Podpis elektroniczny to narzędzie, które przyśpiesza obieg dokumentów i ułatwia zdalne zawieranie umów. Wiele osób obawia się jednak tego sposobu podpisywania dokumentów. Wyjaśniamy, dlaczego podpis elektroniczny jest rozwiązaniem bezpiecznym.
Czy dokument w formie elektronicznej jest równie „ważny” co papierowy? Jak mogę zweryfikować tożsamość osoby, która składa na dokumencie podpis elektroniczny? Czy istnieje ryzyko, że druga strona zmieni treść dokumentu elektronicznego? Tak brzmią najczęstsze pytania klientów, którzy rozważają skorzystanie z podpisu elektronicznego. Rozwiewamy te wątpliwości.
Podpis elektroniczny – regulacje prawne
W przypadku dokumentów i podpisów elektroniczny prawo krajowe i europejskie szybko dostosowało się do zmieniającej się rzeczywistości. Obszar ten regulowany jest przede wszystkim przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, w skrócie – eIDAS. W akcie tym podana jest definicja podpisu elektronicznego ‒ „podpis elektroniczny oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis”. eIDAS, który wszedł w życie w całej UE w 2016 roku, definiuje również dokument elektroniczny, który „oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne”. Nawet e-mail, pod którego treścią umieszczone jest imię i nazwisko nadawcy, spełnia definicję podpisanego podpisem elektronicznym, ale aby korzystać ze skutków prawnych podpis powinien być działaniem usługi zaufania.
Bardzo istotny zapis znalazł się w artykule 43 tego rozporządzenia ‒„Nie jest kwestionowany skutek prawny dokumentu elektronicznego ani jego dopuszczalność jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że dokument ten ma postać elektroniczną […]”. To, że dany dokument ma postać elektroniczną, nie ma wpływu na to, czy jest ważny i wiążący. Istotna jest przede wszystkim jego treść i rodzaj złożonego na nim podpisu. Większość dokumentów może być podpisana za pomocą zwykłego podpisu elektronicznego – jest to podpis w postaci elektronicznej świadomie użyty przez osobę fizyczną, dołączony lub powiązany z podpisaną treścią. Podpisem elektronicznym może być imię i nazwisko połączone z adresem e-mail i adresem IP. Co ważne, z przepisów eIDAS wynika, że sąd nie może odmówić wykorzystania takiego podpisu w postępowaniu dowodowym tylko dlatego, że ma postać elektroniczną.
Dokumenty, które wymagają zachowania formy pisemnej (np. umowa o pracę, umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich), również mogą być podpisywane elektronicznie, jednak w tym celu jedynie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który wywołuje takie same skutki prawne co podpis własnoręczny.
Weryfikacja tożsamości osoby składającej podpis elektroniczny
Dużo pytań rodzi kwestia tego, czy wysłany dokument elektroniczny zostanie podpisany przez uprawnioną osobę. W przypadku zawierania umowy twarzą w twarz weryfikacja tożsamości polega na porównaniu danych identyfikujących (m.in. PESEL, imię i nazwisko) zawartych w umowie z tymi, które znajdują się w dokumencie potwierdzającym tożsamość (np. dowodzie osobistym czy paszporcie). Zdalne podpisywanie dokumentów może budzić pewne obawy dotyczące bezpieczeństwa. Czy można skutecznie zweryfikować tożsamość osoby składającej podpis elektroniczny?
Użytkownik, który wysyła dokument za pośrednictwem platformy Autenti, ma pewność, że trafią one do właściwego odbiorcy i to on złoży na nich podpis elektroniczny. Autenti wykorzystuje kilka metod weryfikacji osoby podpisującej.
Weryfikacja przez e-mail
Najpopularniejszym i najprostszym sposobem weryfikacji osoby podpisującej jest użycie przypisanego do niej adresu e-email. Użytkownik, który za pomocą platformy Autenti nadaje dokument do podpisu, podaje adres, którym posługuje się odbiorca. Na ten adres wysłany zostaje unikalny link, który kieruje odbiorcę do panelu podpisu. Tam potwierdza on swoją tożsamość i jednocześnie składa podpis elektroniczny pod dokumentem. W tym momencie adres e-mail zostaje połączony z imieniem i nazwiskiem osoby składającej podpis oraz adresem IP urządzenia, które zostało użyte do złożenia podpisu. Ten zestaw informacji dołączany jest do dokumentu i pozwala określić, kto złożył podpis.
Weryfikacja przez kod SMS
Drugim sposobem weryfikacji osoby, która składa podpis elektroniczny na wysłanym dokumencie, jest użycie jednorazowego kodu SMS. Oprócz linka, który zostaje przekazany e-mailem, odbiorca otrzymuje także kod SMS, który wysyłany jest na posiadany przez niego numer telefonu. Kod znany jest tylko osobie, która posługuje się tym numerem, i jest niezbędny do złożenia podpisu. W ten sposób do imienia, nazwiska, adresu e-mail i adresu IP dołączona zostaje także informacja o numerze telefonu.
Wykorzystanie podpisu kwalifikowanego
Kolejnym sposobem, jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który zapewni wprost informacje o podpisującym. Firmy, które dostarczają certyfikaty kwalifikowane, przeprowadzają skrupulatną weryfikację tożsamości klienta. Pracownik przed wydaniem certyfikatu porównuje dane podane przez klienta z tymi, które znajdują się w jego dowodzie osobistym lub paszporcie – taka weryfikacja przeprowadzana jest osobiście lub zdalnie, za pośrednictwem kamerki internetowej. Dzięki temu podpis kwalifikowany jest ściśle związany z osobą, która się nim posługuje. Podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu – w związku z tym może być używany do podpisywania dokumentów, które wymagają zachowania formy pisemnej. Na platformie Autenti można dziś korzystać z mobilnych wersji kwalifikowanych podpisów elektronicznych w procesach podpisywania dokumentów, które muszą spełniać takie wymagania.
Jak wygląda podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny ma postać elektroniczną danych lub ciągu bitów, który zostaje dołączony do dokumentu elektronicznego. Podpis w takiej formie może być odczytany i zweryfikowany przez komputer, ale nie przez osoby, które otrzymały podpisany dokument. Autenti wypracowało rozwiązanie tej niedogodności – do każdego dokumentu elektronicznego nadanego za pomocą platformy dołączona jest Karta Podpisów, czyli strona w dokumencie, na której widnieją złożone podpisy elektroniczne oraz informację o sposobie weryfikacji osób, które te podpisy złożyły.
W jaki sposób zabezpieczona jest treść dokumentu elektronicznego?
Wykorzystanie dokumentów elektroniczne budzi obawy o to, czy „po drodze” ich treść nie ulegnie zmianie – w wyniku nieostrożność lub celowego działania. Użytkownicy Autenti nie muszą obawiać się o bezpieczeństwo dokumentów. Każdy dokument, który został wysłany i podpisany za pośrednictwem platformy, jest zabezpieczony za pomocą pieczęci elektronicznej opartej o kwalifikowany certyfikat. Stanowi ona gwarancję integralności dokumentu i uniemożliwia wprowadzanie zmian od momentu złożenia podpisu osoby nadającej. Pieczęć potwierdza również autentyczność dokumentu, czyli to, że został on przesłany za pomocą zaufanej platformy. Dodatkowo każdy dokument Autenti jest zabezpieczony kwalifikowanym znacznikiem czasu, który gwarantuje, że dokument nie zmienił się od czasu jego oznaczenia. Autenti zapewnia też dostępność dokumentów ‒ każda ze stron ma możliwość odtworzenia informacji w dowolnym momencie, bez konieczności udziały innych stron. Dostępność połączona z integralnością sprawia, że każdy dokument podpisany za pomocą platformy Autenti jest w świetle prawa trwałym nośnikiem, który umożliwia przyszły dostęp do informacji w niezmienionej formie. Dzięki temu dokument elektroniczny w razie potrzeby może być wykorzystany podczas postępowania przed sądem lub innym organem państwowym.
Teraz kiedy już wiesz wszystko o bezpieczeństwie i wygodzie podpisów elektronicznych, nic nie stoi na przeszkodzie aby zacząć podpisywać dokumenty elektronicznie.
