Disputas contractuales: ¿Cómo resolverlas más rápido? Guía completa

¿Sabes cuál es el costo financiero de las disputas?

Según un informe de WorldCC, casi la mitad (47 %) de los compradores afirman que miden el costo financiero de las disputas. Aquellos que lo miden, rápidamente se dan cuenta de cuánto pueden costar realmente los conflictos legales escalados.

El mismo informe de World Commerce & Contracting, afirma:

“Incluso si reducimos los cálculos para incluir solo los costos directos y los datos publicados, la estimación (de los costos económicos causados por las disputas) es de casi $900 mil millones de dólares.”

Esta guía está aquí para ayudarte a evitar perder tiempo y dinero y resolver las disputas contractuales que surjan mucho más rápido.

¿Qué es una disputa contractual?

Una disputa contractual ocurre cuando las personas o empresas no están de acuerdo con lo que dice un contrato o cómo se está llevando a cabo, esencialmente teniendo un desacuerdo sobre cualquier cosa relacionada con el contrato.

Podría ser un conflicto sobre retrasos en los pagos, un incumplimiento de contrato o desacuerdos sobre lo que el contrato realmente significa.

Tales disputas o desacuerdos no son raros.

Por ejemplo, en la industria de la construcción, un informe muestra que ocurre una disputa una vez al mes en más del 40 % de los contratos.

¿Por qué surgen las disputas?

Bien, las disputas contractuales son bastante comunes. Pero, ¿por qué surgen?

Las disputas contractuales a menudo surgen porque las personas interpretan los contratos de manera diferente, no cumplen con sus obligaciones, pasan por alto términos poco claros, cambian sus requisitos, tienen un punto de vista diferente sobre el contrato debido a las condiciones del mercado, y más.

Por ejemplo, en el caso de disputas con un proveedor, lo que más a menudo desencadena o inicia una disputa en una escala de frecuencia de 1 a 5 es:

Donde raramente = 1 y frecuentemente = 5.

Tipos comunes de disputas contractuales

Las disputas contractuales pueden ocurrir por muchas razones, pero algunos de los tipos de desacuerdos más comunes incluyen temas de:

• Problemas de pago. Un tema sensible como el dinero y los pagos es a menudo la causa de algunas disputas contractuales importantes. Puede deberse a retrasos o pagos no completados, cantidades y calendarios de pago, conflictos en torno a bonificaciones y pagos por rendimiento, finalización parcial o inexacta de un servicio, provisiones, y más.
• Incumplimiento de contrato (Breach of contract). Cuando una parte no cumple con sus obligaciones según lo especificado en el contrato (o la otra parte percibe que eso es lo que sucedió), puede llevar a un incumplimiento sustancial o a un incumplimiento menor, dependiendo de la gravedad de la situación. Como su nombre indica, un incumplimiento menor de un contrato es cuando una parte o un término más bien insignificante del contrato no se cumplió, sin afectar el resultado general satisfactorio. A su vez, un incumplimiento sustancial es cuando el término o requisito no entregado ha sido de importancia, resultando en un resultado general insatisfactorio.
• Diferentes interpretaciones. El lenguaje ambiguo en un contrato o simplemente factores generales, como diferentes patrones de pensamiento, pueden dar lugar a disputas sobre el alcance del trabajo, plazos o entregables específicos. Ambas partes pueden interpretar los términos del contrato de manera diferente, lo que resulta en una eventual disputa.
• Desacuerdos sobre el rendimiento. Las partes pueden no estar de acuerdo sobre si el trabajo se completó de acuerdo con los estándares acordados o el cronograma.
• Problemas de confidencialidad y propiedad intelectual. Si una parte divulga información protegida o utiliza propiedad intelectual de una manera no especificada en el contrato, a menudo siguen las disputas.
• Cambios en las circunstancias. La demanda del mercado, la inflación, la situación del mercado, las condiciones comerciales y muchos más factores externos también pueden ser objeto de una disputa en torno a un contrato firmado.

Además de estas razones comunes para discutir sobre un contrato, una razón que puede encender miles es… un contrato mal redactado.

Desde cláusulas faltantes que establecen qué hacer en caso de que surja una disputa, hasta lenguaje ambiguo, mala estructura y plazos o detalles de pago poco claros, todo puede dejar espacio para diferentes interpretaciones, creando un terreno fértil para las discusiones.

¿Qué sucede cuando surge una disputa contractual?

Pero, ¿qué sucede cuando surge una disputa?

Cuando surge una disputa, ambas partes deben hacer todo lo posible para simplemente… resolverla.

Y, según la American Bar Association (una asociación voluntaria de abogados y estudiantes de derecho), la resolución de disputas contractuales es:

“Un término que se refiere a una serie de procesos que se pueden utilizar para resolver un conflicto, disputa o reclamo. La resolución de disputas también puede denominarse resolución alternativa de disputas (Alternative Dispute Resolution), resolución adecuada de disputas, o ADR para abreviar.”

Al igual que con muchas cosas relacionadas con contratos, resolver disputas puede llevar un tiempo significativo, y durante este período, las partes involucradas a menudo pierden dinero.

Según Weshare, se tarda un promedio de 62 días en resolver una disputa contractual. Esto significa dos meses de posibles retrasos operativos, honorarios legales y relaciones tensas.

Pero, ¿por dónde empezar?

Bueno, es mejor empezar por lo pequeño.

Las partes contractuales deben intentar primero discusiones directas para resolver el desacuerdo informalmente. A través de la aclaración de interpretaciones erróneas o la renegociación de términos para evitar la escalada.

Si eso falla, los siguientes pasos pueden incluir:

• Negociación: Las partes se comunican para alcanzar una resolución mutuamente aceptable sin la participación de terceros. Justo como negociaron antes de que el contrato fuera realmente firmado para discutir los términos y condiciones.
• Mediación: Cuando una tercera parte neutral facilita las discusiones para ayudar a las partes a encontrar una resolución voluntaria.
• Arbitraje: Cuando una tercera parte neutral escucha la evidencia y toma una decisión vinculante o no vinculante, dependiendo de lo que especifique el contrato.
• Litigio: Lo más grave, es decir, llevar la disputa a los tribunales, que a menudo es la opción más costosa y que más tiempo consume.

Algunas disputas escalan rápidamente, especialmente cuando una parte se siente agraviada o los intereses financieros son altos, mientras que otras pueden resolverse con intervención temprana y comunicación clara al principio.

Sin embargo, incluso con una planificación cuidadosa, las disputas contractuales pueden seguir ocurriendo.

Como dice un artículo de WorldCC, en realidad deberías esperarlas y estar preparado en lugar de esperar estar tan preparado que un conflicto nunca surja.

Reconocer las disputas temprano y tomar medidas claras puede ayudarte a resolver problemas antes de que escalen a litigios (llevar el conflicto a los tribunales) o dañen tus relaciones comerciales.

¿Cómo reconocer una disputa contractual?

Entonces, ¿cómo reconoces una disputa contractual?

Porque para tomar medidas rápidas para evitar que las cosas se intensifiquen, debes conocer las señales tempranas de que surge un desacuerdo.

Algunas señales tempranas comunes de una posible disputa pueden incluir:

• Pagos omitidos o retrasos repetidos en los pagos.
• Pequeños desacuerdos sobre la calidad o el alcance del trabajo entregado.
• Una parte no cumple con un plazo sin una razón clara.
• Interpretaciones contradictorias de los términos clave del contrato.
• Silencio o evasión al discutir las obligaciones.

Ignorar estas señales puede convertir un pequeño desacuerdo en una disputa más grande y costosa.

Echemos un vistazo a algunos escenarios comunes de disputas y enumeremos las señales tempranas que podrían aparecer en ellos.

Disputas contractuales: escenarios comunes y señales tempranas

Escenario 1: Disputa de pago en un contrato de marketing

Imaginemos que una pequeña agencia de marketing completó una campaña para un cliente, pero el cliente se negó a pagar, alegando que los resultados no coincidían con las expectativas.

El alcance del trabajo del contrato estaba vagamente definido, lo que llevó a diferentes interpretaciones de lo que significaba "finalización".

Señales tempranas:

En este escenario de disputa de pago, las señales tempranas de que se estaba gestando una disputa contractual podrían incluir:

• Retroalimentación vaga o inconsistente del cliente durante la campaña, insinuando que no estaban seguros o contentos con los resultados.
• Respuestas tardías a las actualizaciones de estado o facturas, sugiriendo insatisfacción.
• Desacuerdos sobre métricas de campaña, como lo que constituye un "lead" o "conversión", sin una referencia clara al contrato.
• Solicitudes de trabajo adicional sin reconocer los costos extra, lo que indica un desajuste en el alcance.

Resolución:

La agencia y el cliente entraron en mediación y aclararon los entregables. Firmaron un acuerdo de liquidación utilizando firmas electrónicas, acordando el pago parcial y definiendo términos más claros para futuros proyectos.

Lección:

Definiciones claras del alcance y los entregables previenen disputas. Si manejas las disputas contractuales con mediación, puedes resolver los desacuerdos de pago de manera eficiente.

Escenario 2: Incumplimiento de confidencialidad en un acuerdo de desarrollo de software

Un desarrollador compartió capturas de pantalla de un proyecto en las redes sociales, incumpliendo los términos de confidencialidad en el contrato. El cliente consideró el litigio debido a la posible exposición de la IP.

Señales tempranas:

En este escenario de incumplimiento de confidencialidad, las señales tempranas de que podría surgir una disputa podrían incluir:

• Solicitudes del desarrollador para mostrar el trabajo públicamente antes del lanzamiento, lo que indica una falta de comprensión de los límites de confidencialidad.
• Falta de claridad durante la incorporación sobre lo que podía y lo que no podía compartirse externamente.
• El desarrollador expresando frustración por no poder usar el proyecto en su portafolio, mostrando tensión entre los objetivos de marca personal y las necesidades de confidencialidad del cliente.
• El cliente notando publicaciones no aprobadas y emitiendo advertencias informales, que, si no se abordan, podrían escalar.

Resolución:

A través de la negociación, el desarrollador acordó eliminar las publicaciones y firmó un acuerdo de confidencialidad modificado con sanciones claras para futuros incumplimientos.

Lección:

Aborda la confidencialidad explícitamente en los contratos y actúa rápidamente cuando ocurre un incumplimiento para evitar la escalada.

Escenario 3: Disputa por la interpretación de los términos

Un proveedor y un minorista no estuvieron de acuerdo con la interpretación del „plazo de entrega“ en su contrato comercial, y una parte afirmó que los retrasos justificaban la retención del pago.

Señales tempranas:

Aquí, las señales tempranas de que una disputa se acercaba podrían ser:

• Referencias divergentes a los plazos de entrega en correos electrónicos, con frases como „alrededor de dos semanas“ versus „no más tarde de 10 días hábiles“.
• Preguntas frecuentes de aclaración de una parte sobre las fechas de entrega esperadas, lo que indica incertidumbre.
• Envíos parciales o hitos de actualización perdidos sin explicaciones claras o plazos revisados.
• Facturas que se retrasan o se pagan parcialmente con la justificación de „confirmación de entrega pendiente“.

Resolución:

Optaron por el arbitraje, lo que resultó en una decisión vinculante basada en evidencia por correo electrónico y términos contractuales, permitiendo a ambas partes avanzar.

Lección:

Los términos precisos reducen las disputas sobre interpretaciones; el arbitraje puede ofrecer una resolución más rápida que el litigio.

Resolución de disputas con firmas electrónicas: más fácil que nunca (prueba digital)

Las firmas electrónicas no solo se tratan de la conveniencia de firmar contratos de forma remota, bueno, también eso, sino que también pueden ayudarte a resolver disputas contractuales más rápido.

¿Cómo exactamente?

Estamos aquí para contártelo.

Cuando surge una disputa contractual, una de las primeras preguntas es si existe un acuerdo válido y exigible.

El uso de firmas electrónicas te da un registro claro y fácilmente accesible de quién firmó, cuándo y en qué versión del documento a través de una pista de auditoría electrónica.

Por ejemplo, Autenti emite una Tarjeta de Firma electrónica detallada por cada documento que firmas con esta plataforma de firma electrónica, a la que puedes volver fácilmente, incluso para contratos archivados.

Tal prueba digital puede ayudar a resolver disputas rápidamente, reduciendo la necesidad de argumentos prolongados sobre si se firmó un contrato o qué versión se acordó. Olvídate de buscar en un archivo físico ese contrato viejo y desgastado que firmaste hace meses.

Muchas disputas surgen de afirmaciones como „Nunca firmé eso“ o „Ese no era el borrador final“. Con las pistas de auditoría proporcionadas por las plataformas de firma electrónica, puedes mostrar:

• Marcas de tiempo exactas de cuándo se aplicaron las firmas (pista de auditoría electrónica).
• La dirección de correo electrónico y la dirección IP utilizadas para firmar.
• La versión del documento que se firmó.

Según leyes como eIDAS en la UE, las firmas electrónicas son legalmente válidas y exigibles, lo que te da confianza si una disputa escala.

Además, cuando surgen disputas, las partes a menudo necesitan firmar enmiendas o acuerdos de liquidación para resolver el problema. Las firmas electrónicas permiten que estos documentos se ejecuten rápidamente, ayudando a las partes a alcanzar una resolución mutuamente aceptable sin demoras innecesarias.

¿Cómo evitar una disputa contractual por completo? Estrategias de prevención

Sabiendo todo sobre los tipos de disputas, razones comunes, formas de resolverlas y formas de resolverlas aún más rápido (con firmas electrónicas), quizás ahora te preguntes si hay alguna forma de evitarlas por completo?

Y la respuesta es… probablemente no.

Pero eso no significa que no puedas intentarlo y estar preparado al máximo de tus capacidades.

Así es como las empresas y los individuos pueden evitar disputas costosas y proteger las relaciones laborales (o al menos intentarlo).

1. Redacta los términos y cláusulas del contrato de forma clara

El lenguaje contractual ambiguo es una de las principales razones por las que surgen las disputas contractuales.

Al escribir o redactar tus contratos, asegúrate de:

• Definir claramente los términos clave (calendarios de pago, alcance del trabajo, entregables, plazos).
• Incluir cláusulas precisas de incumplimiento de contrato que detallen lo que constituye un incumplimiento sustancial vs. un incumplimiento menor.
• Especificar métodos de resolución de disputas (negociación, mediación, arbitraje o litigio).
• Abordar la confidencialidad, los derechos de propiedad intelectual y las condiciones de terminación.
• Asegúrate de que el lenguaje sea comprensible.

También es bueno revisar el contrato con ambas partes involucradas y discutir los términos y condiciones mutuamente para asegurarte de que ambos estáis de acuerdo.

2. Negocia eficazmente

La negociación eficaz del contrato es esencial para evitar disputas. Antes de firmar, tómate el tiempo para:

• Aclarar las expectativas con la otra parte para asegurar la alineación.
• Identificar posibles desacuerdos y abordarlos de antemano.
• Negociar plazos y términos de pago realistas para prevenir disputas posteriores.
• Documentar todos los puntos negociados e incluirlos en el contrato vinculante final.

Una buena negociación de contratos reduce los malentendidos que a menudo conducen a disputas contractuales.

3. Utiliza firmas electrónicas

Ya hemos mencionado que las firmas electrónicas son una gran herramienta para resolver disputas rápidamente.

Pero también son una gran herramienta para evitarlas por completo, y por las mismas razones que antes.

Porque crean una pista de auditoría, mostrando quién firmó, cuándo y desde qué dirección IP, proporcionando evidencia si surge una disputa. Admiten el control de versiones, asegurando que todas las partes firmen la versión correcta del contrato. Y son completamente legales y seguras.

Resuelve disputas contractuales más rápido (o incluso evítalas) con Autenti

Las disputas contractuales cuestan a las empresas tiempo, dinero y relaciones tensas, y ocurren con más frecuencia de lo que podrías pensar.

Contratos mal redactados, términos poco claros y expectativas cambiantes son desencadenantes frecuentes, que convierten pequeños desacuerdos en conflictos costosos que pueden tardar meses en resolverse.

Así que… no permitas que contratos vagos o términos sin firmar te cuesten tiempo y dinero.

Prueba Autenti gratis durante 14 días y comprueba lo rápido (y sin dolor) que puede ser realmente la resolución de disputas contractuales.