Trwająca już od wielu miesięcy pandemia i dynamicznie zmieniające się realia rynkowe sprawiają, że coraz więcej biznesów przenosi się do sieci. Sprzyja temu m.in. postęp technologiczny, cyfryzacja oraz nowoczesne narzędzia, które ułatwiają pracę zdalną. Aby usprawnić procesy biznesowe w firmie, warto wdrożyć do niej także tzw. system elektronicznego obiegu dokumentów.
System elektronicznego obiegu dokumentów – co to?
Jeszcze do niedawna ciężko było sobie wyobrazić podpisywanie i archiwizowanie dokumentów bez dostępu do ich formy papierowej. Dziś jednak, za sprawą nowoczesnych platform, takich jak Autenti (https://autenti.com/pl/platforma), jest to możliwe. Co więcej, dzięki tak innowacyjnym rozwiązaniom, możliwe staje się również wprowadzenie całkowicie elektronicznego obiegu dokumentów.
EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów usprawnia wszelkie procesy związane z administrowaniem, zarządzaniem oraz archiwizowaniem dokumentacji firmowej. System tego typu umożliwia choćby rejestrowanie i katalogowanie dokumentów, a także przekazywanie ich dalej – w zależności od potrzeb – do podpisu lub jedynie do wglądu. Dzięki temu firma może zaoszczędzić swoje środki finansowe i miejsce, a pracownicy czas, który mogą wykorzystać na wykonywanie innych zadań.
Elektroniczny obieg dokumentów – dla kogo?
Elektroniczny obieg dokumentów to uniwersalne rozwiązanie, które świetnie sprawdzi się w każdej firmie, bez względu na jej wielkość czy branżę, w której działa. Tak forma prowadzenia dokumentacji jest może usprawnić funkcjonowanie wszystkich obszarów w organizacji. Jest to więc świetne system dla każdego przedsiębiorstwa, w którym ceni się sprawną pracę, bezpieczeństwo danych i gotowość do korzystania z nowoczesnych narzędzi.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów w firmach cieszy się coraz większą popularnością, m.in. z uwagi na wiele korzyści, jakie się z nim wiążą.
Oszczędność czasu
Dzięki EOD możesz zapomnieć o stertach dokumentów, faktur czy ważnych umów w tradycyjnej, papierowej formie. Elektroniczny obieg dokumentów jest nie tylko o wiele bardziej ekologiczny, ale też pozwala zaoszczędzić cenny czas wszystkich pracowników. Za sprawą elektronicznej archiwizacji, można szybko i łatwo odnaleźć potrzebne dokumenty, a także przesyłać je do innych osób – bez konieczności włączania w cały proces dodatkowych podmiotów (np. poczty czy kurierów). W praktyce więc, cały proces komunikacji przebiega szybciej. Dokumenty w wersji elektronicznej możesz łatwo porządkować czy jednym kliknięciem przenieść do archiwum.
Oszczędność pieniędzy
Oszczędność pieniędzy to kolejny powód, dla którego warto zainwestować w system elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Nie trzeba bowiem płacić za ich archiwizację czy przesyłanie do odbiorców. Wszystko jest przechowywane w bezpiecznej chmurze, do której możesz mieć dostęp o każdej porze dnia i nocy.
Oszczędność miejsca
Nawet w niewielkich firmach istnieje potrzeba archiwizacji dokumentacji. Dotychczas różnego rodzaju umowy najczęściej były drukowane, podpisywane przez zainteresowane strony, następnie umieszczane w segregatorach i archiwizowane w szafach. W elektronicznym systemie obiegu dokumentów najważniejsza jest digitalizacja – dzięki niej wszystkie umowy, kontrakty czy faktury mogą mieć formę plików PDF i być przechowywane bezpiecznie w chmurze. Taki sposób archiwizacji ma również inną zaletę - związaną z ryzykiem zaginięcia dokumentów. W tradycyjnym archiwum, papierowe dokumenty mogą się łatwo zawieruszyć, natomiast przy elektronicznym obiegu dokumentów, problem ten nie istnieje.
Bezpieczeństwo
Elektroniczny obieg dokumentów jest nieporównywalnie bezpieczniejszy od tradycyjnego. Przede wszystkim cała dokumentacja może być z powodzeniem przechowywana w chmurze, dzięki czemu nikt niepowołany, nie będzie miał do niej dostępu. Przykładowo, serwery, z których korzysta wspomniana już platforma Autenti są zlokalizowane w Unii Europejskiej, a to oznacza, że zarządzanie nimi podlega restrykcyjnemu prawu europejskiemu. Jedynie uprawnieni użytkownicy platformy mogą skorzystać z zaawansowanego, szyfrowanego archiwum w chmurze. Poza tym, przy EOD stosuje się specjalne klucze kryptograficzne, które są bardzo trudne do złamania.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – obszary zastosowań
System elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązanie, które może mieć zastosowanie w wielu obszarach. Dzięki niemu, można m.in. usprawnić proces obiegu faktur i korespondencji, łatwo zarządzać wnioskami urlopowymi, akceptować i rozliczać delegacje, a także planować i kontrolować budżet. Obieg dokumentacji w takiej formie, znacznie poprawia efektywność m.in. działów księgowości, kadr, administracji i innych.
