La firma electrónica es una comodidad extraordinaria que facilita la gestión de una empresa. ¿Qué métodos se pueden utilizar para autenticar las personas que firman con la firma electrónica?
La firma electrónica
Antes de pasar a explicar los métodos de verificación de la firma electrónica, vale la pena comenzar con la cuestión básica: ¿qué es una firma electrónica y cómo funciona?
El Reglamento (UE) n.º 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, sobre la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, comúnmente conocido como eIDAS, contiene una definición jurídicamente vinculante. De acuerdo con lo establecido en este documento, la firma debe reunir cuatro siguientes características:
- estar en formato electrónico
- ser presentada por una persona física,
- asociarse con el contenido firmado,
- ser utilizado de manera consciente por el signatario para firmar el documento.
La firma electrónica permite celebrar los contratos sin necesidad de contacto personal. Todo el proceso se puede realizar de forma remota, a través de Internet. La parte que firma el documento confirma que lo ha leído y acepta su contenido. Un acuerdo que contiene la firma electrónica produce efectos jurídicos y puede ser utilizado en procesos de prueba pendientes ante un tribunal. Por ello, es muy importante verificar los datos de la persona que coloca la firma electrónica. ¿Cómo se puede hacer esto?
La identificación y verificación
El primer paso antes de firmar un contrato u otro documento es identificar a la otra parte. La persona a quien le enviarás el documento deberá proporcionarte datos que te permitan identificar claramente su identidad. Para este fin, se utilizan con mayor frecuencia el nombre, el apellido, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono utilizados por la otra parte. El siguiente paso es la verificación de la identidad, es decir, la comprobación si los datos utilizados para la identificación son correctos. Es el remitente quien verifica si la persona que firma el documento utiliza los datos facilitados para la autenticación (por ejemplo, si tiene acceso a un buzón de correo electrónico o número de teléfono determinado).
En el caso de celebrar contratos tradicionales en papel, la verificación de la identidad de la otra parte suele consistir en comparar los datos contenidos en el documento con los del documento de identidad: DNI o pasaporte. También es posible comparar la imagen de la otra parte con la foto del documento, así como comparar la firma del contrato con el modelo del documento de identidad. De esta forma, la identificación y verificación de las personas que firman el contrato u otro documento se realiza “en vivo”. Pero, ¿cómo realizar tal procedimiento en el espacio virtual? La plataforma Autenti proporciona varios métodos de autenticación de la persona que firma con la firma electrónica.
La dirección de correo electrónico
El método más simple y común para verificar a la otra parte es utilizar su dirección de correo electrónico. Si eres es el remitente del documento y lo envias a través de la plataforma Autenti, debes proporcionar la dirección de correo electrónico de la otra parte antes del envío. Se enviará un enlace al correo electrónico utilizado por la otra parte. El destinatario será redirigido al panel de firma, donde podrá confirmar su identidad y así colocar una firma electrónica en el documento. Los datos utilizados para la verificación, es decir, nombre y apellidos y dirección de correo electrónico, están vinculados a la dirección IP del dispositivo que se utilizó para colocar la firma electrónica. Toda la información se adjuntará al documento firmado. Puedes consultarlos en la Hoja de Firmas en cualquier momento.
El código SMS
El segundo método que puedes utilizar para verificar quién firma con la firma electrónica es el código SMS. Para utilizar esta solución, además de la dirección de correo electrónico de la otra parte, también necesitas su número de teléfono. La otra parte, además del mencionado e-mail con enlace, también recibirá un SMS con un código único que deberá introducir para firmar el documento enviado. De esta forma, se asignan al nombre y apellidos la dirección de correo electrónico y el número de teléfono, así como la dirección IP del dispositivo utilizado por el destinatario del documento electrónico.
La firma cualificada
El tercer método para verificar la identidad de la persona que coloca la firma electrónica en el documento es utilizar una firma electrónica cualificada. Una firma cualificada tiene los mismos efectos que una firma manuscrita; por este motivo, los solicitantes de un certificado cualificado se someten a un riguroso proceso de verificación. Puede tomar la forma de una conversación de video remota con un empleado de la empresa que emite el certificado, o una reunión personal. La identidad de la persona que solicita una firma cualificada se verifica sobre la base de un documento de identidad: DNI o pasaporte.
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La hoja de firmas
Después de la verificación, el destinatario puede colocar una firma electrónica en el documento electrónico recibido. La firma electrónica real tiene la forma de una secuencia de bits, por lo que es completamente ilegible para la persona promedio. En el caso de los documentos electrónicos, la firma no es visible como un elemento del contenido del documento, lo que puede causar consternación entre los usuarios que, después de muchos años de manejar documentos en papel, se han acostumbrado a que el contenido del documento debe estar firmado a mano. Autenti ha desarrollado una solución que elimina este inconveniente. La plataforma genera automáticamente una Hoja de firmas con la firma realizada por la otra parte, así como información sobre el momento de la firma y los métodos de autenticación utilizados.Después de abrir el archivo firmado, la Hoja de Firmas es visible como la última página del documento. Allí también encontrará sellos electrónicos verificados con un certificado calificado, presentado por Autenti. El primer sello se realiza cuando se envía el documento electrónico para su firma, el segundo, cuando se han aplicado todas las firmas electrónicas. Cada sello contiene información sobre el momento de su creación y es una garantía de que el contenido del documento no ha cambiado desde que se emitió y que todas las partes firmaron la misma versión.
