Wie sich die Automatisierung von Arbeitsabläufen (Power Automate + Autenti) konkret auf die Kundenbindung auswirkt

Wenn Ihre besten Mitarbeiter Verträge immer noch manuell bearbeiten, verlieren Sie viel. Es geht nicht nur um Zeit. Experten haben errechnet, dass bis zu 9 % des Jahresumsatzes für ineffiziente Prozesse verschwendet werden. Marktführer - von führenden Autohändlern bis hin zu Anbietern von Low-Code-Unternehmenssoftware - haben erkannt, dass es nur einer einzigen Änderung bedarf, um langwierige Prozesse in messbaren Gewinn und Kundentreue zu verwandeln. Es ist ein einfacher, automatisierter Arbeitsablauf.

Die Verfolgung von Vertragsfristen in einem Wirrwarr von Tabellenkalkulationen. Manuelle Bearbeitung von Hunderten von Erinnerungs-E-Mails. Stundenlanges Suchen nach dem einen wichtigen Scan, der in den digitalen Abgründen verloren gegangen ist.

So sieht der Arbeitsalltag vieler Unternehmen aus. Dieses Verwaltungschaos ist jedoch ein "stiller Killer" der Effizienz. Wir sprechen hier nicht von kleinen Unannehmlichkeiten oder Frustration im Team. Wir sprechen hier von harten, quantifizierbaren Kosten und echten finanziellen Verlusten.

• Vergeudete Zeit: Nach einer Analyse von ContractSafe verschwenden Büroangestellte durchschnittlich 2 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen und Dokumenten. Das ist ein Viertel einer Vollzeitbeschäftigung, die der Bekämpfung des Chaos gewidmet ist, anstatt dem Kundendienst oder dem Verkauf.
• Hohes Risiko: In den Bereichen, in denen der herkömmliche Schriftverkehr vorherrscht, finden 71 % der Unternehmen einen von 10 Verträgen nicht.
• Verlorene Einnahmen: Dies schlägt sich direkt in den Finanzen nieder. Experten von World Commerce and Contracting (WCC) schätzen, dass Unternehmen bis zu 9,2 % ihres Jahresumsatzes allein durch ineffizientes Vertragsmanagement verlieren.

Warum so viel? Weil die Mitarbeiter die Fristen für die Vertragsverlängerung versäumen und die Kunden, oft frustriert über den langsamen, papiergestützten Prozess, zur Konkurrenz abwandern. Dafür gibt es einen einfachen Grund: Das Dokumentenchaos auf lähmt die Entscheidungsfindung.

Es ist wichtig zu betonen, dass dies keine Kosten der Geschäftstätigkeit sind. Es ist ein Problem, das gelöst werden kann und sollte. Die No-Code-Revolution hat uns Werkzeuge wie Microsoft Power Automate oder WEBCON beschert, die Anwendungen verknüpfen, Fristen im Auge behalten und Aufgaben verteilen können.

Aber damit das alles funktioniert, brauchen Sie einen entscheidenden Schritt - eine digitale Signatur, die es Ihnen ermöglicht, Geschäfte abzuschließen und sie in echte Einnahmen zu verwandeln. In diesem Artikel zeigen wir, wie das am Beispiel von Autenti funktioniert.

Wie ein Autokonzern Loyalität aufbaut und Dienstleistungen vollständig online verkauft

In der Automobilbranche ist der Verkauf eines Premiumfahrzeugs oft nur der Anfang einer Kundenbeziehung. Der eigentliche langfristige Wert liegt in zusätzlichen Dienstleistungen wie Servicepaketen oder Versicherungen. Inzwischen stand ein führender Autohändler jedoch vor einer großen Herausforderung.

Es stellte sich heraus, dass die Kunden ein Jahr nach dem Kauf die vom Händler angebotenen Versicherungspakete massenhaft abbrachen. Sie entschieden sich für günstigere Angebote von Vergleichsseiten, und dem Unternehmen gingen wertvolle Provisionseinnahmen verloren. Die Ursache des Problems war das umständliche und veraltete Verfahren zur Erneuerung der Versicherungspolice:

• Der gesamte Prozess wurde manuell abgewickelt.
• Die Mitarbeiter mussten Termine manuell in einer SharePoint-Datenbank nachverfolgen und Erinnerungs-E-Mails verschicken.
• Der Prozess erforderte das Drucken, Scannen und Zurücksenden von Papierdokumenten.

Das Ergebnis war eine hohe Abwanderungsrate (Kundenabwanderung) und ein Kundendienstteam, das mit sich wiederholenden, administrativen Aufgaben belastet war. Das Unternehmen brauchte eine Möglichkeit, den Prozess radikal zu vereinfachen, die Kunden bei sich zu halten und die Mitarbeiter zu entlasten.

Die Lösung: automatisierter Workflow von Autenti

Das Autohaus beschloss, den Prozess vollständig zu automatisieren und dabei die bereits vorhandenen Tools zu nutzen: eine SharePoint-Datenbank und Microsoft Power Automate in Kombination mit der Autenti-Plattform für elektronische Unterschriften.

Es wurde ein einfacher, aber höchst effektiver Arbeitsablauf geschaffen:

1. Überwachung: Power Automate durchsucht die SharePoint-Datenbank täglich automatisch nach Richtlinien, die in den nächsten 30 Tagen ablaufen.
2. Aktion: Wenn das System einen solchen Kunden findet, sendet es ihm selbst eine personalisierte E-Mail mit einem vorgefertigten Verlängerungsangebot.
3. Abschluss: Der Kunde bestätigt seinen Verlängerungswunsch mit einem einzigen Klick. Daraufhin erstellt Autenti einen vorgefertigten Vertrag und sendet ihn an den Kunden. Dieser unterschreibt das Dokument online auf seinem Telefon oder Computer - in Sekundenschnelle.
4. Der Kreislauf schließt sich: Der digital unterzeichnete Vertrag wird automatisch an die SharePoint-Datenbank zurückgeschickt und schließt den Prozess als "erfolgreich abgeschlossen" ab, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss.
5. Analytik: PowerAutomate zeigt genaue Statistiken darüber an, wie viel Prozent der in einem bestimmten Zeitraum durchgeführten Prozesse erfolgreich abgeschlossen wurden. So können Sie schnell die Effizienz und den ROI einer solchen Lösung nachweisen.
   

Ergebnisse: Wiedergewonnene Loyalität in 15 Minuten

Die Implementierung dieser Lösung brachte sofortige, messbare Vorteile auf drei Ebenen:

• Für das Team: Vollständige Automatisierung der Verwaltungsprozesse. Das Team wurde vollständig von der manuellen Überwachung von Fristen und der "Jagd" nach Kunden mit Dokumenten entlastet.
• Für das Unternehmen: Drastisch erhöhte Kundenbindung. Der bequeme und moderne Prozess hat dazu geführt, dass die Kunden nicht mehr nach Alternativen gesucht haben. Der Prozess des Vertragsabschlusses wurde von mehreren Tagen auf wenige Minuten verkürzt.
• Für die IT: Es war ein Beweis dafür, wie nahtlos sich Autenti in das bestehende Microsoft-Ökosystem (SharePoint + Power Automate) einfügt und seine Möglichkeiten um ein Schlüsselelement erweitert - eine rechtsverbindliche elektronische Unterschrift.

Die Kundengeschichte wird durch Statistiken bestätigt. Die von Forrester Research durchgeführte Analyse ähnlicher E-Signatur-Implementierungen zeigt, dass der Return on Investment (ROI) bis zu 386 % betragen kann. Dies ist nicht überraschend, wenn 80 % aller Verträge in weniger als 24 Stunden abgeschlossen werden, 44 % sogar in weniger als 15 Minuten.

Die Geschichte der Kunden wird durch Statistiken bestätigt. Die von Forrester Research durchgeführte Analyse ähnlicher E-Signatur-Implementierungen zeigt, dass der Return on Investment (ROI) bis zu 386 % betragen kann. Dies ist nicht überraschend, wenn 80 % aller Verträge in weniger als 24 Stunden abgeschlossen werden, 44 % davon sogar in weniger als 15 Minuten.

Wie Autenti das 'Tüpfelchen auf dem i' in Webcon-Prozesse gesetzt hat

Webcon ist eine Low-Code-Plattform, die es Kunden (hauptsächlich Unternehmen und Konzerne) ermöglicht, komplexe Arbeitsabläufe zu erstellen, z. B. HR-Prozesse (Onboarding von Mitarbeitern), B2B-Verträge oder KYB-Prozesse (Überprüfung von Unternehmensnachweisen, Onboarding von Lieferanten), KYC (Überprüfung einer Person).

Diese Unternehmen investierten in den Aufbau automatisierter Prozesse, die sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Schritte führten:

1. Vertragserstellung und -verhandlung.
2. Datenüberprüfung (z. B. KYB, KYC).
3. Akzeptanz durch die Rechts- und Compliance-Abteilung.
4. ...und schließlich: Unterzeichnung des Vertrags.

Und genau an dieser Stelle entstand das Problem. In dieser letzten, entscheidenden Phase kam der gesamte automatisierte Prozess zum Stillstand. Bildlich gesprochen ließ das Unternehmen "die Zügel aus der Hand".

Das Problem:

1. Schlechte interne Erfahrung: Fehlende Kontrolle über die externe Seite: Das Versenden eines Dokuments außerhalb des Systems bedeutete Kontrollverlust. Die Auftragnehmer schickten oft die falschen Dateien zurück - Scans statt Originale, Dokumente mit ungültigen Zertifikaten oder unvollständigen Unterschriften. Diese Fehler, die oft nicht rechtzeitig erkannt wurden, führten dazu, dass rechtlich ungültige Verträge archiviert wurden, die erst bei gerichtlichen Auseinandersetzungen ans Licht kamen. Die manuelle Überprüfung und Korrektur dieser Fehler lähmte den Start wichtiger Projekte - von Bauarbeiten bis zur Eröffnung medizinischer Einrichtungen.

Lösung: Einbindung von Autenti in das Herzstück des Workflows

Die Integration von Autenti über die API war das fehlende Puzzlestück. In der Tat wurde Autenti zu einem integralen letzten Schritt innerhalb des Webcon-Prozesses. Nachfolgend beschreiben wir, wie dies funktioniert:

1. Ein System: Der Webcon-Benutzer erreicht den Schritt "Unterschrift". Anstatt das System zu verlassen, vervollständigt er oder sie die Angaben aller Personen, die den Vertrag unterschreiben sollen, um schließlich ein von jeder Partei unterzeichnetes Original zu erhalten. Nach der endgültigen Unterschrift ermöglicht die Integration die automatische Archivierung des Dokuments an dem ausgewählten Ort: Akte des Auftragnehmers, Akte des Mitarbeiters, Vertragsregister.
2. Volle Funktionalität: Direkt in der Webcon-Oberfläche spiegelt der Benutzer alle von der Autenti-Plattform bekannten Schritte wider: Er fügt Empfänger hinzu, legt ihre Rollen fest (Unterschrift, Einsicht, Paraphrase), gibt den Inhalt der Nachricht ein und klickt auf "Zur Unterschrift senden".
3. Kein Verlassen des Systems: Für denjenigen, der das Dokument zur Unterschrift sendet, ist die Ansicht zum Unterschreiben mit Autenti direkt in Webcon eingebettet. Der Mitarbeiter klickt, unterschreibt und kann sich wieder seinen anderen Aufgaben widmen.
4. Automatisierung bis zum Schluss: Sobald die internen Signaturen vorhanden sind, wird das Dokument zur Unterschrift an externe Parteien gesendet - natürlich ohne zusätzliches Klicken seitens des Absenders. Der externe Auftragnehmer, Lieferant oder Mitarbeiter erhält eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, das Dokument zu unterschreiben. Er muss sich nirgendwo einloggen oder ein Konto in Webcon oder Autenti anlegen, muss für die Signatur nicht bezahlen, klickt einfach ein paar Mal auf den sicheren Link, liest den Inhalt des Dokuments und unterschreibt es. Mit dem Versenden des Dokuments ist der Prozess noch nicht beendet. Autenti informiert Webcon über die API automatisch über den Status der Vereinbarung (z.B. 'wartet auf Unterschrift'). Es ist auch möglich, eine Erinnerung zur Unterzeichnung zu senden, wenn jemand zu lange braucht, ohne etwas zu unternehmen.
5. Der Kreislauf schließt sich: Sobald das Dokument von allen Parteien unterzeichnet wurde, sendet Autenti es automatisch an Webcon zurück (z.B. mit dem Präfix "SIGN_"). Von dort aus geht das Dokument automatisch in das entsprechende Vertragsregister oder die Auftragnehmerablage.
   
   

Vorteile: "Den Punkt über das i setzen"

Autenti ist in diesem Szenario ein "kleiner Pikser ganz am Ende", der dennoch alles entscheidet. Es ist das "Tüpfelchen auf dem i" für den gesamten Automatisierungsprozess. Mit dieser Integration gewinnen die Webcon-Kunden:

• Volle Automatisierung: Der Prozess ist zu 100% digital und automatisch, von der Dokumentenerstellung bis zur Archivierung.
• Volle Kontrolle: Das Unternehmen hat jederzeit "die Zügel in der Hand". Es weiß, was mit dem Dokument geschieht und hat die Gewissheit, dass der Prozess korrekt durchgeführt wird.
• Garantie der Korrektheit: Autenti validiert jede Unterschrift. Dadurch wird das Risiko ausgeschlossen, schlecht unterschriebene Dokumente, Scans oder ungültige Zertifikate zu erhalten. Dies bietet Rechtssicherheit und spart Zeit bei der Überprüfung.
• Hervorragende Benutzerfreundlichkeit:Interne Benutzer müssen ihren primären Arbeitsablauf (Webcon) nicht verlassen, was die Effizienz deutlich erhöht.
  

Das gleiche Muster in anderen Branchen

Die Geschichten von Unternehmen in der Automobil- und Low-Code-IT-Branche sind nur ein Beispiel. Die wahre Stärke dieses Konzepts liegt in seiner Universalität. Man muss nur dieselbe Denkweise - eine Kombination aus Datenbank (CRM), Workflow-Logik (Power Automate) und sofortiger Fertigstellung (Autenti) - auf andere Märkte übertragen, um zu sehen, wie damit völlig andere, aber ebenso kostspielige Probleme gelöst werden.

Im Folgenden werden zwei Szenarien vorgestellt, die in polnischen Unternehmen tagtäglich vorkommen:

Szenario 1: Verkauf von Immobilien (Abschluss eines "heißen" Leads)

• Problem: Der Kunde ist "heiß", wenn er das Verkaufsbüro des Bauträgers besucht. Er ist begeistert und bereit, eine Entscheidung zu treffen. Ihm "morgen" oder "in zwei Tagen" einen Reservierungsvertrag zu schicken, ist ein großes Geschäftsrisiko. In dieser Zeit kann der Kunde ein anderes Angebot finden, erröten oder einfach abkühlen".
• Workflow-Lösung: Der Agent im CRM-System des Entwicklers markiert den Status des Kunden als "zu buchen". Mit einem Klick wird der Prozess in Power Automate gestartet, der die Daten des Kunden und das ausgewählte Objekt abruft. Innerhalb von Sekunden generiert Autenti den fertigen Buchungsvertrag und sendet ihn direkt an die E-Mail-Adresse des Kunden.
• Der Vorteil: Der Kunde unterschreibt den Vertrag auf seinem Handy, noch bevor er nach Hause geht. Der Verkauf wird im Moment des größten Interesses "abgeschlossen", und der Bauträger baut ein Image als modernes und effizientes Unternehmen auf.

Szenario 2: HR-Automatisierung (befristete Verträge)

• Problem: Die Personalabteilung muss jeden Monat Dutzende von befristeten Verträgen vorbereiten, verschicken, Unterschriften sammeln und archivieren. Jede Datei ist eine separate E-Mail, eine separate Erinnerung und eine manuelle Übertragung in den Ordner des Mitarbeiters, was einen enormen Verwaltungsaufwand verursacht.
• Workflow-Lösung:
• HR Manager bereitet PDFs der Verträge vor und legt sie in einem speziellen Ordner auf OneDrive ab.
• Power Automate lädt auf Basis der Daten aus der Excel-Datei (mit Mitarbeiterdaten und Dateinamen) die Verträge automatisch herunter, verknüpft sie mit den E-Mail-Adressen der Mitarbeiter und sendet sie über Autenti zur Unterschrift. Der Personalleiter wird automatisch als zweiter Beteiligter in den Prozess eingebunden.
• Der Mitarbeiter unterschreibt das Dokument mit einem einzigen Klick auf die erhaltene E-Mail.
• Sobald die Mitarbeiter ihre Dokumente unterschrieben haben, erhält der HR-Manager eine Benachrichtigung (z.B. über Slack oder Teams) und kann mit einem Klick auf der Autenti-Plattform alle ausstehenden Verträge auf seiner Seite massenhaft unterzeichnen.
• Der endgültig unterzeichnete Vertrag wird automatisch auf OneDrive (oder einem anderen so genannten E-Dokumenten-System) in einem Verzeichnis archiviert, das dem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet ist.

• Vorteil: Der HR-Manager spart Stunden an Arbeit. Der Prozess des Versendens, Unterzeichnens und Archivierens für mehrere Personen ist vollständig automatisiert, wiederholbar und revisionssicher.

Szenario 3: Kunden-Onboarding (Zero-Touch-Prozess mit Gegenzeichnung)

• Problem: Ein Kunde füllt ein Formular für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen aus. Dies löst eine Lawine manueller Arbeit aus: Der Mitarbeiter muss die Daten manuell kopieren, das PDF generieren, den Vertrag versenden. Und das ist nur die halbe Miete. Sobald der Kunde unterschrieben hat, muss jemand auf der Seite des Unternehmens dieses Dokument abholen, die Richtigkeit der Unterschrift des Kunden manuell überprüfen und es dann selbst unterschreiben und abschicken. Erst nach dieser mehrstufigen Validierung kann die Rechnungsstellung manuell ausgelöst und das Team benachrichtigt werden.
• Workflow-Lösung:
• Der Kunde füllt ein MS Forms-Formular mit seinen Daten aus.
• Power Automate ruft die Daten sofort ab, generiert daraus eine PDF-Datei (basierend auf einer Vorlage) und sendet das Dokument über Autenti zur Unterschrift an den Kunden und den Manager auf Unternehmensseite.
• Der Kunde unterschreibt das Dokument zuerst.
• Sobald der Kunde unterschrieben hat, schickt das System nicht Hunderte von einzelnen E-Mails an den Manager. Stattdessen meldet sich der Manager auf der Autenti-Plattform an (z.B. einmal am Tag) und sieht alle Verträge, die zur Gegenzeichnung bereitstehen. Mit der Massensignaturfunktion nimmt er alle Dokumente des gesamten Tages mit einem Klick an.
• Autenti prüft automatisch die Korrektheit beider Unterschriften und sichert sie mit der LTV-Technologie (Long-Term Validation). Dies garantiert, dass die Dokumente auch dann noch korrekt validiert werden, wenn die Zertifikate, mit denen sie signiert wurden, bereits abgelaufen sind.
• Sobald ein Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet ist, löst der Workflow automatisch drei weitere Aktionen aus:
• Er sendet eine Benachrichtigung an den Teams-Kanal ("Neuer Kunde XYZ hat soeben den Vertrag unterzeichnet!").
• Sendet automatisch eine E-Mail an den Kunden mit der fertigen Rechnung (oder lässt sie im ERP-System generieren).
• Archiviert das signierte Dokument auf OneDrive oder SharePoint.

• Vorteil: Zero-Touch-Prozess. Vom Ausfüllen des Formulars bis zum Erhalt der Rechnung läuft der Prozess vollautomatisch ab. Es entlastet nicht nur den Mitarbeiter, sondern auch den Manager, der Verträge in großen Mengen unterschreibt, ohne dass eine manuelle Überprüfung erforderlich ist. Das Unternehmen erhält eine vollständige Garantie für die Unterschriftsvalidierung und die rechtliche Langlebigkeit (LTV), und das Onboarding von Kunden wird erheblich beschleunigt.

Szenario 4: Intelligente Archivierung (Schließung des Kreislaufs)

• Problem: Unterschriebene Dokumente (Verträge, Anhänge, Protokolle) landen in einem E-Mail-Posteingang, und jemand muss sie manuell auf einem Firmenlaufwerk (z. B. SharePoint) katalogisieren und die zuständigen Abteilungen (z. B. Finanzen, Logistik) darüber informieren, dass sie in Ordnung sind.
• Workflow-Lösung: Dies muss kein separater Prozess sein - es kann der standardmäßige letzte Schritt einer jeden Vertragsautomatisierung sein.
• Power Automate erkennt die Unterzeichnung eines Dokuments in Autenti.
• Lädt das signierte PDF automatisch herunter und speichert es in der entsprechenden Bibliothek auf SharePoint (z. B. Sortierung der Dateien anhand der Vertragsdaten).
• Sendet eine Benachrichtigung an einen dedizierten Slack- oder Teams-Kanal (z. B. #Finance oder #Logistics), die anzeigt, dass der betreffende Vertrag abgeschlossen und zur weiteren Bearbeitung bereit ist (z. B. "Vertrag mit Kunde XYZ unterschrieben, Ware kann versendet werden").

• Vorteil: Vollständiger, automatischer Prüfpfad, keine verlorenen Dokumente und sofortige Informationen für alle beteiligten Abteilungen.
  
  

  Automatisieren Sie Ihren Prozess, bevor es Ihre Mitbewerber tun

  Die Automatisierung von Vertragsprozessen ist ein grundlegender Wandel in der Art und Weise, wie Sie Ihr Unternehmen führen.

  • Für einen Autohändler ist es eine Strategie, um Kunden zu binden und an sich zu binden.
  • Für einen Entwickler ist es ein Werkzeug, um einen Verkauf sofort abzuschließen, bevor der Kunde sich abkühlt".
  • Für die Personalabteilung bedeutet es, Dutzende von Stunden durch die Automatisierung umfangreicher HR-Prozesse einzusparen, und für den Vertrieb ist es das sofortige Onboarding des Kunden ("Zero Touch"), sobald das Formular ausgefüllt ist.
  • In regulierten Sektoren, wie dem Bankwesen, ist es vor allem eine Garantie für Sicherheit und vollständige Einhaltung der Vorschriften.

  In jedem dieser Fälle sind Workflow-Systeme wie Power Automate die "Gehirne", die die Fristen im Auge behalten und Daten verknüpfen. Aber die e-Signatur von Autenti ist die Ausführung. Sie ist der Schlüsselmoment, in dem ein digitaler Prozess rechtsverbindlich wird, echte Einnahmen generiert und automatisch ins Archiv gelangt, wodurch sich der Kreislauf schließt.

  Wenn Ihr Team immer noch Zeit mit dem manuellen Versenden von Dokumenten verschwendet und Ihre Kunden frustriert wegen des langsamen "Papierkrams" abreisen, ist es an der Zeit, dies zu ändern.

  Fordern Sie ein Angebot an