¿Qué es la gestión de contratos y cómo hacerla más eficiente con firmas electrónicas?

Según una encuesta realizada por EY Law y el Centro de la Profesión Legal de la Escuela de Derecho de Harvard en enero de 2021, en promedio, las grandes organizaciones tienden a gestionar alrededor de 350 contratos cada semana.

Esta cifra es especialmente agobiante para quienes gestionan contratos más simples, sin procesos adecuados para tareas repetitivas, incluyendo toda la administración alrededor de esos documentos.

Debido a esto, muchas empresas no disfrutan de la gestión de estos contratos de baja complejidad—reduce la moral de los empleados, dejando al talento con la sensación de estar infrautilizado.

Pueden carecer de personal suficiente para manejar estas tareas, preferirían que su talento se concentre en contratos o tareas de mayor valor, encuentran que aumenta los costos generales y sienten que es menos eficiente a largo plazo.

Si el número de contratos que su empresa está gestionando comienza a contarse en decenas, cientos o incluso miles, es hora de pensar seriamente en introducir una gestión de contratos adecuada para manejar esos documentos, especialmente los repetitivos, de la manera más eficiente posible.

En este artículo, vamos a cubrir los fundamentos de qué es la gestión de contratos, hablar sobre los beneficios y desafíos, discutir sobre estrategia, KPIs, y analizar cómo mejorar su gestión de contratos con un software de firma electrónica implementado.

¿Qué es la gestión de contratos? Explicado con Autenti

La gestión de contratos explicada de la manera más simple es esencialmente el proceso de crear y organizar contratos—desde negociar términos individuales, pasando por acordar y firmar, hasta almacenar el documento y ejecutar sus términos.

Implica manejar tareas como negociar, firmar, monitorear plazos y asegurarse de que se cumplan las obligaciones del contrato. El objetivo es mantener todo en marcha, evitar malentendidos y resolver cualquier problema potencial de la manera más eficiente posible.

Gestión de contratos vs ciclo de vida del contrato

Otro término estrechamente relacionado con la gestión de contratos es el ciclo de vida del contrato, que es el recorrido que un contrato atraviesa de principio a fin.

Tiene algunas etapas clave:

1. Creación: escribir y redactar el contrato basado en lo que ambas partes acuerdan.
2. Negociación: discutir términos para asegurarse de que todos estén satisfechos con el acuerdo.
3. Aprobación y firma: conseguir que las personas adecuadas aprueben el contrato y lo firmen.
4. Ejecución: poner en acción los términos acordados—ambas partes comienzan a hacer lo que dice el contrato.
5. Monitoreo: hacer seguimiento de plazos, pagos o entregables para asegurar que ambas partes cumplan con el acuerdo.
6. Renovación o cierre: decidir si renovar el contrato, actualizarlo o dejarlo terminar cuando todo esté completado.
   
   

¿Entonces es lo mismo que la gestión de contratos?

No exactamente.

El ciclo de vida del contrato es más un enfoque estratégico a largo plazo para la gestión de contratos, todo hecho para hacer que sus procesos operen de manera más fluida y eficiente.

Puede incluir alguna forma de automatización, procesos bien pensados y optimizados, e incluso tecnología para reducir costos y agilizar cada etapa de la gestión de contratos al detalle.

Beneficios de la gestión de contratos

La gestión de contratos ofrece algunos beneficios bastante obvios, desde mantener las cosas ordenadas y organizadas, hasta asegurar que los términos y condiciones de los contratos firmados realmente se ejecuten, todo siendo ventajoso para dirigir negocios.

Algunos beneficios más sutiles de una adecuada gestión de contratos incluyen:

• Expectativas claras: la gestión de contratos asegura que todas las partes entiendan sus responsabilidades y obligaciones, reduciendo la confusión e incluso posibles disputas.
• Reducción de riesgos: al revisar cuidadosamente términos, plazos y cumplimiento, la gestión de contratos ayuda a evitar riesgos legales, financieros y operativos.
• Ahorro de costos: la gestión de contratos previene el gasto excesivo al seguir presupuestos, plazos y términos de pago, y ayuda a identificar oportunidades para ahorrar dinero.
• Relaciones más sólidas: gestionar bien los contratos construye confianza y alianzas más fuertes entre las partes a través de una comunicación clara y responsabilidad.
• Mayor eficiencia: la gestión organizada de contratos agiliza procesos, reduce retrasos y asegura que nada se pase por alto.
• Garantía de cumplimiento: ayuda a asegurar que los contratos sigan leyes, regulaciones y políticas internas, protegiendo a las empresas de penalizaciones.
• Mejor toma de decisiones: al analizar datos de contratos, las organizaciones pueden identificar tendencias, seguir el rendimiento y tomar mejores decisiones estratégicas.

Beneficios de la gestión digital de contratos

Gestionar contratos con tecnología, en lugar de completar todo en papel, ofrece ventajas aún mayores al automatizar y simplificar el proceso. Aquí están los beneficios clave:

• Mejora de la eficiencia: la tecnología dedicada, como un software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos o un software de firma electrónica, como Autenti, puede mejorar enormemente la eficiencia de las partes cruciales de la gestión de contratos. Por ejemplo, en lugar de reunirse con la otra parte para completar el proceso de firma en persona o enviar los documentos por correo, con el software adecuado implementado, puede completar todo el proceso en línea, en unos minutos.
• Almacenamiento centralizado: las herramientas digitales también proporcionan un repositorio seguro y consultable para todos los contratos, facilitando el acceso y la gestión de acuerdos desde cualquier lugar. Compare eso con un archivo físico que es vulnerable a escenarios de fuerza mayor, como incendios. También puede ser engorroso buscar a través de tales archivos—después de todo, no encontrará una barra de búsqueda allí.
• Aprobaciones más rápidas: los flujos de trabajo digitales agilizan los procesos de aprobación al enviar recordatorios y dirigir contratos a las personas adecuadas rápidamente.
• Colaboración mejorada: las plataformas basadas en la nube permiten que múltiples partes interesadas trabajen en un contrato simultáneamente, mejorando la comunicación y reduciendo retrasos.
• Seguimiento en tiempo real: el software de gestión de contratos proporciona actualizaciones e información sobre el estado de los contratos, como progreso, plazos y hitos clave. El software de firma electrónica le permite supervisar todo el proceso de firma, le da sellos con marcas de tiempo exactas de cada firma, e incluso envía notificaciones a los firmantes sobre documentos pendientes.
• Escalabilidad: a medida que las empresas crecen, la tecnología facilita el manejo de mayores volúmenes de contratos sin abrumar al personal o permitiéndoles centrarse en acuerdos de mayor valor.

¿Cómo hacer una gestión eficiente de contratos? De la firma al archivo

Revisar los tipos de contrato

Antes de empezar a adentrarse en la estrategia, KPIs, desafíos y pasos reales para gestionar sus contratos, es importante establecer con qué tipo de contratos va a tratar.

Porque el tipo de contratos que va a gestionar puede influir en los pasos exactos que debería tomar.

Hay muchos tipos de contratos, cada uno diseñado para diferentes propósitos. Pero aquí hay algunos ejemplos de tipos comunes de contratos:

• Contratos de precio fijo: el precio por el trabajo o servicio se establece por adelantado y no cambia, incluso si los costos suben más tarde. Por ejemplo, un constructor acuerda renovar su casa por 50.000€, sin importar cuánto tiempo tarde. Mejor para proyectos con expectativas claras y costos estables.
• Contratos de reembolso de costos: el comprador acuerda cubrir todos los costos más una tarifa o beneficio para el contratista. Por ejemplo, una empresa contrata a un investigador y acuerda pagar todos los gastos (materiales, viajes) más un porcentaje de beneficio. Mejor para proyectos donde el costo exacto es difícil de predecir.
• Contratos de tiempo y materiales: el comprador paga por el tiempo empleado y los materiales utilizados para realizar el trabajo establecido, generalmente a una tarifa horaria acordada. Por ejemplo, contratar a un fontanero que cobra 50€ por hora más el costo de las piezas. Mejor para proyectos pequeños o flexibles sin plazos o presupuestos fijos.
• Contratos de servicio: acuerdos entre un proveedor de servicios y un cliente para realizar tareas específicas. Por ejemplo, una empresa de limpieza firma un contrato para limpiar una oficina semanalmente. Mejor para servicios continuos como mantenimiento, consultoría, marketing.
• Contratos de empleo: un contrato entre un empleador y un empleado que describe las responsabilidades laborales, el salario y los beneficios. Por ejemplo, un trabajador de oficina firma un contrato aceptando trabajar a tiempo completo por un salario establecido. Mejor para formalizar relaciones laborales y expectativas.
• Acuerdos de confidencialidad (NDAs): un contrato donde una o ambas partes acuerdan mantener cierta información privada. Por ejemplo, una startup comparte su idea de negocio con un inversor pero requiere que la mantenga confidencial. Mejor para proteger información sensible.

• Acuerdos de asociación: contratos entre socios comerciales que describen cómo funcionará el negocio, cómo se compartirán las ganancias y cómo se dividirán las responsabilidades. Por ejemplo, dos amigos inician una panadería y firman un acuerdo sobre cómo dividir las ganancias y gestionar las operaciones. Mejor para establecer términos claros para colaboraciones empresariales.
• Contratos de venta: contratos para comprar o vender bienes o propiedades. Por ejemplo, firma un contrato para comprar un coche o vender una casa. Mejor para formalizar grandes compras o ventas.
• Acuerdos de arrendamiento: contratos donde una parte alquila propiedad o equipo a otra. Por ejemplo, alquilar un apartamento o espacio de oficina por un año. Mejor para alquileres a corto o largo plazo de propiedad o equipo.
• Contratos gubernamentales: acuerdos entre una entidad gubernamental y una empresa para proporcionar bienes o servicios. Por ejemplo, una empresa gana un contrato para construir una carretera para el gobierno. Mejor para empresas que trabajan en proyectos públicos.

Ahora, cada tipo de contrato sirve a un propósito específico, y el adecuado a elegir depende de la situación específica, las partes involucradas y los objetivos del acuerdo.

Las diferencias de estrategia a tomar entre diferentes tipos de contratos se basan en sus necesidades únicas.

Por ejemplo, los contratos de precio fijo requieren un estricto monitoreo de plazos y entregables, mientras que los contratos de reembolso de costos se centran en el seguimiento de gastos y mantenerse dentro de los límites presupuestarios.

Los NDAs priorizan la protección de información sensible, mientras que los acuerdos de asociación necesitan roles claros y planes de resolución de disputas. Mientras tanto, los contratos gubernamentales exigen un estricto cumplimiento de las regulaciones y documentación detallada.

Definir la estrategia

Conociendo el tipo de documentos que va a manejar, es hora de sumergirse en la estrategia.

La gestión de contratos se trata de eficiencia y organización adecuada y es difícil lograr esos objetivos sin establecer primero su estrategia.

Así que comience con un plan claro. Piense en cómo gestionará cada paso del ciclo de vida del contrato—desde crear, firmar y monitorear hasta cerrar o renovar el contrato.

Preguntas clave que debe hacerse: 

• ¿Qué equipos o miembros específicos del equipo participarán en el proceso? 
• ¿Cuántos contratos firmamos semanalmente? 
• ¿Qué tan complejos son esos contratos? ¿Necesitan revisiones individuales, cláusulas, conversaciones legales o son en su mayoría simples y repetitivos? 
• ¿Qué herramientas o sistemas utilizará para mantenerse organizado? 
• ¿Cómo asegurará que se cumplan los plazos y obligaciones?

Escriba el proceso para cada etapa de la gestión de contratos, incluya los miembros del equipo responsables y las herramientas que utilizará.

Establecer sus KPIs

Establecer una estrategia solo por diversión no necesariamente se alinea con la idea de maximizar la eficiencia de la gestión de contratos.

Entonces, para poder comprobar si su estrategia cuidadosamente elaborada está funcionando como desea, debe medir sus resultados de alguna manera.

Y para medir los resultados, primero debe establecer sus KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento).

Algunos ejemplos de buenos KPIs para establecer y ver si su estrategia de gestión de contratos está funcionando son: 

• Tiempo promedio para finalizar contratos, es decir, cuánto tiempo toma finalizar un contrato, 
• Número de disputas que surgieron de contratos firmados, 
• Número total de contratos firmados, 
• Valor promedio del contrato, 
• Número de contratos renovados, 
• y más.

Estar consciente de los posibles desafíos

Gestionar contratos también puede presentar algunos obstáculos. Pero si los aborda de manera realista con anticipación, estará en una posición mucho mejor al principio.

Prepárese para estos desafíos comunes: 

• Plazos perdidos: olvidar fechas de renovación de contratos o pagos puede llevar a penalizaciones. Use recordatorios o tecnología para mantenerse al día. 
• Problemas de cumplimiento: los contratos deben seguir leyes y políticas de la empresa. Asegúrese de verificar doblemente todos los términos y obligaciones. 
• Mala organización: perder el rastro de los contratos puede causar retrasos. Mantenga todo almacenado en un lugar seguro y fácilmente consultable, preferiblemente digital.

Ahora, en lugar de solo catastrofizar y hacer una lista de posibles desafíos que pueden surgir para el tipo de contratos que necesita gestionar, complemente todo con soluciones dedicadas y procesos establecidos.

De esa manera, no solo aceptará los desafíos cuando surjan, sino que también estará bien preparado para manejarlos.

Establecer los términos y condiciones

Ahora es el momento de encontrar soluciones para tratar cada contrato de manera más eficiente. Y una de las primeras cosas que debe hacer con cada documento es establecer los términos y condiciones aplicables a su tipo y requisitos específicos.

Establecer los términos y condiciones de un contrato generalmente comienza con una conversación entre las partes sobre lo que cada lado quiere o necesita.

Por ejemplo, si una empresa está contratando a un contratista para construir un sitio web, podrían discutir cosas como el cronograma, el costo y qué características debería tener el sitio web. Ambas partes comparten sus expectativas y acuerdan detalles, como cuándo se realizarán los pagos o cómo se manejarán los cambios en el proyecto.

Una vez que todo se discute, los términos se escriben claramente en un borrador. Este borrador se comparte, para que ambas partes puedan revisarlo, sugerir cambios o pedir aclaraciones.

En este punto, es importante dejar espacio para negociaciones.

Si se necesitan ajustes, se realizan hasta que todos estén satisfechos con el acuerdo.

💡 Aquí, son principalmente plantillas estructuradas y claras ya preparadas las que le ayudan a hacer esa etapa específica de la gestión de contratos más eficiente. Pero también será una colaboración bien organizada entre equipos, por ejemplo, de RRHH al equipo legal, y luego de vuelta a RRHH.

Digitalizar el proceso de firma

Ahora, cuando se trata de firmar realmente el contrato que ha creado, con los términos y condiciones establecidos, la mejor manera de hacer que todo ese proceso sea más eficiente es pasando de la firma tradicional en papel a una digital.

Para firmar el contrato utilizando métodos tradicionales, normalmente tendrá que:

1. Imprimir el documento acordado, 
2. Revisarlo, 
3. Firmarlo con un bolígrafo, 
4. haciendo una firma húmeda real, 
5. Escanear el documento, 
6. Imprimirlo, 
7. Ir a la oficina de correos para enviarlo a la otra parte, 

O incluso visitar físicamente a la otra parte para completar el proceso de firma en primer lugar. Firmar digitalmente elimina muchos obstáculos de ese proceso y garantiza aún más seguridad, eficiencia, organización y velocidad.

Así es como suele ser firmar un contrato electrónicamente en Autenti:

1. El firmante recibe un correo electrónico con un enlace al documento que necesita firmar. 
2. El enlace lleva a la persona que firma a la plataforma Autenti donde puede revisar y firmar el documento, todo en línea. 

Los remitentes del documento pueden requerir verificación adicional, añadiendo un paso más al proceso completo—verificación de identidad o dirección de correo electrónico/número de teléfono. Pero incluso con ese paso adicional, todo el asunto sigue siendo lo más simple posible.

Con Autenti, la verificación de identidad también se realiza en línea y consiste en numerosos métodos para completarse, como fotografiar su identificación o participar en una breve videoconferencia desde la comodidad de su hogar.

Vea cómo Bank Millennium, uno de nuestros clientes, digitalizó su proceso de firma de documentos.

"Firmar documentos ahora toma solo unos minutos, lo que acorta significativamente los procesos de RRHH. También optimiza nuestra participación y minimiza el riesgo de que el destinatario no reciba el documento a tiempo o en la dirección especificada. Además, ahorramos en costos de mensajería, que anteriormente se utilizaban para entregar documentos. El aspecto medioambiental también es notable – no hay necesidad de imprimir documentos en papel, almacenarlos o archivarlos."

Monika Ruraż-Lipińska, Jefa del equipo de RRHH.

O cómo otro cliente, TZMO reduce la gestión de contratos hasta en un 90%.

Firmas electrónicas vs seguridad y versatilidad

Ahora, puede pensar que las firmas electrónicas no son tan seguras o no son tan aplicables a diferentes tipos de documentos. Ambas afirmaciones no son ciertas.

Las firmas electrónicas son incluso más seguras que las firmas húmedas tradicionales, debido a la avanzada tecnología criptográfica con la que vienen.

Los proveedores de soluciones de firmas electrónicas deben cumplir con regulaciones establecidas por el gobierno, incluidas eIDAS y numerosas provisiones y regulaciones de seguridad de datos en línea, como ISO.

Además, es extremadamente fácil rastrear esas firmas, con una pista de auditoría bien documentada que muestra la información exacta que necesitaría verificar en cada firma—incluso verificando la dirección IP del dispositivo utilizado para firmar.

Y cuando se trata de los tipos de documentos que puede firmar, el límite no necesariamente existe. Lo que puede cambiar con algunos de los documentos más complejos es el tipo de firma electrónica que utilizará para completar el proceso de firma.

Tipos de firma electrónica vs contratos que puede firmar

Un simple resumen de las firmas electrónicas es el siguiente: 

• Firmas Electrónicas Simples (SES): son las firmas electrónicas más comúnmente utilizadas para firmar documentos en línea. Las SES son muy sencillas de completar, requieren un proceso de verificación simple de dos pasos para completar la firma, y están reguladas por eIDAS y otras disposiciones mundiales, haciéndolas completamente seguras. 
• Firmas Electrónicas Avanzadas (AES): son un tipo de firma electrónica que verifica la identidad de la persona que firma, diferenciándose de las SES en el proceso de autorización. Las AES pueden requerir fotografiar su documento de identidad para ayudar a verificar su identidad. 
• Firmas Electrónicas Cualificadas (QES): se utilizan para las cláusulas y documentos más complejos. Con este tipo de firma, la identidad de la persona que firma debe ser verificada con una Autoridad Certificadora, lo que puede sonar complejo, pero en realidad suele consistir en unirse a una videoconferencia.

En cuanto al uso real de cada tipo de firma electrónica, podemos decir con confianza que el 90% de los documentos comerciales pueden ser firmados con firmas SES, que son las más simples y rápidas de realizar, haciendo que las firmas electrónicas sean extremadamente versátiles.

Revise la tabla a continuación para verificar exactamente qué documentos deberían firmarse mejor con qué tipo de firma electrónica:

Revisar la ejecución del contrato

Una vez que ha acelerado todo el proceso con un software de firma electrónica implementado, concéntrese en revisar la ejecución del contrato.

Revise regularmente el progreso y asegúrese de que ambas partes están cumpliendo con sus compromisos.

Los pasos exactos para esta etapa del proceso de gestión de contratos dependen en gran medida del tipo de contratos que está firmando.

Por ejemplo, para contratos de empleo, tendrá que verificar si el empleado está haciendo su trabajo, establecido en el contrato. Para contratos de venta, simplemente verifica los pagos u otros requisitos y pasa el artículo vendido a la persona que lo compró.

Puede crear flujos de trabajo a seguir, tener equipos dedicados para revisar la ejecución del contrato, usar software de gestión de contratos, y más.

Archivar el contrato

El proceso de gestión de contratos no termina con el fin del contrato, sin embargo.

Cuando el contrato termina, asegúrese de almacenarlo de forma segura para futuras referencias.

Si fuera necesario para auditorías o propósitos legales, podrá encontrarlo rápidamente—esencialmente, ahorrándole tiempo y costos.

Decidirse por un software de firma electrónica le proporciona un único lugar no solo para cargar sus documentos para firmar, compartirlos fácilmente con personas designadas, conseguir que se firmen convenientemente en línea, sino también archivarlos para futuras referencias.

Gestión exitosa de contratos: ¿cómo se ve?

¿Cuándo sabrá que está haciendo un buen trabajo gestionando sus contratos?

Puede decir que sus esfuerzos de gestión de contratos están en buen lugar cuando sus contratos se están ejecutando a tiempo, aparecen errores mínimos u obligaciones incumplidas, y hay una clara propiedad de responsabilidades.

Pero también hay señales más tangibles de una gestión efectiva de contratos, como tiempo ahorrado o costos reducidos, que es particularmente por lo que debería establecer los KPIs y medirlos en primer lugar.

De lo contrario, puede ser difícil notar las mejoras, especialmente al principio cuando son más sutiles.

Basándonos en un ejemplo de la vida real, EcoVadis—una empresa que se especializa en evaluaciones de sostenibilidad, ayudando a más de 130,000 empresas en todo el mundo a mejorar su desempeño en responsabilidad ambiental, ética y social, digitalizó con éxito su gestión de contratos con Autenti.

Marta Krzywicka, Directora de Operaciones de Personas en EcoVadis, dijo:

"Estábamos buscando una solución flexible que optimizara nuestros flujos de documentos, particularmente en un modelo de trabajo híbrido o remoto. Era importante para nosotros encontrar una solución que redujera nuestra huella de carbono, que es una prioridad clave para EcoVadis, pero que también fuera rentable y adecuada para nuestras necesidades específicas."

EcoVadis implementó la plataforma Autenti y firmas electrónicas cualificadas para digitalizar sus procesos de RRHH, incluyendo documentos del ciclo de vida del empleado y contratos de derecho civil específicamente.

¿Resultados? 

• El equipo de RRHH notó importantes ahorros de tiempo y optimización de su trabajo, 
• Todo el flujo de documentos mejoró dentro de la estructura extendida de la empresa, 
• Obtuvieron mayor control sobre su documentación.

Además de claros beneficios en términos del flujo de trabajo de gestión de contratos y ahorro de tiempo, EcoVadis también notó costos reducidos gracias a la reducción de gastos de impresión y envío—sin mencionar los beneficios ambientales.

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