O klientovi

TZMO (Toruńskie Zakłady Materiałów Opatrunkowych S.A.) je medzinárodný výrobca a dodávateľ zdravotníckych, hygienických a kozmetických produktov. Spoločnosť zamestnáva takmer 9 000 pracovníkov a pôsobí v 56 spoločnostiach v 18 krajinách. Produkty TZMO sa dostávajú k používateľom vo viac ako 80 krajinách na šiestich kontinentoch, čo pokrýva tretinu svetovej populácie. Inovácie, zodpovednosť a skúsenosti sú základnými piliermi spoločnosti. Prirodzeným krokom v ich rozvoji bolo zavedenie elektronických podpisov a realizácia konceptu „bezpapierovej kancelárie“.

Problém

Pred zavedením platformy Autenti boli procesy dokumentácie v TZMO časovo náročné a zložité. Tradičné postupy zahŕňali:

• tlač dokumentov, získavanie podpisov a ich odosielanie kuriérom, čo výrazne predlžovalo celý proces,
• priemerná doba uzatvorenia papierovej zmluvy bola v Poľsku približne dva týždne, zatiaľ čo pri zahraničných zmluvách dosahovala až tri mesiace.

Dr. Paweł Ochrymiuk, manažér pre korporátny dohľad a právo, k tomu uviedol:„Naše procesy boli podobné tým, ktoré bežne využívajú firmy a úrady. Každý krok zbytočne predlžoval dobu realizácie.“

Riešenie

Spoločnosť TZMO sa rozhodla implementovať platformu Autenti s cieľom zjednodušiť a zrýchliť obeh dokumentov vo firme, pričom eliminovala potrebu papierovej dokumentácie. Podľa Dr. Ochrymiuka, ktorý bol koordinátorom implementácie, je dnes Autenti jedným z najdôležitejších nástrojov spoločnosti spolu s Google Workspace a systémom na správu životného cyklu zmlúv.

„Obecnie Autenti jest dla nas jednym z kluczowych narzędzi, tworzących tzw. 'Wielką Trójkę', obok Google Workspace i systemu zarządzania cyklem życia umów”.

Dokumenty sú v súčasnosti digitálne podpisované manažérmi strednej a vyššej úrovne. Hlavné dôvody pre výber Autenti:

• Autenti je spoločnosť s poľským kapitálom,
• ponúka výhodné cenové podmienky,
• umožňuje plnú integráciu elektronických podpisov do digitalizačných procesov spoločnosti.
  
  

Výsledky

Implementácia platformy Autenti priniesla významné zlepšenia:

• Priemerná doba uzatvorenia dokumentov sa znížila z dvoch týždňov (pri lokálnych zmluvách) alebo 2–3 mesiacov (pri medzinárodných zmluvách) na približne 30 hodín,
• Mnohé dokumenty sú dokončené do niekoľkých hodín, a to aj v prípade zahraničných partnerov.

V rámci celej skupiny TZMO sa mesačne spracuje niekoľko tisíc dokumentov, čo zdôrazňuje rozsah zlepšení dosiahnutých digitalizáciou.

Dr. Ochrymiuk vysvetľuje:

„V súčasnosti stačí, aby zamestnanec zadal údaje o partnerovi, a celý proces prebehne automaticky.“

Budúce plány

TZMO plánuje pokračovať v spolupráci s Autenti a ďalej skracovať čas uzatvárania zmlúv. Okrem toho sa spoločnosť zameriava na zvýšenie povedomia o platforme na medzinárodných trhoch.

„Naším cieľom je, aby Autenti bolo známe globálne, napríklad aby naši partneri v USA alebo Maroku okamžite pochopili, ako platforma funguje,“ dodáva Dr. Ochrymiuk.

Spoločnosť tiež uvažuje o možnostiach zavedenia elektronického doručovania (e-Doručovania), ktoré bude od roku 2025 povinné pre mnohé organizácie. Autenti už toto riešenie ponúka v rámci svojho balíka eDelivery.