Ein kompletter Leitfaden zur Vertragsverlängerung: Schritte, Beispiele, beste Tipps

Vertragsverlängerungen sind ein regelmäßiger Bestandteil des Geschäftslebens und des gesamten Vertragsmanagements, werden aber oft stiefmütterlich behandelt.

Egal, ob es sich um ein Software-Abonnement oder eine millionenschwere Lieferantenvereinbarung handelt: Eine Vertragsverlängerung ohne solide Strategie kann zu verbranntem Geld, rechtlichen Problemen oder verpassten Chancen führen.

Tatsächlich können Unternehmen laut World Commerce & Contracting durch schlechtes Vertragsmanagement bis zu 9 % ihres Jahresumsatzes verlieren. Und ein großer Teil davon? Ineffiziente, in letzter Minute getätigte oder völlig übersehene Verlängerungen.

Dieser Leitfaden erklärt dir alles, was du wissen musst, um jede Vertragsverlängerung richtig anzugehen.

Vom Verständnis des Unterschieds zwischen einer Vertragsverlängerung (Renewal) und einer Laufzeitverlängerung (Extension), über das Einrichten sicherer Erinnerungen bis hin zu professionellen Verhandlungen. Egal, ob du zwei oder zweihundert Verträge verwaltest – die richtige Handhabung von Verlängerungen ist ein Wettbewerbsvorteil, der sich lohnt.

Was ist eine Vertragsverlängerung eigentlich?

Bei einer Vertragsverlängerung entscheiden alle am Vertrag beteiligten Parteien, einen bestehenden Vertrag fortzusetzen – entweder nach dessen Ablauf oder bevor die Vertragslaufzeit endet. Das kann so einfach sein wie das Unterschreiben einer neuen Vereinbarung oder so riskant wie das Zulassen einer automatischen Verlängerung, ohne das Kleingedruckte geprüft zu haben.

Stell dir das wie einen Mietvertrag für eine Wohnung vor. Wenn der Vertrag kurz vor dem Ablauf steht, kannst du:

• Für ein weiteres Jahr unterschreiben (verlängern)
• Oder ausziehen (ihn kündigen)

Lass uns das genauer aufschlüsseln.

Automatische vs. manuelle Verlängerungen

Vertragsverlängerungen können automatisch oder manuell erfolgen. Eine automatische Vertragsverlängerung bedeutet, dass sich der Vertrag von selbst verlängert, es sei denn, jemand kündigt ihn.

Beispiel: Du vergisst, ein Software-Abonnement zu kündigen, und es wird dir ein weiteres Jahr berechnet, da deine Kreditkartendaten bereits hinterlegt waren.

Positiv betrachtet sind automatische Vertragsverlängerungen definitiv mit wenig Aufwand verbunden. Die Schattenseite ist jedoch, dass sie leicht übersehen werden können. Das führt dazu, dass du zu viel bezahlst oder einen ungünstigen Vertrag fortsetzt, anstatt ihn zu kündigen oder die Bedingungen zu überprüfen, was ebenfalls Risiken birgt.

Eine manuelle Vertragsverlängerung hingegen liegt vor, wenn beide Parteien aktiv zustimmen müssen, den Vertrag fortzusetzen.

Beispiel: Ein Freelancer-Vertrag endet und beide Seiten unterschreiben einen neuen mit angepassten Geschäftsbedingungen.

Dies gibt beiden Parteien mehr Kontrolle über die Vertragsausführung, erfordert aber definitiv mehr Zeit und Koordination.

Renewal (Erneuerung) vs. Extension (Laufzeitverlängerung)

Ein weiterer Punkt, der bei Vertragsverlängerungen erwähnt werden muss, ist die bloße Laufzeitverlängerung.

Die Begriffe „Contract Renewal“ (Vertragserneuerung/-verlängerung) und „Contract Extension“ (Laufzeitverlängerung) werden oft verwechselt. Obwohl es Überschneidungen gibt, sind sie leicht unterschiedlich:

• Renewal (Erneuerung): Neuer Zeitrahmen, neues Dokument (kann ein Nachtrag zur Erneuerung sein), möglicherweise neue Bedingungen, sogar größere Änderungen. Es ist wie ein Neustart, auch wenn das meiste gleich bleibt.
• Extension (Laufzeitverlängerung): Derselbe Vertrag (oder mit geringfügigen Änderungen der Bedingungen), dem einfach mehr Zeit zum ursprünglichen Zeitrahmen hinzugefügt wird. Denk an die „Schlummertaste“ beim Wecker.

Aber wie sieht das in der Praxis aus?

Beispiele aus der Praxis

Hier sind drei reale Beispiele für mögliche Szenarien einer Vertragsverlängerung, denen du begegnen kannst:

1. B2B: Der Jahresvertrag einer Marketingagentur mit einem Kunden endet im Dezember. Im Oktober überprüfen sie die Leistung und einigen sich darauf, den Vertrag mit aktualisierten Leistungen und Preisen zu erneuern.
2. SaaS: Ein Projektmanagement-Tool verlängert sich in einem Enterprise-Vertrag jedes Jahr automatisch. Der Kunde erhält 30 Tage vor der Verlängerung eine Erinnerung, um zu kündigen, downzugraden oder Änderungen am Vertrag vorzunehmen.
3. Dienstleistungsverträge: Ein IT-Unternehmen hat einen 2-Jahres-Servicevertrag mit einem Schulbezirk. Bevor der Vertrag endet, verhandeln beide Seiten eine Verlängerung mit zusätzlichen Dienstleistungen für die nächste Laufzeit.

Wann solltest du über eine Vertragsverlängerung nachdenken?

Einer der größten Fehler, den Leute bei Vertragsverlängerungen machen, ist, zu lange zu warten – oder schlimmer noch, nicht zu bemerken, dass der Vertrag bereits verlängert wurde.

Wenn du zwei Tage vor einer Verlängerungsfrist hektisch wirst (oder es eine Woche nach der automatischen Verlängerung bemerkst), hast du bereits verloren.

Der optimale Zeitpunkt? Beginne mindestens 60 Tage vor der Verlängerungsfrist, um Vertragsdaten zu verfolgen, die Vertragsbedingungen zu prüfen, den Markt zu vergleichen und die Vertragsverlängerungen strategisch zu managen.

Das gibt dir Zeit zu überprüfen, wie die Beziehung gelaufen ist, zu bewerten, ob die Bedingungen noch Sinn ergeben, und bei Bedarf zu verhandeln.

Beispiel-Workflow, den du nutzen kannst:

• Noch 60 Tage: Starte den Prozess. Markiere den Vertrag, benachrichtige die Stakeholder, ziehe Leistungsberichte.
• Noch 30 Tage: Führe die eigentliche Überprüfung durch. Bist du zufrieden? Sind sie zufrieden? Was hat sich seit der ersten Unterschrift geändert?
• Noch 15 Tage: Triff deine Entscheidung – verlängern, neu verhandeln, Laufzeit erweitern oder aussteigen.

Was ebenfalls erwähnenswert ist: Einige Verträge haben Kündigungsfristen (z. B. „muss 30 Tage schriftlich vorab gekündigt werden“), und das Verpassen dieses Zeitfensters kann dich für eine weitere Laufzeit binden.

Um hier die Oberhand zu behalten, nutze das System, das für dich funktioniert. Aber trage zumindest wichtige Vertragsdaten mit Alarmen in deinen Kalender ein. Noch besser ist der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software, die dir automatisierte Erinnerungen senden und deine Dokumente organisieren kann.

Selbst eine geteilte Tabelle mit Ablaufdaten und zugewiesenen Verantwortlichen ist besser, als sich auf das Gedächtnis oder einen überfüllten Posteingang zu verlassen.

Checkliste für die Vertragsverlängerung

Bevor du irgendetwas verlängerst oder anfängst, den Prozess der Vertragsverlängerung als Ganzes zu managen, halte kurz inne und stelle dir diese Fragen. Es ist Zeit für eine ordentliche Vertragsprüfung.

1. Leistungsüberprüfung: Haben sie geliefert?

Prüfe, wie gut der Anbieter, Partner oder Dienstleister performed hat. Verlass dich nicht auf dein Bauchgefühl, nutze Daten. Stelle dir diese Fragen, um Einblicke in die Vertragsleistung zu erhalten:

• Wurden die KPIs erfüllt?
• Wurden die Leistungen (Deliverables) pünktlich erbracht?
• Gab es wiederkehrende Probleme oder Beschwerden?
• Was ist das Feedback des Teams, das den Service tatsächlich nutzt?

Wenn die Leistung durchschnittlich oder schlechter war, ist dies dein Signal, neu zu verhandeln oder Alternativen zu prüfen.

2. Sind die Bedingungen noch zu deinem Vorteil?

Verträge, die vor einem Jahr funktioniert haben, ergeben heute vielleicht keinen Sinn mehr. Also frage dich:

• Ist der Leistungsumfang noch relevant?
• Sind die Kosten noch gerechtfertigt?
• Ist dein Unternehmen über die Bedingungen hinausgewachsen?
• Brauchst du noch alles, wofür du bezahlst?

Die Verlängerung ist dein Zeitfenster, um das zu korrigieren, was dir nicht mehr dient.

3. Marktvergleich: Zahlst du zu viel?

Als Nächstes solltest du den Deal mit diesen Fragen benchmarken:

• Was bieten Wettbewerber für ähnliche Dienstleistungen an?
• Haben sich die Preise auf dem Markt geändert?
• Könntest du woanders mehr für weniger bekommen?

Selbst wenn du bleibst: Den Markt zu kennen, hilft dir, besser zu verhandeln.

4. Rechts- & Compliance-Check

Diesen Punkt überspringt man leicht, aber ihn zu ignorieren ist teuer. Vergiss also nicht, Folgendes zu prüfen:

• Gibt es neue Vorschriften, die du berücksichtigen musst?
• Ist die Sprache zum Umgang mit Daten oder zur Haftung noch akzeptabel?
• Sind die Verlängerungsbedingungen (wie die Klausel zur automatischen Verlängerung oder Kündigungsfristen) angemessen?

Hole die Rechtsabteilung frühzeitig ins Boot, wenn etwas veraltet oder unklar erscheint.

5. Interne Abstimmung: Sind alle an Bord?

Stelle sicher, dass die richtigen Leute informiert sind, indem du mindestens eine Frage pro Team stellst:

• Finanzen: Ist das Budget genehmigt?
• Recht: Irgendwelche "Red Flags" im Vertrag?
• Ops/Teamleiter: Immer noch zufrieden mit dem Service?
• Geschäftsleitung: Passt das noch zu den übergeordneten Zielen?

Wenn die Stakeholder nicht abgestimmt sind, programmierst du Reibungsverluste für die Zukunft vor.

Prozess der Vertragsverlängerung (Schritt für Schritt)

Du hast jetzt jedes Kästchen abgehakt und entschieden, dass ein Vertrag eine Verlängerung wert sein könnte. Großartig. Aber wie kommst du eigentlich von „Lass uns darüber nachdenken“ zu „Unterschrieben, besiegelt und verlängert“?

Hier ist ein Prozess, den du nutzen kannst, um Verlängerungen so effizient wie möglich zu gestalten.

Schritt 1: Externe Diskussion oder Verhandlung

Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, einen bestimmten Vertrag zu verlängern, ist es Zeit, mit der anderen Seite zu sprechen.

Wenn du mit den Bedingungen der bestehenden Vereinbarung zufrieden bist, kann dies eine schnelle Bestätigung sein. Wenn nicht, beginne die Verhandlung – idealerweise mit konkreten Punkten.

Denke an Preise, Service Level Agreements (SLAs), Kündigungsfristen oder Leistungsgarantien.

Bleibe professionell, aber scheue dich nicht, das zu fordern, was du brauchst. Der Verlängerungszeitraum ist deine Chance, das zu korrigieren, was beim ersten Mal nicht funktioniert hat.

Der Schlüssel? Sei klar, sei vernünftig und warte nicht bis zur letzten Minute, um die Vertragsverhandlung anzugehen.

Was ist verhandelbar und was nicht?

Nicht alles steht zur Disposition. Hier ist, was üblicherweise verhandelbar ist:

• Preise oder Rabatte
• Leistungsumfang (Scope of Work) oder Deliverables
• Vertragslaufzeit oder Verlängerungsbedingungen
• Zahlungsbedingungen (30 Tage netto vs. 60 Tage netto, Vorauszahlung vs. Ratenzahlung)
• Vertragskündigungsklauseln (kürzere Kündigungsfrist, niedrigere Ausstiegsgebühr)
• Service-Level (SLAs, Reaktionszeiten)

Was ist normalerweise nicht verhandelbar?

• Zentrale rechtliche Bedingungen, die an Compliance gebunden sind
• Bestimmte Haftungs- oder Versicherungsanforderungen (besonders in regulierten Branchen)
• Plattform-Limitierungen (im Tech/SaaS-Bereich)

Pro-Tipp: Wenn ein Anbieter sagt, etwas „kann nicht geändert werden“, frage nach dem Warum. Manchmal ist es eine Richtlinie. Manchmal ist es einfach Trägheit.

Wie startest du das Verhandlungsgespräch?

Die meisten Verhandlungen versanden, weil sie vage sind. Sei also das Gegenteil: direkt und respektvoll.

Zum Beispiel, wenn du eine günstigere Vereinbarung für einen Servicepreis erreichen willst, kannst du sagen:

Hallo [Name des Anbieters],

da wir uns der Verlängerung unseres [Service/Produkt]-Vertrags nähern, wollte ich auf die Preisgestaltung zurückkommen. Wir waren mit dem Service zufrieden, evaluieren aber derzeit alternative Optionen. Wir würden es begrüßen zu sehen, ob es Spielraum gibt, den Tarif anzupassen, um unsere laufende Beziehung besser widerzuspiegeln.

Lass mich wissen, ob du offen für ein Gespräch bist, ich hüpfe gerne in einen kurzen Call.

Danke, [Dein Name]

Oder wenn es um die Änderung von Bedingungen geht, kannst du es so angehen:

Hallo [Name des Anbieters],

wir überprüfen gerade die Vertragsverlängerung und möchten ein paar Anpassungen vorschlagen, bevor wir finalisieren. Konkret würden wir gerne [die Vertragslaufzeit verkürzen / den Umfang überarbeiten / die Zahlungsbedingungen ändern].

Bitte teile uns deine Verfügbarkeit für eine Diskussion mit. Wir würden die Partnerschaft gerne auf eine Weise fortsetzen, die für beide Seiten funktioniert.

Beste Grüße, [Dein Name]

Warnsignale (Red Flags), bei denen du gehen solltest

Die Verhandlung ist höchstwahrscheinlich auch der Zeitpunkt, um offensichtliche Warnsignale zu erkennen, die in der Partnerschaft aufgetreten sein könnten.

Nicht jede Verlängerung ist es wert, dafür zu kämpfen. Wenn du eines dieser Signale siehst, ist es vielleicht Zeit zu gehen:

• Null Flexibilität bei der Preisgestaltung trotz schlechter Leistung oder besseren Alternativen auf dem Markt.
• Keine Transparenz bei den Vertragsbedingungen (z. B. sie senden die neuen Bedingungen erst nach der Verlängerung).
• Mangelnde Reaktionsfähigkeit während der Verhandlung.
• Überraschungsgebühren oder Upsells, die in die Verlängerung "eingebacken" wurden.
• Bedingungen, die schlechter sind als im ursprünglichen Vertrag.

Denk daran, dass du nicht feststeckst. Es gibt immer Alternativen, auch wenn ein Wechsel unbequem ist.

Schritt 2: Die Verlängerung formalisieren

Sobald die Bedingungen vereinbart sind, halte sie schriftlich fest. Du hast zwei Hauptoptionen:

1. Einen neuen Vertrag aufsetzen: Am besten, wenn sich die Bedingungen signifikant geändert haben.
2. Nachtrag (Amendment) oder Verlängerungsschreiben: In Ordnung, wenn du die gleiche Vereinbarung mit kleineren Updates fortsetzt (wie die Verlängerung der Zeitachse oder Anpassung einer Gebühr).

Was auch immer du tust: Stelle sicher, dass die Verlängerung klare Daten, aktualisierte Bedingungen und Unterschriften von beiden Parteien enthält.

Schritt 3: Abzeichnen, Erinnerungen aktualisieren und den Deal dokumentieren

Endlich der Schritt, auf den alle gewartet haben: den neuen Deal unterzeichnen.

Theoretisch musst du für diesen Schritt nur alle Unterschriften einholen, die finale Version an die Rechtsabteilung oder deinen Vertragsadministrator weiterleiten und sie ordnungsgemäß speichern – idealerweise in einem Vertragsmanagementsystem oder zumindest in einem zentralen, durchsuchbaren Ordner.

In der Praxis kannst du etwas tiefer gehen. Tausche zum Beispiel das traditionelle Unterschreiben gegen das elektronische aus, um beiden Seiten ernsthaft Zeit zu sparen.

Wie die TZMO-Gruppe, die auf das elektronische Signieren ihrer Verträge mit Autenti umgestiegen ist und so bis zu 90 % der Zeit bei ihren Vertragsmanagementprozessen eingespart hat.

Mit Autenti kannst du alle wichtigen Arten von E-Signaturen nutzen, von einfach bis QES, Dokumente automatisch an die richtige Person zur Unterschrift senden, eine mühelose Versionskontrolle und einen Audit-Trail für jede neue Unterschrift haben, Verträge massenweise signieren, Identitäten online verifizieren und vieles mehr.

Nachdem du das Unterschreiben viel einfacher gemacht hast, denke daran, auch sofort eine neue Verlängerungserinnerung für den nächsten Zyklus einzurichten. Dein Zukunfts-Ich wird es dir danken.

Vertragsverlängerungen: Best Practices

Jetzt, wo dein Vertrag verlängert ist, widmen wir uns den Best Practices, die dir helfen, alle zugehörigen Prozesse für ein effizientes Management von Vertragsverlängerungen zu verfeinern.

Denn wenn du ein paar Vertragsverlängerungen durchgeführt hast, beginnen sich Muster abzuzeichnen.

Manche Teams geraten immer in Hektik. Andere bleiben der Entwicklung voraus, vermeiden Überraschungen und erhalten mit der Zeit bessere Deals. Hier erfährst du, wie du zu Letzteren gehörst.

Setze Verlängerungs-Alarme am Tag der Unterschrift

Wir haben diesen Punkt bereits kurz erwähnt, aber er könnte sogar dreifach markiert werden. Dieser Punkt ist entscheidend – bleibe der Verlängerung voraus.

Warte nicht, bis ein Vertrag kurz vor dem Ablauf steht, um darüber nachzudenken. In dem Moment, in dem ein Vertrag unterschrieben ist, füge eine Erinnerung 60–90 Tage vor seinem Enddatum hinzu.

Kalender, Slack, E-Mail – was auch immer dein Team tatsächlich checkt.

Halte alles zentralisiert

Verstreute PDFs und E-Mail-Ketten sind ein Rezept für eine Katastrophe. Nutze einen geteilten Ordner, eine Tabelle oder, wenn dein Volumen es rechtfertigt, ein Vertragsmanagementsystem.

Du solltest beantworten können:

• Welche Verträge sind aktiv?
• Wann laufen sie ab?
• Wer ist intern für die Beziehung verantwortlich?

Ein aufgeräumtes und vor allem durchsuchbares Vertragsarchiv (Repository) erspart dem gesamten Unternehmen eine Menge Sorgen.

Standardisiere deinen Prozess

Als Nächstes geht es beim Vertragsmanagement insgesamt, aber auch bei Vertragsverlängerungen, um die Standardisierung von Prozessen.

Warum? Weil sie die Dinge am Laufen halten.

Baue also einen grundlegenden Workflow für Vertragsverlängerungen und halte dich daran. Selbst etwas so Einfaches wie:

1. Vertrag zur Verlängerung identifizieren (automatischer Alarm)
2. Interne Prüfung der Geschäftsbedingungen, Preise, rechtlichen Elemente
3. Marktcheck
4. Externe Verhandlung
5. Finale Abzeichnung

Bonuspunkte gibt es für das Erstellen von Vorlagen für Verlängerungs-E-Mails, Genehmigungs-Checklisten und Dokumentation.

Frage immer: „Lohnt sich das noch?“

Nur weil ein Vertrag verlängert werden kann, heißt das nicht, dass er es auch sollte.

Unternehmen entwickeln sich weiter. Bedürfnisse ändern sich. Technologie verbessert sich. Unser letzter Tipp ist, jedes Mal, wenn du über eine Vertragsverlängerung nachdenkst, einen kritischen Blick darauf zu werfen. Du könntest klügere Alternativen, stärkere Verhandlungspositionen oder gar keinen Bedarf für eine tatsächliche Verlängerung finden.

E-Signaturen als das Sahnehäubchen bei Vertragsverlängerungen

Vertragsverlängerungen müssen kein Chaos sein oder ein ständiges Drücken der Schlummertaste bei veralteten Vereinbarungen. Mit dem richtigen Prozess können sie zu einem strategischen Kontrollpunkt werden: eine Chance, den Wert neu zu bewerten, Beziehungen zu stärken und klügere Bedingungen auszuhandeln.

Und wenn du die harte Arbeit erledigt hast – also die Leistung überprüft, die Stakeholder abgestimmt und die Verhandlungen geführt hast – gibt es keinen Grund, dich vom Papierkram ausbremsen zu lassen. Genau hier kommen E-Signaturen ins Spiel.

Betrachte sie als das Sahnehäubchen: schnell, sicher und nachverfolgbar. Egal, ob du eine Verlängerung versendest oder hundert: E-Signatur-Tools straffen den letzten Schritt, sparen Zeit für alle Beteiligten und reduzieren das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen.

Also ja, setze deine Erinnerungen, zentralisiere deine Dokumente und baue einen soliden Workflow auf. Aber wenn es Zeit ist, den Deal zu besiegeln, lass E-Signaturen die schwere Arbeit erledigen.

Dein zukünftiges Ich (und deine Rechtsabteilung) werden es dir danken.

Teste Autenti 14 Tage lang komplett kostenlos für ein reibungsloses Management von Vertragsverlängerungen – Signieren inklusive.