Nejrychlejší cesta k prodloužení smlouvy: podepište dokumenty znovu online

Prodloužení smluv patří k nejpříjemnějším „obchodům“, které uzavíráte.

Koneckonců, nemusíte procházet zdlouhavým procesem vyjednávání, sepisování smlouvy od nuly nebo zjišťování, jakým způsobem dokument podepíšete.

Ve skutečnosti, pro finalizaci prodloužení smlouvy, nic na smlouvě neměníte, kromě přidání nového data ukončení/lhůty.

Na rozdíl od obnovení smlouvy (contract renewal), kdy smlouvu znovu prověřujete, znovu sjednáváte podmínky, měníte detaily a často měníte celou původní dohodu — u prodloužení smlouvy (contract extension) pouze mačkáte tlačítko „odložit“ u nadcházející lhůty pro ukončení smlouvy.

V tomto článku vám ukážeme nejrychlejší cestu k prodloužení smlouvy, částečně automatizovanou a plně online (včetně oficiálních „razítek“, tj. podpisů, od obou smluvních stran).

Ale začněme od začátku.

Co je prodloužení smlouvy a jak ho učinit právně platným?

Prodloužení smlouvy znamená, jak název napovídá, prodloužení platnosti existující smlouvy za její původní datum právě v době, kdy se smlouva blíží ke konci.

Co je důležité u prodloužení smlouvy, je skutečnost, že stávající podmínky zůstávají nedotčeny (na rozdíl od obnovení smlouvy, kde se dříve dohodnuté podmínky znovu sjednávají, což často vede k vytvoření zbrusu nové smlouvy).

Největší možnou výhodou (kromě toho, že prodloužení je rychlé vítězství) je to, že prodloužení dané smlouvy za její původní datum vypršení bez nutnosti revidovat podmínky dohody podporuje vytváření silného obchodního vztahu s druhou stranou.

Proč?

Protože věříte, že původní dohoda, kterou jste uzavřeli, je dostatečně silná, aby zůstala výhodná i pro další období. Nezpochybňujete hodnotu, kterou získáváte, nepochybujete o nutnosti, aby smlouva zůstala platná.

Teoreticky to zní skvěle.

Ale je to ve skutečnosti tak rychlé i v praxi? Pojďme se podívat, co je potřeba k dokončení prodloužení smluv.

Jaké dokumenty jsou potřeba k prodloužení smluv?

Řekněme, že jste se ujistili, že obě strany jsou se smlouvou spokojené a bylo přijato rozhodnutí o prodloužení dané smlouvy za její původní datum vypršení platnosti.

Původní dohoda je pro obě strany stále velmi výhodná a uspokojivá (podmínky zůstávají stejné), takže nemusíte sepisovat zcela novou smlouvu.

Jak tedy prodloužení zajistíte?

Potvrdíte to pouhým „palcem nahoru“ v e-mailovém vláknu, kde to bylo poprvé zmíněno? Kontaktujete právní oddělení, aby připravilo nějaké dokumenty?

Pravdou je, že téměř ve všech případech je k prodloužení smlouvy potřeba určitý dokument.

Nejjednodušší formou tohoto dokumentu je dohoda o prodloužení / dodatek ke smlouvě (contract addendum) — obvykle jednostránkový dokument podepsaný oběma stranami, který uvádí:

• odkaz na původní smlouvu,
• nové datum ukončení,
• potvrzení, že všechny ostatní podmínky zůstávají nezměněny.

V některých případech však smlouva již obsahuje doložku o prodloužení, např.:

„Strany mohou tuto dohodu prodloužit písemným potvrzením před datem vypršení platnosti.“

V takovém případě může postačovat výměna podepsaných dopisů/e-mailů, ale i tak vytváříte písemný záznam, který potvrzuje prodloužení bez vytváření nové smlouvy.

Ve vysoce regulovaných odvětvích nebo u obchodů s vysokou hodnotou se vždy očekává formální dodatek z důvodu auditu a souladu s předpisy.

Lze smlouvy prodloužit automaticky (bez dodatku)?

Stručně řečeno, ano.

Smlouvy mohou být prodlouženy automaticky, ale pouze v případě, že původní smlouva obsahuje doložku o automatickém obnovení (nebo doložku typu „evergreen“).

Zde je obvyklý postup:

• Doložka o automatickém obnovení: Smlouva uvádí něco v tom smyslu, že „Tato dohoda se automaticky obnovuje na další po sobě jdoucí roční období, pokud jedna ze stran neposkytne písemné oznámení o ukončení alespoň 30 dní před koncem aktuálního období.“
• Opakující se základ: S takovou doložkou se smlouva neustále prodlužuje – rok po roce, měsíc po měsíci, nebo jakékoli je specifikované období, dokud se jedna ze stran nerozhodne ji zastavit.
• Výpovědní lhůty: Většina evergreen smluv obsahuje výpovědní okno (např. 30–90 dní před vypršením platnosti), během kterého se kterákoli strana může rozhodnout od obnovení odstoupit.
• Odvětví, kde jsou automatická prodloužení běžná: smlouvy o službách, předplatné SaaS, leasing vybavení, smlouvy o údržbě.

Prodlužujte smlouvy online s Autenti

Už víme, že proces řešení prodloužení smlouvy závisí na několika faktorech a liší se svým vzhledem. To, co spouští jinou cestu, je buď úroveň partnerství navázaného s druhou stranou, nebo typ odvětví/typ obchodu.

Citlivější, dražší obchody mohou vyžadovat více než jen písemnou dohodu k prodloužení stávající smlouvy beze změny podmínek.

Na druhou stranu, opakující se smlouvy v rámci dobře známých partnerství se mohou dít téměř automaticky.

Ať už musíte řešit jakýkoli proces, nejrychlejší cesta k prodloužení dohody mezi dvěma stranami je online.

Autenti je kompletní platforma pro e-podpisy, která usnadňuje podepisování a prodlužování smluv jako nikdy předtím, bez ohledu na polohu kterékoli ze smluvních stran, použité zařízení nebo typ e-podpisu – Autenti podporuje všechny.

A my vám přesně ukážeme, jak s ní smlouvy prodloužit, počínaje připomenutími.

Připomenutí termínů

První krok k prodloužení smlouvy nemá nic společného s dokumentací, ve skutečnosti jde především o to, vůbec si na blížící se termín vzpomenout.

Nejlepším postupem je nastavit si připomenutí nebo upozornění (funguje i Kalendář Google) pro každou smluvní lhůtu asi 60 dní před jejím koncem, aby obě strany měly dostatek času rozhodnout se, co dál.

Promluvte si s druhou stranou

Což nás přivádí k dalšímu kroku — jasné komunikaci s druhou smluvní stranou za účelem sjednání prodloužení smlouvy.

Znovu zkontrolujte smlouvu a ověřte:

• smluvní závazky,
• podmínky smlouvy,
• potřebu dodatečných podmínek (nebo nové smlouvy),
• jak smlouva fungovala dosud,
• zda jsou obchodní cíle a očekávání stále sladěny,
• zda finanční podmínky nebo požadavky na soulad s předpisy vyžadují aktualizaci,
• přesné nové datum ukončení a zda je prodloužení dočasné, nebo je součástí dlouhodobějšího vztahu.

Přezkoumání původní smlouvy zajistí, že nepodepisujete do dalšího období smlouvy naslepo, jen proto, že se prodloužení jeví jako přirozené.

Pokud jsou obě strany spokojeny a rozhodnete se pro prodloužení, přejděte k dalšímu kroku.

💡V Autenti můžete snadno najít každou podepsanou smlouvu v archivu dokumentů.

Napište dodatek

Jakmile se obě strany dohodnou na prodloužení smlouvy, dalším krokem je zaznamenat to písemně.

Nejjednodušším způsobem je krátký dodatek (nebo dohoda o prodloužení), který odkazuje zpět na původní smlouvu.

Tento dokument obvykle obsahuje jen několik základních prvků, včetně názvu nebo referenčního čísla původní dohody, nového data ukončení a potvrzení, že všechny ostatní podmínky zůstávají nezměněny.

Pokud je vše již dohodnuto s druhou stranou, můžete obvykle navrhnout jednoduchý dodatek o prodloužení za 10–15 minut — někdy i rychleji, pokud znovu používáte šablonu.

Vzhledem k tomu, že se obvykle jedná pouze o jednostránkový dokument, je proces rychlý:

• Identifikujte původní smlouvu (název, datum, referenční číslo)
• Uveďte nové datum ukončení/vypršení platnosti
• Potvrďte, že všechny ostatní podmínky zůstávají nezměněny
• Přidejte prostor pro podpisy a data obou stran

Podepište online

Nyní zbývá už jen podepsat dodatek. A s Autenti to můžete snadno provést online v několika krocích.

Nejprve nahrajte dodatek do Autenti a upřesněte veškeré podstatné detaily o potřebném podpisu.

Přidejte osoby, které by měly dokument podepsat (pokud jste s danou stranou již smlouvu podepsali, jejich údaje budou snadno dostupné v adresáři Autenti).

Odešlete dokument k podpisu, klikněte pro podepsání, a máte hotovo!

💡S Autenti můžete odesílat notifikační připomenutí všem zúčastněným stranám smlouvy nebo dodatku, abyste jim pomohli připomenout čekající podpisy a prodloužení proběhlo ještě rychleji.

Nastavte další připomenutí

Jako třešničku na dortu nezapomeňte nastavit další připomenutí pro nejnovější dobu trvání prodloužení, stanovenou v prodloužené smlouvě, abyste celý proces příště mohli snadno zopakovat.

Výhody prodlužování smluv pomocí e-podpisů

Prodloužení smluv pomocí e-podpisů ušetří spoustu problémů.

Ale také zásadně mění to, jak rychlý, bezpečný a bezproblémový tento proces může být.

Místo žonglování s tiskárnami, skenery nebo kurýrními službami mohou obě strany dokončit prodloužení během několika minut, přičemž stále zajišťují, že dohoda je právně platná a plně zdokumentovaná.

Podívejte se na skupinu TZMO, která dříve řešila všechny podpisy smluv tradiční cestou, což vedlo k měsíce trvajícím procesům. Od té doby, co přešli na online podepisování dokumentů s Autenti, se jejich proces podepisování smluv snížil až o 90 %, z týdnů na hodiny.

Zde jsou některé z největších výhod:

• Rychlejší obrat: Smlouvy mohou být podepsány a vráceny téměř okamžitě, bez ohledu na to, jak blízko je termín.
• Pohodlí v rozsahu: Ať už je druhá strana přes město nebo přes celý svět, obě strany mohou kontrolovat a podepisovat z jakéhokoli zařízení.
• Právně závazné: E-podpisy mají stejnou právní váhu jako ručně psané podpisy podle rámců, jako je eIDAS v EU.
• Silnější zabezpečení: Každý podepsaný dokument je dodáván s kompletním auditem, který zaznamenává data, časy a identity, což ztěžuje pozdější zpochybnění.
• Nižší náklady: Eliminace tisku, poštovného a skladování se rychle sčítá do významných úspor.
• Snadnější organizace: Podepsané dodatky jsou automaticky uloženy ve vašem digitálním archivu, takže nehrozí riziko chybějícího souboru, když jej nejvíce potřebujete.
• Výhody pro udržitelnost: Omezením papíru a fyzické logistiky snižujete odpad a činíte proces prodloužení smlouvy zelenějším.

Jak říká Dr. Paweł Ochrymiuk, Corporate Governance and Legal Manager ve skupině TZMO:

„Automatizace uvolnila čas na zásadní činnosti, jako je prodej, namísto řešení papírové dokumentace, která zahrnovala tisk, odesílání, skenování, příjem a vznik nákladů na logistiku pro kurýrní a poštovní služby.“

Co si položit za otázky před prodloužením smluv?

Nakonec si projdeme způsoby, jak se ujistit, že prodloužení, o které usilujete, je skutečně správnou volbou.

Protože při zvažování prodloužení smlouvy obvykle nestačí jen souhlasit s novým datem ukončení. Rychlá kontrola zdraví vztahu a relevance smlouvy vás může uchránit před prodloužením podmínek, které již neslouží vašim cílům.

Věnujte proto čas identifikaci oblastí pro zlepšení. Pokud existují, nemusíte se automaticky uzavírat v prodloužení smlouvy, a místo toho se rozhodněte pro obnovení.

Zde jsou některé otázky, které stojí za to si položit, než se zavážete:

TABLE STOP

Odpovědi na tyto otázky předem pomáhají zajistit, že smlouvu neprodlužujete ze zvyku, ale proto, že se stále nejlépe hodí. Prodloužení by mělo posílit vztah, nikoli vás uvěznit v zastaralých nebo nedostatečně výkonných podmínkách.

Nakonec se zamyslete nad širším kontextem samotného prodloužení:

• Je správné načasování? Mají obě strany kapacitu, schválení rozpočtu a sladění? Příliš pozdní (nebo příliš brzké) prodloužení může způsobit třenice.
• Jak to ovlivní budoucí jednání? Krátké prodloužení může být taktickým mostem do doby zásadní přepracování, zatímco dlouhé by mohlo později snížit vaši vyjednávací sílu.

Prodloužení smluv snadno, online

Prodloužení smlouvy je často nejjednodušší způsob, jak mohou strany pokračovat ve spolupráci bez narušení probíhajícího podnikání.

Zachováním původních podmínek poskytuje prodloužení smlouvy kontinuitu a dává oběma stranám dodatečný čas podle stávající dohody. Ať už je řešeno rychlým dodatkem nebo podpořeno automatickou doložkou, proces zajišťuje, že doba trvání smlouvy je jasná, přičemž se vyhýbá složitosti úplného obnovení.

Samozřejmě je stále důležité zkontrolovat tržní podmínky, aktualizace souladu s předpisy a výkon před podpisem, abyste se ujistili, že prodloužení zůstává vzájemně prospěšné.

A jakmile vše vyřešíte, provedením online s e-podpisy se celý proces stane rychlejším, bezpečnějším a snadnějším na správu.

Prodloužení doby trvání stávající smlouvy může být s Autenti snadné.

Vyzkoušejte zdarma na 14 dní, bez nutnosti zadání kreditní karty.