O klientovi

Decathlon je součástí mezinárodní sítě sportovních prodejen a výrobce sportovního vybavení Decathlon. Společnost provozuje 63 kamenných prodejen, dvě logistická centra (v Gliwicích a Łódźi), lokální výrobu vlastních značek a největší e-commerce platformu ve své kategorii v Polsku. Obsluhuje koncové zákazníky ve více než 90 sportovních disciplínách a klade důraz na inovace a ekologický přístup.

Problém

Papírové workflow dokumentů v geograficky rozptýlené organizaci, jako je Decathlon, představovalo velkou zátěž – bylo nutné tisknout, skenovat, posílat a ručně sledovat podpisy.

Během pandemie se problémy vyostřily, protože osobní setkání nebyla možná. Společnost musela okamžitě najít vzdálené řešení, aby udržela kontinuitu obchodních procesů bez závislosti na papíru a fyzické logistice.

Řešení

Decathlon se rozhodl implementovat Autenti – polskou platformu pro elektronické podepisování dokumentů.

Klíčové požadavky byly:

• okamžitá dostupnost nástroje
• intuitivní ovládání, včetně mobilu
• plná funkčnost na dálku
• konkurenceschopná cena
• přímý kontakt s týmem Autenti

Během několika dnů se smlouvy podepisovaly kompletně online. Nový proces se ukázal být jednoduchý, transparentní a předvídatelný – firma přesně věděla, kdo už podepsal a na čí podpis se ještě čeká.

Řešení bylo zaměstnanci velmi dobře přijato.

„Elektronické podepisování popisují jako rychlé a efektivní. Jsou spokojeni, že podepsaný dokument okamžitě dorazí do jejich e-mailu,“ říká Marcin Wawrzyniak, právní poradce a vedoucí právního oddělení společnosti Decathlon.

Firma zároveň vzdělávala své partnery a vysvětlovala, že elektronická forma je dostačující a v souladu se zákonem.

„Snažíme se to měnit, vysvětlovat a musím přiznat, že ve většině případů to funguje,“ dodává.

Výsledky

Nasazení Autenti se rychle promítlo do konkrétních zlepšení v každodenní práci Decathlonu. Digitální oběh dokumentů nejen odstranil logistické a časové překážky, ale také zjednodušil řízení procesů, zlepšil komfort práce a podpořil environmentální cíle.

• desítky dokumentů podepsaných během minut odkudkoli
• významné omezení papíru, tisku, skenování a expedice
• zjednodušená archivace dokumentů
• sledování stavu podpisů v reálném čase
• pozitivní přijetí zaměstnanci i partnery
• úspora času a nákladů
• reálný krok k organizaci #paperless

„Jednoznačným přínosem je možnost sledovat proces podepisování – víme, kdo dokument podepsal a na čí podpis ještě čekáme.“ Marcin Wawrzyniak, právní poradce a vedoucí právního oddělení, Decathlon

Další kroky

Decathlon důsledně pracuje na omezení papírových workflow a rozvoji digitálních procesů. Jak právní tým zdůrazňuje, přechod na e-podpis je teprve začátkem cesty k plně #paperless organizaci. Společnost také vidí potřebu další edukace trhu a změny přístupu k elektronickému podpisu – jak u obchodních partnerů, tak v institucích státní správy.