O klientovi

Decathlon je súčasťou medzinárodnej siete športových predajní a výrobcom športového vybavenia Decathlon. Spoločnosť prevádzkuje 63 kamenných predajní, dve logistické centrá (v Gliwiciach a Łodzi), lokálnu výrobu vlastných značiek a najväčšiu e-commerce platformu vo svojej kategórii v Poľsku. Obsluhuje koncových zákazníkov vo viac než 90 športových disciplínach a kladie dôraz na inovácie a ekologický prístup.

Problém

Papierové workflow dokumentov v geograficky rozptýlenej organizácii, akou je Decathlon, predstavovalo veľkú záťaž – bolo potrebné tlačiť, skenovať, zasielať a ručne sledovať podpisy.

Počas pandémie sa problémy vystupňovali, keďže osobné stretnutia neboli možné. Spoločnosť musela okamžite nájsť vzdialené riešenie, aby zachovala plynulosť obchodných procesov bez závislosti od papiera a fyzickej logistiky.

Riešenie

Decathlon sa rozhodol implementovať Autenti – poľskú platformu na elektronické podpisovanie dokumentov.

Kľúčové požiadavky boli:

• okamžitá dostupnosť nástroja
• intuitívna obsluha, vrátane mobilu
• plná funkčnosť na diaľku
• konkurencieschopná cena
• priamy kontakt s tímom Autenti

Už v priebehu niekoľkých dní sa zmluvy podpisovali úplne online. Nový proces sa ukázal ako jednoduchý, transparentný a predvídateľný – firma presne vedela, kto už podpísal a na čích podpisoch sa ešte čaká.

Riešenie bolo zamestnancami prijaté veľmi pozitívne.

„Elektronický proces podpisovania opisujú ako rýchly a efektívny. Teší ich, že podpísaný dokument im okamžite dorazí do e-mailu,“ hovorí Marcin Wawrzyniak, právny poradca a vedúci právneho oddelenia spoločnosti Decathlon.

Spoločnosť zároveň vzdelávala svojich partnerov a vysvetľovala, že elektronická forma je dostatočná a v súlade so zákonom.

„Snažíme sa to meniť, vysvetľovať a musím priznať, že vo väčšine prípadov to funguje,“ dodáva.

Výsledky

Zavedenie Autenti sa rýchlo premietlo do konkrétnych zlepšení v každodennej práci Decathlonu. Digitálny obeh dokumentov nielen odstránil logistické a časové prekážky, ale aj zjednodušil riadenie procesov, zlepšil komfort práce a podporil environmentálne ciele.

• desiatky dokumentov podpísaných behom minút, odkiaľkoľvek
• výrazné obmedzenie papiera, tlače, skenovania a expedície
• zjednodušený proces archivácie dokumentov
• sledovanie stavu podpisov v reálnom čase
• pozitívne prijatie zamestnancami i partnermi
• úspora času a nákladov
• reálny krok k organizácii #paperless

„Jednoznačným prínosom je možnosť sledovať proces podpisovania – vieme, kto dokument podpísal a na čí podpis ešte čakáme.“ Marcin Wawrzyniak, právny poradca a vedúci právneho oddelenia, Decathlon

Ďalšie kroky

Decathlon dôsledne pracuje na obmedzení papierových workflow a rozvoji digitálnych procesov. Ako zdôrazňuje právny tím, prechod na e-podpis je len začiatkom cesty k plne #paperless organizácii. Spoločnosť tiež vidí potrebu ďalšej edukácie trhu a zmeny prístupu k elektronickému podpisu – tak medzi obchodnými partnermi, ako aj v štátnej správe.