Co je to elektronický podpis?

Jednou z nejčastějších obav z použití e-podpisu Autenti ve firmě je skutečnost, zda je taková podoba uzavírání smluv nebo podepisování dokumentů v souladu se zákonem. Vznik následujícího článku je motivován chutí vysvětlit, co je to elektronický podpis, jaké musí splňovat požadavky a také kdy lze elektronicky podepsané dokumenty považovat za důvěryhodné. Chceme vás přesvědčit, že elektronické podepisování dokumentů s použitím digitálního podpisu Autenti je snadné, v souladu se zákonem a – co je nejdůležitější – velmi pohodlné.

Požádali jsme odborníky a partneři, aby nám připravili právní stanovisko, které se týká uzavírání smluv prostřednictvím Autenti s použitím elektronického podpisu. Dobře si však uvědomujeme, že právní stanoviska mají tu vlastnost, že jsou poměrně komplikovaná a ne vždy je dostatek času, aby je bylo možné dopodrobna procházet. Speciálně pro vás jsme vybrali nejdůležitější závěry, které potvrzují význam/důležitost elektronického podepisování dokumentů prostřednictvím e-podpisu Autenti. Abychom snáze pochopili výhody používání Autenti, stojí za to zodpovědět si několik základních otázek.

Co je to elektronický dokument?

Elektronickým dokumentem lze nazvat jakýkoli obsah uchovávaný v elektronické podobě, zejména jako text nebo zvuková, vizuální nebo audiovizuální nahrávka (dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014, tzv. eIDAS).

Co je to elektronický podpis?

Nařízení eIDAS také definuje, co je to elektronický podpis. Aby mohl být podpis uznán za elektronický, musí být splněno několik podmínek:

1. je v elektronické podobě
2. je vytvořen podepisujícím, který je fyzickou osobou
3. je připojen k podepisovanému obsahu, nebo je s ním logicky spojen
4. podepisující použil podpis vědomě k podepsání dokumentu

Platforma Autenti umožňuje vytvoření mnoha podpisů pod jedním dokumentem. O skutečnosti, kdo má daná dokument podepsat, rozhoduje odesílatel. Po elektronickém podepsání dokumentu všemi uvedenými podepisujícími je tento dokument opatřen kvalifikovanou elektronickou pečetí.

Díky použití elektronického podpisu umožňuje podepisování takových dokumentů, jako jsou na příklad:

• smlouva o dílo
• smlouva o provedení zakázky
• manažerské kontrakty
• výkazy pracovní doby
• protokoly o předání a převzetí
• finanční prognózy
• nákupní smlouvy
• investiční smlouvy
• prodejní smlouvy
• kontrakty se zákazníky
• smlouvy NDA se smluvními partnery
• objednávky
• briefy

Proč podepisujeme dokumenty?

Nezávisle na skutečnosti, co je obsahem dokumentu, když pod ním vytvoříme podpis, potvrzujeme, že známe jeho obsah a schvalujeme jej nebo také potvrzujeme jeho přijetí. Podpis na dokumentu z něj dělá důkaz. Podepsaný dokument – jako důkaz – potřebujeme, když:

• chceme vymáhat/vynutit jeho obsah (např. chceme získat klíče od místnosti na základě podepsané nájemní smlouvy),
• splnit požadavky, které na nás kladou externí subjekty (např. při prodeji automobilu musí být o této skutečnosti informována státní správa a pojistitel)

Kdy jsou elektronicky podepsané dokumenty důvěryhodné?

Pokud je každý elektronicky podepsaný dokument důkazem v soudním řízení (čl. 25 eIDAS), jakým způsobem je nutné určit důvěryhodnost takového dokumentu? Dokumenty podepsané elektronicky prostřednictvím platformy Autenti jsou uznávány za důvěryhodné, protože:

1. Autenti je důvěryhodnou třetí stranou, která umožňuje tvoření a ověřování elektronických podpisů a elektronických pečetí 
2. Dokument může být rekonstruován v nezměněné podobě. Autenti umožňuje splněné právního požadavku uložení dokumentu takovým způsobem, aby bylo možné jej uchovat a rekonstruovat v nezměněné podobě, a také se seznámit s jeho obsahem.
3. Každý podepsaný dokument je potvrzen certifikátem Autenti. Certifikát Autenti je opatřen tzv. „kvalifikovanou elektronickou pečetí“, která zaručuje:
   
   • autenticitu původu dokumentu – tedy skutečnost, že byl vytvořen a podepsán na platformě Autenti,
   • integritu dokumentu – tedy skutečnost, že všichni zainteresovaní podepsali stejný dokument
4. Certifikát Autenti obsahuje navíc informaci o celém procesu podepisování dokumentu – kdo vytvořil e-podpis, kdy vytvořil e-podpis a jak byla ověřena totožnost podepisujícího.

Uchovávání podepsaných dokumentů

Kromě důvěryhodnosti elektronicky podepsaných dokumentů je důležité také místo jejich uchovávání. Autenti zpřístupňuje pro všechny svoje zákazníky šifrovaný archiv, který zajišťuje nejvyšší bezpečností standardy a umožňuje uchovávat stovky dokumentů. Pokud však upřednostňujete uchovávání souborů na soukromém disku nebo v cloudu, existuje možnost stažení a uložení všech elektronicky podepsaných dokumentů. Z hlediska zákona není místo uchovávání elektronického dokumentu podstatné.

Musíme mít pro podepisování elektronických dokumentů kvalifikovaný elektronický podpis?

Kvalifikovaný elektronický podpis je ekvivalentní vlastnoručnímu podpisu a je nutný v případě, že podepsání dokumentu vyžaduje písemnou podobu. Většina dokumentů nevyžaduje dodržení takové konkrétní podoby. Pro část dokumentů je tato skutečnost jednoznačně určena. V takových případech je pro elektronické podepsání uvedených dokumentů nutné použít kvalifikovaný elektronický podpis.

Pro vytvoření kvalifikovaného elektronického podpisu je nutný kvalifikovaný certifikát elektronického podpisu.

Tento je vydáván omezeným počtem institucí (tzv. kvalifikovaných dodavatelů služeb vytvářejících důvěru, jako je Autenti). Pro získání kvalifikovaného certifikátu je nezbytné ověření totožnosti na základě cestovního pasu. Takový kvalifikovaný podpis najdete v nabídce Autenti.