A raíz de la pandemia que lleva durando ya varios años, y los cambios dinámicos en la economía consecuentes a ella, cada vez más negocios están trasladando su actividad al mundo online.
Los factores que han favorecido este cambio han sido entre todos: el desarrollo tecnológico, la cifrización y las herramientas modernas que facilitan el trabajo en remoto. Para mejorar los procesos de negocio en la empresa, vale la pena implementar el llamado “sistema de intercambio electrónico de datos”.
¿Qué es el sistema de intercambio electrónico de datos?
Hasta hace poco era difícil imaginarse firmar y archivar la documentación sin acceso a su forma clásica - en papel. Sin embargo, hoy en día gracias a las modernas plataformas como Autenti, esto se ha hecho posible. Además, gracias a unas soluciones tan modernas, se hace posible también la introducción del sistema de intercambio electrónico de datos.
El sistema de intercambio electrónico de datos agiliza todos los procesos relacionados con la administración, gestión y archivo de la documentación de la empresa. Este tipo de sistemas facilitan el registro y la catalogación de los documentos y su traspaso -dependiendo de las necesidades - para su firma o solo para su inspección. Gracias a ello la empresa puede ahorrar sus recursos financieros y el espacio, y los empleados el tiempo que pueden utilizar para llevar a cabo otras tareas.
El sistema de intercambio electrónico de datos - ¿para quién es?
El sistema de intercambio electrónico de datos es una solución universal, que funcionará muy bien en cualquier empresa, sin importar su tamaño o la industria en la que opera. Este tipo de gestión de la documentación puede agilizar el funcionamiento de todas las áreas de la organización. Es entonces un sistema maravilloso para cualquier empresa que valora un trabajo eficaz, la seguridad de los datos y que está abierta a utilizar las herramientas más modernas.
Las ventajas del sistema de intercambio electrónico de datos
El sistema de intercambio electrónico de datos cada vez está siendo más popular, dadas las numerosas ventajas que tiene su uso.
Un ahorro de tiempo
Gracias al sistema de intercambio electrónico de datos, puedes olvidarte del montón de documentos, facturas o contratos importantes en forma tradicional, es decir en papel. El sistema de intercambio electrónico de datos no solamente es más ecológico, pero también permite ahorrar el valioso tiempo de todos los empleados. Gracias al sistema de intercambio electrónico de datos, los documentos necesarios se pueden encontrar rápidamente y enviar a los demás sin la necesidad de incluir en el proceso a partes adicionales por ejemplo: los correos o los repartidores. En la práctica, todo el proceso de comunicación se lleva a cabo de forma más rápida. Los documentos en la versión electrónica se pueden ordenar fácilmente con un click y archivarse.
Un ahorro de dinero
Un ahorro de dinero es la siguiente razón por la cual vale la pena invertir en el sistema de intercambio electrónico de datos en tu empresa. No hace falta pagar por el archivo o el envío a los recipientes. Todos los documentos se almacenan en una nube digital segura, a la cual puedes acceder a cualquier hora de noche y día.
Un ahorro de espacio
Incluso en las pequeñas empresas existe la necesidad de archivo de la documentación. Hasta ahora, la mayoría de las veces los diferentes tipos de contratos se imprimían, se firmaban por las partes interesadas, para después ser colocados en las carpetas y guardados en los armarios. En el sistema de intercambio electrónico de datos lo más importante es la digitalización - gracias a ella todos los contratos o facturas pueden tener formato de archivos PDF y ser almacenados en una nube digital de forma segura. Esta forma de archivar documentos tiene también otra ventaja relacionada con el riesgo de la pérdida de los documentos. En un archivo tradicional, los documentos en papel se pueden perder fácilmente, sin embargo con el sistema de intercambio electrónico de datos, este problema desaparece.
La seguridad
El sistema de intercambio electrónico de datos es incomparablemente más seguro que el tradicional. En concreto, toda la documentación puede ser almacenada con éxito en la nube y gracias a ello ninguna persona no autorizada podrá acceder a ellos.
Para poner un ejemplo, los servidores que utiliza la ya mencionada plataforma Autenti, están localizados en la Unión Europea, lo cual significa que su gestión está bajo la restrictiva ley europea. Solamente los usuarios autorizados de la plataforma pueden utilizar el archivo cifrado y avanzado en la nube digital. Además, con el sistema de intercambio electrónico de datos se aplican unas llaves criptográficas especializadas, que son muy difíciles de descifrar.
El Sistema de intercambio electrónico de datos Autenti en la empresa - las áreas de aplicación.
El Sistema de intercambio electrónico de datos es una solución que puede tener aplicación en muchas áreas. Gracias a él se puede entre otras cosas: mejorar el proceso de la automatización de las facturas y la correspondencia, gestionar fácilmente las peticiones de ausencia, aceptar y contabilizar los viajes de empresa, y finalmente planificar y controlar el presupuesto. El Sistema de intercambio electrónico de datos en esta forma mejora mucho la efectividad de los distintos departamentos entre otros: contabilidad, recursos humanos, administración y otros.
