Najszybsza droga do przedłużenia umowy: podpisz dokumenty ponownie online

Przedłużenie umowy to jedna z przyjemniejszych „transakcji” do sfinalizowania.

W końcu nie musisz przechodzić przez długi proces negocjacji, sporządzania umowy od zera, ani zastanawiania się, w jaki sposób podpiszesz dokument.

W rzeczywistości, aby sfinalizować przedłużenie umowy, nie zmieniasz w niej nic, poza dodaniem nowej daty wygaśnięcia/terminu.

Ponieważ w przeciwieństwie do odnowienia umowy, w którym ponownie analizujesz umowę, renegocjujesz warunki, zmieniasz szczegóły i często zmieniasz całą pierwotną umowę — w przypadku przedłużenia umowy po prostu naciskasz przycisk „drzemka” dla nadchodzącego terminu wygaśnięcia umowy.

W tym artykule pokażemy Ci najszybszą drogę do przedłużenia umowy, częściowo zautomatyzowaną i w pełni online (w tym oficjalne „pieczątki”, czyli podpisy, od obu stron umowy).

Ale zacznijmy od początku.

Czym jest przedłużenie umowy i jak nadać mu moc prawną?

Przedłużenie umowy (ang. contract extension), jak sama nazwa wskazuje, oznacza przedłużenie istniejącej umowy poza jej pierwotny termin, w momencie, gdy umowa zbliża się do końca.

W przypadku przedłużenia umowy ważne jest to, że istniejące warunki pozostają nienaruszone (w przeciwieństwie do odnowienia umowy, gdzie wcześniej uzgodnione warunki są renegocjowane, co często prowadzi do powstania zupełnie nowej umowy).

Największą możliwą korzyścią (oprócz tego, że przedłużenie jest szybkim rozwiązaniem) jest to, że przedłużenie danej umowy poza jej pierwotną datę wygaśnięcia bez konieczności ponownego analizowania warunków działa na korzyść tworzenia silnych relacji biznesowych z drugą stroną.

Dlaczego?

Ponieważ ufasz, że pierwotne porozumienie, które zawarłeś, jest wystarczająco mocne, by pozostać korzystne na kolejny okres. Nie kwestionujesz wartości, którą otrzymujesz, nie wątpisz w potrzebę dalszego obowiązywania umowy.

Brzmi to świetnie w teorii.

Ale czy w praktyce jest to tak szybkie? Sprawdźmy, co jest potrzebne do sfinalizowania przedłużenia umowy.

Jakie dokumenty są potrzebne do przedłużenia umowy?

Powiedzmy, że upewniłeś się, że obie strony są zadowolone z umowy i podjęto decyzję o przedłużeniu danej umowy poza jej pierwotną datę wygaśnięcia.

Pierwotne porozumienie jest nadal bardzo korzystne i satysfakcjonujące dla obu stron (warunki pozostają takie same), więc nie musisz sporządzać zupełnie nowej umowy.

Więc jak doprowadzić do tego przedłużenia?

Czy wystarczy podpisać „kciuk w górę” w wątku e-mail, w którym zostało to po raz pierwszy wspomniane? Czy kontaktujesz się z zespołem prawnym w celu przygotowania jakichkolwiek dokumentów?

Prawda jest taka, że w prawie wszystkich przypadkach potrzebny jest pewien dokument do przedłużenia umowy.

Najprostszą formą tego dokumentu jest porozumienie o przedłużeniu / aneks do umowy — zazwyczaj jednostronicowy dokument podpisany przez obie strony, stwierdzający:

• odniesienie do pierwotnej umowy,
• nową datę wygaśnięcia,
• potwierdzenie, że wszystkie inne warunki pozostają bez zmian.

Jednak w niektórych przypadkach umowa zawiera już klauzulę przedłużającą, np.:

„Strony mogą przedłużyć niniejszą umowę poprzez pisemne potwierdzenie przed datą wygaśnięcia.”

W takim przypadku wymiana podpisanych listów/e-maili może wystarczyć, ale nadal tworzysz pisemny zapis, aby potwierdzić przedłużenie bez tworzenia nowej umowy.

W wysoce regulowanych branżach lub przy umowach o dużej wartości zawsze oczekuje się formalnego aneksu ze względu na audyt i zgodność.

Czy umowy można przedłużyć automatycznie (bez aneksu)?

Krótko mówiąc, tak.

Umowy można przedłużyć automatycznie, ale tylko wtedy, gdy pierwotna umowa zawiera klauzulę automatycznego odnowienia (lub klauzulę typu „evergreen”).

Oto jak to zazwyczaj działa:

• Klauzula automatycznego odnowienia: Umowa mówi coś w stylu: „Niniejsza umowa zostanie automatycznie odnowiona na kolejne okresy roczne, chyba że jedna ze stron dostarczy pisemne powiadomienie o wypowiedzeniu co najmniej 30 dni przed końcem bieżącego okresu.”
• Powtarzalna podstawa: Z taką klauzulą umowa po prostu się przedłuża — rok po roku, miesiąc po miesiącu lub na inny określony termin, dopóki jedna ze stron nie zdecyduje się tego zaprzestać.
• Okresy wypowiedzenia: Większość umów typu evergreen zawiera okno powiadomienia (np. 30–90 dni przed wygaśnięciem), w którym każda ze stron może zrezygnować z odnowienia.
• Branże, w których powszechne są automatyczne przedłużenia: umowy serwisowe, subskrypcje SaaS, leasing sprzętu, umowy o konserwację.

Przedłużaj umowy online z Autenti

Dowiedzieliśmy się już, że proces obsługi przedłużenia umowy zależy od kilku czynników i wygląda różnie. To, co wywołuje inną ścieżkę, to albo poziom partnerstwa nawiązanego z drugą stroną, albo rodzaj branży/rodzaj transakcji.

Bardziej wrażliwe, droższe transakcje mogą wymagać czegoś więcej niż tylko pisemnej zgody na przedłużenie istniejącej umowy bez zmiany warunków.

Z kolei powtarzające się umowy w ramach dobrze znanych partnerstw mogą odbywać się prawie automatycznie.

Niezależnie od tego, z jakim procesem musisz się zmierzyć, najszybsza droga do przedłużenia umowy między dwiema stronami jest online.

Autenti to kompletna platforma do e-podpisów, która sprawia, że podpisywanie i przedłużanie umów jest łatwiejsze niż kiedykolwiek, bez względu na lokalizację którejkolwiek ze stron umowy, używane urządzenie czy rodzaj e-podpisu — Autenti obsługuje je wszystkie.

A my pokażemy Ci dokładnie, jak przedłużyć umowy za jej pomocą, zaczynając od przypomnień.

Przypomnienia o terminach

Pierwszy krok do przedłużenia umowy nie ma nic wspólnego z jakąkolwiek dokumentacją, w rzeczywistości chodzi o to, by w ogóle pamiętać o nadchodzącym terminie.

Najlepszą praktyką jest ustawienie przypomnień lub alertów (nawet Kalendarz Google się sprawdzi) dla każdego terminu umowy na około 60 dni przed planowanym zakończeniem, aby dać obu stronom wystarczająco dużo czasu na podjęcie decyzji, co dalej.

Rozmowa z drugą stroną

Co prowadzi nas do następnego kroku — jasnej komunikacji z drugą stroną umowy w celu negocjowania przedłużenia umowy.

Ponownie przeanalizuj umowę, aby sprawdzić:

• zobowiązania umowne,
• warunki umowy,
• potrzebę dodatkowych warunków (lub nowej umowy),
• jak umowa działała do tej pory,
• czy cele biznesowe i oczekiwania są nadal zgodne,
• czy warunki finansowe lub wymogi dotyczące zgodności wymagają aktualizacji,
• dokładną nową datę wygaśnięcia i czy przedłużenie jest tymczasowe, czy jest częścią długoterminowej relacji.

Przegląd pierwotnej umowy zapewnia, że nie podpisujesz w ciemno na kolejny okres umowy, tylko dlatego, że przedłużenie wydaje się naturalne.

Jeśli obie strony są zadowolone i zdecydujesz się na przedłużenie, przejdź do następnego kroku.

💡W Autenti łatwo znajdziesz każdą podpisaną umowę w archiwum dokumentów.

Napisz aneks

Gdy obie strony zgodzą się na przedłużenie umowy, następnym krokiem jest sporządzenie tego na piśmie.

Najprostszym sposobem na to jest krótki aneks (lub porozumienie o przedłużeniu), który odwołuje się do pierwotnej umowy.

Ten dokument zazwyczaj zawiera tylko kilka niezbędnych elementów, w tym tytuł lub numer referencyjny pierwotnego porozumienia, nową datę wygaśnięcia oraz potwierdzenie, że wszystkie inne warunki pozostają bez zmian.

Jeśli wszystko jest już uzgodnione z drugą stroną, zazwyczaj możesz sporządzić prosty aneks o przedłużeniu w 10–15 minut — czasami nawet szybciej, jeśli ponownie używasz szablonu.

Ponieważ zazwyczaj jest to tylko jedna strona, proces jest szybki:

• Zidentyfikuj pierwotną umowę (tytuł, data, numer referencyjny)
• Podaj nową datę wypowiedzenia/wygaśnięcia
• Potwierdź, że wszystkie inne warunki pozostają bez zmian
• Dodaj miejsce na podpisy i daty obu stron

Podpisz online

Teraz pozostaje tylko podpisać aneks. A dzięki Autenti możesz to łatwo zrobić online w kilku krokach.

Najpierw prześlij aneks do Autenti i określ wszelkie istotne szczegóły dotyczące wymaganego podpisu.

Dodaj osoby, które powinny podpisać dokument (jeśli wcześniej podpisałeś już umowę z tą stroną, ich dane będą łatwo dostępne w książce adresowej Autenti).

Wyślij dokument do podpisania, kliknij, aby podpisać i gotowe!

💡Dzięki Autenti możesz wysyłać powiadomienia przypominające do wszystkich stron zaangażowanych w umowę lub aneks, aby pomóc im przypomnieć o oczekujących podpisach i sprawić, że przedłużenia będą jeszcze szybsze.

Ustaw kolejne przypomnienie

Na koniec, nie zapomnij ustawić kolejnego przypomnienia na najnowszy czas trwania przedłużenia, określony w przedłużonej umowie, aby następnym razem łatwo powtórzyć cały proces.

Korzyści z przedłużania umów za pomocą e-podpisów

Przedłużanie umów za pomocą e-podpisów oszczędza mnóstwo kłopotów.

Ale fundamentalnie zmienia także to, jak szybki, bezpieczny i płynny może być ten proces.

Zamiast żonglować drukarkami, skanerami lub usługami kurierskimi, obie strony mogą sfinalizować przedłużenie w minuty, jednocześnie zapewniając, że umowa jest prawnie ważna i w pełni udokumentowana.

Spójrz na Grupę TZMO, która wcześniej obsługiwała wszystkie podpisy umów tradycyjną drogą, co skutkowało procesami trwającymi miesiącami. Odkąd przeszli na podpisywanie dokumentów online z Autenti, ich proces podpisywania umów został skrócony nawet o 90%, z tygodni do godzin.

Oto niektóre z największych zalet:

• Szybszy czas realizacji: Umowy można podpisać i odesłać niemal natychmiast, bez względu na to, jak bliski jest termin.
• Wygoda na dużą skalę: Niezależnie od tego, czy druga strona jest w tym samym mieście, czy na całym świecie, obie strony mogą przeglądać i podpisywać z dowolnego urządzenia.
• Prawnie wiążące: E-podpisy mają taką samą wagę prawną jak podpisy odręczne w ramach takich jak eIDAS w UE.
• Silniejsze bezpieczeństwo: Każdy podpisany dokument jest zaopatrzony w pełny ślad audytu, który rejestruje daty, godziny i tożsamości, co znacznie utrudnia późniejsze kwestionowanie.
• Niższe koszty: Eliminacja drukowania, opłat pocztowych i przechowywania szybko przekłada się na znaczące oszczędności.
• Łatwiejsza organizacja: Podpisane aneksy są automatycznie przechowywane w cyfrowym archiwum, więc nie ma ryzyka braku pliku, gdy jest najbardziej potrzebny.
• Korzyści dla zrównoważonego rozwoju: Ograniczając zużycie papieru i logistykę fizyczną, zmniejszasz ilość odpadów i sprawiasz, że proces przedłużania umowy jest bardziej ekologiczny.

Jak mówi Dr Paweł Ochrymiuk, Corporate Governance and Legal Manager w Grupie TZMO:

„Automatyzacja uwolniła czas na kluczowe działania, takie jak sprzedaż, zamiast zajmowania się dokumentacją papierową, która wiązała się z drukowaniem, wysyłką, skanowaniem, odbieraniem i ponoszeniem kosztów logistycznych za usługi kurierskie i pocztowe.”

O co warto zapytać siebie przed przedłużeniem umowy?

Na koniec przejdźmy przez sposoby, dzięki którym możesz upewnić się, że przedłużenie, o które zabiegasz, jest rzeczywiście właściwym wyborem.

Ponieważ rozważając przedłużenie umowy, zwykle nie wystarczy po prostu uzgodnić nowej daty końcowej. Szybkie sprawdzenie stanu relacji i istotności umowy może uchronić Cię przed przedłużeniem warunków, które już nie służą Twoim celom.

Poświęć więc czas na zidentyfikowanie obszarów do poprawy. Jeśli takie istnieją, nie musisz automatycznie decydować się na przedłużenie umowy, a zamiast tego wybrać odnowienie.

Oto kilka pytań, które warto sobie zadać, zanim się zobowiążesz:

TABLE STOP

Odpowiedź na te pytania z góry pomaga zapewnić, że nie przedłużasz umowy z przyzwyczajenia, ale dlatego, że nadal jest najlepiej dopasowana. Przedłużenie powinno wzmacniać relację, a nie więzić Cię w przestarzałych lub słabo działających warunkach.

Na koniec pomyśl o szerszym kontekście samego przedłużenia:

• Czy to jest właściwy czas? Czy obie strony mają zdolność, zatwierdzenie budżetu i zgodność? Przedłużenie zbyt późno (lub zbyt wcześnie) może prowadzić do tarć.
• Jak to wpłynie na przyszłe negocjacje? Krótkie przedłużenie może być taktycznym mostem do czasu większej reorganizacji, podczas gdy długie może zmniejszyć Twoją siłę przetargową później.

Przedłużaj umowy w łatwy sposób, online

Przedłużenie umowy jest często najprostszym sposobem dla stron na kontynuowanie współpracy bez zakłócania bieżącej działalności.

Utrzymując nienaruszone pierwotne warunki, przedłużenie umowy zapewnia ciągłość i daje obu stronom dodatkowy czas w ramach istniejącego porozumienia. Niezależnie od tego, czy jest obsługiwane za pomocą szybkiego aneksu, czy wspierane przez klauzulę automatyczną, proces ten zapewnia, że czas trwania umowy jest jasny, jednocześnie unikając złożoności pełnego odnowienia.

Oczywiście nadal ważne jest, aby sprawdzić warunki rynkowe, aktualizacje zgodności i wydajność przed podpisaniem, aby upewnić się, że przedłużenie pozostaje wzajemnie korzystne.

A gdy wszystko już ustalisz, wykonane online za pomocą e-podpisów, cały proces staje się szybszy, bezpieczniejszy i łatwiejszy w zarządzaniu.

Przedłużanie czasu trwania istniejącej umowy może być łatwe, dzięki Autenti.

Wypróbuj bezpłatnie przez 14 dni, bez konieczności podawania karty kredytowej.