No hay duda de que los contratos juegan un papel crucial en los negocios. De hecho, alrededor del 70%-80% de las empresas se rigen por contratos.
Con nuestras vidas girando en torno a contratos y documentos para crear, firmar y almacenar, hablemos de los obstáculos comunes que se encuentran en el camino.
Aquí hay 10 retos en la gestión de contratos junto con estadísticas y posibles soluciones para superarlos.
1. Procesos manuales que consumen mucho tiempo
Sin duda, los procesos manuales que consumen mucho tiempo siguen siendo uno de los mayores retos para una gestión adecuada de contratos.
Para poner este problema en perspectiva, las empresas tardan una media de 20 a 30 días en crear, negociar y finalizar un contrato, mientras que renovar un contrato lleva una media de 97 días.
Algunos problemas clave incluyen:
- Tareas que consumen tiempo: desde la redacción hasta la revisión y aprobación de contratos manualmente, lo que ralentiza las operaciones.
- Centrarse en contratos de bajo valor sin automatización: sin automatización, los equipos dedican tiempo excesivo a contratos rutinarios en lugar de acuerdos de alto impacto. El 84% de los profesionales de contratación están bajo presión para simplificar acuerdos, lo que sugiere que los procesos manuales actuales carecen de estandarización.
- Sin estandarización: hablando de ello, la falta de estandarización para tareas repetitivas, contratos y flujos de trabajo lleva a confusión, riesgos de cumplimiento, dificultades de negociación y aún más tiempo perdido.
💡 Solución
Hay algunas posibles soluciones que podrías implementar para lidiar con procesos manuales ineficientes, pero se pueden reducir a dos principales: automatización y estandarización.
Ya sea que decidas implementar una gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) o un software de gestión de contratos para automatizar la creación de contratos, flujos de trabajo de aprobación y entrada de datos, o invertir en un software de firma electrónica para ayudar con la firma masiva y digitalización de los procesos de firma, automatizarás parte de tu trabajo.
En cuanto a la estandarización, puede estar estrechamente relacionada con la automatización de tareas y flujos de trabajo.
Por ejemplo, si decides implementar un software de firma electrónica, como Autenti, no solo automatizarás tus procesos de firma de documentos, sino que también los estandarizarás.
Comprueba cómo TZMO redujo su tiempo de procesamiento de contratos hasta en un 90%, firmando documentos en 30 horas o menos con Autenti.
2. Gran cantidad de documentos para firmar
No es un secreto que las organizaciones manejan muchos contratos, lo que hace que la firma y ejecución sean abrumadoras.
Cuando se trata de firmar una gran cantidad de documentos, los retos incluyen:
- Retrasos en la ejecución del contrato: gestionar contratos manualmente para un gran número de proveedores, clientes o empleados puede causar retrasos y, en consecuencia, pérdida de dinero.
- Errores en la firma masiva: al firmar toneladas de documentos de la manera tradicional, es inevitable que se cuele algún error.
- Falta de escalabilidad: y por último, directamente conectado con el primer punto que hemos hecho sobre los procesos manuales, firmar manualmente una gran cantidad de documentos sin automatización también va en contra de la escalabilidad.
💡 Solución
La mejor solución aquí es utilizar herramientas de firma electrónica, como Autenti, y automatizar la firma masiva de contratos de manera sencilla.
Firmar documentos con un clic frente a dejar cientos de firmas tradicionales en papel ilustra bastante bien la situación.
3. Negociaciones de ida y vuelta
Negociar contratos suele ser complejo, con retos como:
- Idas y venidas que consumen tiempo: múltiples revisiones y aprobaciones de las partes interesadas extienden el proceso.
- Desacuerdos sobre términos: los equipos legales, de adquisiciones y proveedores a menudo tienen prioridades conflictivas.
- Problemas de control de versiones: sin una gestión centralizada de documentos, los equipos pueden trabajar en versiones obsoletas de contratos.
💡 Solución
La automatización de los procesos de gestión de contratos puede acelerar los ciclos de negociación a la mitad.
La solución natural al reto de las negociaciones parece ser, una vez más, la automatización.
Con flujos de trabajo automatizados de contratos, asegurarás trabajar con el control de versiones correcto y, a su vez, acelerarás las negociaciones.
Hablando de control de versiones, es bueno mantener un seguimiento, especialmente en la fase de negociaciones de ida y vuelta.
Para evitar crear versiones alternativas y caos, puedes usar la plataforma Autenti, que te permite trabajar siempre con la última versión de cada documento y te da control total sobre quién lo firmó y cuándo.
Después de que un documento es firmado, se entrega automáticamente al siguiente destinatario si los añades.
4. Colaboraciones externas
Gestionar contratos internamente ya es un reto en sí mismo.
Gestionar contratos que involucran a partes externas (proveedores, clientes, socios) es algo completamente distinto, relacionado con:
- Falta de visibilidad: las organizaciones pueden tener una visión limitada de los flujos de trabajo de contratos externos y, por lo tanto, luchan con la visibilidad.
- Riesgos de seguridad: compartir contratos por correo electrónico o plataformas no seguras expone datos sensibles.
- Tiempos de respuesta lentos: las partes interesadas externas pueden retrasar la ejecución del contrato.
💡 Solución
Implementar un software de firma electrónica ayuda directamente a tratar con colaboradores externos y en la gestión de contratos. Desde cargar y compartir los documentos hasta la verificación de identidad, firma y almacenamiento.
Revisa un ejemplo real de Medicover, que dependía de métodos tradicionales basados en papel para firmar acuerdos, reuniones presenciales y entrega física de documentos.
La empresa optó por implementar Autenti y cambiar a la firma electrónica de documentos desde los métodos tradicionales en papel.
Los puntos clave que hicieron que la decisión de elegir Autenti fuera natural fueron:
- El cifrado de documentos,
- La firma rápida de contratos,
- Una ubicación centralizada para documentos archivados,
- Fácil seguimiento del estado de las firmas.
Con ese cambio, Medicover redujo su tiempo de firma de contratos de dos semanas a solo un día, firmando ahora casi todos sus documentos de ventas electrónicamente.
Pero lo más importante es que también sus socios externos —en este caso los clientes— son quienes más aprecian el cambio, al ser recibidos con un proceso de implementación de contratos eficiente.
5. Falta de responsabilidad y pobre colaboración entre departamentos
Volviendo a los retos internos.
Cuando múltiples departamentos manejan contratos, posibles dolores de cabeza pueden provenir de:
- Sin propiedad clara: la incertidumbre sobre quién es responsable del cumplimiento del contrato, renovaciones o monitoreo del rendimiento causa caos, problemas de tiempo, retrasos y más problemas innecesarios.
- Equipos aislados: legal, adquisiciones, finanzas y ventas a menudo trabajan aisladamente, lo que lleva a fallos de comunicación.
💡 Solución
Una posible solución para este reto particular de gestión de contratos es asignar propietarios para cada área, establecer flujos de trabajo claros y estandarizados, y usar una buena plataforma de colaboración en equipo para asegurarse de que todos estén en la misma página con cada documento creado y firmado.
6. Costes y posibles multas
En los últimos años, el coste promedio de un contrato de bajo riesgo desde la redacción hasta la firma ha aumentado un 38%.
Pero los costes de gestionar contratos no están solo en crear y firmar los documentos. Cualquier negocio que tenga al menos mil empleados
gasta alrededor de 2,5-3,5 millones de dólares en buscar o recrear documentos perdidos.
Y los costes no terminan ahí.
Los costes legales y multas también pueden llegar a millones. Como para Google, cuando la empresa recibió una sanción de 50 millones de euros en 2019 de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por falta de transparencia, información inadecuada y falta de consentimiento válido respecto a la personalización de anuncios.
💡 Solución
Automatiza el seguimiento de plazos y verificaciones de cumplimiento con herramientas de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) y un buen equipo legal a tu lado.
7. Almacenamiento, documentos perdidos y problemas para encontrarlos
Hasta un 71% de las empresas no pueden encontrar el 10% o más de sus contratos, lo que naturalmente lleva a más problemas.
Sin un repositorio centralizado de contratos, las organizaciones luchan con plazos perdidos, problemas de cumplimiento y riesgos financieros, además de mucho tiempo perdido buscando en los archivos.
💡 Solución
Usa un repositorio de contratos basado en la nube con metadatos buscables y controles de acceso para mejor seguridad y recuperación.
Si decides optar por la firma digital de contratos con Autenti, cada documento firmado se almacenará de forma segura en tu cuenta y será fácilmente buscable en el futuro.
Además, tendrás la oportunidad de finalmente deshacerte de esos archivos físicos.
8. Seguimiento de contratos
Una vez que se firma un contrato, las empresas a menudo luchan para asegurar que se cumplan las obligaciones. Los proveedores o socios pueden no cumplir con los términos del contrato y es definitivamente un reto hacerlos cumplir.
De hecho, el 70% de los contratos no son respetados por las unidades de negocio.
💡 Solución
Con este reto particular, hay de nuevo algunas soluciones que podrías probar.
Por un lado, puedes implementar software de seguimiento de contratos con alertas automáticas y herramientas de informes.
Por otro, puedes monitorear el éxito del contrato con indicadores clave de rendimiento (KPIs).
Y por último, puedes intentar imponer penalizaciones por incumplimiento de los términos del contrato.
9. Seguimiento y escalabilidad
Lo que puede venir como sorpresa o no, solo el 22% de las empresas confían en el seguimiento y gestión de sus contratos, lo cual es un reto común en la gestión de contratos.
Las empresas no logran hacer seguimiento de:
- Fechas clave (renovaciones, vencimientos, hitos), lo que lleva a renovaciones automáticas no deseadas o pérdida de oportunidades de negocio.
- Obligaciones y SLAs (acuerdos de nivel de servicio), causando riesgos de cumplimiento.
- Enmiendas y cambios sin documentación adecuada.a
💡 Solución
La mejor solución para los retos de seguimiento es comenzar por lo básico y establecer primero KPIs adecuados.
Luego, usando software o manualmente, rastrea los KPIs y mide qué funciona, qué no, y dónde ves una oportunidad para escalar.
10. Comprensión de cláusulas
El último reto que queremos cubrir es uno que puede parecer un poco más sutil, pero que sigue siendo un gran problema en la gestión de contratos: comprender los contratos.
El lenguaje legal puede ser complejo, lo que lleva a:
- Mala interpretación de obligaciones: los empleados o partes interesadas pueden malinterpretar términos clave.
- Exposición al riesgo: cláusulas vagas o desfavorables pueden crear responsabilidades financieras o legales.
- Inconsistencias entre contratos: la falta de cláusulas estandarizadas aumenta el riesgo.
De hecho, hasta el 90% de los profesionales admiten que los contratos comerciales son difíciles de entender para ellos o que no pueden entenderlos en absoluto.
💡 Solución
Para asegurarte de que todo el equipo esté en la misma página y entienda los contratos que estás utilizando, puedes:
- Usar herramientas de análisis de contratos impulsadas por IA para identificar riesgos y sugerir cláusulas estandarizadas, siempre que estés seguro de que las herramientas son seguras y no les proporciones datos sensibles.
- Crear un glosario con la ayuda del equipo legal para explicar los términos y condiciones que aparecen comúnmente.
- Educar al equipo sobre los casos más comunes.
Evita dolores de cabeza al firmar, compartir y almacenar contratos. Prueba Autenti gratis.
