Dominando la gestión de contratos minoristas: ¿cómo lograr procesos eficientes?

Seamos honestos: los contratos en el sector minorista suelen ser un desastre. Viven en carpetas aleatorias, cadenas de correos electrónicos, en el escritorio de alguien desde 2019 y nadie recuerda lo que contienen hasta que algo sale mal.

La gestión de contratos minoristas (Retail Contract Management) es simplemente el proceso de mantener todos esos acuerdos –desde acuerdos con proveedores, contratos de arrendamiento, términos de promoción y servicios tecnológicos– en orden para optimizar las operaciones comerciales. Suena sencillo. Pero, ¿en realidad? Es más difícil que eso.

Y ahora mismo, es más importante que nunca hacerlo bien.

Hasta el 40% del valor de un contrato puede perderse debido a malas prácticas de gestión. Los plazos incumplidos, la falta de visibilidad y las tácticas de negociación ineficaces reducen los ingresos potenciales.

Entre los problemas de la cadena de suministro, el aumento de los costos, los requisitos ESG y la presión de estar en todas partes (online, en tienda, marketplaces), los minoristas no pueden permitirse contratos descuidados. Una cláusula omitida o una renovación automática pueden acabar con tus márgenes o meterte en problemas legales.

Algunos de los problemas más comunes son:

• Contratos dispersos entre equipos y herramientas
• Nadie rastrea plazos, vencimientos u obligaciones
• Poca visibilidad de precios, términos y rendimiento de los proveedores

La buena noticia: todo se puede arreglar y no tiene por qué ser complicado.

Revisemos cómo poner bajo control tu gestión de contratos minoristas.

Gestión de contratos minoristas: tipos de contratos y riesgos asociados

En el comercio minorista, no solo estás gestionando "unos pocos contratos", estás haciendo malabares con docenas, a veces cientos, en diferentes categorías. Todo esto hace que la gestión de riesgos sea mucho más difícil.

Tienes acuerdos con vendedores y proveedores (la columna vertebral de tu flujo de productos), contratos de arrendamiento de tiendas, socios logísticos, plataformas tecnológicas, procesadores de pagos, acuerdos de licencia y más.

Cada uno conlleva sus propios riesgos potenciales. Desde incumplimientos de SLA (Acuerdos de Nivel de Servicio), pasando por discrepancias de precios, hasta arrendamientos con renovación automática o términos desactualizados que ya no reflejan cómo funciona realmente tu negocio.

Acuerdos con vendedores y proveedores

Estos rigen los productos que vendes. Esto significa precios, volumen, programas de entrega, políticas de devolución y apoyo promocional. Las cláusulas omitidas aquí pueden aniquilar tus márgenes o dejarte sin existencias en temporada alta.

Si estos acuerdos no se manejan con cuidado, muchas cosas pueden salir mal. Podrías perderte descuentos por volumen o descuentos por pronto pago que podrían haberte ahorrado dinero.

Los errores de precios pueden colarse hasta el punto de venta, lo que frustra a los clientes o consume tus márgenes. Si los tiempos de entrega no están claramente detallados, corres el riesgo de quedarte sin existencias justo cuando la demanda es más alta. Y sin términos claros para devoluciones o productos dañados, podrías encontrarte en disputas complicadas sin una forma fácil de resolverlas.

Contratos de arrendamiento de bienes inmuebles

Los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles en la gestión minorista son los acuerdos que fijan la ubicación de tus tiendas, detallando todo, desde cuánto tiempo estás allí hasta cuánto pagas y de qué eres responsable.

Y los arrendamientos de tiendas son contratos a largo plazo y de alto riesgo con muchas partes móviles.

Así que, si no estás vigilando de cerca los detalles, las cosas pueden pasar desapercibidas.

Las renovaciones automáticas pueden vincularte silenciosamente a ubicaciones que no están rindiendo bien, reduciendo el riesgo de perder la renegociación solo si se rastrean de forma proactiva. Perder una fecha límite de notificación podría significar perder tu oportunidad de mudarte o renegociar los términos.

Las tarifas ocultas o los cargos por mantenimiento de áreas comunes (CAM) o cargos por servicio pueden acumularse si no se impugnan. Y si estás gestionando múltiples ubicaciones, la poca visibilidad de tu cartera de arrendamientos puede hacer que sea difícil mantenerte al tanto de todo.

Contratos de logística y cumplimiento

Ya sea logística de terceros, almacenamiento o entrega de última milla, estos contratos dictan cómo llega tu producto a los estantes o a las puertas de los clientes.

Aquí, si las cosas no están claramente establecidas, los problemas pueden acumularse rápidamente. Podrías perder la oportunidad de aplicar penalizaciones cuando se incumplen los acuerdos de nivel de servicio (SLA), o descubrir que no hay una responsabilidad clara cuando se pierde o daña el inventario.

En temporadas altas, los términos contractuales rígidos pueden dejarte sin la flexibilidad que necesitas para escalar. Y si no has comparado correctamente tus tarifas de envío, podrías terminar pagando de más sin siquiera darte cuenta.

Contratos de tecnología y servicios

Los contratos de tecnología y servicios cubren todo, desde tu sistema de punto de venta y plataforma de comercio electrónico hasta procesadores de pago y cualquier herramienta clave en la industria minorista, todos vienen con letra pequeña.

Si no los revisas regularmente, puedes quedarte estancado fácilmente.

Las renovaciones automáticas podrían atarte a herramientas obsoletas o de bajo rendimiento, y los modelos de precios basados en el uso pueden venir con tarifas ocultas que silenciosamente consumen tu presupuesto.

También existe el riesgo de incumplir la seguridad de los datos o el cumplimiento de PCI, lo que puede acarrear graves consecuencias. Y sin cláusulas de salida claras, podrías encontrarte atrapado en una relación con un proveedor que ya no se ajusta a tus necesidades.

Acuerdos de marca propia y licencias

En el comercio minorista, también puedes encontrarte trabajando con acuerdos de marca propia y licencias. Y si estás gestionando productos de marca propia o licenciando marcas de terceros, estás lidiando con derechos de propiedad intelectual, acuerdos de regalías y términos de uso, lo que deja poco margen para el error.

Si los pagos de regalías se calculan incorrectamente, podrías terminar pagando de más o enfrentando problemas legales. Usar los activos de la marca de forma incorrecta, o en marketing no autorizado, puede meterte en un aprieto rápidamente.

Y si no estás aplicando estándares de calidad, la reputación de tu propia marca puede verse afectada. El incumplimiento de compromisos en torno a cosas como la sostenibilidad o la transparencia del abastecimiento puede causar problemas de cumplimiento y reacciones negativas de los clientes.

Desafíos de la gestión de contratos minoristas

A juzgar por los muchos riesgos enumerados en el párrafo anterior, la complejidad de la gestión de contratos minoristas no es una broma.

El comercio minorista se mueve rápido y a gran escala, especialmente dentro de los sectores minoristas que manejan información sensible y tendencias de mercado que cambian rápidamente. Piensa en:

• Cadenas de suministro globales, lo que significa que trabajas con proveedores internacionales, regulaciones extranjeras y tiempos de entrega cambiantes.
• Miles de unidades de mantenimiento de existencias (SKU) en múltiples formatos de tiendas y regiones dificultan la estandarización.
• Y luego está el caos estacional: Black Friday, regreso a clases, temporada navideña, donde los términos cambian, los volúmenes aumentan y una cláusula omitida puede arruinar toda una campaña.

A esto se suman los desafíos comunes de la gestión de contratos, que generalmente se reducen a...

Caos en el control de versiones

El departamento legal trabaja con una versión, el de compras tiene otra en una unidad compartida, y alguien en ventas está usando un PDF antiguo de hace dos años. Nadie está seguro de qué versión es la final o si la "final" siquiera se firmó.

Procesos manuales por todas partes

La mayoría de los minoristas todavía están atascados usando cadenas de correo electrónico, hojas de cálculo y PDFs para gestionar contratos. No hay un sistema central, no hay automatización, solo mucho copiar y pegar, y esperanza.

Sin visibilidad de lo que está por venir

¿Cuándo vencen esos arrendamientos? ¿Hay renovaciones automáticas? ¿Cumplió ese proveedor con su acuerdo de nivel de servicio (SLA) el último trimestre? Sin visibilidad, los equipos siempre están reaccionando y nunca planificando realmente.

El cumplimiento es un objetivo móvil

Desde las leyes laborales y las normas ambientales hasta el GDPR y el abastecimiento ético, la presión regulatoria es real y sigue creciendo, lo que aumenta la necesidad de una gestión eficaz de los contratos. Si tus contratos no se mantienen al día, estás expuesto.

¿Y cómo puedes mantenerte al día si no estás gestionando los contratos correctamente con una estrategia efectiva implementada?

Desorden en precios promocionales y devoluciones

El comercio minorista está lleno de excepciones, desde ofertas de temporada, hasta descuentos a corto plazo, compras al por mayor y términos de devolución generosos.

Si tus contratos no especifican claramente esos puntos (y si no los estás rastreando), las cosas se complican rápidamente, especialmente cuando llega el momento de conciliar facturas o resolver disputas.

¿Cómo se ve una buena gestión de contratos minoristas?

La gestión de contratos no debería ser una búsqueda del tesoro. No deberías tener que buscar en seis cadenas de correos electrónicos, llamar a finanzas, preguntar a alguien del equipo legal y cruzar los dedos para que la copia final firmada no siga en una memoria USB.

Cuando se hace correctamente, la gestión de contratos en el comercio minorista se convierte en un facilitador de negocios, no en una carga. Y evitar cualquiera de los desafíos enumerados anteriormente es realmente posible.

Mantiene a tus equipos alineados, a tus proveedores honestos y tu resultado final protegido.

Así es como se ve en la práctica.

Un sistema central (que todos realmente usan)

Este es el punto de partida no negociable. Una plataforma compartida entre equipos. Se acabaron las adivinanzas de versiones. Se acabó el "¿Dónde guardamos ese?". Todo reside en un repositorio centralizado de contratos, que se puede buscar y está estructurado.

Esto significa que el equipo legal, de compras, finanzas, operaciones y de la tienda están viendo lo mismo, en tiempo real. Alineación = decisiones más rápidas, menos errores, menos culpas.

Plantillas, control de versiones y alertas como estándar

La velocidad y la consistencia son importantes. Las buenas herramientas de software de gestión de contratos y las soluciones CLM (Contract Lifecycle Management) facilitan:

• Usar plantillas de contrato estandarizadas que reducen el tiempo de negociación y el riesgo legal.
• Rastrear cada cambio, revisión y modificación con un historial de versiones claro.
• Configurar alertas automáticas para fechas clave, como renovaciones, vencimientos, auditorías, cambios de precios, para que no se pierda nada.

Se acabó el depender del calendario de Outlook de alguien para detectar una renovación crítica. Se acabó el "No sabíamos que el aumento de precios entró en vigor este trimestre". El sistema debería avisarte antes de que se convierta en un problema.

Visibilidad completa de lo que importa

Cada contrato debería indicarte:

• Lo que estás pagando
• Qué bienes y servicios se intercambian
• Lo que estás obteniendo
• Qué obligaciones contractuales tienen todas las partes involucradas
• Qué sucede si algo sale mal

Esto incluye términos de precios promocionales, umbrales de descuento, SLA de entrega, plazos de pago y cláusulas de responsabilidad. Todo debe ser rastreable, no oculto en densos PDFs o carpetas olvidadas.

También deberías poder ejecutar informes cruzados en los contratos para detectar tendencias, como el rendimiento de los proveedores, las brechas de cumplimiento recurrentes o cuántos acuerdos se renuevan automáticamente el próximo trimestre. Así es como los datos contractuales se convierten en datos realmente valiosos que te ayudan a tomar decisiones informadas.

Digitalización y fácil accesibilidad

Si todavía estás gestionando contratos en hojas de cálculo y unidades compartidas, estás perdiendo tiempo y dinero.

Esto es lo que dicen las cifras sobre cómo ayuda la digitalización en términos de gestión de contratos:

Con las herramientas digitales, no solo estás almacenando contratos, los estás gestionando digitalmente con total visibilidad de las métricas de rendimiento. Eso significa alertas en tiempo real, metadatos rastreables, etiquetado de riesgos inteligente, flujos de trabajo automatizados e incluso información impulsada por IA.

¿Cómo llegar allí?

Has leído el por qué y el qué. Ahora, aquí está la dura verdad: arreglar la gestión de contratos no sucederá de la noche a la mañana, y probablemente no será bonito al principio. Pero definitivamente es factible, especialmente con las herramientas adecuadas.

Así es como hacerlo realidad, paso a paso.

Audita lo que ya tienes

Antes de hacer cualquier otra cosa, averigua dónde están tus contratos y qué falta para identificar las áreas que necesitan arreglo. ¿Están dispersos en unidades compartidas, bandejas de entrada personales o incluso archivadores físicos?

¿Cuántos contratos tienes realmente y cuántos han vencido o están fuera de cumplimiento? ¿Hay KPIs de gestión de contratos establecidos o simplemente has estado improvisando todo este tiempo?

Hazte estas preguntas y obtén un inventario claro. Esta auditoría sienta las bases y expone tus mayores riesgos y puntos ciegos.

Centraliza y limpia

A continuación, lleva todos esos contratos a un solo lugar. Puede que se sienta abrumador, pero esta limpieza es crucial. No esperes a que todo sea perfecto, comienza con lo que tienes, organiza por tipo o unidad de negocio y estandariza la nomenclatura de archivos.

Sí, puede que sea un desorden. Pero es mejor desordenado y centralizado que perfectamente ordenado y disperso.

Construye un manual estándar: quién hace qué, cuándo

Los contratos involucran a mucha gente. Por lo tanto, crea un proceso claro en el que todos estén de acuerdo, una o más estrategias de gestión que definan quién hace qué, cuándo:

• ¿Quién redacta y revisa los contratos?
• ¿Quién da el visto bueno: legal, compras, finanzas?
• ¿Quién rastrea los plazos, renovaciones y cumplimiento?
• ¿Cómo se manejan las excepciones o disputas?

Tener un manual documentado reduce la confusión y acelera las aprobaciones de contratos.

Capacita al equipo, establece recordatorios, revisa trimestralmente

Tu mejor proceso es inútil si la gente no lo sigue.

Asegúrate de invertir en capacitación para todos los que manejan contratos, desde NDAs hasta complejos contratos con proveedores. Asegúrate de que los recordatorios y alertas estén configurados para que no se escapen los plazos.

Y lo más importante, establece una revisión trimestral para:

• Verificar el cumplimiento
• Actualizar procesos
• Refrescar la capacitación
• Ajustar a medida que el negocio cambia

Cambia a firmas electrónicas

Y por último, pero ciertamente no menos importante, implementa un cambio que te ayude a resolver la mayoría de los desafíos enumerados y a lograr una gestión de contratos minoristas mucho mejor y rápida.

Cambia a la firma electrónica, una parte esencial de la gestión de contratos que ayuda a mitigar riesgos y a agilizar la aprobación de las partes interesadas.

¿Por qué y cómo?

Porque el papel y los PDFs por correo electrónico son lentos y arriesgados. Las firmas electrónicas aceleran las aprobaciones, garantizan el cumplimiento legal y la seguridad, y vienen con rastros de auditoría incorporados. Además, admiten recordatorios automatizados, control de versiones y firma masiva para esos grandes contratos con proveedores o renovaciones de arrendamientos.

Volverse digital aquí es una victoria rápida que se amortiza velozmente, lo que resulta en acuerdos más rápidos, menos errores y mucho menos perseguir a la gente.

Especialmente si eliges la herramienta adecuada para el trabajo.

Como Decathlon, un minorista y fabricante mundial de artículos deportivos que diseña, produce y vende una amplia gama de equipos, ropa y accesorios deportivos, que eligió Autenti.

Las firmas electrónicas de Autenti les permitieron acelerar sus procesos de documentos, mientras reducían el papel y facilitaban el seguimiento y la gestión de firmas, todo ello acercándose a un flujo de trabajo totalmente digital y ecológico.

O Rossmann, una de las cadenas de farmacias más grandes de Europa, que, gracias a Autenti, aceleró drásticamente su proceso de firma de documentos –de semanas a horas– e hizo que el trabajo remoto fuera más fluido tanto para empleados como para socios.

“Nuestros clientes tienen una muy alta opinión de Autenti. Están contentos de no tener que enviar pedidos firmados por correo. El proceso de firma por todas las partes se redujo de unas 2-3 semanas a varias docenas de horas”

Małgorzata Kołodziejczyk, Gerente del Departamento de Desarrollo de Sistemas de TI Financieros y Administrativos en Rossmann

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