La vía más rápida para la extensión de un contrato: volver a firmar documentos online

Las extensiones de contrato son uno de los „acuerdos“ más agradables de cerrar.

Después de todo, no tienes que pasar por el largo proceso de negociaciones, redactar el contrato desde cero o averiguar cómo vas a firmar el documento.

De hecho, para que se finalice la extensión de un contrato, no cambias nada del contrato, excepto por añadir la nueva fecha/plazo de finalización.

Porque, a diferencia de las renovaciones de contrato (contract renewals) donde revisas el contrato, renegocias los términos, cambias detalles y a menudo modificas todo el acuerdo inicial — con las extensiones de contrato, simplemente estás pulsando el botón de "posponer" en la fecha límite de terminación inminente del contrato.

En este artículo, te vamos a mostrar la vía más rápida para la extensión de un contrato, parcialmente automatizada y totalmente online (incluidos los „sellos“ oficiales, es decir, las firmas, de ambas partes contratantes).

Pero empecemos por el principio.

¿Qué es la extensión de un contrato y cómo hacerla legal?

La extensión de un contrato, como su nombre indica, significa extender el contrato existente más allá de su fecha original justo cuando el contrato está cerca de su fin.

Lo importante para las extensiones de contrato es el hecho de que los términos y condiciones existentes permanecen intactos (a diferencia de las renovaciones de contrato donde los términos y condiciones previamente acordados se renegocian, lo que a menudo resulta en la creación de un contrato completamente nuevo).

Ahora, el mayor beneficio posible (además de que las extensiones son una victoria rápida) es que extender un contrato determinado más allá de su vencimiento original sin necesidad de revisar las condiciones del acuerdo funciona a favor de crear una relación comercial sólida con la otra parte.

¿Por qué?

Porque confías en que el acuerdo original que hiciste es lo suficientemente fuerte como para seguir siendo beneficioso por otro período. No estás cuestionando el valor que estás obteniendo, no dudas de la necesidad de que el contrato siga siendo válido.

Ahora, todo suena muy bien en la teoría.

Pero, ¿es realmente tan rápido en la práctica? Veamos qué se necesita para finalizar las extensiones de contrato.

¿Qué documentos se necesitan para las extensiones de contrato?

Supongamos que te has asegurado de que ambas partes están contentas con el contrato y se tomó la decisión de extender un contrato determinado más allá de su fecha de vencimiento original.

El acuerdo original sigue siendo muy favorable y satisfactorio para ambas partes (los términos y condiciones siguen siendo los mismos), por lo que no tienes que redactar un acuerdo completamente nuevo.

Entonces, ¿cómo haces que esa extensión suceda?

¿Simplemente firmas un pulgar hacia arriba en el hilo de correo electrónico donde se mencionó por primera vez? ¿Contactas al equipo legal para preparar algún documento?

La verdad es que, en casi todos los casos, se necesita un documento determinado para extender un contrato.

La forma más simple de ese documento es un acuerdo de extensión / anexo contractual (addendum)— generalmente una sola página firmada por ambas partes que establece:

• la referencia del contrato original,
• la nueva fecha de terminación,
• la confirmación de que todos los demás términos permanecen inalterados.

En algunos casos, sin embargo, un contrato ya contiene una cláusula de extensión, por ejemplo:

“Las partes pueden extender este acuerdo mediante confirmación escrita antes de la fecha de vencimiento.”

En ese caso, un intercambio de cartas/correos electrónicos firmados puede ser suficiente, pero aun así, estás produciendo un registro escrito para confirmar la extensión sin crear un nuevo contrato.

En industrias altamente reguladas o acuerdos de alto valor, siempre se espera un anexo formal por razones de auditoría y cumplimiento normativo.

¿Se pueden extender los contratos automáticamente (sin el anexo)?

En resumen, sí.

Los contratos se pueden extender automáticamente, pero solo si el contrato original incluye una cláusula de renovación automática (o “evergreen”).

Así es como suele funcionar:

• Cláusula de renovación automática: El contrato dice algo como: “Este acuerdo se renovará automáticamente por períodos sucesivos de un año a menos que cualquiera de las partes notifique por escrito la terminación al menos 30 días antes del final del plazo actual.”
• Base recurrente: Con tal cláusula, el contrato simplemente sigue rodando—año tras año, mes tras mes, o el término que se especifique, hasta que una parte decide detenerlo.
• Períodos de notificación: La mayoría de los contratos evergreen incluyen una ventana de notificación (por ejemplo, 30–90 días antes del vencimiento) durante la cual cualquiera de las partes puede optar por no renovar.
• Industrias donde las extensiones automáticas son comunes: acuerdos de servicio, suscripciones SaaS, arrendamientos de equipos, contratos de mantenimiento.

Extiende contratos online con Autenti

Ya hemos aprendido que el proceso para manejar la extensión de un contrato depende de algunos factores y su apariencia difiere. Lo que desencadena una ruta diferente es el nivel de asociación establecido con la otra parte o el tipo de industria/tipo de acuerdo.

Acuerdos más sensibles, más caros, pueden requerir más que un simple acuerdo escrito para extender el contrato existente sin cambiar los términos y condiciones.

A su vez, los contratos recurrentes dentro de asociaciones bien conocidas pueden ocurrir casi automáticamente.

Cualquiera que sea el proceso que necesites manejar, la vía más rápida para extender un acuerdo entre dos partes es online.

Autenti es una plataforma completa de firma electrónica que hace que firmar y extender contratos sea más fácil que nunca, sin importar la ubicación de cualquiera de las partes del contrato, ni el dispositivo utilizado, o el tipo de firmas electrónicas — Autenti los soporta todos.

Y te mostraremos exactamente cómo extender contratos con ella, comenzando por los recordatorios.

Recordatorios de plazos

El primer paso para la extensión de un contrato no tiene nada que ver con ninguna documentación, en realidad se trata de recordar el plazo inminente en primer lugar.

La mejor práctica aquí es configurar recordatorios o alertas (incluso Google Calendar funciona) para cada fecha límite de contrato aproximadamente 60 días antes de que esté programado para finalizar, para dar a ambas partes tiempo suficiente para decidir qué hacer a continuación.

Habla con la otra parte

Lo que nos lleva al siguiente paso: comunicación clara con la otra parte contratante para negociar una extensión de contrato.

Vuelve a revisar el contrato para verificar:

• obligaciones contractuales,
• términos del contrato,
• necesidad de términos adicionales (o un nuevo contrato),
• cómo ha funcionado el contrato hasta ahora,
• si los objetivos y expectativas comerciales siguen alineados,
• si los términos financieros o los requisitos de cumplimiento necesitan actualización,
• la fecha exacta de nueva terminación y si la extensión es temporal o parte de una relación a largo plazo.

Revisar el contrato original asegura que no estás firmando a ciegas otro término del contrato, solo porque se sienta natural extenderlo.

Si ambas partes están satisfechas y eliges extender, pasa al siguiente paso.

💡En Autenti, puedes encontrar fácilmente cada contrato firmado en el archivo de documentos.

Redacta el anexo

Una vez que ambas partes acuerdan extender el contrato, el siguiente paso es ponerlo por escrito.

La forma más sencilla de hacerlo es a través de un breve anexo (o acuerdo de extensión) que se remita al contrato original.

Este documento generalmente incluye solo algunos elementos esenciales, incluyendo el título o número de referencia del acuerdo original, la nueva fecha de terminación, y una confirmación de que todos los demás términos permanecen inalterados.

Si todo está ya acordado con la otra parte, generalmente puedes redactar un simple anexo de extensión en 10–15 minutos — a veces incluso más rápido si estás reutilizando una plantilla.

Dado que es típicamente solo una sola página, el proceso es rápido:

• Identifica el contrato original (título, fecha, número de referencia)
• Indica la nueva fecha de terminación/vencimiento
• Confirma que todos los demás términos permanecen inalterados
• Agrega espacio para las firmas y fechas de ambas partes

Firma online

Ahora, todo lo que queda por hacer es firmar el anexo. Y con Autenti, puedes hacerlo fácilmente online en pocos pasos.

Primero, sube el anexo a Autenti y especifica cualquier detalle esencial sobre la firma necesaria.

Añade a las personas que deben firmar el documento (si ya has firmado un contrato con esa parte antes, sus detalles estarán fácilmente disponibles en la libreta de direcciones de Autenti).

Envía el documento para su firma, haz clic para firmar, ¡y listo!

💡Con Autenti, puedes enviar recordatorios de notificación a todas las partes involucradas en el contrato o anexo para ayudarles a recordar las firmas pendientes y hacer que las extensiones sucedan aún más rápido.

Configura el siguiente recordatorio

Como colofón, no olvides configurar otro recordatorio para la duración más reciente de la extensión establecida con el contrato extendido, para luego repetir todo el proceso fácilmente la próxima vez.

Beneficios de extender contratos con firmas electrónicas

Extender contratos con firmas electrónicas ahorra una gran cantidad de problemas.

Pero también cambia fundamentalmente la rapidez, seguridad y fluidez del proceso.

En lugar de hacer malabarismos con impresoras, escáneres o servicios de mensajería, ambas partes pueden finalizar una extensión en minutos mientras se aseguran de que el acuerdo es legalmente sólido y está completamente documentado.

Echa un vistazo al grupo TZMO, que previamente manejaba todas las firmas de contratos por la vía tradicional, lo que resultaba en procesos de meses de duración. Desde que cambiaron a firmar documentos online con Autenti, su proceso de firma de contratos se ha reducido hasta en un 90 %, de semanas a horas.

Aquí tienes algunas de las mayores ventajas:

• Tiempo de respuesta más rápido: Los contratos se pueden firmar y devolver casi al instante, sin importar lo cerca que esté el plazo.
• Comodidad a escala: Ya sea que la otra parte esté al otro lado de la ciudad o del mundo, ambas partes pueden revisar y firmar desde cualquier dispositivo.
• Legalmente vinculante: Las firmas electrónicas tienen el mismo peso legal que las manuscritas bajo marcos como eIDAS en la UE.
• Mayor seguridad: Cada documento firmado viene con una auditoría completa que registra fechas, horas e identidades, lo que hace que sea mucho más difícil de disputar más tarde.
• Menores costes: La eliminación de la impresión, el franqueo y el almacenamiento se suma rápidamente a ahorros significativos.
• Organización más fácil: Los anexos firmados se almacenan automáticamente en tu archivo digital, por lo que no hay riesgo de un archivo perdido cuando más lo necesitas.
• Beneficios de sostenibilidad: Al reducir el papel y la logística física, reduces el desperdicio y haces que el proceso de extensión de contratos sea más ecológico.

Como dice el Gerente de Gobierno Corporativo y Legal del grupo TZMO, Dr. Paweł Ochrymiuk:

“La automatización ha liberado tiempo para actividades esenciales como las ventas, en lugar de manejar la documentación en papel, que implicaba la impresión, el envío, el escaneo, la recepción y la asunción de costes logísticos para servicios de mensajería y postales.”

¿Qué debes preguntarte antes de extender un contrato?

Por último, repasemos las formas en que puedes proceder para asegurarte de que la extensión que buscas es realmente la elección correcta.

Porque al considerar una extensión de contrato, generalmente no es suficiente simplemente acordar una nueva fecha de finalización. Una revisión rápida del estado de la relación y la relevancia del contrato puede salvarte de extender términos que ya no sirven a tus objetivos.

Así que tómate tu tiempo para identificar áreas de mejora. Si hay alguna que hacer, no tienes que comprometerte automáticamente con una extensión de contrato, y opta por una renovación en su lugar.

Aquí tienes algunas preguntas que vale la pena hacer antes de comprometerte:

TABLE STOP

Responder a estas preguntas de antemano ayuda a asegurar que no estás extendiendo un contrato por costumbre, sino porque sigue siendo la mejor opción. Una extensión debe fortalecer la relación, no atraparte en términos obsoletos o de bajo rendimiento.

Finalmente, piensa en el contexto más amplio de la extensión en sí:

• ¿Es el momento adecuado? ¿Ambas partes tienen capacidad, aprobación de presupuesto y alineación? Extender demasiado tarde (o demasiado pronto) puede crear fricción.
• ¿Cómo afectará esto a las negociaciones futuras? Una extensión corta puede ser un puente táctico hasta un rediseño importante, mientras que una larga podría reducir tu capacidad de negociación más adelante.

Extiende contratos de la manera fácil, online

Extender un contrato es a menudo la forma más simple para que las partes sigan trabajando juntas sin interrumpir el negocio en curso.

Al mantener intactos los términos originales, una extensión de contrato proporciona continuidad y otorga a ambas partes tiempo adicional bajo el acuerdo existente. Ya sea que se maneje con un anexo rápido o se apoye en una cláusula automática, el proceso asegura que la duración del contrato sea clara mientras se evita la complejidad de una renovación completa.

Por supuesto, sigue siendo importante verificar las condiciones del mercado, las actualizaciones de cumplimiento y el rendimiento antes de firmar para asegurarse de que la extensión siga siendo mutuamente beneficiosa.

Y una vez que resuelves todo, hecho online con firmas electrónicas, todo el proceso se vuelve más rápido, más seguro y más fácil de gestionar.

Extender la duración de un contrato existente puede ser fácil, con Autenti.

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