La seguridad en la gestión de contratos se trata de proteger toda la información sensible, obligaciones y procesos involucrados en el manejo de contratos—incluyendo quién acordó qué, cuándo y bajo qué condiciones.
Abarca aspectos como:
- Mantener la confidencialidad de los contratos (solo las personas autorizadas deben verlos),
- Asegurar que los contratos no sean manipulados, evitando accesos y cambios no autorizados,
- Realizar un seguimiento seguro de plazos, obligaciones y cumplimiento,
- Proteger contra fraudes, filtraciones o incluso errores accidentales.
Existen varias razones importantes por las que pueden existir riesgos de seguridad en la gestión de contratos. Por mencionar algunas:
- Controles de acceso deficientes: si demasiadas personas pueden ver o editar contratos, o si los permisos no están claros, resulta fácil que alguien cometa errores o robe información.
- Sistemas obsoletos: si los contratos se gestionan con software antiguo, hojas de cálculo o incluso en papel, es más difícil realizar un seguimiento de los cambios, proteger documentos o detectar manipulaciones.
- Error humano: las personas pueden enviar un contrato al destinatario equivocado, perder un archivo, olvidar cifrar algo o no detectar una filtración de datos. Todos somos humanos.
- Ciberataques: a los hackers les encanta atacar contratos porque contienen información empresarial valiosa. Si tienes un sistema de seguridad débil, puedes convertirte en un objetivo.
- Riesgos de terceros: si compartes contratos con proveedores, socios o clientes, también dependes de su seguridad. Si su sistema es hackeado, tus contratos podrían filtrarse.
- Fallos de cumplimiento: leyes como el RGPD o HIPAA exigen que los datos sensibles (incluidos los contratos) se manejen de forma segura. Si no cumples, podrías ser multado o perder la confianza de tus socios.
En este artículo, te ayudaremos a encontrar la causa raíz de los problemas de seguridad en la gestión de contratos y te proporcionaremos algunas de las mejores prácticas para reforzar tus niveles de seguridad.
Paso uno: encuentra la causa raíz de los riesgos de seguridad en los contratos
Antes de poder solucionar o llevar la seguridad de tu gestión de contratos al siguiente nivel, debes identificar exactamente dónde falla. La verdadera amenaza puede no ser solo hackers o "empresas" maliciosas que piden rescate, la mayoría de las veces es simplemente:
- Procesos defectuosos,
- Sistemas aislados,
- Atajos humanos,
- Y una completa falta de visibilidad.
Hasta que estos problemas no se aborden, todo lo demás es solo decoración. Por eso, revisaremos algunos de los hábitos más comunes de mala gestión de contratos que causan problemas de seguridad para ayudarte a encontrar cualquier fuga en tus procesos.
Problema #1: los contratos se firman y se olvidan
Demasiadas organizaciones siguen tratando los contratos como papel muerto—un documento que se firma y se guarda en un cajón digital o físico. Pero los contratos modernos no son solo acuerdos; son datos, a menudo sensibles. Contienen información personal, términos de renovación, SLAs, obligaciones, desencadenantes, penalizaciones—todos elementos que deben ser seguidos, medidos, gestionados y protegidos. Cuando los contratos quedan congelados en formato PDF sin conexión con flujos de trabajo o, peor aún, impresos y archivados físicamente, pierdes la posibilidad de crear acciones automatizadas, como:
- Alertas de renovación, que evitan la pérdida de ingresos,
- Cumplimiento de SLAs, que ayuda a evitar la exposición al riesgo,
- Seguimiento de hitos, previniendo fallos operativos.
Problema #2: equipos que no siguen las vías oficiales
El departamento legal piensa que controla los flujos de trabajo de los contratos. Pero en realidad, a menudo no es así. Al menos no cuando otros equipos no siguen las vías oficiales para aprobar y firmar contratos o, peor aún, cuando ni siquiera existe un flujo de trabajo oficial que seguir.
Ventas, compras, marketing—cada equipo tiene su propia versión de "acuerdo rápido", y la mitad de estos se envían por correo electrónico, LinkedIn o Slack sin pasar nunca por los sistemas oficiales.
Así es como acabas con:
- Acuerdos de confidencialidad no aprobados firmados con prisa,
- Contratos con proveedores que eluden las revisiones adecuadas,
- Modificaciones no autorizadas aceptadas sin la opinión del departamento legal.
Este es el camino más rápido hacia multas regulatorias, incumplimiento de términos y pérdida de confianza. Si no centralizas tu proceso de contratos, no tienes perímetro que defender.
Problema #3: datos de contratos dispersos en 10 hojas de cálculo
Aquí hay un secreto incómodo en la mayoría de las organizaciones: la "base de datos de contratos" no es un software de gestión de contratos ni un archivo en un software de firma electrónica, es un documento de Excel compartido con pestañas como "Renovaciones 2025", "Cláusulas de alto riesgo" y "Quién posee qué".
¿Cómo puede esto causar problemas de seguridad?
Primero, almacenar contratos en un documento Excel compartido puede causar problemas con el control de acceso si no configuramos correctamente los permisos del documento cada vez.
Segundo, no hay una fuente única de verdad. Cada equipo tiene su propia versión de la base de datos, cada contrato o tipo de contrato se almacena en un documento diferente, y encontrar uno específico puede ser extremadamente difícil. Para que los contratos se mantengan seguros y conformes, deben ser monitoreados constantemente, y los documentos y cláusulas dispersos ciertamente no ayudan.
Tercero, los documentos dispersos también causan problemas con los registros de auditoría adecuados. Será bastante difícil demostrar quién editó qué y cuándo si ni siquiera podemos encontrar el documento en primer lugar.
Problema #4: el control de acceso es una broma
¿Crees que tus contratos están seguros porque están "dentro del sistema"? Piénsalo de nuevo. Los problemas comunes con el control de acceso son:
- Ex empleados que aún tienen acceso a carpetas de contratos,
- Becarios que pueden ver los mismos acuerdos de servicios maestros que los ejecutivos,
- Contratistas que descargan acuerdos firmados sin tener que iniciar sesión o confirmar su identidad.
El control de acceso no solo trata sobre quién debería ver un contrato, sino también sobre quién no debería, y qué pasa cuando lo hacen de todos modos.
"Solo usa un repositorio seguro" no es suficiente
Lo has escuchado mil veces: "Solo almacena los contratos en un sistema seguro y aplica acceso basado en roles". Bueno, eso es como el 'bebe agua y duerme 8 horas' de los consejos de seguridad de contratos. Técnicamente correcto, pero inútil por sí solo. Porque esto es lo que realmente sucede en la práctica:
- El departamento legal descarga el contrato para marcarlo en Microsoft Word,
- Finanzas extrae la cláusula de renovación a una hoja de cálculo para construir su pronóstico,
- Ventas sube una versión con modificaciones a una carpeta compartida de Google Drive para que el cliente pueda "echarle un vistazo rápido",
- Alguien olvida eliminar su copia local,
- Alguien más reenvía esa copia local a su Gmail.
Y ahora tu "repositorio seguro" se ha convertido en una sugerencia, no en una protección.
Paso dos: aplica las mejores prácticas para reforzar la seguridad de los contratos
Sabiendo dónde falla la seguridad de tu gestión de contratos, puedes empezar a intentar solucionarlo. Puedes comenzar con un cambio de mentalidad.
Protecciones a nivel de sistema
Los contratos necesitan el mismo nivel de seguridad de infraestructura que tus bases de datos de clientes o sistemas financieros. Así que en lugar de pensar en una carpeta segura para tus contratos, comienza a pensar en crear toda una arquitectura de sistema segura.
A. Cifra todo
Cifrar datos en reposo es lo mínimo indispensable. Pero si no estás cifrando también los datos en tránsito, las consultas de búsqueda e incluso los metadatos, estás dejando rastros por todas partes. Cualquiera que pueda ver tus registros de uso puede averiguar qué contratos se buscan más—y por qué. <b>Consejo:</b> elige un sistema de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) que tenga las siguientes características de seguridad para la gestión de contratos:
- Cifra con estándares modernos (Estándar de Cifrado Avanzado-256+),
- Cifra datos en tránsito, no solo datos en reposo,
- Ofrece cifrado a nivel de campo, no solo almacenamiento masivo,
- No filtra metadatos (p. ej., nombres de contratos, nombres de clientes) en paneles de análisis visibles para demasiados usuarios.
B. Acceso basado en roles ≠ seguridad
El control de acceso basado en roles (RBAC) a menudo se menciona como una solución universal. Pero a menos que tus roles estén estrictamente definidos, revisados regularmente y aplicados a nivel de objeto (no solo a nivel de carpeta), es solo una ilusión de control. Digamos que tu director de ventas tiene "acceso de edición"—¿a qué exactamente? ¿Todos los contratos? ¿Pasados, presentes y futuros? ¿Incluso para acuerdos en los que no participó? Eso es un problema. Así es como se ve un buen permiso de acceso:
- Permisos granulares (editar/ver/descargar/firmar) establecidos por usuario, por contrato,
- Fechas de vencimiento de acceso, no entregues las llaves para siempre,
- Revocación automática de acceso cuando un usuario cambia de rol o deja la organización.
C. Los registros de auditoría no son opcionales
Si tu plataforma no puede mostrar quién vio, editó, descargó, exportó o firmó un contrato, estás navegando a ciegas. Imagina esto: un vicepresidente filtró un contrato de proveedor a un competidor antes de renunciar. Nadie lo notó durante dos meses porque no había registro de auditoría. La empresa perdió el acuerdo y casi fue demandada.
Lo que necesitas son:
- Registros inmutables,
- Marcas de tiempo para cada interacción,
- Contexto: "John Smith descargó 'Client_MSA_v3_redlined.pdf' desde la IP 192.168.1.8 el 3 de marzo de 2025 a las 2:14 a.m."
D. Integra con tu stack de seguridad
Los sistemas de contratos no deberían existir en un silo. Si un contratista descarga 100 contratos a la vez, tu SIEM (Gestión de Información y Eventos de Seguridad) debería saberlo, generando notificaciones de incidentes de seguridad. Los mejores Sistemas de Gestión de Contratos se integran con:
- SSO (Inicio de Sesión Único) y MFA (autenticación de dos factores),
- Herramientas de Gestión de Información y Eventos de Seguridad (SIEM),
- Sistemas de Prevención de Pérdida de Datos (DLP).
Controles operativos
Además de la protección a nivel de sistema, también hay muchos patrones de control operativo que puedes implementar para ayudar a mejorar la seguridad de tus contratos.
A. Bloquea las descargas a menos que se cumplan condiciones específicas
No permitas que se descarguen contratos a menos que se alcancen hitos específicos. Por ejemplo, el departamento de ventas puede ver un borrador de propuesta, pero no puede descargarlo o enviarlo externamente hasta que el departamento legal lo haya aprobado y el precio haya sido validado. Los desencadenantes de ejemplo podrían ser requerir que el estado del documento sea "final" o "aprobado para firma" antes de poder descargarlo.
B. Marca versiones editadas fuera del sistema
En el momento en que alguien descarga un archivo Word, hace ediciones fuera de línea y lo vuelve a cargar, tienes un contrato zombi—parece vivo, pero está totalmente desconectado de tu control de versiones y registro de auditoría. Para una mejor seguridad de datos de contratos, necesitas detección de alertas:
- Detecta archivos que fueron reimportados pero no editados en la plataforma,
- Ponlos automáticamente en cuarentena o márcarlos para revisión,
- Muestra diferencias visuales y alerta al departamento legal cuando se modificaron externamente cláusulas clave (PI, responsabilidad, terminación).
Los contratos obviamente no son un asunto completamente interno, a menudo se firman con socios externos, proveedores, colaboradores—lo que requiere compartir contratos fuera de la organización. Si compartes tus contratos mediante enlaces, asegúrate de establecer reglas de vencimiento de enlaces. Por ejemplo:
- Cada enlace de contrato compartido vence en 48 horas o después de 3 aperturas externas.
- Si el documento se edita, el enlace se revoca automáticamente y debe ser reautorizado.
Esto elimina versiones obsoletas y vulnerables antes de que puedan causar daño. O utiliza un software de firma electrónica, del que hablaremos en un momento.
Monitoreo de comportamiento
La seguridad no se trata solo de quién puede hacer algo—se trata de quién realmente lo hace, cuándo, con qué frecuencia y si ese comportamiento tiene sentido. Aquí es donde fallan la mayoría de las configuraciones de seguridad de contratos: se detienen en los permisos e ignoran las señales de comportamiento. Pero, ¿sabes qué? Las brechas no ocurren cuando un usuario obtiene acceso. Ocurren cuando el usuario incorrecto hace lo incorrecto en el momento incorrecto y nadie está vigilando.
A. Usa detección de anomalías, no solo registros
Además de los registros de auditoría que mencionamos anteriormente que rastrean quién accedió a qué y cuándo, lo mejor es también establecer líneas base de comportamiento y alertas inteligentes cuando los patrones se desvían. Esto es especialmente crucial para una gestión de contratos sólida, incluida la gestión de contratos empresariales.
Desencadenantes de comportamiento a vigilar:
- Un becario accediendo a 30 contratos en una hora,
- La sesión de un ex empleado sigue activa dos semanas después,
- Un analista de compras descargando acuerdos de confidencialidad de proveedores para regiones que no gestiona,
- Intentos de inicio de sesión fallidos repetidos desde una IP extranjera.
Firma y almacenamiento digital
La mayoría de las empresas utilizan firmas electrónicas por velocidad. Las inteligentes las utilizan por seguridad.
A. Añade verificación de identidad a los flujos de trabajo de firma electrónica
Si no dejarías que alguien inicie sesión en los sistemas de tu empresa sin MFA, ¿por qué les permitirías firmar un acuerdo de seis cifras sin ella? Los mejores flujos de firma exigen:
- Firma basada en SSO para usuarios internos (sabes quiénes son),
- Verificación por SMS o correo electrónico para firmantes externos,
- Verificación de identidad para contratos de alto riesgo (piensa en: pasaporte, identificación gubernamental o incluso verificación por videoconferencia).
B. Utiliza registros de auditoría a prueba de manipulaciones y con marcas de tiempo para firmas
Cada firma debe dejar un registro de auditoría claro, bloqueado y a prueba de manipulaciones que muestre:
- Quién firmó el contrato,
- Qué versión firmaron,
- Cuándo lo firmaron,
- Desde qué IP/dispositivo/ubicación firmaron.
Esto no es solo buena higiene—es crítico cuando las cosas van mal. Si surge una disputa, y tu registro de auditoría es "solo un hilo de correo electrónico", buena suerte defendiéndolo en la corte.
C. Usa plataformas seguras, como Autenti
Las firmas no son el final del contrato, son el comienzo de las amenazas de seguridad. Así que deja de tratarlas como sellos de goma. Hazlas inteligentes. Hazlas seguras con lo más seguro—firmas electrónicas proporcionadas por plataformas establecidas, como Autenti.
Autenti es un Proveedor de Servicios de Confianza para servicios de firma electrónica y una plataforma de firma electrónica totalmente segura. Cumple con los más altos estándares de seguridad de la información, incluida la certificación ISO/IEC 27001:2017, garantizando una sólida protección y privacidad de datos.
D. Sigue el éxito de otros
¿Quieres un ejemplo de la vida real de contratos seguros manejados digitalmente?
Bank Millennium necesitaba una forma más rápida y segura de manejar documentos de RRHH, que todos sabemos contienen mucha información sensible y personal para proteger.
Al implementar la plataforma Autenti, permitieron a los empleados y directores firmar contratos digitalmente y al instante, sin necesidad de reuniones presenciales o papeleo—pero lo más importante, todo se hizo de forma segura.
"El procesamiento y la firma se realizan de manera estrictamente definida. Solo las personas autorizadas tienen acceso a los documentos. Durante el proceso de firma y entrega, nadie puede alterar el contenido, asegurando que el documento firmado sea siempre idéntico al original. La certificación de validación se proporciona a través de un informe PDF detallado emitido por Autenti, que contiene información sobre la verificación de firmas y sellos electrónicos, que se puede descargar después de que concluya el proceso", como comentó Monika Ruraż-Lipińska, Jefa del Equipo de RRHH en Bank Millenium, sobre la seguridad de la firma electrónica con Autenti.
Como resultado, los tiempos de procesamiento de documentos se redujeron a solo minutos, los procesos se volvieron más seguros y el banco ahorró dinero mientras apoyaba sus objetivos de sostenibilidad.
Lleva la seguridad de tu gestión de contratos al siguiente nivel, con Autenti. Prueba gratis durante 14 días, sin tarjeta de crédito requerida.
Bonus: lista de verificación de gestión segura de contratos de 15 puntos
- ¿Existe un propietario designado para gestionar la seguridad de los contratos?
- ¿Están involucrados el departamento legal, TI y otras partes interesadas en el proceso desde el principio?
- En cuanto al almacenamiento de contratos: ¿están los contratos almacenados en un repositorio centralizado seguro?
- ¿El acceso a los contratos está basado en roles y es granular, establecido por persona por contrato?
- ¿Están automatizados los flujos de trabajo de aprobación y existe control de versiones?
- ¿Están habilitados los registros de auditoría para todas las acciones en los contratos (ver, editar, descargar)?
- ¿Existe un proceso automatizado para renovaciones y vencimientos de contratos?
- ¿Tu sistema evita el intercambio externo de contratos a menos que esté aprobado?
- ¿Están los contratos cifrados tanto en reposo como en tránsito? ¿Utilizas verificación de identidad (SSO, MFA) para firmantes internos y externos?
- ¿Está cada documento firmado con marca de tiempo y se verifica la identidad del firmante?
- ¿Tienes políticas de DLP implementadas para evitar que las cláusulas sensibles se compartan externamente?
- ¿Se detectan y marcan los patrones de acceso anormales (por ejemplo, acceso fuera de horario, descargas de alta frecuencia)?
- ¿Tu sistema se integra con tu SIEM/SOC para proporcionar una visibilidad de seguridad más amplia?
- ¿Pruebas regularmente tus políticas de seguridad de contratos a través de ejercicios de equipo rojo o evaluaciones de vulnerabilidad?
