Über den Kunden

Decathlon ist Teil des internationalen Netzwerks von Sportgeschäften und gleichzeitig Hersteller von Sport-Equipment. Das Unternehmen betreibt 63 stationäre Filialen, zwei Logistikzentren (in Gliwice und Łódź), eine lokale Produktion seiner Eigenmarken sowie die größte E-Commerce-Plattform seiner Kategorie in Polen. Es bedient Privatkund*innen in mehr als 90 Sportarten und setzt dabei konsequent auf Innovation und umweltfreundliche Lösungen.

Problem

Papierbasierte Dokumenten-Workflows waren in einer geografisch weit verzweigten Organisation wie Decathlon eine große Belastung: Drucken, Scannen, Versenden und das manuelle Nachverfolgen von Unterschriften waren nötig. Während der Pandemie verschärfte sich die Situation, weil persönliche Treffen unmöglich wurden. Das Unternehmen brauchte sofort eine Remote-Lösung, um die Geschäftsprozesse ohne Papier und physische Logistik am Laufen zu halten.

Lösung

Decathlon entschied sich für die Implementierung von Autenti – einer polnischen Plattform für elektronische Signaturen.

Zentrale Anforderungen waren:

• sofortige Verfügbarkeit des Tools
• intuitive Bedienung, auch auf dem Smartphone
• vollständige Remote-Funktionalität
• wettbewerbsfähige Preise
• direkter Kontakt zum Autenti-Team
  
  

Bereits nach wenigen Tagen wurden Verträge vollständig online unterzeichnet. Der neue Prozess erwies sich als einfach, transparent und vorhersehbar – das Unternehmen wusste jederzeit genau, wer unterschrieben hatte und wessen Signatur noch ausstand.

Die Lösung kam bei den Mitarbeitenden sehr gut an.

„Sie beschreiben den elektronischen Signaturprozess als schnell und effizient. Sie freuen sich darüber, dass das unterschriebene Dokument sofort in ihrem Posteingang landet“, sagt Marcin Wawrzyniak, Syndikusrechtsanwalt und Leiter der Rechtsabteilung von Decathlon.

Auch die Geschäftspartner wurden aufgeklärt, dass eine elektronische Form ausreicht und vollständig rechtskonform ist.

„Wir versuchen, dieses Mindset zu ändern und es zu erklären – und ich muss zugeben, dass es in den meisten Fällen funktioniert“, ergänzt er.

Ergebnisse

Die Einführung von Autenti machte sich schnell in konkreten Verbesserungen im Arbeitsalltag von Decathlon bemerkbar. Der digitale Dokumentenfluss löste nicht nur logistische und zeitliche Probleme, sondern vereinfachte auch das Prozessmanagement, erhöhte den Arbeitskomfort und unterstützte die Umweltziele.

• Dutzende Dokumente in wenigen Minuten von überall unterzeichnet
• Deutliche Reduktion von Papier, Drucken, Scannen und Versand
• Vereinfachter Archivierungsprozess für Dokumente
• Echtzeit-Verfolgung des Signaturstatus
• Positive Resonanz bei Mitarbeitenden und Partnern
• Zeit- und Kosteneinsparungen
• Ein echter Schritt hin zu einer #papierlos-Organisation
  
  

„Ein großer Vorteil ist sicherlich die Möglichkeit, den Signierprozess zu verfolgen – wir wissen, wer das Dokument schon unterschrieben hat und wessen Unterschrift noch aussteht.“ Marcin Wawrzyniak, Syndikusrechtsanwalt und Leiter der Rechtsabteilung, Decathlon 

Nächste Schritte

Decathlon arbeitet konsequent daran, Papier-Workflows zu reduzieren und digitale Prozesse auszubauen. Wie das Rechtsteam betont, ist der Umstieg auf E-Signaturen erst der Anfang der Reise zu einer vollständig #papierlos-Organisation. Das Unternehmen sieht auch weiterhin Bedarf an Aufklärung im Markt und an einem Einstellungswandel gegenüber elektronischen Signaturen – sowohl bei Geschäftspartnern als auch bei öffentlichen Institutionen.