Najrýchlejšia cesta k predĺženiu zmluvy: opätovné podpísanie dokumentov online

Predĺženia zmlúv sú jedným z najpríjemnejších „obchodov“, ktoré sa uzatvárajú.

Končí sa totiž dlhý proces rokovaní, vypracovávania zmluvy od nuly alebo zisťovania, akým spôsobom budete dokument podpisovať.

Faktom je, že na dokončenie predĺženia zmluvy nemeníte na zmluve nič, okrem pridania nového dátumu ukončenia/termínu.

Pretože na rozdiel od obnovenia zmluvy (contract renewal), kde sa vraciate k zmluve, prejednávate podmienky, meníte detaily a často meníte celú pôvodnú dohodu — pri predĺžení zmluvy (contract extension) len stláčate tlačidlo „odložiť“ pri nadchádzajúcom termíne ukončenia zmluvy.

V tomto článku vám ukážeme najrýchlejšiu cestu k predĺženiu zmluvy, čiastočne automatizovanú a plne online (vrátane oficiálnych „pečiatok“, t. j. podpisov, od oboch zmluvných strán).

Ale začnime od začiatku.

Čo je predĺženie zmluvy a ako ho urobiť legálnym?

Predĺženie zmluvy znamená, ako už názov napovedá, predĺženie existujúcej zmluvy za jej pôvodný dátum práve vtedy, keď sa zmluva blíži ku koncu.

Čo je dôležité pre predĺženie zmluvy, je skutočnosť, že existujúce podmienky zostávajú nedotknuté (na rozdiel od obnovenia zmluvy, kde sa predtým dohodnuté podmienky znovu prejednávajú, čo často vedie k vytvoreniu úplne novej zmluvy).

Najväčšou možnou výhodou (okrem toho, že predĺženie je rýchla výhra) je to, že predĺženie danej zmluvy za jej pôvodné vypršanie bez nutnosti prehodnotenia podmienok dohody prospieva vytváraniu silného obchodného vzťahu s druhou stranou.

Prečo?

Pretože veríte, že pôvodná dohoda, ktorú ste uzavreli, je dostatočne silná, aby zostala výhodná aj na ďalšie obdobie. Nespochybňujete hodnotu, ktorú získavate, nepochybujete o potrebe, aby zmluva zostala platná.

Teraz to všetko znie skvele v teórii.

Ale je to v praxi skutočne také rýchle? Poďme sa pozrieť, čo je potrebné na dokončenie predĺženia zmlúv.

Aké dokumenty sú potrebné na predĺženie zmlúv?

Povedzme, že ste sa uistili, že obe strany sú so zmluvou spokojné a bolo prijaté rozhodnutie predĺžiť danú zmluvu za jej pôvodný dátum vypršania platnosti.

Pôvodná dohoda je pre obe strany stále veľmi výhodná a uspokojivá (podmienky zostávajú rovnaké), takže nemusíte vypracovávať úplne novú dohodu.

Ako teda toto predĺženie uskutočníte?

Podpíšete len palec hore v e-mailovom vlákne, kde sa to prvýkrát spomenulo? Obrátite sa na právny tím, aby pripravil nejaké dokumenty?

Pravda je, že takmer vo všetkých prípadoch je na predĺženie zmluvy potrebný určitý dokument.

Najjednoduchšou formou tohto dokumentu je dohoda o predĺžení / dodatok k zmluve (contract addendum) — zvyčajne jednostranový dokument podpísaný oboma stranami, ktorý uvádza:

• odkaz na pôvodnú zmluvu,
• nový dátum ukončenia,
• potvrdenie, že všetky ostatné podmienky zostávajú nezmenené.

V niektorých prípadoch však zmluva už obsahuje doložku o predĺžení, napr.:

„Strany môžu túto dohodu predĺžiť písomným potvrdením pred dátumom vypršania platnosti.“

V takom prípade môže postačovať výmena podpísaných listov/e-mailov, ale aj tak vytvárate písomný záznam na potvrdenie predĺženia bez vytvorenia novej zmluvy.

Vo vysoko regulovaných odvetviach alebo pri obchodoch s vysokou hodnotou sa z dôvodov auditu a súladu vždy očakáva formálny dodatok.

Môžu byť zmluvy predĺžené automaticky (bez dodatku)?

Skrátka, áno.

Zmluvy môžu byť predĺžené automaticky, ale len v prípade, že pôvodná zmluva obsahuje doložku o automatickom obnovení (alebo „evergreen“ doložku).

Takto to zvyčajne funguje:

• Doložka o automatickom obnovení: Zmluva hovorí niečo v zmysle: „Táto dohoda sa automaticky obnovuje na po sebe nasledujúce ročné obdobia, pokiaľ jedna zo strán neposkytne písomné oznámenie o ukončení najmenej 30 dní pred koncom aktuálneho obdobia.“
• Opakujúci sa základ: S takouto doložkou sa zmluva jednoducho neustále predlžuje – rok čo rok, mesiac čo mesiac alebo na akékoľvek špecifikované obdobie, kým sa jedna zo strán nerozhodne ju zastaviť.
• Výpovedné lehoty: Väčšina evergreen zmlúv zahŕňa výpovedné okno (napr. 30–90 dní pred vypršaním platnosti), počas ktorého sa môže ktorákoľvek strana rozhodnúť obnovenie nepredĺžiť.
• Odvetvia, kde sú automatické predĺženia bežné: zmluvy o službách, predplatné SaaS, lízing zariadení, zmluvy o údržbe.

Predlžujte zmluvy online s Autenti

Už sme sa dozvedeli, že proces riešenia predĺženia zmluvy závisí od niekoľkých faktorov a jeho vzhľad sa líši. To, čo spúšťa iný postup, je buď úroveň partnerstva nadviazaného s druhou stranou, alebo typ odvetvia/typ obchodu.

Citlivejšie, drahšie obchody môžu vyžadovať viac než len písomnú dohodu na predĺženie existujúcej zmluvy bez zmeny podmienok.

Na druhej strane, opakujúce sa zmluvy v rámci dobre známych partnerstiev môžu prebiehať takmer automaticky.

Nech už musíte riešiť akýkoľvek proces, najrýchlejšia cesta k predĺženiu dohody medzi dvoma stranami je online.

Autenti je kompletná platforma pre e-podpisy, ktorá robí podpisovanie a predlžovanie zmlúv jednoduchším ako kedykoľvek predtým, bez ohľadu na polohu ktorejkoľvek zo zmluvných strán, použité zariadenie alebo typ e-podpisu – Autenti podporuje všetky.

A my vám ukážeme presne, ako s ňou predlžovať zmluvy, počnúc pripomienkami.

Pripomienky termínov

Prvý krok k predĺženiu zmluvy nemá nič spoločné so žiadnou dokumentáciou, v skutočnosti ide predovšetkým o to, vôbec si spomenúť na nadchádzajúci termín.

Najlepšou praxou je nastaviť si pripomienky alebo upozornenia (funguje aj Kalendár Google) pre každý termín zmluvy približne 60 dní pred jej plánovaným ukončením, aby obe strany mali dostatok času rozhodnúť sa, čo ďalej.

Rozhovor s druhou stranou

Čo nás privádza k ďalšiemu kroku — jasnej komunikácii s druhou zmluvnou stranou pri vyjednávaní predĺženia zmluvy.

Znovu sa vráťte k zmluve a skontrolujte:

• zmluvné záväzky,
• podmienky zmluvy,
• potrebu dodatočných podmienok (alebo novej zmluvy),
• ako zmluva fungovala doteraz,
• či sú obchodné ciele a očakávania stále zladené,
• či finančné podmienky alebo požiadavky na súlad s predpismi potrebujú aktualizáciu,
• presný nový dátum ukončenia a či je predĺženie dočasné, alebo súčasťou dlhodobejšieho vzťahu.

Kontrola pôvodnej zmluvy zaisťuje, že nepodpisujete naslepo ďalšie obdobie zmluvy len preto, že sa jej predĺženie zdá prirodzené.

Ak sú obe strany spokojné a rozhodnete sa predĺžiť, prejdite na ďalší krok.

💡V Autenti ľahko nájdete každú podpísanú zmluvu v archíve dokumentov.

Napíšte dodatok

Keď sa obe strany dohodnú na predĺžení zmluvy, ďalším krokom je uviesť to písomne.

Najjednoduchším spôsobom je krátky dodatok (alebo dohoda o predĺžení), ktorý odkazuje späť na pôvodnú zmluvu.

Tento dokument zvyčajne obsahuje len niekoľko základných náležitostí, vrátane názvu alebo referenčného čísla pôvodnej dohody, nového dátumu ukončenia a potvrdenia, že všetky ostatné podmienky zostávajú nezmenené.

Ak je všetko už dohodnuté s druhou stranou, zvyčajne môžete navrhnúť jednoduchý dodatok o predĺžení za 10 – 15 minút — niekedy aj rýchlejšie, ak opätovne použijete šablónu.

Keďže ide zvyčajne len o jednostranový dokument, proces je rýchly:

• Identifikujte pôvodnú zmluvu (názov, dátum, referenčné číslo)
• Uveďte nový dátum ukončenia/vypršania platnosti
• Potvrďte, že všetky ostatné podmienky zostávajú nezmenené
• Pridajte priestor pre podpisy a dátumy oboch strán

Podpíšte online

Teraz už zostáva len podpísať dodatok. A s Autenti to môžete jednoducho urobiť online v niekoľkých krokoch.

Najprv nahrajte dodatok do Autenti a špecifikujte akékoľvek základné detaily o potrebnom podpise.

Pridajte osoby, ktoré by mali dokument podpísať (ak ste už predtým s touto stranou zmluvu podpísali, ich údaje budú ľahko dostupné v adresári Autenti).

Odošlite dokument na podpísanie, kliknite na podpísanie a máte hotovo!

💡S Autenti môžete odosielať notifikačné pripomienky všetkým zúčastneným stranám zmluvy alebo dodatku, aby ste im pomohli pripomenúť čakajúce podpisy a predĺženie prebehlo ešte rýchlejšie.

Nastavte ďalšiu pripomienku

Ako čerešničku na torte nezabudnite nastaviť ďalšiu pripomienku pre najnovšie trvanie predĺženia stanovené predĺženou zmluvou, aby ste celý proces nabudúce ľahko zopakovali.

Výhody predlžovania zmlúv s e-podpismi

Predlžovanie zmlúv s e-podpismi ušetrí veľa problémov.

Ale tiež zásadne mení to, aký rýchly, bezpečný a bezproblémový tento proces môže byť.

Namiesto žonglovania s tlačiarňami, skenermi alebo kuriérskymi službami môžu obe strany dokončiť predĺženie v priebehu niekoľkých minút, pričom stále zabezpečujú, že dohoda je právne platná a plne zdokumentovaná.

Pozrite sa na skupinu TZMO, ktorá predtým vybavovala všetky podpisy zmlúv tradičnou cestou, čo viedlo k mesiac trvajúcim procesom. Odkedy prešli na online podpisovanie dokumentov s Autenti, ich proces podpisovania zmlúv sa znížil až o 90 %, z týždňov na hodiny.

Tu sú niektoré z najväčších výhod:

• Rýchlejší obrat: Zmluvy môžu byť podpísané a vrátené takmer okamžite, bez ohľadu na to, ako blízko je termín.
• Pohodlie vo veľkom rozsahu: Či už je druhá strana v meste alebo po celom svete, obe strany môžu kontrolovať a podpisovať z akéhokoľvek zariadenia.
• Právne záväzné: E-podpisy majú rovnakú právnu váhu ako ručne písané podpisy podľa rámcov, ako je eIDAS v EÚ.
• Silnejšia bezpečnosť: Každý podpísaný dokument je dodávaný s kompletnou auditnou stopou, ktorá zaznamenáva dátumy, časy a identity, čo sťažuje jeho neskoršie spochybnenie.
• Nižšie náklady: Eliminácia tlače, poštovného a skladovania sa rýchlo sčíta do významných úspor.
• Jednoduchšia organizácia: Podpísané dodatky sú automaticky uložené vo vašom digitálnom archíve, takže nehrozí riziko chýbajúceho súboru, keď ho najviac potrebujete.
• Výhody udržateľnosti: Znížením spotreby papiera a fyzickej logistiky znižujete odpad a robíte proces predĺženia zmluvy ekologickejším.

Ako hovorí Dr. Paweł Ochrymiuk, Corporate Governance and Legal Manager v skupine TZMO:

„Automatizácia uvoľnila čas na kľúčové činnosti, ako je predaj, namiesto manipulácie s papierovou dokumentáciou, ktorá zahŕňala tlač, odosielanie, skenovanie, príjem a vznik logistických nákladov na kuriérske a poštové služby.“

Čo si položiť za otázky pred predĺžením zmlúv?

Nakoniec si prejdeme spôsoby, ako sa uistiť, že predĺženie, o ktoré sa usilujete, je skutočne správnou voľbou.

Pretože pri zvažovaní predĺženia zmluvy zvyčajne nestačí len súhlasiť s novým dátumom ukončenia. Rýchla kontrola zdravia vzťahu a relevantnosti zmluvy vás môže uchrániť pred predĺžením podmienok, ktoré už neslúžia vašim cieľom.

Nájdite si preto čas na identifikáciu oblastí na zlepšenie. Ak existujú, nemusíte sa automaticky uzatvárať v predĺžení zmluvy, a namiesto toho sa rozhodnite pre obnovenie.

Tu sú niektoré otázky, ktoré stojí za to si položiť, predtým ako sa zaviažete:

TABLE STOP

Odpovedanie na tieto otázky vopred pomáha zabezpečiť, že nepredlžujete zmluvu zo zvyku, ale preto, že sa stále najlepšie hodí. Predĺženie by malo posilniť vzťah, nie vás uväzniť v zastaraných alebo nedostatočne výkonných podmienkach.

Nakoniec, premýšľajte o širšom kontexte samotného predĺženia:

• Je správne načasovanie? Majú obe strany kapacitu, schválenie rozpočtu a zosúladenie? Príliš neskoré (alebo príliš skoré) predĺženie môže vytvoriť trenice.
• Ako to ovplyvní budúce rokovania? Krátke predĺženie môže byť taktickým mostom do doby zásadnej zmeny dizajnu, zatiaľ čo dlhé by mohlo neskôr znížiť vašu vyjednávaciu páku.

Predlžujte zmluvy jednoduchým spôsobom, online

Predĺženie zmluvy je často najjednoduchší spôsob, ako môžu strany pokračovať v spolupráci bez narušenia prebiehajúceho podnikania.

Zachovaním pôvodných podmienok poskytuje predĺženie zmluvy kontinuitu a dáva obom stranám dodatočný čas podľa existujúcej dohody. Či už je riešené rýchlym dodatkom alebo podporené automatickou doložkou, proces zabezpečuje, že trvanie zmluvy je jasné, pričom sa vyhne zložitosti úplného obnovenia.

Samozrejme, stále je dôležité skontrolovať trhové podmienky, aktualizácie súladu a výkon pred podpísaním, aby ste sa uistili, že predĺženie zostáva vzájomne výhodné.

A akonáhle všetko vyriešite, vykonaním online s e-podpismi sa celý proces stane rýchlejším, bezpečnejším a ľahšie spravovateľným.

Predĺženie trvania existujúcej zmluvy môže byť jednoduché, s Autenti.

Vyskúšajte bezplatne 14 dní, bez nutnosti zadania kreditnej karty.