Správa dokumentov pre tímy

Správa dokumentov a bezpečnosť

Zabezpečte, aby bol každý dokument 100% autentický, bezpečný a ľahko nájditeľný, keď ho najviac potrebujete. Dávame vám nástroje na správu vašich digitálnych aktív s absolútnou dôverou od kryptografického overovania po ochranu heslom.

Váš bezpečný dlhodobý trezor

Centrálny archív na dlhodobé ukladanie vašich dokončených dokumentov. Pomáha zbaviť sa neporiadku vo vašom prehľade dokumentov a je vám k dispozícii 24/7 v zabezpečenom cloude so sídlom v EÚ.

Okamžite zoskupujte a nájdite súbory

Usporiadajte svoje dokumenty do priečinkov pre jednoduchší prístup a prehľadnejší prehľad. Každú skupinu dokumentov ľahko nájdete v priebehu niekoľkých kliknutí.

Prestaňte hľadať, začnite nachádzať

Použite dynamické filtre na triedenie dokumentov podľa stavu, dátumu alebo vlastných štítkov, vďaka čomu bude váš digitálny archív perfektne usporiadaný a okamžite prístupný.

Získajte dôkaz o pravosti

Okamžite overte akýkoľvek elektronicky podpísaný dokument, bez ohľadu na poskytovateľa. Náš validátor elektronického podpisu potvrdí, že súbor nebol zmenený a že všetky podpisy sú platné, čo vám dáva istotu.

Zabezpečte dokumenty pomocou SMS hesiel

Kontrolujte prístup k dokumentom tým, že od príjemcov požadujete overenie prostredníctvom jedinečného SMS hesla, len aby súbor otvorili. Po podpísaní sú vaše konečné dohody doručené v šifrovanom formáte chránenom heslom.

Tímová práca a automatizácia pracovného postupu

Automatizujte celý životný cyklus dokumentu. Od vytvárania šablón po definovanie toho, kto čo vidí – môžete vytvoriť efektívne, opakovateľné procesy, ktoré umožnia všetkým bezproblémovú spoluprácu.

Automatizujte prístup pre vaše tímy

Okamžite udeľte tímový prístup použitím Zdieľaného štítku ako „HR“ alebo „Právne“ na ľubovoľný dokument. To dáva vašim oddeleniam plnú kontrolu riadenia, aj keď nie sú súčasťou procesu podpisovania.

Centralizovaný dohľad pre vedenie

Umožnite vedúcim vidieť a spravovať všetky tímové dokumenty z jedného miesta. Môžu stiahnuť, poslať upomienky alebo stiahnuť späť akýkoľvek súbor, dokonca aj tie, ktoré neodoslali.

Okamžite stiahnite a opravte chyby

Odoslali ste nesprávne dokumenty na podpis? Alebo požiadali o podpis nesprávneho príjemcu? Môžete dokumenty stiahnuť späť a zaistiť tak, že v procese podpisovania budú iba správni ľudia a dokumenty.

Štandardizujte vaše najpoužívanejšie dokumenty

Vytvorte šablónu pre akýkoľvek opakovaný dokument a nabudúce len vyplňte prázdne polia. Môže automaticky vyplniť kontaktné informácie z vášho adresára, aby vám ušetrila viac času.

Vytvorte opakovateľné procesy bez chýb

Definujte celý proces podepisovania pre každý dokument. Vytvorte šablónu procesu, ktorú môžete neskôr použiť pri odosielaní nového dokumentu, či už pri nábore alebo uzatváraní dohody s klientom.

Spravujte dokumenty bez chaosu