Unternehmensvertragsmanagement: höhere Einsätze erfordern fortschrittliche Ansätze

Vertragsmanagement ist nicht nur ein notwendiger Teil der Büroaufgaben—es ist ein geschäftskritischer Prozess. Besonders in großen Unternehmen.

Warum?

Zum einen ist es die schiere Menge an Dokumenten, die in großen Organisationen organisiert, verstanden, verfolgt und risikobewertet werden müssen.

Zum anderen ist es der wahrscheinlich höhere Wert der Verträge, die in Unternehmen im Vergleich zu kleineren bis mittleren Unternehmen unterzeichnet und ausgeführt werden.

In großen Unternehmen führen schlecht verwaltete Verträge zu schmerzhafteren Umsatzverlusten, Compliance-Risiken und betrieblichen Ineffizienzen. Während KMUs sich auf einfache Repositories und manuelle Verfolgung verlassen können, stehen Unternehmen vor einem anderen Komplexitätsniveau.

In diesem Artikel werden wir also alles behandeln, was du über Unternehmensvertragsmanagement wissen musst. Von den Unterschieden zum Vertragsmanagement in KMUs bis hin zu den spezifischen Herausforderungen, Ansätzen und bewährten Praktiken.

Unternehmens- vs. KMU-Vertragsmanagement: Wesentliche Unterschiede in verschiedenen Bereichen

Zunächst vergleichen wir Unternehmens- und KMU-Vertragsmanagement in fünf Bereichen, von der Vertragsspeicherung bis zur Dokumentenunterzeichnung.

Vertragsspeicherung

Stell dir vor, du hast eine kleine Bibliothek mit nur wenigen Büchern. Wenn du nur eine Handvoll Bücher hast, ist es einfach, sie in ein Regal zu stellen und zu wissen, wo alles ist. Du brauchst vielleicht nicht einmal Etiketten für jedes Buch, weil es einfach ist, sie zu finden, wenn du sie brauchst.

Stell dir jetzt eine riesige Bibliothek mit Tausenden von Büchern aus der ganzen Welt vor. Diese Bücher kommen in verschiedenen Sprachen, haben unterschiedliche Themen und müssen auf besondere Weise organisiert werden. Du kannst sie nicht einfach in ein Regal werfen und hoffen, das richtige zu finden.

Du brauchst ein intelligentes System, wie einen Katalog oder ein Computersystem, um die Bücher nach Titel, Autor, Genre, Sprache und Standort zu organisieren. Die Bibliothek benötigt spezielle Regeln und Werkzeuge, um all diese Bücher zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie schnell zu finden sind.

Wende diese Metapher nun auf die Speicherung von Verträgen in einem kleinen bis mittleren Unternehmen im Vergleich zur Speicherung von Verträgen in einem Großunternehmen an—viel mehr Erklärung ist nicht nötig.

Tech-Stack

Neben der bloßen Speicherung der Dokumente verwenden Unternehmen und kleine Betriebe andere Technologien, um mit den Verträgen und ihren Verpflichtungen Schritt zu halten. Von der Unterzeichnung bis zur Risikominderung.

Stell dir vor, du hast gerade ein kleines Fertigungsunternehmen für maßgefertigte Möbel gegründet. Du hast nur wenige Verträge—vielleicht mit einem Holzlieferanten, einem Versandpartner und ein paar Einzelhandelsgeschäften. Die Vertragsverwaltung ist einfach:

• Du speicherst Vereinbarungen in Google Drive oder Dropbox. 
• Du setzt Kalender-Erinnerungen für Vertragsverlängerungen. 
• Du verwendest E-Mail oder einfache Automatisierung (wie Zapier), um Lieferanten über bevorstehende Bestellungen zu informieren.

Es ist ein einfaches System, das funktioniert, weil du nicht zu viele Verträge zu verfolgen hast.

Stell dir jetzt vor, dein Möbelunternehmen wächst zu einem globalen Hersteller mit Fabriken in mehreren Ländern und Hunderten von Lieferanten. Plötzlich wird das Vertragsmanagement viel komplizierter:

• Du benötigst ein Vertragslebenszyklus-Management-System (CLM) für Unternehmen, um Tausende von Vereinbarungen zu verfolgen. 
• Dein System markiert automatisch Risiken, wie einen Lieferanten, der die Vertragsbedingungen nicht erfüllt. 
• Verträge sind mit ERP- und Supply-Chain-Systemen integriert, sodass Rechts-, Beschaffungs- und Finanzteams alle Einblick haben. 
• KI scannt Vereinbarungen, um die Einhaltung internationaler Handelsgesetze sicherzustellen. 
• Fortschrittliche Genehmigungsworkflows stellen sicher, dass Verträge vor der Unterzeichnung die richtigen rechtlichen und finanziellen Prüfungen durchlaufen.

Recht & Compliance

Stell dir vor, du hast ein kleines SaaS-Startup. Du speicherst Verträge in Google Drive oder einem anderen einfachen Tool. Um sie zu schützen, setzt du ein starkes Passwort und vielleicht aktivierst du die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das reicht für den Moment aus, weil du nicht viele Verträge oder strenge Regeln zu befolgen hast.

Stell dir jetzt vor, dein SaaS-Unternehmen wächst zu einem riesigen Unternehmen mit Tausenden von Kunden, darunter Banken und Gesundheitsunternehmen. Diese Branchen haben strenge rechtliche und regulatorische Anforderungen (wie DSGVO, HIPAA, SOC 2). Das bedeutet, du brauchst eine sehr strenge Sicherheit:

• Nur die richtigen Personen können auf bestimmte Verträge zugreifen (rollenbasierter Zugriff). 
• Jede Aktion wird verfolgt (Audit-Trails), sodass du weißt, wer einen Vertrag angesehen oder geändert hat. 
• Verträge werden verschlüsselt und gesichert, um Hacking oder Datenverlust zu verhindern.

Verhandlungen

Nun zum Bereich der Verhandlungen – stell dir vor, du führst eine kleine Versicherungsgesellschaft. Du bietest einige Produkte wie Auto- und Hausversicherungen an und arbeitest hauptsächlich mit lokalen Partnern und Agenten zusammen. Bei deinen Verhandlungen:

• Du führst Verhandlungen persönlich mit Maklern, Partnern oder Kunden und passt die Bedingungen an, um Geschäfte abzuschließen. 
• Es gibt mehr Flexibilität – du kannst Ausnahmen bei Prämien machen oder den Versicherungsschutz an die Bedürfnisse eines Kunden anpassen. 
• Aber da dein Unternehmen klein ist, hast du nicht so viel Verhandlungsmacht – größere Versicherungsgesellschaften setzen in der Regel die Markttrends und Preise fest, und du musst folgen.

Stell dir jetzt vor, deine Versicherungsgesellschaft wächst zu einem globalen Unternehmen, das weltweit verschiedene Versicherungsprodukte anbietet – Gesundheit, Leben, Auto und mehr.

Du verhandelst jetzt mit großen Versicherungsgesellschaften, Gesundheitsnetzwerken und Firmenkunden. Dein Verhandlungsprozess sieht ganz anders aus:

• Du verwendest strukturierte Verhandlungspläne, die standardisierte Bedingungen und vordefinierte Konditionen für verschiedene Arten von Kunden oder Partnern enthalten. 
• Beschaffungsteams oder Vertragsmanager führen die Verhandlungen anstelle einzelner Agenten. 
• Du verlässt dich auf Daten und Analysen, um die besten Bedingungen und Preise zu ermitteln. Das bedeutet weniger Flexibilität bei individuellen Geschäften, aber viel mehr Effizienz und Standardisierung. 
• Du hast viel mehr Einfluss – aufgrund deiner Größe und globalen Präsenz sind große Versicherer und Partner begierig, mit dir zusammenzuarbeiten und bieten bessere Bedingungen und Preise an.

Vertragsunterzeichnung

Zu guter Letzt werden wir die Unterschiede bei der Vertragsunterzeichnung zwischen KMUs und Unternehmensabläufen betrachten.

Nehmen wir dieses Mal das Beispiel einer Marketingagentur.

In einer kleinen Marketingagentur hast du möglicherweise nur einige wenige Verträge mit Kunden, Auftragnehmern oder Agenten. In einer großen, global tätigen Marketingagentur kommen Verträge von verschiedenen Stakeholdern aus verschiedenen Regionen und Geschäftsbereichen.

Unabhängig von der Größe deines Unternehmens hast du die Wahl zwischen traditioneller Unterzeichnung oder elektronischer Dokumentenunterzeichnung.

So könnte die Vertragsunterzeichnung mit traditionellen Unterschriften für dich funktionieren:

• Du druckst Verträge aus, unterschreibst sie manuell und scannst sie dann ein oder schickst sie per Post an den Kunden zurück. Es ist ein einfacher Prozess, aber zeitaufwendig und papierintensiv. 
• Du triffst dich möglicherweise persönlich mit Kunden, um Vereinbarungen abzuschließen, was bei kleinen Mengen funktioniert, aber mit der Zeit ineffizient werden kann.

Jetzt sieh, wie die Unterzeichnung mit E-Signaturen funktionieren kann:

• Du sendest Verträge einfach elektronisch, und Kunden unterschreiben sie online mit einem Klick auf eine Schaltfläche. 
• Es ist eine schnelle, kosteneffektive Lösung, die Papierverschwendung reduziert und den Prozess beschleunigt.

💡90% der Dokumente im Geschäftsumlauf können problemlos mit einfachen E-Signaturen unterzeichnet werden, was sie universell und effizient macht.

So funktioniert die elektronische Vertragsunterzeichnung im großen Maßstab mit Autenti:

• Du teilst die zu unterzeichnenden Dokumente einfach und erledigst sie mit einem Klick auf die Schaltfläche. 
• E-Signaturen sind zum Standard im gesamten Unternehmen geworden. 
• Du kannst dank Massenunterzeichnung mehrere Dokumente gleichzeitig unterzeichnen. 
• Als Unternehmen hast du eine Plattform gewählt, die fortschrittliche Funktionen bietet, wie Audit-Trails, Dokumentenversionskontrolle und Einhaltung regionaler Gesetze (z.B. DSGVO, eIDAS, ISO). 
• E-Signaturen sind in deine Vertragsmanagement-Workflows integriert, sodass der Unterzeichnungsprozess Teil des größeren automatisierten Vertragslebenszyklus ist. Dies beschleunigt den Prozess und stellt sicher, dass kein Vertrag jemals verloren geht oder verzögert wird. 
• Du hast Zugang zu allen wichtigen E-Signaturarten an einem Ort, SES, AES und QES – was es einfach macht, jedes benötigte Dokument zu unterzeichnen.

Sieh, wie die TZMO Group – ein globaler Anbieter von Hygiene-, Kosmetik- und Medizinprodukten – 90% ihrer Zeit für die Vertragsverwaltung gespart hat, indem sie Autentis E-Signaturlösungen implementiert hat.

Oder teste Autenti selbst, indem du dich für eine kostenlose 14-tägige Testversion anmeldest – keine Kreditkarte erforderlich.

Qualifizierst du dich für Unternehmensvertragsmanagement? Eine Checkliste

Nicht sicher, ob du so viele Verträge hast, dass du Unternehmenslösungen für das Vertragsmanagement implementieren musst?

Überprüfe es mit der Tabelle unten. Wenn du die meisten der folgenden Fragen mit "ja" beantwortest, ist es Zeit, nach fortschrittlicheren Optionen für die Verwaltung deiner Dokumente zu suchen.

Wichtige Herausforderungen im großen Vertragsmanagement

Unternehmensvertragsmanagement ist nicht frei von den standardmäßigen Herausforderungen des Vertragsmanagements, aber multipliziert mit hundert aufgrund ihrer Komplexität und der Menge an Dokumenten.

Volumen & Komplexität

Wenn ein Unternehmen wächst, wird die Verwaltung von Tausenden von Verträgen über verschiedene Regionen, Sprachen und Rechtssysteme hinweg zunehmend komplex. Dies führt oft dazu, dass Verträge verlegt oder übersehen werden.

Ein Unternehmen könnte beispielsweise über 100 Verträge aus den Augen verlieren, was zu verpassten Verlängerungen oder zum Auslaufen wichtiger Vereinbarungen führen kann, was zu einem großen Umsatzverlust aufgrund verpasster Geschäftsmöglichkeiten, Strafen oder gescheiterter Verhandlungen führen kann.

Darüber hinaus verlangsamt das schiere Volumen an Verträgen den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess, was zu Verzögerungen bei der Geschäftsexpansion oder bei Projekteinführungen führt.

💡E-Signaturen beschleunigen den Ausführungsprozess, beseitigen papierbasierte Ineffizienzen und verbessern gleichzeitig die Sicherheit.

Erfahre, wie Medicover – ein Anbieter umfassender Mitarbeitervorteile, von körperlicher und geistiger Gesundheit bis hin zu Zahnpflege und Fitnessstudio-Mitgliedschaften – die für die Vertragsunterzeichnung benötigte Zeit von zwei Wochen auf nur einen Tag verkürzt hat, indem sie von traditioneller zu elektronischer Unterzeichnung mit Autenti gewechselt sind.

Isolierte Prozesse

In großen Unternehmen arbeiten verschiedene Abteilungen wie Recht, Beschaffung, Vertrieb und Finanzen oft in isolierten Workflows ohne ordnungsgemäße Integration. Diese Trennung kann zu erheblichen Verzögerungen bei der Vertragsausführung führen.

Wenn beispielsweise das Rechtsteam nichts von Änderungen weiß, die vom Beschaffungsteam vorgenommen wurden, oder das Finanzteam nichts von ausstehenden Vertragsverhandlungen weiß, verzögern sich Genehmigungen. Es ist auch schwieriger, ihre vertraglichen Verpflichtungen zu verwalten.

Infolgedessen könnte ein Unternehmen jeden Monat mehr als 30 verzögerte Genehmigungen erleben, was zu verpassten Fristen und verlorenen Chancen führt. Darüber hinaus entstehen Umsatzeinbußen einfach deshalb, weil Finanz- und Rechtsabteilungen nicht über den Status von Vertragsneuverhandlungen im Einklang waren, was dazu führt, dass Vereinbarungen nicht unterzeichnet werden oder Bedingungen ablaufen.

💡Die Verbindung von CLM-Systemen mit ERP-, CRM- und Beschaffungstools könnte Genehmigungen rationalisieren und eine bessere Compliance gewährleisten.

Regulatorische Compliance

Große Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, eine Vielzahl komplexer Vorschriften wie DSGVO, SOX, HIPAA und branchenspezifische Regeln einzuhalten. Die Navigation durch diese regulatorischen Labyrinthe wird zunehmend schwieriger ohne ein zentralisiertes System zur Verfolgung von Compliance-Anforderungen.

Ein Unternehmen könnte beispielsweise eine hohe Geldstrafe für die Nichteinhaltung der DSGVO aufgrund unsachgemäßer Handhabung personenbezogener Daten in Verträgen erhalten.

Ebenso kann das Fehlen eines zuverlässigen Systems zu verpassten Audits oder Compliance-Überprüfungen führen, was das Unternehmen dem Risiko weiterer rechtlicher Probleme, Reputationsverlust und kostspieliger Geldstrafen aussetzt.

Risikomanagement für Dritte

Effektives Risikomanagement für Dritte ist ein entscheidender Aspekt des Vertragsmanagements, insbesondere für große Unternehmen, die auf Lieferanten und Partner weltweit angewiesen sind.

Ohne ein zentralisiertes Vertragssystem zur Verfolgung der Einhaltung von Lieferantenpflichten, Verpflichtungen und Vertragsverlängerungen stellen Unternehmen oft fest, dass sie Risiken schlecht verwalten.

Beispielsweise könnten 5-10 Lieferanten aus der Compliance fallen, was zu potenziellen Rechtsstreitigkeiten oder Unterbrechungen der Geschäftskontinuität führen kann. Dies kann zu zusätzlichen Kosten führen, um die Probleme zu lösen.

In einigen Fällen verpassen Unternehmen Lieferantenverlängerungen, was sie noch mehr Geld kostet, da ein zuverlässiges Vertragsverlängerungssystem fehlt, das rechtzeitige Benachrichtigungen und Verfolgung gewährleistet.

💡Nutze KI, um dir zu helfen. KI-unterstützte Vertragserstellung reduziert manuelle Arbeit. Automatisierte Risikobewertung identifiziert rote Flaggen vor der Unterzeichnung. Maschinelles Lernen hilft bei der Vertragsanalyse für bessere Entscheidungsfindung.

Datenfragmentierung & Sichtbarkeitsprobleme

In Ermangelung eines einheitlichen Vertragsmanagement-Systems werden Verträge oft über verschiedene Systeme wie E-Mail, gemeinsam genutzte Laufwerke und veraltete Datenbanken verstreut.

Dies macht es schwierig, Informationen bei Bedarf schnell abzurufen.

Ein Unternehmen könnte beispielsweise erleben, dass tausende Verträge in E-Mails und alten Systemen vergraben sind, was es nahezu unmöglich macht, das richtige Dokument rechtzeitig zu finden.

Infolgedessen sehen sich Unternehmen Verzögerungen bei der Vertragsausführung gegenüber oder riskieren, kritische Vertragsdetails zu vergessen.

💡Eine einzige Wahrheitsquelle (vorzugsweise cloudbasiert) stellt sicher, dass Verträge leicht durchsuchbar sind, was das Risiko reduziert und die Sichtbarkeit verbessert.

Erfolgsmessung im Unternehmensvertragsmanagement

Zu guter Letzt, lasst uns einige der Vertragsmanagement-KPIs diskutieren, die du speziell verfolgen solltest, wenn du mit Dokumenten auf Unternehmensebene arbeitest.

Zykluszeit: Messe die Zeit von der Vertragserstellung bis zur Ausführung. Kürzere Zyklen deuten auf effizientere Prozesse hin.

Compliance-Rate: Prozentsatz der Verträge, die den rechtlichen und regulatorischen Standards entsprechen.

Verlängerungsrate: Prozentsatz der rechtzeitig verlängerten Verträge, was eine effektive Verfolgung und Verwaltung widerspiegelt.

Risikominderung: Anzahl der markierten und vor der Ausführung gelösten Hochrisikoverträge.

Vertragswertrealisierung: Prozentsatz der ausgehandelten Bedingungen (z.B. Rabatte, Strafen), die wie erwartet realisiert wurden.

Genehmigungszeit: Zeit, die Verträge benötigen, um den Genehmigungsprozess zu durchlaufen.

KMUs konzentrieren sich in der Regel auf grundlegende Metriken wie Zykluszeit, Genehmigungszeit und Kosteneinsparungen, um die Dinge einfach und überschaubar zu halten.

Unternehmen verfolgen fortgeschrittenere KPIs wie Compliance-Rate, Risikominderung und Lieferantenleistung, um die Komplexität und den Umfang ihrer Operationen über Regionen und Abteilungen hinweg zu verwalten und sicherzustellen, dass sie alle Vorteile des Vertragsmanagements nutzen.

Was kann dir helfen, all diese KPIs zu verwalten und zu verfolgen? Eine fortschrittlichere Unternehmensvertragsmanagement-Software oder eine CLM-Lösung (Contract Lifecycle Management-Software).