Vertragsverhandlung: traditionell, dokumentenbasiert und mit elektronischer Signatur

Vertragsverhandlung ist der Prozess, bei dem zwei oder mehr Parteien die Bedingungen eines Vertrags vor der Unterzeichnung besprechen, überarbeiten und vereinbaren. Das Ziel ist es, eine rechtlich bindende Vereinbarung zu erstellen, die fair, klar und vorteilhaft für alle Beteiligten ist.

Wie bei jedem Teil des Vertragsmanagements bringt auch die Vertragsverhandlung eigene Herausforderungen, Vorteile und Möglichkeiten mit sich, den gesamten Prozess zu organisieren und zu verbessern.

Während der Verhandlung kann jede Partei Änderungen an den Vertragsbedingungen vorschlagen, hauptsächlich in Bezug auf:

• Preisgestaltung & Zahlung: Wie viel wird bezahlt, wann und unter welchen Bedingungen? 
• Arbeitsumfang: Welche Dienstleistungen oder Produkte werden bereitgestellt? 
• Zeitrahmen & Fristen: Wann sollten Aufgaben erledigt, Projekte geliefert oder Dienstleistungen erbracht werden? 
• Risikoverteilung: Wer ist verantwortlich, wenn etwas schiefgeht? 
• Kündigung & Verlängerung: Unter welchen Bedingungen kann der Vertrag beendet oder verlängert werden?

Wie helfen verschiedene Lösungen, Verträge schneller zu verhandeln?

Es ist keine Überraschung, dass die Vertragsverhandlung einer der zeitaufwändigeren Teile des gesamten Prozesses ist, besonders wenn es sich um ein besonders wichtiges Geschäft handelt.

Aber mit der Zeit wird die Vertragsverhandlung weniger zeitaufwendig.

Zum einen dank neuer Arbeitsabläufe, wie der Einführung organisationsübergreifender Zusammenarbeit. Bevor diese eingeführt wurde, betrug die durchschnittliche Verhandlungsdauer bei komplexen Projekten 12-18 Monate. Jetzt werden 75% dieser Geschäfte in weniger als acht Wochen abgeschlossen.

Zum anderen dank der Technologie. Denk an E-Mail-Postfächer statt physischer Meetings, elektronische Signaturen statt traditioneller Unterschriften oder Dokumenten-Sharing-Lösungen.

Aber welche technologische Lösung ist am einfachsten zu nutzen, um die Vertragsverhandlung auf die nächste Stufe zu bringen und gleichzeitig sicher zu bleiben, wenn es um oft sensible Informationen geht?

Genau das werden wir in diesem Artikel herausfinden, indem wir drei Methoden zur Vertragsverhandlung vergleichen: traditionell, über Dokumenten-Sharing-Lösungen und E-Mail sowie mithilfe von E-Signatur-Tools wie Autenti.

Aber zuerst – lasst uns die wichtigsten Phasen der Vertragsverhandlung noch einmal betrachten, unabhängig von der Strategie, die du zur Verbesserung einsetzen möchtest.

Die wichtigsten Phasen der Vertragsverhandlung: Do's und Don'ts

Vorbereitung

Die Grundlage der Vertragsverhandlung, bevor die eigentlichen Verhandlungen beginnen, ist tatsächlich die Vorbereitung auf die Gespräche. Diese Phase umfasst Recherche, Strategieentwicklung und die Abstimmung mit internen Stakeholdern über das gemeinsame Ziel und das bevorzugte Ergebnis.

Laut diesem Harvard Law School-Artikel über Verhandlungsführung kann die Planung des gesamten Verhandlungsprozesses helfen, falsche Annahmen zu vermeiden.

Was passiert normalerweise in dieser Phase?

• Identifizierung von Geschäftszielen und Prioritäten. 
• Recherche über die Bedürfnisse, Schmerzpunkte und Ziele der anderen Partei bei der Vertragsverhandlung. 
• Verständnis der rechtlichen Anforderungen und Compliance-Vorschriften. 
• Sammlung früherer Verträge, Vorlagen und Branchenstandards. 
• Festlegung einer Verhandlungsstrategie, einschließlich Alternativpositionen.

Erstes Angebot

Auf die Vorbereitungen folgt in der Regel, dass eine Partei die erste Version des Vertrags entwirft und teilt, wodurch die Bühne für die eigentliche Verhandlung bereitet wird.

Was passiert normalerweise in dieser Phase?

• Erstellung eines Vertragsentwurfs, der die wichtigsten Bedingungen und Erwartungen widerspiegelt. 
• Sicherstellung von Klarheit bei Preisen, Lieferumfang, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten. 
• Direkte Behandlung wichtiger rechtlicher und Compliance-Anforderungen. 
• Teilen des Vertragsentwurfs mit der anderen Partei zur ersten Überprüfung.

Überprüfung & Gegenangebote

Sobald das erste Angebot eingereicht wurde, analysieren beide Parteien den Vertrag, schlagen Änderungen vor und präsentieren Gegenangebote.

Was passiert normalerweise in dieser Phase?

• Jede Partei überprüft die Bedingungen sorgfältig auf Risiken und Chancen. 
• Anwälte, Stakeholder oder Berater geben ihre Einschätzung – denk an das Redlining von Verträgen. 
• Gegenangebote werden zu Preisen, Zeitrahmen, Klauseln und Verpflichtungen gemacht. 
• Verhandlungsführer stellen sicher, dass Änderungen mit den Geschäftszielen übereinstimmen.

Verhandlung

Als nächstes kommen wir zur eigentlichen Verhandlung, bei der beide Parteien Gespräche führen, um Differenzen zu lösen und die Vertragsbedingungen zu finalisieren.

Hier vermitteln Verhandlungsführer (das können spezielle Vertragsmanager oder leitende Teammitglieder verschiedener Abteilungen sein, zum Beispiel aus dem Vertrieb) die Gespräche zwischen den Parteien, um eine für beide Seiten vorteilhafte Einigung zu erzielen.

Was passiert normalerweise in dieser Phase?

• Aktives Zuhören und Diskussionen zur Verfeinerung der Vertragsbedingungen. 
• Kompromisse werden ausgetauscht. 
• Win-Win-Verhandlungsstrategien werden priorisiert, um Beziehungen zu erhalten. 
• Anwälte können bei der Behandlung rechtlicher Komplexitäten einbezogen werden.

Finalisierung

Schließlich wird, sobald das Vertragsziel und die Vertragsbedingungen von beiden Parteien akzeptiert wurden, ein endgültiger Vertragsentwurf erstellt.

Danach wird der endgültige Entwurf sorgfältig überprüft, bevor zur Unterzeichnung und Ausführung der Bedingungen des Dokuments übergegangen wird.

Was passiert normalerweise in dieser Phase?

• Abschließende Prüfungen, um sicherzustellen, dass alle vereinbarten Änderungen eingearbeitet wurden. 
• Beide Parteien bestätigen die Übereinstimmung bei Bedingungen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen. 
• Der Vertrag wird auf Fehler, Inkonsistenzen oder fehlende Klauseln überprüft. 
• Die Genehmigung von Rechtsabteilungen und Entscheidungsträgern wird eingeholt.

Unterzeichnung

Alles wurde nun besprochen, geändert und die endgültigen Bedingungen vereinbart, was bedeutet, dass es jetzt an der Zeit ist, den Vertrag tatsächlich zu unterschreiben – wodurch er rechtlich bindend wird.

Was passiert normalerweise in dieser Phase?

• Unterschriften werden von allen autorisierten Parteien eingeholt. 
• Kopien werden verteilt und sicher aufbewahrt. 
• Wichtige Stakeholder werden über ihre Verpflichtungen informiert. 
• Der Implementierungsprozess beginnt.

Der traditionelle Vertragsverhandlungsprozess: Schritt-für-Schritt-Überblick

Vor digitalen Lösungen war die Vertragsverhandlung ein langsamer, papierbasierter Prozess mit persönlichen Treffen, Telefonanrufen und physischem Dokumentenaustausch. Obwohl effektiv für den Aufbau starker Beziehungen, führte dies oft zu langen Verzögerungen und administrativem Aufwand – besonders bei internationalen Geschäften.

Schritt 1 – Vorbereitung

Bevor die Verhandlung beginnt, muss jede Partei ihre Ziele, Bedürfnisse und Deal-Breaker klar definieren – wie wir bereits bei der Besprechung der Schlüsselphasen der Vertragsverhandlung erwähnt haben.

Was für traditionelle Vertragsverhandlungen ohne fortschrittliche Technologie einzigartig sein kann, ist die Notwendigkeit:

• Notwendige rechtliche und finanzielle Dokumente zu sammeln (oft aus einem physischen Archiv). 
• Die Hintergründe und Interessen der anderen Partei zu recherchieren – aus physischen Notizen oder Meetings. 
• Bei Bedarf Rechtsberater oder Spezialisten zu konsultieren.

Schritt 2 – Erstes Angebot

Beim Erstellen des ersten Angebots müsste bei traditionellen Verhandlungen eine Partei den Entwurf des Dokuments senden, entweder per:

• Persönliche Übergabe (üblich für lokale Geschäfte). 
• Postversand (für Transaktionen über große Entfernungen). 
• Fax (historisch verwendet, aber heute weniger üblich).

Schritt 3 – Überprüfung & Gegenangebote

Sobald der Vertragsentwurf empfangen wurde, würde die andere Partei:

• Das Dokument ausdrucken und physisch markieren, bevor sie es zurücksendet. 
• Den Vertrag sorgfältig auf potenzielle Probleme überprüfen. 
• Revisionen oder alternative Bedingungen vorschlagen (mit handschriftlichen oder getippten Änderungen). 
• Den überarbeiteten Vertrag per Kurier, Fax oder Post zurücksenden.

Dieses Hin und Her kann Wochen oder sogar Monate dauern, abhängig von der Komplexität des Dokuments.

Schritt 4 – Verhandlung

Nach Abschluss der Überprüfung des ersten Angebots ist es Zeit für die eigentlichen Verhandlungen, die bei traditionellen Methoden persönlich stattfinden würden.

Persönliche Treffen waren der Standardweg, um Bedingungen zu finalisieren, oft mit:

• Besprechungen im Konferenzraum 
• Mehreren Runden von Angeboten und Gegenangeboten 
• Anwälten und Beratern, die anwesend sind, um die rechtliche Konformität sicherzustellen

Wenn keine Einigung in einem Treffen erzielt werden konnte, würden die Parteien:

• Weitere Briefe oder Memos senden, die die Diskussionen zusammenfassen. 
• Zusätzliche Treffen oder Telefonanrufe planen.

Schritt 5 – Finalisierung

Sobald das Hin und Her beendet ist, die Meetings abgehalten wurden und beide Parteien sich einig sind, was der endgültige Vertrag enthalten sollte, ist es Zeit zu:

• Die endgültige Version des Vertrags zu erstellen und auszudrucken. 
• Das Dokument zur Unterzeichnung an die andere Partei zu senden oder persönlich zu übergeben (es sei denn, die endgültige Version wurde bei einem speziellen Meeting vereinbart, bei dem beide Parteien unterschreiben konnten). 
• Das Dokument sorgfältig auf letzte Fehler zu überprüfen. 
• Es für die offizielle Unterzeichnung vorzubereiten.

Schritt 6 – Unterzeichnung

Die Parteien unterzeichnen mehrere Kopien des Vertrags auf eine von zwei Arten:

• Persönlich: Unterschriften werden auf das physische Dokument gesetzt, oft vor Zeugen oder einem Notar. 
• Versandte Dokumente: Wenn sich die Parteien an verschiedenen Orten befinden, werden unterschriebene Kopien hin und her geschickt, um den Abschluss zu vervollständigen.

Nach der Unterzeichnung wird der Vertrag in physischen Aktenschränken aufbewahrt – was mögliche Herausforderungen für die Abrufbarkeit und das langfristige Management schafft.

Herausforderungen der traditionellen Vertragsverhandlung

• Zeitaufwendig: Papierbasierte Überarbeitungen und Versandverzögerungen verlangsamen den Prozess. 
• Fehleranfällig: Mehrere handschriftliche Änderungen können zu Verwirrung führen. 
• Kostspielig: Reise-, Druck- und Kurierkosten summieren sich. 
• Eingeschränkte Zugänglichkeit: Physische Dokumente sind schwieriger zu verfolgen und abzurufen.

Wird traditionelle Vertragsverhandlung dennoch noch verwendet?

Während moderne Unternehmen auf digitale Vertragsverhandlungen und elektronische Signaturen umsteigen, können traditionelle Methoden in Branchen oder Fällen mit hohem Einsatz und Beziehungsfokus noch verwendet werden, wie bei rechtlichen oder behördlichen Vereinbarungen, Immobilientransaktionen oder Fusionen und Übernahmen.

Der Wechsel zu moderneren Lösungen ist jedoch vollständig, wenn nicht sogar sicherer – selbst in rechtlich komplizierten Fällen.

Nimm elektronische Signaturen als Beispiel. Die einfachste Form der elektronischen Signatur, die Simple Electronic Signature (SES), kann tatsächlich für die Unterzeichnung von 90% der Geschäftsdokumente verwendet werden.

Der Online-Vertragsverhandlungsprozess: Schritt-für-Schritt-Überblick

Mit dem Aufkommen cloudbasierter Dokumentenzusammenarbeit hat sich die traditionelle Vertragsverhandlung stark weiterentwickelt. Tools wie Google Docs, Microsoft 365 und Dropbox machen den Prozess schneller, flexibler und von überall aus zugänglich.

Schritt 1 – Vorbereitung

Natürlich sollte jede Partei vor Beginn der Verhandlung:

• Ihre wichtigsten Ziele, Bedingungen und Nicht-Verhandelbares definieren. 
• Festlegen, wer Bearbeitungs- versus Kommentarzugriff haben wird. 
• Sicherstellen, dass alle Parteien mit dem verwendeten Kollaborationstool vertraut sind.

Schritt 2 – Erster Entwurf & Teilen

Als nächstes erstellt eine Partei den ersten Entwurf des Vertrags, entweder direkt in einem Cloud-basierten Tool oder durch Einfügen des Dokuments dort zum Teilen.

Sie teilt dann den Dokumentlink mit anderen Parteien und gewährt angemessenen Zugriff:

• Nur Ansicht (als Referenz). 
• Nur Kommentare (um Änderungen vorzuschlagen, ohne zu bearbeiten). 
• Bearbeitungszugriff (für direkte Änderungen).

💡Verwende den "Vorschlagsmodus", um Bearbeitungen zu verfolgen, ohne das Originaldokument zu überschreiben.

Schritt 3 – Überprüfung & Gegenangebote

Statt Dokumente hin und her zu schicken, können die Vertragsparteien jetzt:

• Kommentare verwenden, um Fragen zu stellen oder Änderungen vorzuschlagen. 
• Änderungen mit integrierter Versionsverwaltung verfolgen. 
• Wichtige Klauseln zur Diskussion hervorheben. 
• Bestimmte Stakeholder für schnelleren Input markieren.

Dies ermöglicht asynchrone Zusammenarbeit (Überprüfung zu verschiedenen Zeiten) oder Live-Verhandlungen (Teilnahme an einem Anruf während der gemeinsamen Bearbeitung des Dokuments).

Schritt 4 – Verhandlung & Überarbeitungen

Die Parteien diskutieren weiterhin Vertragsbedingungen über:

• Kommentare & Vorschläge im Dokument. 
• E-Mails oder Instant Messaging für schnelle Klärungen. 
• Live-Videomeetings (Zoom, Google Meet usw.) für komplexe Diskussionen.

Wenn größere Änderungen erforderlich sind, wird eine neue Entwurfsversion erstellt, wobei das Original als Backup erhalten bleibt.

Schritt 5 – Finalisierung

Sobald alle Überarbeitungen vereinbart sind, wird der endgültige Vertrag erstellt und dann:

• Auf Konsistenz & Fehler überprüft. 
• In ein PDF-Format konvertiert, um weitere Bearbeitungen zu verhindern. 
• Zur Unterschrift per E-Mail gesendet.

Schritt 6 – Unterzeichnung & Speicherung

Bei Verwendung reiner Online-Dokumentenfreigabe-Tools wie Google Docs kann die letzte Phase – die Unterzeichnung – nun erfolgen über:

• Versand des Dokuments: traditionelle Unterzeichnung. 
• E-Mail-Posteingang: Das Dokument wird gedruckt, unterschrieben und zurückgescannt.

Nach der Unterzeichnung kann der endgültige Vertrag in Cloud-Speicher (Google Drive, OneDrive, Dropbox) für einfachen Zugriff & Abruf gespeichert werden.

Herausforderungen der Online-Dokumentenverhandlung

• Zu viele Bearbeitungen: Unkontrollierter Zugriff kann zu Verwirrung führen. 
• Sicherheitsbedenken: Unbefugte Benutzer können Zugriff erhalten, wenn Einstellungen nicht richtig verwaltet werden. 
• Separate Unterzeichnung: Erfordert immer noch separate Unterzeichnung des Dokuments.

Ist Dokumentenfreigabe die beste Methode für Vertragsverhandlungen?

Für schnelle, kollaborative Vertragsüberprüfungen ja – besonders wenn du wenig Zeit hast, eine sicherere Option zu finden. Es fehlen jedoch rechtlich bindende Unterzeichnungsmöglichkeiten, daher kombinieren die meisten Unternehmen es mit E-Signatur-Plattformen, um den Prozess abzuschließen.

Der E-Signatur-Vertragsverhandlungsprozess: Schritt-für-Schritt-Überblick

E-Signatur-Plattformen wie Autenti haben die Vertragsabwicklung revolutioniert, indem sie den Papierkram reduzieren und den Unterzeichnungsprozess erheblich beschleunigen.

Betrachte die TZMO-Gruppe, einen internationalen Hersteller und Lieferanten von medizinischen, Hygiene- und Kosmetikprodukten – mit fast 9.000 Mitarbeitern und Betrieben in 56 Unternehmen weltweit.

Sie wechselten von traditionellen zu elektronischen Signaturen und sparten 90% ihrer Zeit bei der Finalisierung von Verträgen – von Wochen zu Stunden. Das ist effektive Vertragsverhandlung.

Schritt 1 – Vorbereitung

Bevor ein Vertrag zur elektronischen Unterzeichnung gesendet wird, sollten beide Parteien:

• Schlüsselbedingungen, Konditionen und Erwartungen definieren. 
• Entscheiden, welche E-Signatur-Plattform verwendet werden soll. 
• Sicherstellen, dass die Plattform den E-Signatur-Gesetzen entspricht (z.B. eIDAS) und angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreift (z.B. ISO-Konformität). 
• Bestimmen, wer unterschreiben muss und in welcher Reihenfolge.

💡Verwende eine E-Signatur-Plattform mit integrierter Massenunterzeichnung, um die Unterzeichnung endgültiger Entwürfe vieler, besonders wiederkehrender Dokumente, viel einfacher zu gestalten.

Schritt 2 – Erster Entwurf

Nach den Vorbereitungen wird der Vertrag erstellt, was du mit einem Textverarbeitungsprogramm tun oder Vertragsmanagement-Software verwenden und dann auf ein E-Signatur-Tool deiner Wahl hochladen kannst.

Einige Tools machen diesen Prozess besonders reibungslos mit:

• Vorgefertigten Vertragsvorlagen für schnellere Verhandlungen. 
• Anpassbaren Feldern (z.B. Unterschriftszeilen, Datumsfelder). 
• Mehreren Dateiformaten (Word, PDF usw.).

Schritt 3 – Überprüfung, Verhandlungen und Gegenangebote

Im Gegensatz zu Google Docs konzentrieren sich E-Signatur-Tools mehr auf die Finalisierung von Bedingungen als auf Live-Zusammenarbeit. Einige Plattformen wie Autenti bieten jedoch:

• Kommentarfunktionen zum Vorschlagen von Änderungen. 
• Prüfpfade zur Verfolgung von Dokumentenbearbeitungen. 
• Integrationen mit Contract Lifecycle Management (CLM)-Software für Versionsverfolgung.

Wenn erhebliche Änderungen erforderlich sind, kann der Vertrag separat bearbeitet und dann erneut zur elektronischen Unterzeichnung hochgeladen werden.

💡Mit Autenti kannst du bereits unterschriebene Dokumente leicht unterschreiben. Dadurch arbeitest du immer mit der aktuellsten Version des Dokuments. Das beschleunigt alles, besonders wenn mehrere Personen den Vertrag unterschreiben – du kannst das Dokument einfach an die nächste Person weiterleiten und weißt genau, welche Version die aktuelle ist. Jede Unterschrift enthält dann genaue Zeitstempel und Siegel, die eine sichere Versionskontrolle ermöglichen.

Schritt 4 – Unterzeichnung

Sobald das Dokument fertiggestellt ist, wird es über die E-Signatur-Plattform an alle Parteien zur Unterzeichnung gesendet.

• Jeder Empfänger erhält einen sicheren Link zum elektronischen Unterzeichnen. 
• Unterzeichner authentifizieren bei Bedarf ihre Identität (per E-Mail, SMS-Verifizierung oder Multi-Faktor-Authentifizierung). 
• Unterschriften werden mit einem einzigen Klick angebracht, oft mit einer gezeichneten, getippten oder hochgeladenen Signatur.

💡Die Unterzeichnung eines Dokuments mit elektronischen Signaturen ist nicht nur einfach, sondern auch extrem sicher, oft viel sicherer als traditionelle Nassunterschriften. Wieso? E-Signaturen verwenden fortschrittliche Verschlüsselungsmethoden, um sicherzustellen, dass sie unzerbrechlich und vor Manipulationen geschützt bleiben.

Schritt 5 – Speicherung & zukünftiger Zugriff

Im Gegensatz zu Papierverträgen werden elektronisch signierte Dokumente digital gespeichert mit:

• Automatischen Backups zur Verhinderung von Verlust. 
• Durchsuchbaren Aufzeichnungen für schnellen Abruf. 
• Prüfprotokollen zur Verfolgung, wer wann unterschrieben hat.

Vorteile der E-Signatur-Vertragsverhandlung

• Schnellere Bearbeitung: Kein Bedarf zum Drucken, Scannen oder Versenden von Dokumenten, was die Vertragsverhandlung blitzschnell macht. 
• Rechtlich bindend: Entspricht wichtigen E-Signatur-Gesetzen. 
• Sicherer: Verschlüsselt, mit Zeitstempel versehen und manipulationssicher für besonders sichere und letztendlich erfolgreiche Vertragsverhandlung. 
• Kostengünstig: Spart Geld für Papier, Druck und Porto. 
• Remote-freundlich: Von überall und auf jedem Gerät unterschreiben.

Ist E-Signatur die beste Methode für Vertragsverhandlungen?

Für Unternehmen, die Geschwindigkeit, Sicherheit und rechtliche Konformität bei der Vertragsverhandlung benötigen, ja. Die einzige Herausforderung besteht darin, die beste Plattform für deine Bedürfnisse zu wählen.

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