Reporting im Vertragsmanagement: Wie du den Prozess verbesserst, nicht nur die Zahlen

Jeder Vertrag erzählt eine Geschichte.

Wer was, wann und zu welchen Bedingungen vereinbart hat. Aber wenn es an der Zeit ist, über diese Verträge zu berichten, geht diese Geschichte oft in Tabellenkalkulationen, E-Mails und Last-Minute-Aktionen unter.

Für Teams, die Dutzende (oder Hunderte) von Verträgen jonglieren, ist das Reporting unerlässlich. Das Reporting im Vertragsmanagement ermöglicht es dir, potenzielle Risiken in Schach zu halten (Risikomanagement), Verlängerungen pünktlich durchzuführen und Stakeholder auf dem gleichen Stand zu halten.

Doch der Prozess dahinter ist oft chaotisch: Daten sind über verschiedene Systeme verteilt, es kommt zu Verzögerungen durch Abwesenheiten und die Berichte sind bereits veraltet, wenn sie eintreffen.

Laut einer Studie von World Commerce & Contracting können schlechte Praktiken im Vertragsmanagement – einschließlich ineffizientem Vertragsreporting – Unternehmen bis zu 9 % des Jahresumsatzes kosten.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns darauf, die Reporting-Prozesse selbst zu verbessern.

Denn es geht nicht nur um Kennzahlen und Einblicke (Vertragszykluszeit, Vertragswert, Verlängerungsrate, Kündigungsrate, Anzahl neuer Verträge, durchschnittliche Zeit für die Vertragserstellung, was auch immer – über die wichtigsten Vertrags-KPIs und was du tracken solltest, kannst du hier lesen.)

Der aktuelle Stand des Vertragsreportings

Bevor wir dazu kommen, den Prozess des Vertragsreportings zu verbessern, müssen wir in der Lage sein, die Symptome eines unordentlichen Reportings zu erkennen.

Schau mal, ob dir etwas davon bekannt vorkommt.

Fragmentierte Tools und Workflows

In vielen Organisationen leben Vertragsdaten überall und nirgends zugleich.

Ohne ordentliches Reporting verfolgt beispielsweise das Vertriebsteam Ablaufdaten in einer Tabelle. Die Beschaffung protokolliert Risikoklauseln in einem separaten Tool. Das Marketing bewahrt PDF-Versionen von Verträgen tief vergraben in einem geteilten Laufwerk auf (nur für ihr Team zugänglich).

Was bringt uns das?

Ein Flickenteppich von Systemen, die nicht miteinander kommunizieren, was selbst einfache Fragen wie „Welche Verträge stehen im nächsten Quartal zur Verlängerung an?“ quälend langsam zu beantworten macht.

Manuelle Datenerfassung und Formatierung

Ohne ein zentralisiertes System wird das Reporting oft zu einer manuellen Schnitzeljagd.

Jemand muss sich durch Ordner wühlen, Dokumente mit Bedingungen abgleichen, Daten überprüfen und dann den Bericht von Grund auf neu erstellen – jedes Mal.

Es gibt wenig Konsistenz und viel Raum für Fehler. Und sobald der Bericht endlich erstellt ist, ist er bereits ein wenig veraltet.

E-Mail-basierte Überprüfungen und Feedbackschleifen

Die Überprüfung des Berichts und die Iteration können ebenfalls ein schmerzhafter Teil des gesamten Prozesses sein.

Viele Teams greifen auf lange E-Mail-Threads, Versionswirrwarr und verstreutes Feedback zurück.

Ein Kommentar geht unter, eine Version wird überschrieben, und plötzlich ist niemand mehr sicher, welche Datei der „echte“ Bericht ist. Es ist ein langsamer, frustrierender Prozess, der genau die Effizienz auffrisst, die der Bericht eigentlich fördern soll.

Mangelnde Standardisierung über Abteilungen oder Vertragstypen hinweg

Die Rechtsabteilung möchte Risikobedingungen sehen. Das Finanzwesen interessiert sich für den Wert. die Beschaffung benötigt die Einhaltung von Lieferantenvorschriften. Stakeholder wollen den ROI sehen.

Ohne ein standardisiertes Format oder einen gemeinsamen Rahmen für Berichte (nicht nur für Vertragstypen im Allgemeinen) berichtet möglicherweise jede Abteilung auf ihre eigene Weise – was es schwieriger macht, Erkenntnisse zu teilen, Daten zu vergleichen oder Entscheidungen zu treffen.

Also, was bedeutet „effizient“ im Vertragsreporting?

Da wir nun wissen, wo das Vertragsreporting normalerweise leidet, lass uns einen weiteren entscheidenden Teil festlegen: die Benchmarks. Was ist „gutes“ oder „effizientes“ Vertragsreporting?

Effektives Reporting im Vertragsmanagement bedeutet mehr als nur einen Bericht schnellstmöglich fertigzustellen. Es bedeutet, einen Prozess zu schaffen, der nachhaltig, klar und anpassungsfähig ist, unabhängig davon, wie viele Verträge oder Abteilungen beteiligt sind.

In der Praxis bedeutet das, dass deine Berichte Folgendes sein sollten:

• Rechtzeitig: Berichte sollten dann vorliegen, wenn sie gebraucht werden – nicht eine Woche zu spät und nicht in Eile in der Nacht vor einer Vorstandssitzung. Ob es sich um vierteljährliche Zusammenfassungen oder monatliche Compliance-Prüfungen handelt, das Timing ist entscheidend. Ein effizienter Prozess stellt sicher, dass das Reporting termingerecht erfolgt, ohne Feuerwehreinsätze oder „Mist, ich habe schon wieder vergessen, einen Bericht zu machen!“-Momente.
  
  
  
• Wiederholbar: Du solltest nicht jedes Mal das Rad neu erfinden müssen. Ein guter Reporting-Prozess ist wie ein Rezept, mit konsistenten Zutaten, klaren Schritten und vorhersagbaren Ergebnissen. Ein Rezept, dem jeder Mitarbeiter und jede Abteilung folgen kann. Ein Rezept, das jedes Mal das gleiche Ergebnis liefert, egal wer es befolgt. Auf diese Weise sieht das Ergebnis gleich aus, egal ob Alice aus der Rechtsabteilung oder David aus der Beschaffung den Bericht erstellt.
  
  
  
• Skalierbar: Was bei zehn Verträgen funktioniert, sollte auch bei hundert noch funktionieren. Effiziente Reporting-Prozesse werden mit Blick auf Wachstum entwickelt, indem Schritte nach Möglichkeit automatisiert, Abhängigkeiten von einzelnen Personen oder Abteilungen reduziert und Tools verwendet werden, die unter der Last nicht zusammenbrechen.
  
  
  
• Leicht verständlich: Schließlich ist ein Bericht nur dann nützlich, wenn die Leute ihn verstehen können. Das bedeutet, den Lärm zu reduzieren, klare Sprache zu verwenden und mit Blick auf das Publikum zu gestalten. Dashboards, Zusammenfassungen, Visualisierungen – was auch immer hilft, den Punkt schneller zu vermitteln, sollte Teil des Prozesses sein.

Ein einfaches Reifegradmodell für das Vertragsreporting

Nicht jedes Team startet vom selben Punkt. Nutze dieses schlanke Framework, um einzuschätzen, wo dein Reporting-Prozess heute steht und wohin er sich als Nächstes entwickeln könnte.

Effizientes Reporting: Schritt für Schritt erklärt

Wirkliche Effizienz entsteht durch das Übereinanderschichten einfacher, smarter Schritte, die das Chaos aus dem Reporting nehmen und es zu etwas machen, auf das sich dein Team tatsächlich verlassen kann.

Hier erfährst du, wie du einen effizienten Reporting-Prozess für Verträge von Grund auf aufbaust.

1. Vertragsdaten zentralisieren

Du kannst nicht über etwas berichten, das du nicht finden kannst. Der erste Schritt zur Verbesserung deines Vertragsprozesses besteht also darin, alle deine Vertragsdaten an einem Ort zusammenzuführen, idealerweise auf einer Contract Lifecycle Management (CLM)-Plattform oder einem anderen zentralisierten System.

💡 Ein Tool, das dir helfen kann, das Signieren mit E-Signaturen effizienter zu gestalten, kann auch deine bevorzugte Lösung sein, um alle wichtigen Vertragsdaten einfach zu zentralisieren und dabei perfekte Vertragssicherheit zu gewährleisten.

Nimm Autenti als Beispiel.

Damit kannst du:

• Jeden Vertrag online in nur wenigen Minuten unterschreiben,
• Mit vollständigen Audit-Trails leicht zu jedem E-Signatur-Verlauf mit der genauen IP-Adresse und dem Zeitstempel zurückkehren, die an jede Signatur gebunden sind,
• Abgeschlossene oder unterzeichnete Verträge archivieren, um beim Reporting darauf zurückgreifen zu können,
• Die Dokumente nach Absenderdaten (z. B. Name, E-Mail), Datum filtern oder eine Suchmaschine verwenden und eingeben, wonach du suchst, um wichtige Dokumente schneller als je zuvor zu finden.

2. Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Effizientes Reporting geschieht nicht im luftleeren Raum (genau wie jeder andere Schritt in deiner Strategie, von der Verhandlung bis zur Kündigung), es braucht Klarheit darüber, wer was tut. Stelle sicher, dass du:

• Die Zuständigkeit klärst: Wer zieht die Daten? Wer stellt den Bericht zusammen? Wer prüft und gibt frei? Wenn diese Fragen klare Antworten haben, gibt es weniger Verwirrung und weniger Verzögerungen.
  
  
  
• Prüfpunkte etablierst: Mache Genehmigungs- und Überprüfungsschritte zu einem Teil des Prozesses, nicht zu einem nachträglichen Gedanken. Jeder sollte wissen, wann (und wie) von ihm erwartet wird, dass er sich einbringt.

3. Berichtsvorlagen standardisieren

Jede Abteilung hat unterschiedliche Bedürfnisse, aber das bedeutet nicht, dass jeder Bericht ein individuelles Projekt sein sollte.

Für ein proaktives Management in der Reporting-Phase stelle also sicher, dass du:

• Konsistente Formate erstellst: Passe Vorlagen an die Bedürfnisse von Rechtsabteilung, Beschaffung, Finanzwesen oder Führungskräften an, aber halte die Struktur durchweg vertraut. Dies beschleunigt sowohl die Erstellung als auch die Überprüfung von Berichten, genau wie beim Verfassen von Verträgen.
  
  
  
• Modulare Vorlagen verwendest: Baue flexible Komponenten wie Risikozusammenfassungen, Verlängerungszeitpläne oder Wertmetriken, die je nach Zweck des Berichts ein- oder ausgetauscht werden können.

4. Workflows automatisieren, wo immer möglich

Sobald die Grundstruktur steht, hilft Automatisierung dabei, alles ohne ständiges Händchenhalten am Laufen zu halten.

Hier kannst du:

• Smarte Auslöser einrichten: Brauchst du eine Erinnerung 90 Tage vor Verlängerungsfristen? Willst du jeden ersten Montag einen Compliance-Bericht? Musst du den Vertragsstatus über Dokumente hinweg kennen? Lass dein Vertragsautomatisierungssystem diese Aufforderungen übernehmen.
  
  
  
• Regelmäßige Reporting-Kadenzen automatisieren: Ob wöchentliche Status-Updates oder vierteljährliche Zusammenfassungen, plane sie. Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko verpasster Berichte.

Wenn es zutreffend und sicher für deine Daten ist, kannst du auch KI zur Automatisierung einiger Teile des Reporting-Prozesses verwenden (mehr dazu später).

5. Eine nicht-chaotische Feedbackschleife einbauen

Selbst der am besten konzipierte Prozess muss im Laufe der Zeit angepasst werden. Was in diesem Quartal gut funktioniert hat, muss vielleicht im nächsten Quartal angepasst werden.

Um deine Berichte zu optimieren, stelle sicher, dass du die Zeit findest, den Reporting-Prozess selbst zu überprüfen (wie der Bericht erstellt und geliefert wurde).

War er klar? Kam er zu spät? Wurde etwas übersehen?

Eine schnelle Umfrage oder ein informelles Gespräch kann wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung liefern.

Aber übertreibe es nicht. Sich zu sehr auf die Verbesserung des Prozesses zu fixieren, kann auch übertrieben sein. Versuche, Reporting-Feedback maximal einmal pro Quartal zu sammeln.

Welche Tools unterstützen effizientes Reporting?

Wir haben Autenti erwähnt, um unterzeichnete Verträge abzuzeichnen und zu archivieren, um sie leicht zu finden (alles mit einem offiziellen Stempel, was es viel einfacher macht, ihre Gültigkeit zu bestätigen).

Aber was ist mit Tools, die den Reporting-Prozess selbst erleichtern?

Nun, es gibt eine Handvoll zur Auswahl.

Von modernen CLM-Tools und Vertragsmanagement-Softwareplattformen, die mit Echtzeit-Dashboards helfen, bis hin zu Integrationen mit BI-Tools für fortgeschrittene und vielschichtige Visualisierungen.

Aber was uns alle wirklich interessiert, ist: Kann KI hier helfen?

KI für das Vertragsreporting nutzen (auf die smarte Weise)

Kurz gesagt: KI kann ein leiser, zuverlässiger Assistent sein, der jeden Monat Stunden beim Berichten über Verträge spart.

Zum Beispiel ist die Einschätzung der World Commerce and Contracting Association zur Nutzung von KI im Vertragsmanagement und wie sie die Rolle eines Vertragsmanagers beeinflusst:

„KI wird die Rolle von Vertragsmanagern sowohl beeinflussen als auch erweitern und Vertragsmanager innerhalb von Organisationen mit materiell positiven Auswirkungen neu positionieren.“

Im selben Inhalt skizziert WorldCC fünf Szenarien für den Einsatz von KI in Verträgen, die von menschengeführten Prozessen, bei denen KI nur dabei unterstützt, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, bis hin zu vollständig automatisierten Workflows reichen, bei denen KI die Erstellung, Klauselauswahl und Compliance für Vereinbarungen mit geringer Komplexität übernimmt.

Für den Anfang ist der Schlüssel, nicht zu über-engineeren, sondern KI an kleinen, aber wirkungsvollen Punkten in deinem Reporting-Prozess einzusetzen, die dir helfen, Vertragsmeilensteine schneller zu erreichen.

Hier sind ein paar smarte Wege, KI im Vertragsreporting zu nutzen:

• Automatische Zusammenfassung von Vertragsbedingungen: Anstatt Dutzende von Verträgen manuell zu überprüfen, um Schlüsselklauseln zu extrahieren, können KI-Modelle schnell Kündigungsbedingungen, Verlängerungsfenster oder Haftungsfreistellungsklauseln zur Aufnahme in Berichte zusammenfassen.
  
  
  
• Smartes Tagging und Kategorisierung: KI kann helfen, Verträge nach Region, Risikostufe oder Geschäftseinheit zu klassifizieren. Dies schafft genauere und filterbare Dashboards.
  
  
  
• Abfragen in natürlicher Sprache: Einige CLM-Plattformen führen Chat-ähnliche Schnittstellen ein, bei denen Benutzer fragen können: „Wie viele Verträge laufen in diesem Quartal aus?“ und eine sofortige Antwort erhalten. Es ist, als würde man nicht-technischen Benutzern Reporting-Zugang geben, ohne sie in Filtern oder Formeln zu schulen.

Aber ist KI hier eine sichere Option?

Etwas Entscheidendes muss gesagt werden: Jede KI, die du in deinen Reporting-Workflow einführst, sollte mit strengen Zugriffskontrollen und Daten-Governance verwendet werden.

Das bedeutet, Tools zu wählen, die robuste Verschlüsselung, Audit-Trails und klare Konformität mit Datenschutzstandards wie GDPR oder SOC 2 bieten. Aber hauptsächlich, genehmigt von deinen internen Sicherheitsmanagern, sie wissen es am besten.

Wenn es Unsicherheiten gibt, ist eine gute Praxis der World Commerce and Contracting Association, sensible Informationen zu definieren, bevor man sich überhaupt für den Einsatz von KI entscheidet:

„Es kann sich lohnen, die Definition von vertraulichen Informationen durch eine Liste von Beispielen zu ergänzen, indem der Ausdruck ‚einschließlich, aber nicht beschränkt auf, …‘ verwendet wird, um breite Kategorien wahrscheinlicher Informationen bereitzustellen.“

Und schließlich: Wie gehst du diese Änderungen an?

Wenn dir nach dem Lesen dieses ganzen Beitrags nur eines in den Sinn kommt: „Ugh, aber niemand wird ändern wollen, was wir bereits haben. Wir haben das schon immer so gemacht.“, bist du nicht allein.

Vertragsreporting (und die Art und Weise zu ändern, wie du diesen Prozess handhabst, nicht nur die zu verfolgenden Leistungsindikatoren festzulegen) bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich.

Wie Widerstand gegen Veränderungen.

In prozesslastigen Organisationen kann sich Veränderung riskant anfühlen, oft besonders wenn es um Analytik geht. Niemand mag ständige Änderungen an Daten.

Also, fang klein an. Zeige, wie schnelleres Reporting Zeit freisetzt, die in deine Vertragsmanagementprozesse investiert wird, und nicht zusätzliche Arbeit schafft. Wenn du bessere Einblicke gewinnst, zeige sie. So werden hoffentlich auch alle anderen inspiriert und freuen sich auf die Veränderung.