O kliencie 

Grupa TZMO (Toruńskie Zakłady Materiałów Opatrunkowych S.A.) to międzynarodowy producent i dostawca produktów medycznych, higienicznych oraz kosmetycznych, zatrudniający blisko 9 000 pracowników i operujący w 56 spółkach na terenie 18 krajów. Produkty TZMO docierają do użytkowników w 80 krajach na 6 kontynentach, obejmując jedną trzecią ludności świata. Filary działalności firmy to innowacyjność, odpowiedzialność oraz doświadczenie, a naturalnym krokiem w rozwoju organizacji była decyzja o wdrożeniu e-podpisów i realizacji idei "paper-free office"​​​.

Problem

Przed wdrożeniem Autenti, procesy dokumentacyjne były dla TZMO czasochłonne i skomplikowane. W tradycyjnych procedurach:

• Pracownicy drukowali dokumenty, zdobywali podpisy i wysyłali je kurierem, co wydłużało procesy
• Średni czas zamknięcia dokumentu papierowego wynosił w Polsce około dwóch tygodni, a przy kontrahentach zagranicznych dochodził do trzech miesięcy

Jak mówi dr Paweł Ochrymiuk, Menedżer ds. nadzoru korporacyjnego i prawa: „Nasze procesy przypominały procedury powszechnie stosowane w firmach i urzędach. Każdy krok wydłużał czas realizacji”​​.

Rozwiązanie

TZMO zdecydowało się na wdrożenie platformy Autenti, aby przyspieszyć i zautomatyzować obieg dokumentów w firmie, redukując konieczność stosowania dokumentów papierowych. Dr Paweł Ochrymiuk, pełniący rolę koordynatora wdrożenia, podkreśla:

„Obecnie Autenti jest dla nas jednym z kluczowych narzędzi, tworzących tzw. 'Wielką Trójkę', obok Google Workspace i systemu zarządzania cyklem życia umów”.

Podjęcie decyzji o współpracy z Autenti miało trzy główne powody:

• Autenti jest firmą z polskim kapitałem
• oferuje korzystne warunki cenowe
• umożliwia TZMO pełniejsze wejście w świat podpisów elektronicznych i digitalizacji
  
  

Efekty

Wdrożenie platformy Autenti pozwoliło znacząco skrócić czas potrzebny na podpisywanie dokumentów:

• Średni czas zamknięcia dokumentu skrócił się z dwóch tygodni (dla umów lokalnych) lub 2-3 miesięcy (dla umów międzynarodowych) do około 30 godzin
• Wiele dokumentów finalizowanych jest w ciągu kilku godzin, nawet z partnerami zagranicznymi

W skali całej grupy, miesięcznie przetwarzanych jest kilka tysięcy dokumentów, co podkreśla skalę usprawnień, jakie przyniosła cyfryzacja.

Dzięki Autenti proces obiegu dokumentów został uproszczony i zautomatyzowany. Jak wyjaśnia dr Ochrymiuk: „Obecnie wystarczy, że pracownik wprowadzi dane kontrahenta, a reszta dzieje się automatycznie”​.

Dalsze plany i podsumowanie

Grupa TZMO planuje kontynuować rozwój współpracy z Autenti, jednocześnie dążąc do dalszego skracania czasu podpisywania umów i zwiększenia rozpoznawalności platformy na rynkach międzynarodowych. 

„Naszym celem jest, aby Autenti było znane globalnie, tak aby nasi partnerzy na przykład w USA czy Maroku mogli od razu zrozumieć sposób działania platformy” – podsumowuje dr Ochrymiuk​.

W ramach możliwości szerszej digitalizacji zespół TZMO interesuje się również e-Doręczeniami, które wchodzi jako obowiązek do wielu organizacji w 2025 roku, a które Autenti oferuje w ramach rozwiązania eDelivery.