proyectos tienden a exceder el alcance original.

Aquí, un contrato de venta adecuado puede necesitar incluir algunas de las siguientes cláusulas:

• Desglose de costos y fórmula de precios: define los costos permitidos (materiales, mano de obra, gastos generales) y el cálculo del margen de beneficio. Esto cubrirá la transparencia y evitará disputas sobre cómo se determina el precio final.
• Fuerza mayor: aborda eventos imprevistos (p. ej., desastres naturales, interrupciones en la cadena de suministro) que pueden afectar el cumplimiento. Esto proporciona protección legal en caso de que factores externos hagan imposible cumplir con el contrato.
• Auditoría y verificación de costos: otorga al comprador derechos para revisar registros y verificar costos. Ayuda a prevenir sobreprecios y garantiza precios justos.
• Condiciones de pago: especifica cómo y cuándo se reembolsarán los costos. Garantiza que el vendedor reciba pagos oportunos y que el comprador gestione los gastos de manera efectiva.
• Alcance del trabajo: detalla el alcance y el proceso para manejar modificaciones del proyecto. Esto previene confusiones sobre las expectativas del proyecto y proporciona una forma estructurada de ajustar el contrato si es necesario.
• Rendimiento e hitos: establece objetivos de proyecto medibles, plazos y estándares de calidad. Ayuda a seguir el progreso y garantiza que el trabajo se complete según lo planeado.
• Cláusula de terminación: define las condiciones bajo las cuales cualquiera de las partes puede terminar el contrato. Esto proporciona una estrategia de salida clara si no se cumplen las obligaciones.

Contrato de venta de arrendamiento con opción a compra

Un contrato de venta de arrendamiento con opción a compra es un contrato donde el comprador alquila el producto con la opción de comprarlo más tarde. Se utiliza más frecuentemente en bienes raíces, arrendando edificios, apartamentos, casas, etc.

Dada su naturaleza única, aquí puedes pensar en añadir las siguientes cláusulas para mantener las cosas funcionando bien:

• Duración del arrendamiento y condiciones de pago: define el período de alquiler, pagos mensuales y fechas de vencimiento. Esto establece compromisos financieros claros y previene disputas de pago.
• Opción de compra y precio: especifica las condiciones para la compra, incluido el precio y la fecha límite para ejercer la opción. Añadir tal cláusula proporciona claridad sobre cómo y cuándo el comprador puede hacer la transición de arrendamiento a propiedad.
• Propiedad: detalla cuándo se transfiere la propiedad (p. ej., después del pago final o compra anticipada). Evita confusiones sobre la propiedad legal y la responsabilidad de los activos.
• Mantenimiento y responsabilidad: describe las responsabilidades por reparaciones, seguros y daños durante el período de arrendamiento. Protege a ambas partes definiendo quién es responsable de los costos de mantenimiento y daños.
• Terminación: indica las consecuencias de pagos perdidos o violaciones del contrato. Asegura que ambas partes entiendan las penalizaciones por incumplimiento.
• Condiciones de devolución: si el comprador no compra, define cómo debe devolverse el producto y en qué condición. Esto previene disputas sobre desgaste o devoluciones inadecuadas.

Proceso de gestión de contratos: el papel exacto de ventas

Pero independientemente de qué estrategia de precios estés siguiendo o si el negocio en el que te encuentras vende servicios o productos tangibles, el proceso desde la redacción hasta la firma de un contrato suele ser bastante similar.

Etapa del contrato - Proceso

5 desafíos comunes en la gestión de contratos de venta + soluciones

Como vemos en el desglose anterior, la gestión de contratos de venta implica redactar, ejecutar, monitorear y renovar contratos de manera eficiente. Sin embargo, como la gestión de contratos en general viene con una multitud de desafíos (y por supuesto muchos beneficios también), trabajar con contratos en el departamento de ventas no está libre de tener sus propias dificultades. Las ventas pueden sufrir particularmente estos desafíos al trabajar con contratos.

Falta de plantillas de contratos estandarizadas

• Desafío: Las empresas que no mantienen plantillas de contratos estandarizadas básicamente requieren que el equipo de ventas reinvente la rueda con la redacción de contratos. Esto no solo consumirá tiempo, sino que también puede llevar a riesgos legales y malinterpretaciones cuando las inconsistencias están destinadas a entrar en los documentos.
• Solución: Desarrolla plantillas estandarizadas con términos y condiciones claros para asegurar uniformidad, al menos para los casos más comunes/populares en tu negocio. Puedes usar un software de gestión de contratos para almacenar y actualizar las plantillas más fácilmente.

Procesos de aprobación largos

• Desafío: Las aprobaciones de contratos a menudo tardan demasiado debido a múltiples partes interesadas, revisiones legales y procesos manuales. Todos los representantes de ventas han puesto los ojos en blanco ante la sola idea de tener que pasar por un largo proceso de aprobación cuando el cliente está impaciente y el acuerdo ya pende de un hilo.
• Solución: Se pueden aplicar varias soluciones para hacer que las aprobaciones sean menos complicadas. Puedes comenzar a usar herramientas de firma electrónica y sistemas de flujo de trabajo automatizados para agilizar la ejecución del contrato (la aceptación de términos y la firma ocurrirán en línea y los documentos a menudo se moverán automáticamente entre etapas y partes interesadas). También puedes construir flujos de trabajo manuales más claros, establecer KPIs para rastrear el tiempo de aprobación del contrato y trabajar para mejorarlo, mantener a las partes interesadas responsables en las aprobaciones de contratos, y más.

Precios y condiciones de pago inconsistentes

• Desafío: Las discrepancias en las estructuras de precios y condiciones de pago poco claras pueden causar pérdidas de ingresos y relaciones tensas con los clientes.
• Solución: Estandariza los modelos de precios y condiciones de pago. Además, utiliza sistemas de facturación automatizados para garantizar una facturación precisa y rastrear pagos atrasados.

Almacenamiento y recuperación de contratos deficientes

• Desafío: Muchas empresas todavía usan documentos físicos o archivos digitales desorganizados, lo que dificulta la recuperación de contratos cuando es necesario.
• Solución: Adopta soluciones de gestión de contratos basadas en la nube o un software de firma electrónica, como Autenti, que permita un fácil almacenamiento, búsqueda y control de versiones de cada contrato de venta firmado.

Alto volumen de contratos y procesos manuales

• Desafío: Manejar grandes volúmenes de contratos manualmente aumenta los errores, retrasos e ineficiencias operativas.
• Solución: Utiliza plantillas para tipos de contratos repetitivos, considera usar IA para redactar nuevos contratos y automatiza las partes del proceso que puedas.

Cómo hacer que los contratos de venta sean un 90% más fáciles con firmas electrónicas

Hemos hablado mucho sobre los contratos de venta y sus desafíos. Veamos ahora uno de los mejores métodos para hacer que los contratos de venta sean hasta un 90% más fáciles de manejar.

El método del que queremos hablar es cambiar de la firma tradicional a la electrónica.

¿Por qué?

Porque los contratos de venta tradicionales a menudo implican imprimir, firmar, escanear y enviar documentos por correo electrónico de un lado a otro, lo que lleva a retrasos e ineficiencias. Las firmas electrónicas simplifican el proceso, haciendo la gestión de contratos más rápida, segura y conveniente.

Ofrecen:

• Seguridad mejorada: Las firmas electrónicas utilizan cifrado, pistas de auditoría y verificación de identidad para garantizar contratos a prueba de manipulaciones, algo que las firmas tradicionales con tinta húmeda solo podrían soñar. La autenticación de dos factores y la verificación biométrica añaden seguridad adicional, previniendo fraudes y cambios no autorizados. Las firmas electrónicas también cumplen completamente con los estándares establecidos por el gobierno, como eIDAS.
• Firma rápida y ejecución instantánea: Los contratos pueden firmarse en minutos desde cualquier dispositivo. Los recordatorios automatizados aceleran los cierres de acuerdos, reduciendo retrasos y acortando el ciclo de ventas para aumentar los ingresos.
• Versión única del documento: La colaboración en tiempo real garantiza que todas las partes trabajen en el mismo documento. Los cambios son rastreados y registrados para mayor transparencia, eliminando errores, malentendidos y problemas de control de versiones. Por ejemplo, ¡con Autenti puedes añadir firmas electrónicas a documentos ya firmados!
• Firma en línea desde cualquier lugar: Firma contratos remotamente en ordenadores de escritorio, tabletas o smartphones, eliminando barreras de ubicación para ventas internacionales y permitiendo cierres de acuerdos globales.
• Firma masiva con una sola firma electrónica: Envía contratos en masa y obtén múltiples firmas con un solo clic, ideal para acuerdos de alto volumen y renovaciones.

Toma Autenti como ejemplo. Además de ofrecer todas las características mencionadas anteriormente, la plataforma también viene con todos los tipos de firma electrónica desde el plan de suscripción de primer nivel.

Con Autenti, obtendrás:

*Las firmas SES son las más versátiles, permitiéndote firmar el 90% de los documentos comerciales, siendo también las más fáciles de crear.