Zarządzanie umowami sprzedażowymi: ponad 15 typów, wyzwania i procesy

Raport HubSpot "State of Sales" z 2024 roku, bazujący na ankiecie ponad tysiąca specjalistów ds. sprzedaży, pokazuje, że średnia wartość transakcji sprzedażowej wynosi 4000 dolarów.

To samo w sobie dowodzi, że sprzedaż jest ważnym działem w każdej firmie — łącząc pracę bezpośrednio z przychodami.

Duża część pracy w sprzedaży to tworzenie i podpisywanie umów, aby wprowadzić nie tylko profesjonalizm w finalizowanie transakcji, ale również ochronę prawną zarówno dla kupującego, jak i dla sprzedającego.

Umowa sprzedaży to prawnie wiążąca umowa między kupującym a sprzedającym, określająca warunki każdej sprzedaży — od ceny, przez warunki, po możliwe zwroty i więcej.

W tym artykule skupimy się dokładnie na tym, co składa się na dobrą umowę sprzedaży, aby omówić wszystko, co musisz wiedzieć o efektywnym zarządzaniu umowami sprzedażowymi.

Jak przebiega proces od utworzenia do podpisania takiej umowy, jak można go ulepszyć dzięki technologii oraz przedstawimy rozwiązania najczęstszych wyzwań związanych z zarządzaniem umowami sprzedażowymi.

Ponad 15 typów umów sprzedażowych

Istnieje wiele rodzajów umów sprzedażowych podpisywanych w dziale sprzedaży, które zależą od wielu czynników, od etapu transakcji po to, czy sprzedajesz produkty czy usługi.

Sprzedaż towarów (produkty materialne)

Umowy dotyczące sprzedaży produktów koncentrują się na sprzedaży i dostawie konkretnych przedmiotów fizycznych. W tym przypadku możesz sporządzać i podpisywać:

• Umowa zakupu: rodzaj umowy określającej szczegóły sprzedaży, w tym cenę, ilość, jakość i warunki dostawy. Umowy zakupu są najczęściej stosowane przy dużych zamówieniach materiałów — ponieważ standardowe zakupy (np. kupowanie materiałów biurowych) zazwyczaj nie wymagają formalnej umowy zakupu.
• Umowa zamówienia sprzedaży: formalne potwierdzenie żądania zakupu klienta, często wydawane po złożeniu zamówienia.
• Umowa kupna-sprzedaży: dokument przenoszący własność towarów od sprzedawcy do kupującego, często stosowany w przypadku jednorazowych transakcji.
• Umowa komisu: umowa stwierdzająca, że towary są przekazywane stronie trzeciej (komisantowi) do sprzedaży, z płatnością dokonywaną po sprzedaży. Wyobraź sobie, że robisz ręcznie robioną biżuterię, ale nie masz własnego sklepu. Przekazujesz swoją biżuterię do butiku na podstawie umowy komisu. Butik (komisowy) będzie próbował sprzedać Twoją biżuterię, ale wciąż jesteś jej właścicielem, dopóki się nie sprzeda.
• Umowa dostawy: długoterminowa umowa, na podstawie której dostawca dostarcza towary przez określony czas.
• Umowa dystrybucyjna: umowa, w której firma pozwala innemu przedsiębiorstwu dystrybuować i sprzedawać swoje produkty. W przeciwieństwie do umowy komisu, dystrybutor często płaci za produkty z góry, a nie tylko po dokonaniu sprzedaży.
• Umowa gwarancyjna: określa warunki gwarancji i rękojmi związane z produktem.

Sprzedaż usług jako projektów (praca na zamówienie)

Praca z usługami, zwłaszcza projektami na zamówienie o różnym zakresie, wymaga innego zestawu dokumentów do utworzenia, podpisania i przechowywania.

Pracując z projektami na zamówienie, możesz znaleźć się w sytuacji, gdy pracujesz nad:

• Umowy o świadczenie usług: ogólna umowa określająca zakres prac, harmonogramy, opłaty i obowiązki.
• Zakres prac (SOW): szczegółowy dokument określający prace do wykonania, rezultaty i terminy.
• Umowa ramowa o świadczenie usług (MSA): MSA to szersze umowy regulujące wiele projektów między dwiema stronami, koncentrujące się na przyszłych porozumieniach. Tutaj obie strony zgadzają się na większość warunków określonych w dokumencie, aby ułatwić przyszłą pracę nad projektami. Pomaga to również w identyfikowaniu i unikaniu potencjalnych ryzyk w długoterminowych partnerstwach.
• Umowa konsultingowa: stosowana przy zatrudnianiu konsultantów do konkretnego projektu, obejmująca cele, opłaty i poufność.
• Umowa z freelancerem lub niezależnym wykonawcą: umowa określająca warunki współpracy dla tymczasowej lub projektowej pracy z zewnętrznym wykonawcą.
• Umowa o zachowaniu poufności (NDA): podpisywana w celu zapewnienia poufności wrażliwych informacji biznesowych udostępnianych podczas projektu.

Sprzedaż usług jako produktów (stałe ceny)

Sprzedaż usług w bardziej określony sposób niż projekty niestandardowe może również wymagać innego zestawu umów.

Te umowy koncentrują się na sprzedaży jednorazowych usług lub ciągłym świadczeniu usług, wszystko w modelu stałych cen, jak produkty z półki.

Pomyśl o subskrypcjach typu Netflix lub zakupie zestawu artykułów o określonym zakresie od agencji copywritingowej.

W tym przypadku dział sprzedaży może dodatkowo pracować z następującymi rodzajami umów:

• Umowa subskrypcyjna: umowa na usługi cykliczne, takie jak SaaS (Software as a Service) lub członkostwa. Określa warunki płatności, dostęp do usługi, warunki odnowienia, zasady anulowania i wszelkie limity użytkowania. Nie należy mylić z wnioskiem inwestora o dołączenie do spółki komandytowej (LP) ani z umową między firmą a nowym akcjonariuszem, które również nazywane są "umową subskrypcyjną".
• Umowa retainerowa: gdy klient płaci z góry za bieżące usługi przez określony czas.
• Umowa licencyjna: która przyznaje pozwolenie na korzystanie z oprogramowania, własności intelektualnej lub innych usług na określonych warunkach.

Co powinna zawierać idealna umowa sprzedaży? 3 przykłady

Umowa sprzedaży o stałej cenie

Jak już wspomnieliśmy, stała cena to przypadek, gdy pobierasz ustaloną kwotę za dostarczenie usługi, niezależnie od tego, czy jest to jednorazowa czy ciągła usługa, za każdym razem.

Stałe ceny działają najlepiej w przypadku dokładnie zdefiniowanych usług o podobnym lub takim samym zakresie — ułatwiając nie tylko sprzedaż, ale także dostarczanie takich usług klientom.

W takim przypadku elementy umowy sprzedaży mogą zawierać następujące klauzule, aby była jak najbardziej użyteczna:

• Cena i warunki płatności: wyraźnie określ stałą cenę i harmonogram płatności (np. pełna płatność przy dostawie lub raty). Zapobiega to nieporozumieniom dotyczącym kosztów i zapewnia przewidywalność finansową dla obu stron.
• Dostawa: określ harmonogram dostawy, metodę i warunki akceptacji usług.
• Gwarancje: określ standardy jakości usług i wszelkie udzielane gwarancje. Pomoże to chronić kupującego, zapewniając, że usługa spełnia uzgodnione standardy jakości.
• Odpowiedzialność: określ odpowiedzialność za wady, szkody lub opóźnienia i kto ponosi ryzyko. Ogranicza ryzyko finansowe dla obu stron, przypisując odpowiedzialność w przypadku nieprzewidzianych problemów.
• Rozstrzyganie sporów: ustanów mechanizmy rozstrzygania sporów (np. arbitraż, mediacja). Zmniejsza koszty prawne i zapewnia sprawiedliwy proces postępowania w przypadku nieporozumień.

💡 Umowy sprzedaży o stałej cenie mogą stać się jednymi z najłatwiejszych do sporządzenia, ponieważ poziom usługi i cena pozostają stałe — możesz traktować podstawową umowę jako szablon i używać jej ponownie z każdym nowym klientem.

Umowa sprzedaży typu cost-plus

Strategia cost-plus polega na wycenie swoich towarów lub usług na uzgodnionej marży zysku + zwrocie kosztów samych produktów lub usług.

Na przykład, najlepiej stosować wycenę cost-plus podczas pracy z projektami niestandardowymi — zwłaszcza gdy Twoje projekty mają tendencję do przekraczania pierwotnego zakresu.

W tym przypadku odpowiednia umowa sprzedaży może wymagać uwzględnienia niektórych z poniższych klauzul:

• Podział kosztów i formuła cenowa: zdefiniuj dozwolone koszty (materiały, praca, koszty ogólne) i obliczenie marży zysku. Zapewni to przejrzystość i zapobiegnie sporom o sposób ustalania ostatecznej ceny.
• Siła wyższa: zajmij się nieprzewidzianymi zdarzeniami (np. klęskami żywiołowymi, zakłóceniami w łańcuchu dostaw), które mogą wpływać na realizację. Zapewnia to ochronę prawną w przypadku, gdy czynniki zewnętrzne uniemożliwiają wykonanie umowy.
• Audyt i weryfikacja kosztów: przyznaj kupującemu prawo do przeglądania dokumentacji i weryfikacji kosztów. Pomaga zapobiegać zawyżaniu cen i zapewnia uczciwą wycenę.
• Warunki płatności: określ, jak i kiedy koszty zostaną zwrócone. Zapewnia to sprzedawcy terminowe płatności, a kupującemu skuteczne zarządzanie wydatkami.
• Zakres prac: szczegółowo opisz zakres i proces obsługi modyfikacji projektu. Zapobiega to niejasnościom dotyczącym oczekiwań projektu i zapewnia ustrukturyzowany sposób dostosowania umowy w razie potrzeby.
• Wyniki i kamienie milowe: ustaw mierzalne cele projektu, terminy i standardy jakości. Pomaga śledzić postępy i zapewnia, że praca jest wykonywana zgodnie z planem.
• Klauzula wypowiedzenia: określ warunki, na jakich każda ze stron może rozwiązać umowę. Zapewnia to jasną strategię wyjścia, jeśli zobowiązania nie są spełnione.

Umowa sprzedaży leasingowo-zakupowa (wynajem z opcją wykupu)

Umowa leasingowo-zakupowa lub wynajmu z opcją wykupu to umowa, w której kupujący wynajmuje produkt z możliwością jego późniejszego zakupu. Jest najczęściej stosowana w nieruchomościach, leasingu budynków, mieszkań, domów itp.

Ze względu na swój wyjątkowy charakter, możesz rozważyć dodanie następujących klauzul, aby wszystko działało sprawnie:

• Czas trwania najmu i warunki płatności: określ okres najmu, miesięczne opłaty i terminy płatności. Ustanawia to jasne zobowiązania finansowe i zapobiega sporom o płatności.
• Opcja zakupu i cena: określ warunki zakupu, w tym cenę i termin skorzystania z opcji. Dodanie takiej klauzuli zapewnia jasność co do tego, jak i kiedy kupujący może przejść z leasingu na własność.
• Własność: szczegółowo określ, kiedy następuje przeniesienie własności (np. po ostatniej płatności lub wczesnym wykupie). Unika nieporozumień dotyczących prawnej własności i odpowiedzialności za aktywa.
• Konserwacja i odpowiedzialność: określ obowiązki związane z naprawami, ubezpieczeniem i szkodami w okresie najmu. Chroni obie strony, definiując, kto jest odpowiedzialny za utrzymanie i koszty szkód.
• Wypowiedzenie: określ konsekwencje niewykonania płatności lub naruszenia umowy. Zapewnia, że obie strony rozumieją kary za nieprzestrzeganie umowy.
• Warunki zwrotu: jeśli kupujący nie dokona zakupu, określ, w jaki sposób produkt powinien zostać zwrócony i w jakim stanie. Zapobiega to sporom dotyczącym zużycia lub niewłaściwych zwrotów.

Proces zarządzania umowami: dokładna rola sprzedaży

Ale bez względu na to, jaką strategię cenową stosujesz lub czy firma, w której pracujesz, sprzedaje usługi czy produkty materialne — proces od sporządzenia do podpisania umowy jest zwykle dość podobny.

Etap umowy Proces

5 typowych wyzwań w zarządzaniu umowami sprzedażowymi + rozwiązania

Jak widzimy z powyższego podziału, zarządzanie umowami sprzedażowymi obejmuje efektywne sporządzanie, wykonywanie, monitorowanie i odnawianie umów. Jednakże, ponieważ zarządzanie umowami wiąże się z wieloma wyzwaniami (i oczywiście wieloma korzyściami), praca z umowami w dziale sprzedaży nie jest wolna od własnych trudności. Sprzedaż może szczególnie cierpieć z powodu tych wyzwań podczas pracy z umowami.

Brak standaryzowanych szablonów umów

• Wyzwanie: Firmy, które nie stosują standaryzowanych szablonów umów, zasadniczo wymagają od zespołu sprzedaży wymyślania koła na nowo przy sporządzaniu umów. Będzie to nie tylko czasochłonne, ale może również prowadzić do ryzyka prawnego i błędnych interpretacji, gdy do dokumentów wprowadzane będą niespójności.
• Rozwiązanie: Opracuj standaryzowane szablony z jasnymi warunkami, aby zapewnić jednolitość — przynajmniej dla najczęstszych/najpopularniejszych przypadków w Twojej firmie. Możesz użyć oprogramowania do zarządzania umowami, aby łatwiej przechowywać i aktualizować szablony.

Długotrwałe procesy zatwierdzania

• Wyzwanie: Zatwierdzenia umów często trwają zbyt długo z powodu wielu interesariuszy, przeglądów prawnych i ręcznych procesów. Każdy przedstawiciel handlowy przewraca oczami na samą myśl o przejściu przez długotrwały proces zatwierdzania, gdy klient dmucha mu w kark, a transakcja wisi już na włosku.
• Rozwiązanie: Można zastosować kilka rozwiązań, aby uprościć zatwierdzenia. Możesz zacząć używać narzędzi do e-podpisu i zautomatyzowanych systemów workflow, aby przyspieszyć realizację umów (akceptacja warunków i podpisywanie będą wtedy odbywać się online, a dokumenty często będą automatycznie przechodzić między etapami i interesariuszami). Możesz również zbudować jaśniejsze ręczne procesy, ustanowić KPI do śledzenia czasu zatwierdzania umów i pracować nad jego poprawą, utrzymywać odpowiedzialność interesariuszy za zatwierdzanie umów i więcej.

Niespójne ceny i warunki płatności

• Wyzwanie: Rozbieżności w strukturach cenowych i niejasne warunki płatności mogą powodować straty przychodów i napięte relacje z klientami.
• Rozwiązanie: Standaryzuj modele cenowe i warunki płatności. Ponadto używaj zautomatyzowanych systemów fakturowania, aby zapewnić dokładne rozliczenia i śledzić zaległe płatności.

Słabe przechowywanie i wyszukiwanie umów

• Wyzwanie: Wiele firm nadal używa dokumentów fizycznych lub nieuporządkowanych plików cyfrowych, co utrudnia wyszukiwanie umów w razie potrzeby.
• Rozwiązanie: Przyjmij chmurowe rozwiązania do zarządzania umowami lub oprogramowanie do podpisu elektronicznego, takie jak Autenti, które umożliwiają łatwe przechowywanie, wyszukiwanie i kontrolę wersji każdej podpisanej umowy sprzedaży.

Duża ilość umów i ręczne procesy

• Wyzwanie: Ręczna obsługa dużej ilości umów zwiększa błędy, opóźnienia i nieefektywność operacyjną.
• Rozwiązanie: Używaj szablonów dla powtarzających się typów umów, rozważ użycie AI do sporządzania nowych umów i automatyzuj części procesu, które możesz.

Jak sprawić, by umowy sprzedażowe były o 90% łatwiejsze dzięki e-podpisom

Mówiliśmy sporo o umowach sprzedażowych i ich wyzwaniach. Przyjrzyjmy się teraz jednej z najlepszych metod, aby umowy sprzedażowe były nawet o 90% łatwiejsze w obsłudze.

Metoda, o której chcemy mówić, to przejście z tradycyjnego na elektroniczne podpisywanie.

Dlaczego?

Ponieważ tradycyjne umowy sprzedażowe często wymagają drukowania, podpisywania, skanowania i przesyłania dokumentów między stronami, prowadząc do opóźnień i nieefektywności. E-podpisy usprawniają proces, czyniąc zarządzanie umowami szybszym, bezpieczniejszym i wygodniejszym.

Oferują one:

• Zwiększone bezpieczeństwo: E-podpisy wykorzystują szyfrowanie, ścieżki audytu i weryfikację tożsamości, aby zapewnić odporność umów na manipulacje — coś, o czym tradycyjne “mokre” podpisy mogłyby tylko marzyć. 2FA i weryfikacja biometryczna dodają dodatkowe zabezpieczenia, zapobiegając oszustwom i nieautoryzowanym zmianom. Podpisy elektroniczne są również w pełni zgodne ze standardami określonymi przez rząd, takimi jak eIDAS.
• Szybkie podpisywanie i natychmiastowa realizacja: Umowy mogą być podpisane w ciągu kilku minut z dowolnego urządzenia. Zautomatyzowane przypomnienia przyspieszają zamykanie transakcji, zmniejszając opóźnienia i skracając cykl sprzedaży, aby zwiększyć przychody.
• Jedna wersja dokumentu: Współpraca w czasie rzeczywistym zapewnia, że wszystkie strony pracują na tym samym dokumencie. Zmiany są śledzone i rejestrowane dla przejrzystości, eliminując błędy, nieporozumienia i problemy z kontrolą wersji. Na przykład, z Autenti możesz dodawać e-podpisy do już podpisanych dokumentów!
• Podpisywanie online z dowolnego miejsca: Podpisuj umowy zdalnie na komputerach stacjonarnych, tabletach lub smartfonach, usuwając bariery lokalizacyjne dla międzynarodowej sprzedaży i umożliwiając globalne zamykanie transakcji.
• Masowe podpisywanie jednym e-podpisem: Wysyłaj zbiorcze umowy i uzyskuj wiele podpisów jednym kliknięciem — idealne dla umów o dużej objętości i odnowień.

Weźmy na przykład Autenti. Oprócz oferowania wszystkich wymienionych powyżej cech, platforma oferuje również wszystkie rodzaje e-podpisów od pierwszego planu.

Z Autenti otrzymasz:

*Podpisy SES są najbardziej wszechstronne, pozwalając na podpisywanie 90% dokumentów biznesowych, będąc jednocześnie najłatwiejszymi do utworzenia.

Wypróbuj Autenti za darmo przez 14 dni i zobacz, jak Twoja umowa sprzedaży zmienia się na lepsze.