Čo je elektronický podpis?

Jednou z najčastejších obáv pri používaní elektronického podpisu Autenti vo firme je otázka zákonnosti tejto formy uzatvárania zmlúv alebo podpisovania dokumentov. Nasledujúci text bol napísaný s cieľom vysvetliť, čo je elektronický podpis, aké požiadavky musí spĺňať a kedy je možné elektronicky podpísané dokumenty považovať za dôveryhodné. Chceme vás presvedčiť, že elektronické podpisovanie dokumentov pomocou digitálneho podpisu Autenti je jednoduché, legálne a, čo je dôležité, veľmi pohodlné.

Požiadali sme odborníkov z advokátskej kancelárie, aby vypracovali právne stanovisko k uzatváraniu zmlúv pomocou platformy Autenti s použitím elektronického podpisu. Dobre si však uvedomujeme, že právne stanoviská bývajú dosť zložité a nie vždy je čas si ich preštudovať. Špeciálne pre vás sme vybrali najdôležitejšie zistenia, ktoré dokazujú hodnotu elektronického podpisovania dokumentov prostredníctvom elektronického podpisu Autenti. Aby ste ľahšie pochopili výhody používania platformy Autenti, je užitočné odpovedať na niekoľko základných otázok.

Čo je elektronický dokument?

Elektronickým dokumentom je možné nazvať akýkoľvek obsah uložený v elektronickej podobe, najmä text alebo zvukový, obrazový alebo audiovizuálny záznam (podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014, tzv. nariadenie eIDAS).

Čo je elektronický podpis?

Nariadenie eIDAS tiež definuje, čo je elektronický podpis. Aby sa podpis považoval za elektronický, musí byť splnených niekoľko podmienok:

1. je v elektronickej forme
2. je podpísaný osobou, ktorá je fyzickou osobou
3. je pripojený alebo spojený s obsahom, ktorý sa podpisuje
4. podpisovateľ vedome použil podpis na podpis dokumentu

Platforma Autenti umožňuje viacero podpisov na jednom dokumente. Odosielateľ rozhodne, kto má príslušný dokument podpísať. Po elektronickom podpísaní dokumentov všetkými určenými podpisovateľmi sa na dokument pripojí zaručená elektronická pečiatka.

Prostredníctvom elektronického podpisu umožňuje podpisovať dokumenty ako napr.

• zmluvy na dielo
• mandátne zmluvy
• manažérske zmluvy
• záznamové karty
• správy o prijatí
• finančné prognózy
• kúpne zmluvy
• investičné zmluvy
• predajné zmluvy
• zmluvy so zákazníkmi
• zmluvy NDA s dodávateľmi
• objednávky
• briefy

Prečo podpisujeme dokumenty?

Bez ohľadu na obsah dokumentu podpisom potvrdzujeme, že poznáme jeho obsah a súhlasíme s ním, alebo potvrdzujeme jeho prijatie. Dôkazom je podpis na dokumente. Podpísaný dokument potrebujeme ako dôkaz, ak:

• chceme vymáhať jeho obsah (napr. chceme získať kľúče od priestorov na základe podpísanej nájomnej zmluvy),

• splniť požiadavky stanovené externými subjektmi (napr. pri predaji auta upozorniť na tieto úrady a poisťovňu)

Kedy sú elektronicky podpísané dokumenty spoľahlivé?

Ak akýkoľvek elektronicky podpísaný dokument predstavuje dôkaz v súdnom konaní (článok 25 eIDAS), ako určíme spoľahlivosť takéhoto dokumentu? Dokumenty podpísané elektronicky prostredníctvom platformy Autenti sa považujú za spoľahlivé, pretože:

1. Autenti je dôveryhodná tretia strana, ktorá umožňuje vytváranie a overovanie elektronických podpisov a elektronických pečiatok
2. Dokument je možné znovu vytvoriť v nezmenenej podobe. Autenti umožňuje splniť zákonnú požiadavku evidovať dokument spôsobom, ktorý umožňuje jeho uchovanie a reprodukciu v nezmenenej podobe, ako aj čítanie jeho obsahu.
3. Každý podpísaný dokument je potvrdený certifikátom Autenti. Certifikát Autenti má tzv. „zdokonalenú elektronickú pečiatku“, ktorá zabezpečuje:
   
   • pravosť pôvodu dokumentu, t. j. skutočnosť, že dokument bol vytvorený a podpísaný v platforme Autenti,
   • neporušenosť dokumentu, t. j. že všetci zainteresovaní podpísali ten istý dokument
4. Certifikát Autenti navyše obsahuje informácie o celom procese podpísania dokumentu. Kto elektronický podpis realizoval, kedy elektronický podpis realizoval a ako bola overená identita podpisovateľa.

Ukladanie podpísaných dokumentov

Okrem spoľahlivosti elektronicky podpísaných dokumentov je dôležité aj miesto ich uloženia. Autenti poskytuje každému klientovi šifrovaný archív, ktorý zaisťuje najvyššie bezpečnostné štandardy a umožňuje ukladať stovky dokumentov. Ak na druhej strane uprednostňujete uchovávanie súborov na súkromnom disku alebo v cloude, môžete si stiahnuť a uložiť všetky elektronicky podpísané dokumenty. Z právneho hľadiska nie je dôležité, kde je elektronický dokument uložený.

Musím mať kvalifikovaný elektronický podpis na elektronické podpisovanie dokumentov?

Kvalifikovaný elektronický podpis je ekvivalentom vlastnoručného podpisu a je užitočný, keď podpisovanie dokumentu vyžaduje písomnú formu. Väčšina dokumentov túto formu nevyžaduje. Pri niektorých dokumentoch je to jasne uvedené. V takýchto prípadoch je na elektronické podpisovanie vyššie uvedených dokumentov potrebný kvalifikovaný elektronický podpis.

Na vytvorenie kvalifikovaného elektronického podpisu je potrebný kvalifikovaný certifikát elektronického podpisu.

Vydáva ho obmedzený počet inštitúcií (tzv. kvalifikovaní poskytovatelia dôveryhodných služieb, ako napríklad Autenti). Na získanie kvalifikovaného certifikátu je potrebné overenie totožnosti na základe pasu. Takýto kvalifikovaný podpis nájdete v produktoch Autenti.