'Redlining' de contratos: ¿cómo hacerlo sin complicaciones?

Editar contratos suena simple... hasta que deja de serlo.

Una versión se convierte en cinco. Los hilos de correo electrónico se acumulan. Se pasan por alto ediciones, las cláusulas entran en conflicto y nadie está seguro de cuál es la versión final. Para los equipos legales, de ventas y de adquisiciones, este caos no es solo frustrante, es simplemente arriesgado.

Un estudio de WCC compartió que las empresas pierden en promedio el 9.2% de los ingresos anuales debido a una mala gestión de contratos, incluyendo errores, obligaciones incumplidas o flujos de trabajo ineficientes.

Y esto no es solo durante el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sino también durante la negociación y el redlining.

Puntos clave

• El 'redlining' de contratos es fundamental para negociar términos legales y comerciales de manera segura y clara, especialmente en acuerdos de alto riesgo o empresariales.
• Las malas prácticas de 'redlining' contribuyen a pérdidas reales, incluso hasta el 9.2% de los ingresos anuales para las empresas debido a ediciones perdidas, confusión de versiones o problemas de cumplimiento.
• Evita errores comunes como editar por el simple hecho de editar. Rastrea los cambios realizados en un contrato, utiliza PDFs para bloquear los documentos finales y no aceptes cambios sin revisarlos.
• El uso de plataformas de firma electrónica (como Autenti) puede acelerar drásticamente los flujos de trabajo posteriores al 'redlining', mejorar las pistas de auditoría y reducir el tiempo de respuesta.
• Un proceso de 'redlining' optimizado ayuda a los equipos a trabajar más rápido, a mantener el cumplimiento y a reducir la fatiga de la negociación, al mismo tiempo que mantiene los contratos legalmente sólidos.

💡 Herramientas de Google Docs para un proceso de 'redlining' más eficiente:

• Modo Sugerencias: propone cambios sin editar el texto original.
• Comentarios + @menciones: etiqueta a los miembros del equipo y asigna tareas directamente en el documento.
• Historial de versiones: visualiza, nombra y restaura cualquier borrador anterior con marcas de tiempo.
• Asignaciones de tareas en comentarios: usa casillas de verificación para hacer un seguimiento dentro del documento.

¿Qué es el 'redlining' de contratos?

Entonces, ¿qué es el 'redlining' de contratos?

El 'redlining' de contratos es el proceso de marcar un contrato para rastrear ediciones, sugerir cambios y negociar los términos del contrato entre las partes. Es una parte crucial (y a menudo tediosa) del proceso de negociación contractual. Esto se debe a que permite a ambas partes sugerir cambios, plantear inquietudes y, en última instancia, llegar a un acuerdo.

En este artículo, desglosaremos exactamente cómo funciona el 'redlining', por qué es importante y cómo puedes simplificar el proceso utilizando las mejores prácticas y las herramientas adecuadas, ya sea que estés haciendo 'redlining' en Word o Google Docs.

¿Por qué es crucial el 'redlining' de contratos en los negocios modernos?

Ya hemos mencionado la parte más importante de los procesos deficientes de gestión de contratos (incluido el 'redlining'), y es la pérdida de ingresos.

En general, el proceso de edición es la forma en que las empresas se protegen al negociar contratos.

Y los beneficios del 'redlining' parecen bastante obvios.

Sin él, las ediciones importantes pueden deslizarse, las versiones se confunden y nadie sabe qué términos se acordaron. Se trata de mantenerse legal y comercialmente seguro, no solo en caso de posibles disputas contractuales en el futuro, sino incluso para la medición, el análisis o la seguridad de los KPI del contrato.

El control de versiones es una razón clave por la que existe el 'redlining'.

Cuando varias personas están revisando y editando el mismo documento, necesitas un registro claro de quién cambió qué. Esa pista de auditoría ayuda a los equipos a evitar confusiones, a culpar a otros o a firmar términos desactualizados.

El 'redlining' también da a ambas partes el espacio para negociar los detalles que realmente importan, como quién es responsable si algo sale mal, cómo y cuándo se realizan los pagos, o qué sucede si el contrato se rescinde anticipadamente.

Las secciones que son particularmente propensas al 'redlining' son:

• Cláusulas de terminación
• Calendarios y condiciones de pago
• Limitación de responsabilidad
• Disposiciones de confidencialidad
• Pasos para la resolución de disputas

Pero, ¿cómo se ve realmente ese proceso en la práctica?

¿Simplemente compartes el borrador del contrato escrito por correo electrónico con la otra parte, cambias lo que quieres de la manera que quieres y lo envías de vuelta?

Jugar al ping-pong por correo electrónico hasta que ambas partes estén satisfechas con el resultado final (o cansadas de los constantes correos electrónicos de ida y vuelta).

Bueno… puedes hacerlo exactamente de esa manera o hacerlo mejor.

Proceso de 'redlining' de contratos: paso a paso

Hacer 'redlining' de un contrato es como editar un proyecto grupal, solo que con responsabilidad legal y dinero en juego.

Así es como se desarrolla generalmente el proceso, y donde las cosas pueden mantenerse fluidas o irse completamente al traste.

Paso 1: Redactar el contrato inicial

Comienza con un equipo, generalmente el legal, redactando la primera versión.

Escribir el borrador establece la base, describiendo el alcance, los plazos, las condiciones de pago, la responsabilidad y más. Pero es solo el primer paso, no la línea de meta.

💡 Consejo: Utiliza una plantilla de contrato estándar para acelerar la redacción y reducir las inconsistencias evitables en todos los acuerdos.

💡 Consejo: Incluye texto de marcador de posición para términos negociables (por ejemplo,

$$TÉRMINOS\_DE\_PAGO$$

) para que el 'redlining' se centre solo en las variables.

Paso 2: Compartir con las partes interesadas

A continuación, el documento se envía para revisión. Esto podría incluir equipos de ventas, finanzas, legales de ambas partes, o incluso asesores externos.

En esta etapa, la gente suele pasarse un documento de Word o un Google Doc, a veces por correo electrónico, Slack o una unidad compartida.

💡 Consejo: Establece permisos de edición y plazos por adelantado para reducir el ir y venir y las ventanas de retroalimentación perdidas.

Paso 3: Rastrear cambios ('redlining' real)

Aquí es donde comienza la edición.

MS Word y Google Docs son las herramientas de 'redlining' más comunes utilizadas en un proceso de 'redlining' tradicional y manual.

Por ejemplo, para hacer 'redlining' de un contrato en Google Docs, tienes la opción de sugerir contenido nuevo o tachar el existente que no se ajusta a tus expectativas o está mal de alguna manera, sin realizar cambios reales en el documento en sí.

Para hacerlo, simplemente cambia el modo de edición del documento a Sugerencias (Suggestions), y estarás seguro de dejar tus notas. Una ventaja definitiva de usar ese modo es que no tienes que:

• dejar comentarios largos para explicar qué 'redlines' de contrato tenías en mente,
• explicar que fuiste tú quien solicitó los cambios (tu nombre estará adjunto a la sugerencia).

Pero si estás dispuesto (o no estás seguro de qué contenido sugerir exactamente), usar comentarios de Google Docs también es agradable y práctico.

Otra forma de hacer 'redlining' en Google Docs o MS Word es idear un sistema.

Por ejemplo:

• Cambia los colores de las partes que votas para tachar por completo a un rojo llamativo.
• Cambia los colores de las partes que quieres cambiar, pero no eliminar, a un amarillo claro.
• Cambia el color de las partes que deseas dejar intactas a un verde claro.

Pero, aquí, es importante:

• Compartir el sistema establecido con todas las partes del 'redlining' (para asegurarte de que estáis alineados),
• Encontrar una manera de adjuntar el nombre a la sugerencia que están haciendo (ya sea un esquema de color distinto o simplemente dejando comentarios al lado de las partes resaltadas del texto).

En general, con la opción de rastrear cambios en Word o el modo sugerencias en Google Docs, las partes interesadas comienzan a proponer ediciones.

Quizás el equipo legal quiere un lenguaje de indemnización más estricto. Adquisiciones marca la cláusula de renovación automática.

Cualquiera que sea el caso, el texto rojo llamativo y los tachados pueden acumularse.

💡 Consejo: Cíñete a una plataforma por contrato. Mezclar Word y Google Docs conduce al caos de formato.

💡 Consejo: Asigna personas específicas para "ser dueñas" de las decisiones finales sobre ediciones y sugerencias y rastrea los problemas abiertos para que no se pierda nada. Por ejemplo, puedes asignar tareas bajo los comentarios en Google Docs.

Paso 4: Colaborar y responder

Ahora, es probable que el documento rebote de un lado a otro.

Los comentarios se acumularán.

Podrías ver notas como “Por favor, aclara esta cláusula” o “Según nuestra última llamada, se ajustaron los términos de pago a Net 45.”

Sin un flujo de trabajo claro o una plataforma centralizada, este paso es donde el caos de versiones a menudo se establece.

💡 Consejo: Crea un flujo de trabajo de respuesta simple: quién responde a qué comentarios y para cuándo.

Paso 5: Finalizar y aprobar

Una vez que todas las ediciones se resuelven, la versión final se aprueba.

Idealmente, es un documento limpio. Siendo realistas, podría implicar cotejar cinco versiones en una carpeta compartida.

💡 Consejo: Bloquea el archivo final para la edición y exporta un PDF una vez aprobado.

¿Qué sigue después del 'redlining'?

Después de haber hecho 'redlining' con éxito del documento y haber acordado su contenido, exportado el contrato final a PDF para bloquearlo, es hora de... firmarlo.

Además de hacer que el proceso de edición sea más eficiente, también puedes hacer que el proceso de firma sea mucho más fácil con nada menos que las firmas electrónicas.

Por ejemplo, con una plataforma como Autenti, obtienes la opción de:

• Enviar la versión final del documento para aprobación a usuarios con un rol de revisor/aprobador específicamente para que puedan aceptarla (y mover todo el proceso automáticamente) o rechazarla (terminando el proceso de firma, manteniendo a todos bajo control),
• Firmar uno (o varios documentos a la vez) completamente online en solo unos 5 minutos,
• Enviar recordatorios a otros firmantes o revisores de documentos para que cumplan con sus deberes,
• Verificar la identidad de la otra parte contratante (también online),
• Vincular varios archivos en un solo documento (por ejemplo, al agregar más partes a tu contrato después del 'redlining'),
• Crear tu propio flujo de trabajo de contrato dedicado a tus procesos de 'redlining',
• Y mucho más.

¿Es más eficiente?

Definitivamente sí.

Por ejemplo, TZMO redujo su tiempo de procesamiento de contratos hasta en un 90%, firmando documentos en 30 horas o menos, con Autenti.

¿Y la mejor parte?

Con cada documento obtienes un control de versiones completo y total, ya hecho, y una pista de auditoría completa para cada firma colocada con Autenti (con fecha exacta, marcas de tiempo y direcciones IP de los firmantes).

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Mejores prácticas para un 'redlining' de contratos efectivo

Como puedes ver en la descripción anterior, el proceso de 'redlining' de contratos puede ser bastante caótico o estar más controlado gracias a los consejos compartidos.

Dado esto, el 'redlining' puede hacer que un contrato avance o lo entierre en la confusión.

Estas mejores prácticas te ayudan a evitar el desorden y a mantener las negociaciones eficientes, precisas y legalmente sólidas.

Establece un lenguaje compartido y una biblioteca de cláusulas

Los diferentes equipos a menudo describen lo mismo de diferentes maneras.

Tener una biblioteca de cláusulas preaprobadas ayuda a evitar esto. Cuando todos extraen del mismo lenguaje, especialmente para términos recurrentes como NDAs, indemnización o pago, reduce el tiempo de negociación y el riesgo.

Usa el control de versiones como si tu trabajo dependiera de ello

Porque, en cierto modo, depende.

Una edición errante en un borrador antiguo puede causar problemas importantes. Trabaja siempre desde un documento maestro. Rastrea cada cambio. Y si estás utilizando software como Microsoft Word, Google Docs o herramientas CLM (Contract Lifecycle Management), asegúrate de que el historial de versiones sea visible e intacto.

Asigna una propiedad clara

El 'redlining' no es un vale todo.

Decide pronto quién es responsable de revisar los términos legales, quién maneja las cláusulas financieras y quién tiene la aprobación final. Sin roles claros, las decisiones se retrasan y la responsabilidad se difumina.

Mantén la comunicación centralizada

No disperses los comentarios en cinco correos electrónicos y dos hilos de Slack. Utiliza una plataforma para ediciones y discusiones. CLM, un software de gestión de contratos y un software de 'redlining' de contratos, todo ayuda aquí, pero incluso los comentarios de Google Docs pueden hacer el trabajo, siempre y cuando mantengas todo en un solo lugar.

Automatiza las cosas repetitivas

Si estás escribiendo manualmente los mismos cambios en cada acuerdo, es hora de actualizar.

El software de 'redlining' puede automatizar ediciones estándar, marcar cláusulas riesgosas, o incluso sugerir redacciones alternativas usando IA. Deja que la tecnología haga el trabajo pesado.

No te saltes la verificación de cumplimiento

Cada contrato debe alinearse con los estándares de tu equipo legal y las regulaciones actuales. Un contrato pulido lleno de cláusulas incorrectas o desactualizadas sigue siendo un riesgo. Incorpora un proceso de revisión legal final antes de que las firmas lleguen a la página.

Errores comunes en el 'redlining'

Y, por supuesto, incluso los equipos experimentados cometen errores al hacer 'redlining' de contratos.

Estos errores pueden llevar a retrasos, exposición legal, descuidos embarazosos o simplemente, a los desafíos habituales del 'redlining' de contratos que experimenta cada equipo.

Aquí tienes cómo mantenerte alerta con cosas que hacer y que evitar.

Beneficios de tener un proceso de 'redlining' fluido

A su vez, tener un proceso de 'redlining' fluido marca una gran diferencia.

En primer lugar, acelera el tiempo de respuesta del contrato al reducir la confusión de ida y vuelta que generalmente alarga las negociaciones.

Cuando cada cambio se rastrea y comunica claramente, los errores y malentendidos disminuyen drásticamente. Nadie se queda adivinando cuál es la versión real.

Esta claridad también fortalece tu posición de negociación porque estás trabajando con un conjunto de términos bien organizado y consistente en lugar de luchar a través de ediciones conflictivas.

Además, facilita mucho la colaboración entre los equipos legal, de ventas, finanzas y adquisiciones, ya que todos trabajan en el mismo documento con roles y responsabilidades claras.

Por último, un sólido flujo de trabajo de 'redlining' impulsa el cumplimiento y la preparación para la auditoría al mantener un historial completo y rastreable de todos los cambios, lo cual es fundamental para reducir los riesgos contractuales y abordar rápidamente cualquier disputa en el futuro.

Haz que el 'redlining' sea fácil con Autenti

El 'redlining' de contratos no tiene por qué ser un dolor de cabeza.

Con pasos claros, herramientas inteligentes (incluso Google Docs o Microsoft Word cuando se usan correctamente) y algunas mejores prácticas implementadas, puedes convertir lo que a menudo es un proceso caótico en una colaboración optimizada.

Ya seas un profesional legal o simplemente te estés sumergiendo en la revisión de contratos, mejorar la forma en que haces 'redlining' protege tu negocio, te ayuda a evitar errores costosos y construye negociaciones más fluidas desde el borrador hasta la firma.

Recuerda que, aunque el 'redlining' es un proceso colaborativo, es bueno tener un solo propietario de toda la iniciativa que defina claramente un conjunto de reglas a seguir por todos.

Tómate el tiempo para refinar tu flujo de trabajo ahora, y tu yo futuro (y todo tu equipo) te lo agradecerá.

Y no olvides lo que sucede después.

Pasa a la firma online con una prueba gratuita de Autenti (14 días) o reserva una llamada con uno de nuestros expertos para ayudarte a encontrar el mejor plan para tus necesidades completas de documentos (no solo el 'redlining').