La firma electrónica es una herramienta que agiliza el flujo de documentos y facilita la contratación a distancia. Sin embargo, muchas personas están preocupadas por esta forma de firmar documentos. Te explicamos por qué la firma electrónica es una solución segura.
¿Es un documento electrónico tan "importante" como un documento en papel? ¿Cómo puedo verificar la identidad de la persona que coloca la firma electrónica en el documento? ¿Existe el riesgo de que la otra parte cambie el contenido del documento electrónico? Estas son las preguntas más comunes que hacen los clientes que están considerando usar una firma electrónica. Disipamos estas dudas.
Firma electrónica - normativa legal
En el caso de documentos y firmas, el derecho electrónico nacional y europeo se adaptó rápidamente a la realidad cambiante. Este ámbito está regulado principalmente por el Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, sobre la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, en definitiva - eIDAS. Esta ley proporciona la definición de firma electrónica: "firma electrónica significa datos en formato electrónico que se adjuntan o vinculan lógicamente a otros datos en formato electrónico, y que son utilizados por el firmante como una firma". eIDAS, que entró en vigor en toda la Unión Europea en el año 2016, también define un documento electrónico como "cualquier contenido almacenado en forma electrónica, en particular, un texto o grabación de audio, visual o audiovisual". Incluso un correo electrónico que contenga el nombre y apellido del remitente cumple la definición de firma electrónica, pero para que tenga efectos jurídicos, la firma debe ser una operación del servicio de confianza.
Se incluye una disposición muy importante en el artículo 43 de este reglamento: "El efecto jurídico de un documento electrónico o su admisibilidad como prueba en un proceso judicial no se cuestiona por el solo hecho de que el documento esté en formato electrónico [...]". El hecho de que un determinado documento esté en formato electrónico no afecta a su validez y obligatoriedad. Su contenido y el tipo de firma que se le coloca son de gran importancia. La mayoría de los documentos se pueden firmar con una firma electrónica ordinaria: es una firma electrónica utilizada conscientemente por un individuo, adjunta o asociada con el contenido firmado. La firma electrónica puede ser el nombre y apellido combinados con una dirección de correo electrónico y una dirección IP. Es importante destacar que las disposiciones de eIDAS muestran que el tribunal no puede negarse a utilizar una firma de este tipo en procedimientos probatorios solo porque se encuentra en formato electrónico.
Los documentos que requieren una forma escrita (por ejemplo, un contrato de trabajo o un contrato por obra con transferencia de los derechos de autor), también pueden firmarse electrónicamente, pero para este propósito se requiere de una firma electrónica cualificada, que tiene los mismos efectos legales que una firma manuscrita.
Verificación de la identidad del firmante
Hay muchas dudas sobre si el documento electrónico enviado se firmará por una persona autorizada. En el caso de celebrar un contrato presencial, la verificación de la identidad consiste en la comprobación de los datos identificativos contenidos en el contrato, con los reflejados en el documento que confirma la identidad (p. ej. DNI o pasaporte). La firma de los documentos de forma remota puede generar algunas dudas sobre la seguridad del proceso. ¿Es posible verificar eficazmente la identidad de una persona que firma un documento con la firma electrónica?
Un usuario que envía un documento a través de la plataforma Autenti puede estar seguro de que llegará al destinatario correcto y que éste lo firmará con la firma electrónica. Autenti utiliza varios métodos para verificar el firmante.
Verificacion a través del email
La forma más popular y sencilla de verificar al firmante es usar la dirección de correo electrónico que se le asignó. El usuario que utiliza la plataforma Autenti para firmar el documento proporciona la dirección utilizada por el destinatario. Se envía un enlace único a esta dirección, que dirige al destinatario al panel de firma. Allí, confirma su identidad y al mismo tiempo coloca una firma electrónica en el documento. En este punto, la dirección de correo electrónico está vinculada al nombre del firmante y la dirección IP del dispositivo que se utilizó para firmar. Este conjunto de información se adjunta al documento y permite identificar por quién ha sido firmado.
Verificación a través de un código SMS
El segundo método para verificar a la persona que coloca la firma electrónica en el documento enviado, es usar una dirección de correo electrónico y un código SMS de un solo uso. Además del enlace, que se envía por correo electrónico, el destinatario también recibe un código SMS, que se envía a su número de teléfono. El código solo lo conoce la persona que usa este número y es imprescindible para poder firmar el documento. De esta forma, la información sobre el número de teléfono también se adjunta al nombre, apellido, dirección de correo electrónico y dirección IP.
El uso de la firma cualificada
Otra forma es utilizar una firma electrónica cualificada que proporcionará información directa sobre el firmante. Las empresas que proporcionan certificados cualificados realizan una minuciosa verificación de la identidad del cliente. Antes de emitir el certificado, el empleado compara los datos facilitados por el cliente con los de su DNI o pasaporte. Este tipo de verificación se realiza de forma presencial o remota, a través de una webcam. Gracias a esto, una firma cualificada está íntimamente relacionada con la persona que la utiliza. Una firma cualificada es equivalente a una firma manuscrita; por lo tanto, se puede usar para firmar documentos que requieren una validez igual a la de la firma manuscrita. Hoy, en la plataforma Autenti, se pueden utilizar versiones móviles de firmas electrónicas cualificadas en los procesos de firma de documentos que deban cumplir tales requisitos.
¿Cómo es una firma electrónica?
Una firma electrónica es una cadena de bits o datos electrónicos que se adjunta a un documento electrónico. La firma en este formato puede ser leída y verificada por una computadora, pero no por las personas que recibieron el documento firmado. Autenti ha desarrollado una solución a este inconveniente: cada documento electrónico enviado a través de la plataforma va acompañado de una Hoja de Firmas, es decir, una página en el documento con las firmas electrónicas enviadas e información sobre el método de verificación de las personas que las firmaron.
¿Cómo se protege el contenido de un documento electrónico?
El uso de documentos electrónicos plantea dudas sobre si su contenido no cambiará "sobre la marcha", como resultado de un descuido o una acción deliberada. Los usuarios de Autenti no tienen que preocuparse por la seguridad de los documentos. Cada documento enviado y firmado a través de la plataforma está protegido por un sello electrónico basado en un certificado cualificado. Este sello garantiza la integridad del documento y evita introducir cambios desde el momento de la firma del remitente. El sello también confirma la autenticidad del documento, es decir, que se envió a través de una plataforma de confianza. Además, cada documento Autenti está asegurado con un sello de tiempo cualificado, lo que garantiza que el documento no ha cambiado desde que se firmó. Autenti también garantiza la disponibilidad de los documentos: cada parte tiene la capacidad de recuperar la información en cualquier momento, sin la participación de otras partes. La accesibilidad combinada con la integridad significa que cada documento firmado utilizando la plataforma Autenti es legalmente un medio duradero que permite el acceso futuro a la información sin cambios. Gracias a esto, el documento electrónico se puede utilizar, si es necesario, durante los procedimientos ante un tribunal u otra autoridad estatal.
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