Raportowanie w zarządzaniu umowami: jak usprawnić proces, a nie tylko liczby

Każda umowa opowiada jakąś historię.

Kto, na co, kiedy i na jakich warunkach się zgodził. Ale kiedy przychodzi czas na raportowanie na temat tych umów, historia ta często gubi się w arkuszach kalkulacyjnych, e-mailach i działaniach na ostatnią chwilę.

Dla zespołów żonglujących dziesiątkami (lub setkami) umów raportowanie ma kluczowe znaczenie. Raportowanie w zarządzaniu umowami pozwala trzymać w ryzach potencjalne ryzyka (zarządzanie ryzykiem), realizować odnowienia na czas i dbać o bieżącą informację interesariuszy.

Jednak proces, który się za tym kryje, jest często chaotyczny: dane są rozproszone w różnych systemach, występują opóźnienia z powodu nieobecności, a raporty są już nieaktualne w momencie, gdy trafiają na biurko.

Według badania World Commerce & Contracting, złe praktyki zarządzania umowami – w tym nieefektywne raportowanie – mogą kosztować firmy nawet 9% rocznych przychodów.

W tym artykule skupimy się na usprawnieniu samych procesów raportowania.

Ponieważ nie chodzi tylko o kluczowe metryki i wglądy (czas cyklu życia umowy, wartość umowy, wskaźnik odnowień, wskaźnik wypowiedzeń, liczba nowych umów, średni czas przygotowania umowy, cokolwiek by to nie było – o głównych wskaźnikach KPI w zarządzaniu umowami i o tym, co warto śledzić, możesz przeczytać tutaj).

Obecny stan raportowania umów

Zanim przejdziemy do usprawniania procesu raportowania umów, musimy najpierw umieć rozpoznać objawy chaotycznego raportowania.

Sprawdź, czy któreś z poniższych brzmią znajomo.

Rozproszone narzędzia i przepływy pracy

W wielu organizacjach dane kontraktowe żyją wszędzie i nigdzie jednocześnie.

Na przykład, bez odpowiedniego raportowania, zespół sprzedaży śledzi daty wygaśnięcia w arkuszu kalkulacyjnym. Dział zakupów rejestruje klauzule ryzyka w osobnym narzędziu. Marketing przechowuje wersje PDF umów zakopane głęboko na współdzielonym dysku (dostępnym tylko dla ich zespołu).

Co nam to daje?

Zbieraninę systemów, które nie komunikują się ze sobą, co sprawia, że nawet proste pytania, takie jak „Które umowy mają zostać odnowione w przyszłym kwartale?”, stają się boleśnie powolne do uzyskania odpowiedzi.

Ręczne zbieranie i formatowanie danych

Bez scentralizowanego systemu raportowanie często staje się ręcznym polowaniem na dane.

Ktoś musi przekopywać się przez foldery, dopasowywać dokumenty do warunków, sprawdzać daty, a następnie tworzyć raport od zera – za każdym razem.

Jest mało spójności i dużo miejsca na błędy. A gdy raport w końcu powstanie, jest już trochę nieaktualny.

Recenzje i pętle opinii oparte na e-mailach

Przeglądanie raportu i wprowadzanie poprawek również może być bolesną częścią całego procesu.

Wiele zespołów domyślnie korzysta z długich wątków e-mailowych, ma bałagan w wersjach i rozproszone opinie.

Komentarz zostaje pogrzebany, wersja nadpisana i nagle nikt nie jest pewien, który plik jest tym „prawdziwym” raportem. To powolny, frustrujący proces, który pożera właśnie tę wydajność, którą raport ma promować.

Brak standaryzacji między działami lub typami umów

Dział prawny chce widzieć warunki ryzyka. Finanse interesują się wartością. Zaopatrzenie potrzebuje zgodności z przepisami dotyczącymi dostawców. Interesariusze chcą widzieć zwrot z inwestycji (ROI).

Bez ustandaryzowanego formatu lub wspólnych ram dla raportów (nie tylko ogólnie dla typów umów), każdy dział może raportować na swój własny sposób – co utrudnia dzielenie się wnioskami, porównywanie danych czy podejmowanie decyzji.

Czym więc jest „efektywność” w raportowaniu umów?

Wiedząc, gdzie raportowanie umów zwykle kuleje, ustalmy kolejną kluczową część: punkty odniesienia. Czym jest „dobre” lub „efektywne” raportowanie umów?

Efektywne raportowanie w zarządzaniu umowami oznacza więcej niż tylko szybkie przygotowanie raportu. Oznacza stworzenie procesu, który jest zrównoważony, jasny i możliwy do dostosowania, bez względu na liczbę zaangażowanych umów czy działów.

W praktyce oznacza to, że Twoje raporty powinny być:

• Terminowe: raporty powinny pojawiać się wtedy, gdy są potrzebne – nie tydzień za późno i nie w pośpiechu w nocy przed posiedzeniem zarządu. Niezależnie od tego, czy są to podsumowania kwartalne, czy miesięczne kontrole zgodności, czas ma znaczenie. Efektywny proces zapewnia, że raportowanie odbywa się zgodnie z harmonogramem, bez gaszenia pożarów i sytuacji w stylu „cholera, znowu zapomniałem zrobić raport!”.
  
  
  
• Powtarzalne: nie powinieneś za każdym razem wymyślać koła na nowo. Dobry proces raportowania jest jak przepis, ze spójnymi składnikami, jasnymi krokami i przewidywalnymi wynikami. Przepis, którym może podążać każdy pracownik i każdy dział. Przepis, który daje ten sam rezultat za każdym razem, bez względu na to, kto go realizuje. W ten sposób, czy to Alicja z działu prawnego, czy Dawid z działu zakupów przygotowuje raport, wynik wygląda tak samo.
  
  
  
• Skalowalne: to, co działa dla dziesięciu umów, powinno nadal działać dla stu. Efektywne procesy raportowania są budowane z myślą o wzroście, automatyzując kroki tam, gdzie to możliwe, redukując zależności od pojedynczych osób lub działów i wykorzystując narzędzia, które nie zawiodą pod obciążeniem.
  
  
  
• Łatwe do przyswojenia: wreszcie raport jest użyteczny tylko wtedy, gdy ludzie mogą go zrozumieć. Oznacza to redukcję szumu, używanie prostego języka i projektowanie z myślą o odbiorcach. Kokpity, podsumowania, wizualizacje – cokolwiek, co pomaga szybciej przekazać sedno sprawy, powinno być częścią procesu.

Prosty model dojrzałości raportowania umów

Nie każdy zespół startuje z tego samego miejsca. Użyj tych lekkich ram, aby ocenić, na jakim etapie jest dziś Twój proces raportowania i dokąd może zmierzać dalej.

Efektywne raportowanie: krok po kroku

Prawdziwa wydajność bierze się z nakładania na siebie prostych, inteligentnych kroków, które eliminują chaos z raportowania i czynią je czymś, na czym Twój zespół może faktycznie polegać.

Oto jak zbudować efektywny proces raportowania umów od podstaw.

1. Scentralizuj dane kontraktowe

Nie możesz raportować o czymś, czego nie możesz znaleźć. Więc pierwszym krokiem w ulepszaniu procesu kontraktowania jest zebranie wszystkich danych o umowach w jednym miejscu, idealnie na platformie do zarządzania cyklem życia umowy (CLM) lub w innym scentralizowanym systemie.

💡 Narzędzie, które pomoże Ci usprawnić podpisywanie za pomocą podpisów elektronicznych, może być również Twoim podstawowym rozwiązaniem do łatwej centralizacji wszystkich ważnych danych kontraktowych, przy jednoczesnym zapewnieniu doskonałego bezpieczeństwa umów.

Weźmy jako przykład Autenti.

Dzięki niemu możesz:

• Podpisać dowolną umowę online w zaledwie kilka minut,
• Łatwo wrócić do ścieżki każdego e-podpisu z dokładnym adresem IP i znacznikiem czasu powiązanym z każdym podpisem dzięki kompletnym śladom audytowym,
• Archiwizować ukończone lub podpisane umowy, aby wrócić do nich podczas raportowania,
• Filtrować dokumenty według danych nadawcy (np. imię, e-mail), daty lub użyć wyszukiwarki i wpisać to, czego szukasz, aby znaleźć ważne dokumenty szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.
  
  
  

2. Zdefiniuj role i obowiązki

Efektywne raportowanie nie dzieje się w próżni (podobnie jak każdy inny krok w Twojej strategii, od negocjacji po rozwiązanie umowy), potrzebuje jasności co do tego, kto co robi. Upewnij się, że:

• Wyjaśnisz odpowiedzialność: kto pobiera dane? Kto przygotowuje raport? Kto dokonuje przeglądu i zatwierdza? Kiedy te pytania mają jasne odpowiedzi, jest mniej zamieszania i mniej opóźnień.
  
  
  
• Ustanowisz punkty kontrolne: uczyń etapy zatwierdzania i przeglądu częścią procesu, a nie czymś, o czym myśli się po fakcie. Każdy powinien wiedzieć, kiedy (i jak) oczekuje się od niego wkładu.
  
  
  

3. Standaryzuj szablony raportów

Każdy dział ma inne potrzeby, ale to nie znaczy, że każdy raport powinien być indywidualnym projektem.

Tak więc, aby zapewnić proaktywne zarządzanie w fazie raportowania, upewnij się, że:

• Stworzysz spójne formaty: dostosuj szablony do potrzeb działu prawnego, zakupów, finansów czy kadry kierowniczej, ale zachowaj znajomą strukturę we wszystkich przypadkach. Przyspiesza to zarówno tworzenie, jak i przeglądanie raportów, podobnie jak w przypadku pisania umów.
  
  
  
• Użyjesz szablonów modułowych: buduj elastyczne komponenty, takie jak podsumowania ryzyka, harmonogramy odnowień czy metryki wartości, które można dowolnie dodawać lub usuwać w zależności od celu raportu.
  
  
  

4. Automatyzuj przepływy pracy tam, gdzie to możliwe

Gdy podstawowa struktura jest już gotowa, automatyzacja pomaga utrzymać wszystko w ruchu bez ciągłego nadzoru.

Tutaj możesz:

• Ustawić inteligentne wyzwalacze: potrzebujesz przypomnienia na 90 dni przed terminem odnowienia? Chcesz raport zgodności w każdy pierwszy poniedziałek? Chcesz znać status umowy w różnych dokumentach? Pozwól, aby Twój system automatyzacji umów zajął się tymi monitami.
  
  
  
• Zautomatyzować regularne kadencje raportowania: czy to cotygodniowe aktualizacje statusu, czy kwartalne podsumowania – zaplanuj je. Automatyzacja nie tylko oszczędza czas, ale także zmniejsza ryzyko pominiętych raportów.

Jeśli ma to zastosowanie i jest bezpieczne dla Twoich danych, możesz również użyć AI do automatyzacji niektórych części procesu raportowania (o tym więcej później).

5. Wbuduj uporządkowaną pętlę informacji zwrotnej

Nawet najlepiej zaprojektowany proces wymaga z czasem dostrojenia. To, co działało dobrze w tym kwartale, może wymagać korekty w następnym.

Aby zoptymalizować swoje raporty, upewnij się, że znajdziesz czas na przejrzenie samego procesu raportowania (jak raport został zbudowany i dostarczony).

Czy był jasny? Czy był spóźniony? Czy czegoś brakowało?

Szybka ankieta lub nieformalna rozmowa mogą odkryć cenne spostrzeżenia do poprawy.

Ale nie przesadzaj. Zbytnie skupianie się na ulepszaniu procesu również może być przesadą. Staraj się zbierać opinie na temat raportowania maksymalnie raz na kwartał.

Jakie narzędzia wspierają efektywne raportowanie?

Wspomnieliśmy o Autenti do podpisywania i archiwizowania podpisanych umów, aby je łatwo znaleźć (wszystko z oficjalną pieczęcią, co znacznie ułatwia potwierdzenie ich ważności).

Ale co z narzędziami, które ułatwiają sam proces raportowania?

Cóż, jest ich kilka do wyboru.

Od nowoczesnych narzędzi CLM i platform oprogramowania do zarządzania umowami, które pomagają w tworzeniu kokpitów w czasie rzeczywistym, po integracje z narzędziami BI dla zaawansowanych i wielowarstwowych wizualizacji.

Ale to, co nas wszystkich naprawdę interesuje, to: czy AI może tu pomóc?

Wykorzystanie AI do raportowania umów (w inteligentny sposób)

W skrócie: AI może być cichym, niezawodnym asystentem, który co miesiąc oszczędza godziny podczas raportowania umów.

Na przykład, stanowisko World Commerce and Contracting Association na temat wykorzystania AI w zarządzaniu umowami i jej wpływu na rolę Contract Managera brzmi:

„AI wpłynie na rolę menedżerów ds. umów i rozszerzy ją, a także zmieni pozycję menedżerów ds. umów w organizacjach, przynosząc istotny pozytywny wpływ”.

W tym samym materiale WorldCC przedstawia pięć scenariuszy wykorzystania AI w umowach, od procesów kierowanych przez człowieka, w których AI jedynie wspiera podejmowanie świadomych decyzji biznesowych, po w pełni zautomatyzowane przepływy pracy, w których AI obsługuje redagowanie, wybór klauzul i zgodność dla umów o niskiej złożoności.

Na początek kluczem jest, aby nie przekombinować, ale wdrożyć AI w małych, ale wpływowych punktach procesu raportowania, pomagając szybciej osiągać kamienie milowe umowy.

Oto kilka inteligentnych sposobów wykorzystania AI w raportowaniu umów:

• Automatyczne podsumowywanie warunków umowy: zamiast ręcznie przeglądać dziesiątki umów w celu wyodrębnienia kluczowych klauzul, modele AI mogą szybko podsumować warunki wypowiedzenia, okna odnowienia lub klauzule odszkodowawcze do włączenia do raportów.
  
  
  
• Inteligentne tagowanie i kategoryzacja: AI może pomóc klasyfikować umowy według regionu, poziomu ryzyka lub jednostki biznesowej. Tworzy to dokładniejsze i filtrowalne kokpity.
  
  
  
• Zapytania w języku naturalnym: niektóre platformy CLM wprowadzają interfejsy w stylu czatu, w których użytkownicy mogą zapytać: „Ile umów wygasa w tym kwartale?” i uzyskać natychmiastową odpowiedź. To jak dać dostęp do raportowania użytkownikom nietechnicznym bez szkolenia ich z filtrów czy formuł.
  
  
  

Ale czy AI jest tutaj bezpieczną opcją?

Trzeba powiedzieć coś kluczowego: każda sztuczna inteligencja, którą wprowadzasz do swojego przepływu pracy związanego z raportowaniem, powinna być używana z rygorystyczną kontrolą dostępu i zarządzaniem danymi.

Oznacza to wybór narzędzi, które oferują solidne szyfrowanie, ślady audytowe i wyraźną zgodność ze standardami prywatności danych, takimi jak RODO (GDPR) czy SOC 2. Ale przede wszystkim, zatwierdzonych przez Twoich wewnętrznych menedżerów ds. bezpieczeństwa – oni wiedzą najlepiej.

W razie niepewności, dobrą praktyką World Commerce and Contracting Association jest zdefiniowanie wszelkich wrażliwych informacji jeszcze przed podjęciem decyzji o użyciu AI:

„Warto może być uzupełnienie definicji Informacji Poufnych listą przykładów, używając sformułowania „włączając w to, ale nie ograniczając się do, …” aby zapewnić szerokie kategorie prawdopodobnych informacji.”

Na koniec, jak podejść do tych zmian?

Jeśli po przeczytaniu tego całego artykułu jedyne, co przychodzi Ci do głowy, to: „Ugh, ale nikt nie będzie chciał zmieniać tego, co już mamy. Zawsze tak robiliśmy”, nie jesteś sam.

Raportowanie umów (i zmiana sposobu, w jaki zarządzasz tym procesem, a nie tylko ustalanie kluczowych wskaźników wydajności do śledzenia) wiąże się z własnymi wyzwaniami.

Jak opór przed zmianą.

W organizacjach mocno opartych na procesach zmiana może wydawać się ryzykowna, często szczególnie, gdy dotyczy analityki. Nikt nie lubi ciągłych zmian w danych.

Więc zacznij od małych kroków. Pokaż, jak szybsze raportowanie uwalnia czas, który można zainwestować w procesy zarządzania umowami, a nie dodaje pracy. Kiedy uzyskasz lepsze fragmenty wniosków, pochwal się nimi. W ten sposób, miejmy nadzieję, wszyscy inni również się zainspirują i podekscytują zmianą.