Správa dokumentů pro týmy

Správa dokumentů a zabezpečení

Zajistěte, aby byl každý dokument 100% autentický, bezpečný a snadno k nalezení, když ho nejvíce potřebujete. Od kryptografického ověření po ochranu heslem, dáváme vám nástroje pro správu vašich digitálních aktiv s naprostou jistotou.

Váš bezpečný dlouhodobý trezor

Centrální archiv pro dlouhodobé ukládání vašich dokončených dokumentů. Pomáhá zbavit se nepořádku ve vašem přehledu dokumentů a je vám k dispozici 24/7 v zabezpečeném cloudu se sídlem v EU.

Okamžitě seskupujte a najděte soubory

Uspořádejte své dokumenty do složek pro snazší přístup a přehlednější přehled. Každou skupinu dokumentů snadno najdete během několika kliknutí.

Přestaňte hledat, začněte nacházet

Použijte dynamické filtry k řazení dokumentů podle stavu, data nebo vlastních štítků, čímž se váš digitální archiv stane perfektně uspořádaným a okamžitě přístupným.

Získejte důkaz o pravosti

Okamžitě ověřte jakýkoli elektronicky podepsaný dokument, bez ohledu na poskytovatele. Náš validátor elektronického podpisu potvrdí, že soubor nebyl změněn a že všechny podpisy jsou platné, což vám dává jistotu.

Zabezpečte dokumenty pomocí SMS hesel

Kontrolujte přístup k dokumentům tím, že po příjemcích požadujete ověření pomocí jedinečného SMS hesla, jen aby soubor otevřeli. Jakmile jsou podepsané, vaše konečné dohody jsou doručeny v zašifrovaném formátu chráněném heslem.

Týmová práce a automatizace pracovního postupu

Automatizujte celý životní cyklus dokumentu. Od vytváření šablon po definování toho, kdo co vidí – můžete vytvořit efektivní, opakovatelné procesy, které umožní všem bezproblémovou spolupráci.

Automatizujte přístup pro vaše týmy

Okamžitě udělte týmový přístup použitím Sdíleného štítku jako „HR“ nebo „Právní“ na libovolný dokument. To dává vašim oddělením plnou kontrolu řízení, i když nejsou součástí procesu podepisování.

Centralizovaný dohled pro vedení

Umožněte vedoucím vidět a spravovat všechny týmové dokumenty z jednoho místa. Mohou stáhnout, poslat upomínky nebo stáhnout zpět jakýkoli soubor, i ty, které neodeslali.

Okamžitě stáhněte a opravte chyby

Odeslali jste nesprávné dokumenty k podpisu? Nebo požádali o podpis nesprávného příjemce? Můžete dokumenty stáhnout zpět a zajistit tak, že v procesu podepisování budou pouze správní lidé a dokumenty.

Standardizujte vaše nejpoužívanější dokumenty

Vytvořte šablonu pro jakýkoli opakovaný dokument a příště jen vyplňte prázdná pole. Může automaticky vyplnit kontaktní informace z vašeho adresáře, aby vám ušetřila více času.

Vytvořte opakovatelné procesy bez chyb

Definujte celý proces podepisování pro každý dokument. Vytvořte šablonu procesu, kterou můžete později použít při odesílání nového dokumentu, ať už při náboru nebo uzavírání obchodu s klientem.

Spravujte dokumenty bez chaosu