O kliencie

Decathlon Polska to część międzynarodowej sieci sklepów i producenta sprzętu sportowego. Firma prowadzi 63 sklepy stacjonarne, dwa centra logistyczne (w Gliwicach i Łodzi), lokalną produkcję marek własnych oraz największy e-commerce w swojej kategorii w kraju. Obsługuje klientów indywidualnych w ponad 90 dyscyplinach sportu. W swojej działalności stawia na innowacje i proekologiczne podejście.

Problem

Papierowy obieg dokumentów w tak rozproszonej organizacji jak Decathlon Polska był dużym obciążeniem – wymagał drukowania, skanowania, wysyłania i ręcznego śledzenia podpisów.

Problemy nasiliły się w czasie pandemii, kiedy osobiste spotkania stały się niemożliwe. Firma musiała natychmiast znaleźć zdalne rozwiązanie, które pozwoliłoby utrzymać ciągłość procesów biznesowych bez angażowania papieru i logistyki fizycznej.

Rozwiązanie

Decathlon Polska zdecydował się wdrożyć Autenti - polską platformę do elektronicznego podpisywania dokumentów.

Kluczowe dla firmy były:

• natychmiastowa dostępność narzędzia,
• intuicyjna obsługa, również z poziomu telefonu,
• możliwość pełnego działania zdalnego,
• konkurencyjna cena,
• oraz bezpośredni kontakt z zespołem Autenti.

Już po kilku dniach rozpoczęto podpisywanie umów całkowicie online. Nowy proces okazał się prosty, przejrzysty i przewidywalny – firma wiedziała dokładnie, kto dokument podpisał, a na kogo jeszcze czeka.

Rozwiązanie spotkało się z bardzo dobrym odbiorem wśród pracowników.

„Proces podpisywania dokumentu elektronicznie określają jako szybki i sprawny. Są zadowoleni z tego, że od razu otrzymują podpisany dokument na adres mailowy” – mówi Marcin Wawrzyniak, Radca Prawny i Manager Działu Prawnego z Decathlon Polska.

Firma edukowała także swoich partnerów, tłumacząc, że forma elektroniczna jest wystarczająca i zgodna z prawem.

„Staramy się to zmieniać, tłumaczyć i muszę przyznać, że w większości przypadków jest to skuteczne” – dodaje.

Efekty

Wdrożenie Autenti szybko przełożyło się na konkretne usprawnienia w codziennej pracy zespołów Decathlon Polska. Cyfrowy obieg dokumentów nie tylko rozwiązał problemy związane z logistyką i czasem, ale też ułatwił zarządzanie procesami, poprawił komfort pracy i wsparł realizację celów środowiskowych.

• Dziesiątki dokumentów podpisywanych w kilka minut, z dowolnego miejsca
• Znaczące ograniczenie papieru, druku, skanowania i wysyłki
• Uproszczony proces archiwizacji dokumentów
• Możliwość śledzenia statusu podpisów w czasie rzeczywistym
• Pozytywny odbiór wśród pracowników i kontrahentów
• Oszczędność czasu i kosztów
• Realny krok w stronę organizacji #paperless

„Zdecydowaną korzyścią płynącą z jej użytkowania jest na pewno możliwość śledzenia procesu podpisywania dokumentów – wiemy, kto dokument podpisał, a na czyj podpis wciąż oczekujemy” – Marcin Wawrzyniak, Radca Prawny i Manager Działu Prawnego, Decathlon Polska

Dalsze plany

Decathlon Polska konsekwentnie dąży do ograniczenia papierowego obiegu dokumentów i rozwijania procesów cyfrowych. Jak podkreśla zespół prawny, przejście na e-podpis to dopiero początek drogi do pełnej transformacji w kierunku organizacji #paperless. Firma dostrzega też potrzebę dalszej edukacji rynku i zmiany podejścia do podpisu elektronicznego – zarówno wśród partnerów biznesowych, jak i instytucji administracyjnych.