Vertragsverwaltung Strategie: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vertragsverwaltung ist der Prozess der Handhabung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung und Verhandlung bis zur Ausführung, Leistungsverfolgung und Erneuerung.

Wie die Definition vermuten lässt, ist dies ein ziemlich komplexer Prozess mit vielen Herausforderungen, den jedoch jedes Unternehmen bewältigen muss.

Und die Art und Weise, wie du die Vertragsverwaltung handhabst, kann den Gesamterfolg deines Unternehmens bestimmen.

Beispielsweise kann eine schlechte Vertragsverwaltung zu Folgendem führen:

• durchschnittlich 9,2% des Jahresumsatzes gehen aufgrund von Vertragsmissmanagement verloren,
• etwa 2,5-3,5 Millionen Dollar werden für die Suche oder Neugestaltung verlorener Dokumente ausgegeben (für Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern),
• viel Zeit wird für die Verwaltung von Verträgen aufgewendet – zum Beispiel allein 97 Tage für die Erneuerung dieser Dokumente.

Hier kommt eine effektive Vertragsverwaltungsstrategie ins Spiel, um den Tag zu retten.

Eine angemessene Vertragsverwaltungsstrategie mit einem großzügigen Spritzer Automatisierung an den richtigen Stellen kann dir sehr helfen.

Anhand eines realen Beispiels hat Medicover – ein Anbieter umfassender Mitarbeiterleistungen – seinen Erfolg im Vertragsmanagement durch die Implementierung der Autenti-Plattform gesteigert.

Durch den Wechsel von der traditionellen Vertragsunterzeichnung zu einer kompletten digitalen Lösung mit elektronischen Signaturen reduzierte Medicover die für die Unterzeichnung von Dokumenten benötigte Zeit von zwei Wochen auf nur einen Tag.

Lies die nachfolgende Anleitung, um zu erfahren, wie du den Erfolg von Medicover und anderen erfolgreichen Unternehmen im Vertragsmanagement genau replizieren kannst.

Wir werden verschiedene Vertragsverwaltungsstrategien für verschiedene Phasen eines Vertragsverwaltungsprozesses durchgehen, von der Festlegung der Verantwortlichkeiten bis hin zu Prüfungen und Verbesserungen.

Schritt 0: Klare Verantwortlichkeiten festlegen & Schlüsselakteure zuweisen

Bevor du in die Vertragsverwaltung einsteigst, ist es entscheidend, klare Verantwortlichkeiten festzulegen und Schlüsselakteure bestimmten Bereichen zuzuweisen. Ohne definierte Zuständigkeiten können Verträge leicht durch die Maschen fallen, was zu verpassten Fristen, Compliance-Problemen und finanziellen Verlusten führt.

Daher sollte Schritt Null in deiner effektiven Vertragsverwaltungsstrategie definitiv die Festlegung klarer Verantwortlichkeiten sein, bevor irgendetwas anderes stattfindet.

Warum?

Dieser Bericht zum Vertragsmanagement in Technologie- und Softwarebranchen zeigt, dass in fast 40% der Organisationen unklar ist, wer die Verantwortung für das Vertragsmanagement trägt.

Infolgedessen werden jährlich 140 Milliarden Dollar aufgrund mangelnder Zusammenarbeit zwischen kommerziellen und juristischen Teams verschwendet – was perfekt verdeutlicht, wie neben Verantwortlichkeiten und Stakeholdern die Kommunikation zwischen ihnen gleichermaßen wichtig ist.

Verschiedene Teams spielen wichtige Rollen im Vertragsmanagement, und jedes sollte klar definierte Verantwortlichkeiten haben. Zum Beispiel:

• Rechtsteams: sollten sicherstellen, dass Verträge mit Gesetzen und Unternehmensrichtlinien übereinstimmen. Sie überprüfen rechtliche Risiken und Streitbeilegungsklauseln.
• Beschaffungs-/Einkaufsteams: verwalten Lieferantenvereinbarungen, verhandeln Bedingungen und stellen sicher, dass Verträge mit Einkaufsrichtlinien übereinstimmen.
• Finanzteams: sind verantwortlich für die Überwachung von Zahlungsbedingungen, Budgets und finanziellen Risiken im Zusammenhang mit Verträgen.
• Vertriebs-/Geschäftsentwicklungsteams: besitzen Kundenverträge und stellen sicher, dass die Bedingungen mit den Geschäftszielen und Umsatzmodellen übereinstimmen.
• Betriebs-/Projektmanager: überwachen Vertragslieferungen und Meilensteine. Sie verfolgen auch Leistungskennzahlen.
• IT- & Compliance-Teams: kümmern sich um Datensicherheit, DSGVO-Konformität und Softwarevereinbarungen in technologiebezogenen Verträgen.

Angesichts dessen wirf einen Blick auf die Do's und Don'ts in Schritt Null bei der Definition deiner Strategie:

💡 Tipp: Verwenden Sie eine RACI-Matrix (Verantwortlich, Rechenschaftspflichtig, Konsultiert, Informiert), um die Verantwortlichkeiten der Stakeholder klar abzubilden.

Schritt 1: Ziele & KPIs zur Verfolgung festlegen

Der strategische Ansatz zum Vertragsmanagement folgt definierten Verantwortlichkeiten und Stakeholder-Rollen mit der Festlegung klarer Ziele und der Einrichtung von Schlüsselleistungsindikatoren (KPIs), um den Erfolg des Vertragsmanagements zu verfolgen.

Ohne messbare Ziele ist es unmöglich, die Vertragsmanagementleistung des Unternehmens zu analysieren und zu verbessern, Ineffizienzen zu identifizieren oder Prozesse zu optimieren.

Wie definierst du aber deine Ziele?

Deine Vertragsmanagementziele sollten mit übergeordneten Geschäftszielen übereinstimmen, wie der Verbesserung der Effizienz, der Reduzierung von Risiken und der Steigerung der Rentabilität.

Du kannst zum Beispiel über folgende Ziele nachdenken:

• Reduzierung der Vertragsgenehmigungszeit – um den Vertragslebenszyklus zu verkürzen und die betriebliche Effizienz zu steigern,
• Reduzierung der Zeit, die für die Unterzeichnung von Verträgen benötigt wird, 
• Reduzierung der Kosten pro Vertragsabschluss.

Schritt 2: Klare Workflows & Vorlagen definieren

Sobald Ziele und KPIs festgelegt sind, besteht der nächste Schritt darin, standardisierte Workflows und Vertragsvorlagen zu erstellen, um die Effizienz zu steigern.

Ein gut definierter Vertragsworkflow minimiert Verzögerungen im Vertragsprozess, reduziert Fehler und rationalisiert das Vertragsmanagement von der Erstellung bis zur Ausführung.

Vertragsvorlagen hingegen beschleunigen üblicherweise die Zeit, die benötigt wird, um wiederholende Verträge auszuführen – anstatt das Rad neu zu erfinden.

Tatsächlich sind 75% der internen Rechtsberater mit ihrer aktuellen Vertragsworkflow-Technologie unzufrieden. Strategisches Vertragsmanagement kann das definitiv zum Besseren verändern.

Wie definierst du nun einen vereinfachten Workflow? Du kannst mit dem folgenden Prozess mit gängigen Vertragsmanagementphasen beginnen:

Vertragsanfrage & Initiierung, also wer beginnt den Vertrag? (Vertrieb, Beschaffung, Recht usw.) https://procurementtactics.com/contract-management-statistics/

Erstellung & Vorlagenauswahl, solltest du eine vorab genehmigte Vorlage verwenden oder von Grund auf neu beginnen?

Interne Überprüfung & Genehmigung – definiere, wer genehmigen muss, und lege Antwortfristen fest.

Verhandlung & Überarbeitung. Verfolge hier den Versionsverlauf und Änderungen während der Verhandlungen.

Genehmigung & Ausführung, wofür du elektronische Signaturen verwenden kannst, um manuelle Verzögerungen zu beseitigen.

Lagerung. Sobald alles unterzeichnet und versiegelt ist, zentralisiere unterzeichnete Verträge in einem sicheren Repository.

Laufende Überwachung – setze Erinnerungen für Erneuerungen, Prüfungen und Verpflichtungen.

Schaue dir nun die Do's und Don'ts für diesen Schritt des Prozesses an.

Schritt 3: Wechsel zu elektronischer Vertragsunterzeichnung, -freigabe & -speicherung

Eine der besten Möglichkeiten, dein Vertragsmanagement zu verbessern, ist die Automatisierung und Digitalisierung zumindest von Teilen des Prozesses.

Eine der modernen Vertragsmanagementstrategien, die du verwenden kannst, ist der Wechsel von der traditionellen zur papierlosen elektronischen Unterzeichnung.

Schaue dir die Geschichte der TZMO Group an, die von traditioneller zu elektronischer Vertragsunterzeichnung wechselte und dadurch ihre Vertragsbearbeitungszeit um bis zu 90% reduzierte.

Vor dem Wechsel zu elektronischen Signaturen mit Autenti dauerten die Vertragsunterzeichnungsprozesse von TZMO bis zu zwei Wochen für nationale Verträge und sogar bis zu drei Monaten für internationale.

Mitarbeiter druckten Dokumente aus, sammelten Unterschriften und schickten sie per Kurier, was die Bearbeitungszeiten massiv verlängerte.

Jetzt schließen sie Dokumente sogar innerhalb weniger Stunden ab, alles mit Autenti als ihrer E-Signatur-Plattform.

Der Wechsel zur elektronischen Vertragsunterzeichnung spart jedoch nicht nur Zeit. Es ist auch:

• Verbesserte Sicherheit & Compliance: E-Signatur-Plattformen wie Autenti bieten angemessene Verschlüsselung, Audit-Trails, rollenbasierte Zugriffsrechte und erfüllen globale Sicherheits- und Rechtsstandards wie eIDAS (EU), ISO, DSGVO und mehr.
• Bessere Zugänglichkeit: Du kannst Verträge von überall und jederzeit unterzeichnen. Elektronische Signaturen sind ideal für Remote-Teams und globale Unternehmen. Plus mobile-freundliche Oberflächen ermöglichen die Unterzeichnung sogar direkt vom Handy aus.
• Reduzierte Kosten & Umweltauswirkungen: Die Verwendung von E-Signaturen anstelle von Papierverträgen spart Geld für Druck, Kurierdienste, Lagerung und manuelle Verarbeitung. Es eliminiert auch Papierverschwendung.
• Bessere Vertragsverfolgung: Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen für die Unterzeichnung neuer Dokumente verhindern Verzögerungen und verpasste Fristen. Darüber hinaus gewährleistet die Echtzeit-Statusverfolgung Transparenz während des gesamten Unterzeichnungsprozesses.

Tipp: Wähle einen E-Signatur-Anbieter, der alle drei Haupttypen von E-Signaturen in Basisplänen anbietet, wie Autenti, um nicht für höhere Tarifstufen überzubezahlen, nur um alle E-Signaturtypen zu erreichen.

Schritt 4: Automatisieren, was du kannst

Vertragsmanagement umfasst zahlreiche sich wiederholende Aufgaben – Erstellung, Genehmigungen, Verfolgung von Erneuerungen und Compliance-Prüfungen.

Die Automatisierung von dem, was du kannst, reduziert menschliche Fehler und beschleunigt Vertragslebenszyklen, was letztendlich Zeit und Geld während des gesamten Vertragslebenszyklusprozesses spart.

Die Automatisierung kann mit einer Vertragsmanagement-Software erfolgen, die bei Dingen wie automatischen Benachrichtigungen und Erinnerungen für Vertragserneuerungen und dem gesamten automatisierten Vertragsmanagement hilft.

Tatsächlich beschleunigt die Automatisierung von Vertragsmanagementprozessen Verhandlungszyklen sogar um 50%. Anwälte berichteten insbesondere, dass die Automatisierung des Vertragsmanagements ihnen bis zu 82% ihrer Zeit gespart hat.

Was kannst du im Vertragsmanagement automatisieren?

• Vertragserstellung und Vorlagen: Du kannst vorgenehmigte Vorlagen mit automatischer Ausfüllfunktion verwenden, um schnell Verträge zu generieren.
• Gesamte Workflows: Du kannst automatisiertes Routing einrichten, damit Verträge basierend auf vordefinierten Regeln zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Stakeholder (z.B. Recht, Finanzen, Beschaffung) gehen.
• Erinnerungen zur Unterzeichnung: Du kannst automatisierte Erinnerungen für ausstehende E-Signaturen für eine schnellere Ausführung einrichten. Diese Funktion ist auf der Autenti-Plattform verfügbar.
• Erneuerungen: KI kann dir helfen, deine Verträge zu verfolgen, um Dokumente zu identifizieren, die kurz vor dem Ablauf stehen.
• Leistungs- & KPI-Verfolgung: Du kannst auch automatisch Echtzeit-Berichte über Vertragszykluszeiten, Kosteneinsparungen und Compliance-Raten generieren.

Bei der Automatisierung gibt es auch einige praktische Dinge zu beachten:

💡 Tipp: Die Verwendung einer elektronischen Signatur-Software mit Massensignatur-Funktion kann Ihnen helfen, zahlreiche Dokumente zu verwalten, besonders wiederkehrende.

Schritt 5: Eine Strategie für Vertragserneuerung & -ausstieg festlegen

Die besten Vertragsmanagementstrategien bereiten sich auch gut auf Vertragserneuerungen und mögliche Vertragsbeendigungen vor.

Das liegt daran, dass das Management von Verträgen nicht bei der Unterzeichnung und Erfüllung der Bedingungen aufhört – du brauchst einen strukturierten Erneuerungs- und Ausstiegsprozess, um den Vertragswert zu maximieren und unnötige Risiken oder Kosten zu vermeiden.

Warum dieser Schritt wichtig ist:

• Viele Unternehmen verpassen Erneuerungsfristen, was zu automatischen Verlängerungen mit ungünstigen Bedingungen führt.
• Schlechte Ausstiegsstrategien können zu Rechtsstreitigkeiten, finanziellen Verlusten oder Datensicherheitsrisiken führen, wenn Verträge enden.
• Proaktive Neuverhandlung von Verträgen hilft, Bedingungen, Preisgestaltung und Compliance zu verbessern.

Zum Beispiel können 71% der Unternehmen 10% oder mehr ihrer Verträge nicht finden, was Erneuerungen und Kündigungen umso schwieriger macht.

Schaue dir nun die Do's und Don'ts für diesen Schritt an:

Schritt 6: Prüfungen durchführen & verbessern

Selbst das beste Vertragsmanagement-System erfordert regelmäßige Prüfungen und Verbesserungen, um sicherzustellen, dass du dich in die richtige Richtung bewegst.

Die Durchführung von Prüfungen hilft, Risiken, Ineffizienzen und Optimierungsbereiche zu identifizieren, was dir hilft, im Laufe der Zeit mehr und bessere Ergebnisse zu liefern.

Aber wie führst du eine effektive Vertragsprüfung durch? Nun, du kannst:

1. Den Umfang der Prüfung definieren: 
   1. Bestimme, ob du auf Compliance, Effizienz, finanzielle Leistung oder Vertragsrisikobewertung prüfst. 
   2. Entscheide, ob die Prüfung alle Verträge oder eine bestimmte Teilmenge (z.B. Lieferantenvereinbarungen, Kundenverträge) abdecken soll.
2. Vertragliche Verpflichtungen & Compliance überprüfen: 
   1. Prüfe, ob alle Parteien ihre vertraglichen Pflichten erfüllt haben. 
   2. Stelle sicher, dass Verträge den Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien entsprechen. 
   3. Identifiziere verpasste Fristen, Strafen oder Erneuerungsprobleme.
3. Finanzielle & Risikoexposition bewerten: 
   1. Identifiziere versteckte Kosten, finanzielle Risiken und Umsatzverluste. 
   2. Analysiere, ob Vertragsbedingungen finanziell günstig sind und tatsächlich mit Geschäftszielen übereinstimmen.
4. Vertragsleistung & Lieferanten-/Kundenbeziehungen bewerten: 
   1. Du kannst die Zufriedenheit mit Kundenverträgen messen. 
   2. Identifiziere unterdurchschnittlich leistende Verträge, die neu verhandelt oder gekündigt werden müssen. 
   3. Verfolge Zeitleisten für Streitbeilegung und Raten der Vertragsdurchsetzung.
5. Prozessverbesserungen identifizieren: 
   1. Erkenne Ineffizienzen bei der Vertragserstellung, Genehmigungen und Erneuerungen.

Und denke immer daran, jeder Prüfung die tatsächliche Umsetzung von Änderungen & kontinuierliche Verbesserungen auf Basis der Erkenntnisse folgen zu lassen.

Trainiere Teams zu Best Practices und Erkenntnissen aus der Prüfung und setze neue KPIs, um die laufende Vertragsleistung zu überwachen.

Abgesehen von all dem, denke an die Do's und Don'ts im letzten Schritt der Erstellung deiner Vertragsverwaltungsstrategie:

Tipp: Dies ist der Teil, wo KI besonders hilfreich sein kann.

Verwalte Verträge 90% schneller mit Autenti

Die Frage "Brauche ich eine Vertragsverwaltungsstrategie?" ist eine überholte. Jedes Unternehmen benötigt eine ordnungsgemäße Vertragsverwaltungsstrategie, um mit den vielen Dokumenten, die es verwaltet, zurechtzukommen.

Wende die oben besprochenen Best Practices an, wenn du eine Vertragsverwaltungsstrategie entwickelst, der du folgen wirst.

Warum?

Weil eine gut ausgeführte Vertragsverwaltungsstrategie die Effizienz und Rentabilität verbessert. Sie bringt wahrlich die vielen Vorteile des Vertragsmanagements ans Licht.

Mit Autenti kannst du Verträge und andere Geschäftsdokumente sogar 90% schneller verwalten, wie TZMO, Medicover und andere es bereits getan haben.

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