Negociación de contratos: tradicional, compartición de documentos y basada en firma electrónica

La negociación de contratos es el proceso donde dos o más partes discuten, revisan y acuerdan los términos de un contrato antes de firmarlo. El objetivo es crear un acuerdo legalmente vinculante que sea justo, claro y beneficioso para todos los involucrados.

Como en cada parte de la gestión de contratos, la negociación conlleva sus propios desafíos, beneficios y formas de organizar y mejorar todo el proceso.

Durante la negociación, cada parte puede proponer cambios a los términos y condiciones del contrato, principalmente relacionados con:

• Precios y pagos: ¿cuánto se pagará, cuándo y bajo qué condiciones?
• Alcance del trabajo: ¿qué servicios o productos se proporcionan?
• Plazos y fechas límite: ¿cuándo deben completarse las tareas, entregarse el proyecto o proporcionarse el servicio?
• Asignación de riesgos: ¿quién es responsable si algo sale mal?
• Terminación y renovación: ¿bajo qué condiciones se puede finalizar o extender el contrato?

¿Cómo ayudan las diferentes soluciones a negociar contratos más rápido?

No es sorprendente que negociar contratos sea una de las partes más largas de todo el proceso, especialmente si el acuerdo en cuestión es particularmente crucial.

Pero con el tiempo, la negociación de contratos se está volviendo menos prolongada.

Por un lado, gracias a nuevos flujos de trabajo, como la implementación de colaboración entre organizaciones. Antes de implementarse, el tiempo promedio del ciclo de negociación en proyectos complejos era de 12-18 meses. Ahora, el 75% de esos acuerdos se completan en menos de ocho semanas.

Por otro lado, gracias a la tecnología. Piensa en bandejas de entrada de correo electrónico en lugar de reuniones físicas, firmas electrónicas en lugar de firmas tradicionales, o soluciones para compartir documentos.

Pero, ¿qué solución tecnológica es la más fácil de usar para llevar la negociación de contratos al siguiente nivel, manteniendo la seguridad al tratar con información a menudo sensible?

Eso es lo que descubriremos en este artículo, comparando tres formas de negociar contratos: tradicionalmente, a través de soluciones de compartición de documentos y correo electrónico, y utilizando herramientas de firma electrónica, como Autenti.

Pero primero, revisemos las etapas clave de la negociación de contratos, independientemente de la estrategia que utilices para mejorarlas.

Etapas clave de la negociación de contratos: qué hacer y qué no hacer

Preparación

Lo básico de la negociación de contratos, antes de que las negociaciones incluso comiencen, es prepararse para las conversaciones. Esta etapa involucra investigación, establecimiento de estrategias y alineación de las partes interesadas internas sobre el objetivo mutuo y el resultado preferido.

Según este artículo de la Escuela de Derecho de Harvard sobre negociación de acuerdos, planificar todo el proceso de negociación puede ayudarte a evitar caer en suposiciones falsas.

¿Qué sucede normalmente en esta etapa?

• Identificar objetivos y prioridades comerciales.
• Investigar las necesidades, puntos débiles y objetivo de la negociación de la otra parte.
• Comprender los requisitos legales y las regulaciones de cumplimiento.
• Recopilar contratos pasados, plantillas y referencias de la industria.
• Establecer una estrategia de negociación, incluidas posiciones alternativas.

Oferta inicial

Las preparaciones generalmente son seguidas por una parte que redacta y comparte la primera versión del contrato, estableciendo la base para la negociación en sí.

¿Qué sucede normalmente en esta etapa?

• Redactar un contrato que refleje los términos clave y las expectativas.
• Garantizar claridad en precios, entregables, plazos y responsabilidades.
• Abordar requisitos legales y de cumplimiento clave desde el principio.
• Compartir el borrador del contrato con la otra parte para su revisión inicial.

Revisión y contraofertas

Una vez que se ha presentado la oferta inicial, ambas partes analizan el contrato, sugieren cambios y presentan contraofertas.

¿Qué sucede normalmente en esta etapa?

• Cada parte revisa cuidadosamente los términos para identificar riesgos y oportunidades.
• Abogados, partes interesadas o asesores proporcionan su opinión—piensa en la corrección del contrato.
• Se realizan contraofertas sobre precios, plazos, cláusulas y obligaciones.
• Los negociadores aseguran que los cambios se alineen con los objetivos comerciales.

Negociación

A continuación, llegamos a la negociación real donde ambas partes participan en discusiones para resolver diferencias y finalizar los términos del contrato.

Aquí, los negociadores (que pueden ser gestores de contratos dedicados o miembros senior de diferentes equipos, por ejemplo, ventas) median en las discusiones entre las partes para llegar a un acuerdo mutuamente beneficioso.

¿Qué sucede normalmente en esta etapa?

• Escucha activa y discusiones para refinar los términos del contrato.
• Se intercambian compromisos.
• Se priorizan estrategias de negociación de contratos ganar-ganar para mantener las relaciones.
• Los abogados pueden participar en abordar complejidades legales.

Finalización

Finalmente, una vez que el objetivo del contrato y los términos han sido aceptados por ambas partes, se crea un borrador final del contrato.

Luego, el borrador final se revisa cuidadosamente antes de pasar a la firma y ejecución de los términos del documento.

¿Qué sucede normalmente en esta etapa?

• Verificaciones finales para asegurar que todos los cambios acordados estén incorporados.
• Ambas partes confirman la alineación en términos, responsabilidades y expectativas.
• El contrato se revisa para detectar errores, inconsistencias o cláusulas faltantes.
• Se obtiene la aprobación de los equipos legales y tomadores de decisiones.

Firma

Todo ha sido discutido, cambiado, y los términos finales acordados, lo que significa que ahora es el momento de firmar el contrato—haciéndolo legalmente vinculante.

¿Qué sucede normalmente en esta etapa?

• Se obtienen firmas de todas las partes autorizadas.
• Se distribuyen y almacenan copias de manera segura.
• Se informa a las partes interesadas clave sobre sus obligaciones.
• Comienza el proceso de implementación.

El proceso tradicional de negociación de contratos: descripción paso a paso

Antes de las soluciones digitales, la negociación de contratos era un proceso lento, basado en papel, que involucraba reuniones presenciales, llamadas telefónicas e intercambios de documentos físicos. Aunque efectivo para construir relaciones sólidas, a menudo conducía a largos retrasos y sobrecarga administrativa, especialmente para cualquier acuerdo internacional.

Paso 1 – preparación

Antes de que comience la negociación, cada parte debe definir claramente sus objetivos, necesidades y puntos no negociables, como ya hemos dicho al repasar las etapas clave de la negociación de contratos.

Lo que puede ser único en las negociaciones de contratos tradicionales, sin usar tecnología avanzada, es la necesidad de:

• Recopilar documentos legales y financieros necesarios (a menudo de un archivo físico).
• Investigar los antecedentes e intereses de la otra parte—a partir de notas físicas o reuniones.
• Consultar con asesores legales o especialistas si es necesario.

Paso 2 – oferta inicial

Al entrar en la redacción de la oferta inicial, con las negociaciones tradicionales—una parte tendría que enviar el borrador del documento, ya sea mediante:

• Entrega en mano (común para acuerdos locales).
• Correo postal (para transacciones a larga distancia).
• Fax (históricamente utilizado, pero menos común hoy en día).

Paso 3 – revisión y contraofertas

Una vez recibido el borrador del documento, la otra parte:

• Imprime y marca físicamente el documento antes de devolverlo.
• Revisa el contrato cuidadosamente para identificar posibles problemas.
• Sugiere revisiones o términos alternativos (con ediciones manuscritas o mecanografiadas).
• Envía el contrato revisado de vuelta por mensajería, fax o correo postal.

Este ir y venir puede llevar semanas o incluso meses, dependiendo de la complejidad del documento.

Paso 4 – negociación

Después de completar la revisión de la oferta inicial, es hora de las negociaciones reales, que con métodos tradicionales ocurrirían cara a cara.

Las reuniones en persona eran la forma estándar de finalizar términos, a menudo involucrando:

• Discusiones en sala de juntas
• Múltiples rondas de ofertas y contraofertas
• Abogados y asesores presentes para garantizar el cumplimiento legal

Si no se podía llegar a acuerdos en una reunión, las partes:

• Enviaban cartas o memorandos adicionales resumiendo las discusiones.
  ● Programaban reuniones adicionales o llamadas telefónicas.

Paso 5 – finalización

Una vez finalizado el ir y venir, celebradas las reuniones, y ambas partes acuerdan lo que debe incluir el contrato final, es hora de:

• Redactar e imprimir la versión final del contrato.
• Enviar el documento a la otra parte para su firma o entregarlo en persona (a menos que la versión final se haya acordado en una reunión dedicada donde ambas partes puedan firmarlo).
• Revisar cuidadosamente el documento para detectar errores de último momento.
• Prepararlo para la firma oficial.

Paso 6 – firma

Las partes firman múltiples copias del contrato de una de estas dos maneras:

• En persona: las firmas se colocan en el documento físico, a menudo frente a testigos o un notario.
• Documentos enviados por correo: si las partes están en diferentes ubicaciones, las copias firmadas se envían por correo de ida y vuelta para completarse.

Después de la firma, el contrato se almacena en archivadores físicos, creando posibles desafíos para la recuperación y gestión a largo plazo.

Desafíos de la negociación tradicional de contratos

• Consume mucho tiempo: las revisiones en papel y los retrasos en el correo ralentizan el proceso.
• Propenso a errores: múltiples ediciones manuscritas pueden generar confusión.
• Costoso: gastos de viaje, impresión y mensajería se acumulan.
• Accesibilidad limitada: los documentos físicos son más difíciles de rastrear y recuperar.

¿Todavía se utiliza la negociación tradicional de contratos?

Mientras que las empresas modernas están cambiando a la negociación digital de contratos y firmas electrónicas, los métodos tradicionales aún pueden usarse en industrias o casos de alto riesgo, orientados a las relaciones, como acuerdos legales o gubernamentales, transacciones inmobiliarias o fusiones y adquisiciones.

El cambio a soluciones más modernas es completamente seguro, incluso en casos legalmente complicados.

Toma las firmas electrónicas como ejemplo. La forma más simple de firma electrónica para ejecutar, la Firma Electrónica Simple (SES), en realidad puede usarse para firmar el 90% de los documentos comerciales.

El proceso de negociación de contratos en línea: descripción paso a paso

Con el auge de la colaboración de documentos basada en la nube, la negociación tradicional de contratos ha evolucionado mucho. Herramientas como Google Docs, Microsoft 365 y Dropbox hacen que el proceso sea más rápido, flexible y accesible desde cualquier lugar.

Paso 1 – preparación

Por supuesto, antes de que comience la negociación, cada parte debería:

• Definir sus objetivos clave, términos y puntos no negociables.
• Identificar quién tendrá acceso de edición versus comentarios.
• Asegurar que todas las partes estén familiarizadas con la herramienta de colaboración utilizada.

Paso 2 – borrador inicial y compartición

A continuación, una parte crea el primer borrador del contrato, ya sea directamente en una herramienta basada en la nube o pegando el documento allí para compartirlo.

Luego comparten el enlace del documento con otras partes, dando acceso apropiado:

• Solo visualización (para referencia).
• Solo comentarios (para sugerir cambios sin editar).
• Acceso de edición (para cambios directos).

💡Usa el "modo de sugerencia" para rastrear ediciones sin sobrescribir el documento original.

Paso 3 – revisión y contraofertas

En lugar de enviar documentos de ida y vuelta por correo, ahora las partes de la negociación del contrato pueden:

• Usar comentarios para hacer preguntas o sugerir modificaciones.
• Rastrear cambios con historial de versiones incorporado.
• Resaltar cláusulas clave para discusión.
• Etiquetar a partes interesadas específicas para una entrada más rápida.

Esto permite la colaboración asincrónica (revisión en diferentes momentos) o negociaciones en vivo (conectarse a una llamada mientras se edita el documento juntos).

Paso 4 – negociación y revisiones

Las partes continúan discutiendo los términos del contrato a través de:

• Comentarios y sugerencias en el documento.
• Correos electrónicos o mensajería instantánea para aclaraciones rápidas.
• Reuniones de video en vivo (Zoom, Google Meet, etc.) para discusiones complejas.

Si se necesitan cambios importantes, se crea una nueva versión del borrador, manteniendo el original como respaldo.

Paso 5 – finalización

Una vez acordadas todas las revisiones, se redacta el contrato final y luego:

• Se revisa para verificar consistencia y errores.
• Se convierte a formato PDF para evitar más ediciones.
• Se envía para firmas por correo electrónico.

Paso 6 – firma y almacenamiento

Usando solo herramientas de compartición de documentos en línea, como Google Docs, la etapa final—la firma—puede ocurrir a través de:

• Envío por correo del documento: firma tradicional.
• Bandeja de entrada de correo electrónico: el documento se imprime, firma y escanea de vuelta.

Después de la firma, el contrato final puede guardarse en almacenamiento en la nube (Google Drive, OneDrive, Dropbox) para fácil acceso y recuperación.

Desafíos de la negociación de documentos en línea

• Demasiadas ediciones a mano: el acceso no controlado puede generar confusión.
• Preocupaciones de seguridad: usuarios no autorizados pueden obtener acceso si la configuración no se gestiona adecuadamente.
• Firma separada: todavía requiere firmar el documento por separado.

¿Es la compartición de documentos el mejor método para la negociación de contratos?

Para revisiones de contratos rápidas y colaborativas, sí—especialmente si tienes poco tiempo para encontrar una opción más segura. Sin embargo, carece de capacidades de firma legalmente vinculantes, por lo que la mayoría de las empresas lo combinan con plataformas de firma electrónica para completar el proceso.

El proceso de negociación de contratos con firma electrónica: descripción paso a paso

Las plataformas de firma electrónica como Autenti han revolucionado la ejecución de contratos al reducir el papeleo y acelerar considerablemente el proceso de firma.

Mira al Grupo TZMO, que es un productor y proveedor internacional de productos médicos, de higiene y cosméticos—que emplea a casi 9.000 personas y opera en 56 empresas a nivel mundial.

Cambiaron de firmas tradicionales a electrónicas y ahorraron el 90% de su tiempo en finalizar contratos—pasando de semanas a horas. Eso es negociación de contratos efectiva.

Paso 1 – preparación

Antes de enviar un contrato para firma electrónica, ambas partes deberían:

• Definir términos clave, condiciones y expectativas.
• Decidir qué plataforma de firma electrónica usar.
• Asegurar que la plataforma cumpla con las leyes de firma electrónica (por ejemplo, eIDAS), así como tomar medidas de seguridad apropiadas (por ejemplo, cumpliendo con ISO).
• Determinar quién necesita firmar y en qué orden.

💡Usa una plataforma de firma electrónica con firma masiva incorporada para hacer que la firma de borradores finales de muchos documentos, especialmente repetitivos, sea mucho más fácil.

Paso 2 – borrador inicial

Después de las preparaciones, se redacta el contrato, lo que puedes hacer con un procesador de texto o usar software de gestión de contratos y luego cargarlo a una herramienta de firma electrónica de tu elección.

Algunas herramientas hacen que ese proceso sea extra fluido, con:

• Plantillas de contratos predefinidas para negociaciones más rápidas.
• Campos personalizables (por ejemplo, líneas de firma, campos de fecha).
• Múltiples formatos de archivo (Word, PDF, etc.).

Paso 3 – revisión, negociaciones y contraofertas

A diferencia de Google Docs, las herramientas de firma electrónica se centran más en finalizar términos que en la colaboración en vivo. Sin embargo, algunas plataformas, como Autenti, ofrecen:

• Funciones de comentarios para sugerir cambios.
• Pistas de auditoría para rastrear ediciones de documentos.
• Integraciones con software de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) para seguimiento de versiones.

Si se necesitan cambios significativos, el contrato puede editarse por separado, luego volver a cargarse para firma electrónica.

💡Con Autenti, puedes firmar fácilmente documentos ya firmados. Gracias a eso, siempre estás trabajando en la versión más actualizada del documento. Todo acelera las cosas, especialmente si hay varias personas firmando el contrato—puedes enviar fácilmente el documento a la siguiente persona, sabiendo exactamente qué versión es la actual. Cada firma viene entonces con marcas de tiempo exactas y sellos, permitiendo también un control de versión seguro.

Paso 4 – firma

Una vez que el documento está finalizado, se envía a todas las partes para su firma a través de la plataforma de firma electrónica.

• Cada destinatario recibe un enlace seguro para firmar electrónicamente.
• Los firmantes autentican su identidad si es necesario (a través de correo electrónico, verificación por SMS o autenticación multifactor).
• Las firmas se aplican con un solo clic, a menudo usando una firma dibujada, escrita o cargada.

💡Firmar un documento con firmas electrónicas no solo es fácil. También es extremadamente seguro, a menudo mucho más que usar firmas tradicionales de tinta húmeda. ¿Cómo es eso? Las firmas electrónicas utilizan métodos avanzados de cifrado para garantizar que permanezcan inviolables y protegidas contra cualquier manipulación.

Paso 5 – almacenamiento y acceso futuro

A diferencia de los contratos en papel, los documentos firmados electrónicamente se almacenan digitalmente con:

• Copias de seguridad automáticas para prevenir pérdidas.
• Registros con capacidad de búsqueda para una recuperación rápida.
• Registros de auditoría para rastrear quién firmó y cuándo.

Beneficios de la negociación de contratos con firma electrónica

• Tiempo de respuesta más rápido: no hay necesidad de imprimir, escanear o enviar documentos por correo, haciendo que la negociación de contratos sea extremadamente rápida.
• Legalmente vinculante: cumple con las principales leyes de firma electrónica.
• Más seguro: cifrado, con marca de tiempo y a prueba de manipulaciones para una negociación de contratos más segura y exitosa.
• Rentable: ahorra dinero en papel, impresión y envío postal.
• Amigable con el trabajo remoto: firma desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo.

¿Es la firma electrónica el mejor método para la negociación de contratos?

Para empresas que necesitan velocidad, seguridad y cumplimiento legal para negociar un contrato, sí. El único desafío reside en elegir la mejor plataforma para tus necesidades.

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