Pandémia, ktorá trvá už mnoho mesiacov, a rýchlo sa meniaca trhová realita znamenajú, že čoraz viac firiem sa presúva na internet. Prispieva k tomu, okrem iného, technologický pokrok, digitalizácia a moderné nástroje, ktoré uľahčujú prácu na diaľku. Na zefektívnenie obchodných procesov vo firme sa oplatí zaviesť do firmy aj tzv. systém elektronického obehu dokumentov.
Systém elektronického obehu dokumentov – čo to je?
Ešte donedávna bolo ťažké predstaviť si podpisovanie a archiváciu dokumentov bez prístupu k ich papierovej forme. Dnes je to však možné vďaka moderným platformám ako je Autenti. Navyše, vďaka takýmto inovatívnym riešeniam je možné zaviesť aj úplný elektronický obeh dokumentov.
EOD, alebo elektronický obeh dokumentov, zefektívňuje všetky procesy súvisiace so správou, riadením a archiváciou firemnej dokumentácie. Systém tohto typu umožňuje napríklad evidenciu a katalogizáciu dokumentov, ako aj ich preposielanie, v závislosti od potreby, na podpis alebo len na nahliadnutie. Vďaka tomu môže spoločnosť ušetriť finančné prostriedky a priestor, a zamestnanci môžu ušetriť čas, ktorý môžu využiť na plnenie iných úloh.
Elektronický obeh dokumentov – pre koho?
Elektronický obeh dokumentov je univerzálne riešenie, ktoré je vhodné pre každú firmu bez ohľadu na jej veľkosť alebo odvetvie, v ktorom pôsobí. Táto forma vedenia dokumentácie pravdepodobne zlepší fungovanie všetkých oblastí v rámci organizácie. Preto je to skvelý systém pre každú spoločnosť, ktorá oceňuje efektívnu prácu, bezpečnosť dát a pripravenosť používať moderné nástroje.
Výhody elektronického obehu dokumentov
Elektronický obeh dokumentov vo firmách je čoraz populárnejší, a to aj vďaka mnohým výhodám, ktoré ponúka.
Úspora času
Vďaka EOD môžete zabudnúť na hromady dokumentov, faktúr alebo dôležitých zmlúv v tradičnej papierovej podobe. Elektronický obeh dokumentov je nielen oveľa ekologickejší, ale šetrí aj drahocenný čas všetkých zamestnancov. Vďaka elektronickej archivácii môžete rýchlo a jednoducho nájsť potrebné dokumenty a tiež ich poslať ďalším osobám bez toho, aby ste do celého procesu museli zapájať ďalšie subjekty (napr. poštu alebo kuriérov). V praxi je teda celý proces komunikácie rýchlejší. Dokumenty v elektronickej verzii je možné jednoducho usporiadať alebo preniesť do archívu jedným kliknutím.
Úspora peňazí
Úspora peňazí je ďalším dôvodom, prečo investovať do systému elektronického obehu dokumentov vo firme. Nie je totiž za ich archiváciu alebo odosielanie príjemcom potrebné platiť. Všetko je uložené v zabezpečenom cloude, ku ktorému máte prístup kedykoľvek počas dňa alebo noci.
Úspora miesta
Aj v malých firmách je potrebné archivovať dokumentáciu. Doteraz boli zmluvy všetkého druhu najčastejšie vytlačené, podpísané zúčastnenými stranami, potom uložené v zakladačoch a archivované v skriniach. V systéme elektronického obehu dokumentov je najdôležitejšia digitalizácia. Vďaka nej môžu byť všetky zmluvy, kontrakty a faktúry vo forme PDF súborov ostať bezpečne uložené v cloude. Tento spôsob archivácie má aj ďalšiu výhodu a ten súvisí s rizikom straty dokumentov. V tradičnom archíve sa papierové dokumenty môžu ľahko stratiť, zatiaľ čo pri elektronickom obehu dokumentov tento problém neexistuje.
Bezpečnosť
Elektronický obeh dokumentov je neporovnateľne bezpečnejší ako tradičný obeh dokumentov. Predovšetkým všetka dokumentácia môže byť úspešne uložená v cloude, takže k nej nemá prístup žiadna neoprávnená osoba. Napríklad servery používané uvedenou platformou Autenti sa nachádzajú v Európskej únii, čo znamená, že ich správa podlieha prísnym európskym zákonom. Pokročilý šifrovaný cloudový archív môžu využívať len autorizovaní používatelia platformy. Okrem toho sa pri EOD používajú špeciálne kryptografické kľúče, ktoré je veľmi ťažké prelomiť.
Elektronický obeh dokumentov vo firme – oblasti použitia
Systém elektronického obehu dokumentov je riešenie, ktoré je možné použiť v mnohých oblastiach. Vďaka nemu môžete, okrem iného, zefektívniť proces obehu faktúr a korešpondencie, jednoducho spravovať žiadosti o dovolenku, prijímať a vybavovať služobné cesty, ako aj plánovať a kontrolovať rozpočet. Obeh dokumentácie v tejto forme výrazne zlepšuje efektivitu, okrem iného, účtovníctva, ľudských zdrojov, administratívy a ďalších oblastí.
