Skip to content
4 min

Systém elektronického oběhu dokumentů od Autenti – jak funguje, v čem spočívá a co nám dává?

Koronavirová pandemie, která trvá již řadu měsíců, a dynamicky se rozvíjející tržní realita způsobují, že se stále více byznysu přenáší na síť. Tento trend podporuje mj. technologický rozvoj, digitalizace a moderní nástroje, které usnadňují práci na dálku. Abychom zefektivnili byznys procesy ve firmě, stojí za to zavést v ní také tzv. systém elektronického oběhu dokumentů.

Systém elektronického oběhu dokumentů – co to je?

Ještě donedávna bylo velmi složité představit si podepisování a archivování dokumentů bez přístupu k jejich papírové podobě. Dnes však s přičiněním takových moderních platforem, jako je Autenti, je to možné. Díky takto inovativním řešením se navíc stává možným také zavedení zcela elektronického oběhu dokumentů.

EOD, neboli elektronický oběh dokumentů zefektivňuje veškeré procesy, které souvisí a administrací, správou a archivováním firemní dokumentace. Systém tohoto druhu umožňuje třeba také registraci a katalogizování dokumentů a také jejich předávání k dalšímu použití – v závislosti na potřebách a požadavcích – k podepsání nebo pouze k náhledu. Díky tomu může firma ušetřit své finanční prostředky a místo, kdežto zaměstnanci zase čas, který mohou využít na provádění svých úkolů.

Elektronický oběh dokumentů – pro koho?

Elektronický oběh dokumentů, to je univerzální řešení, které se skvěle osvědčí v každé firmě, bez ohledu na její velikost nebo obor, ve kterém působí. Taková forma vedení dokumentace je schopna zefektivnit fungování všech oblastí v organizaci. Je to tedy skvělý systém pro každý podnik, ve kterém je ceněna efektivní práce, bezpečnost údajů a připravenost používat moderní nástroje.

Výhody elektronického oběhu dokumentů

Elektronický oběh dokumentů je ve firmách stále oblíbenější, mj. s ohledem na mnoho výhod, které z něj vyplývají.

Časová úspora

Díky EOD můžete zapomenout na hromady dokumentů, faktur nebo důležitých smluv v tradiční, papírové podobě. Elektronický oběh dokumentů není pouze daleko ekologičtější, ale umožňuje také ušetřit čas všech zaměstnanců. S použitím elektronického archivování lze rychle a snadno najít potřebné dokumenty a také je odeslat ostatním osobám – bez nutnosti zapojovat do celého procesu další subjekty (např. poštu nebo kurýry). V praxi tedy probíhá celý komunikační proces rychleji. Dokumenty v elektronické podobě můžete snadno uspořádat nebo jedním kliknutím přenést do archivu.

Úspora financí

Úspora financí je dalším důvodem, kvůli němuž stojí za to investovat do elektronického oběhu dokumentů ve firmě. Není totiž nutné platit za jejich archivování nebo odesílání příjemcům. Všechno je uchováváno v bezpečném cloudu, ke kterému můžete mít přístup kdykoliv během dne a noci.

Úspora místa

Dokonce i v malých firmách existuje potřeba archivování dokumentace. Týká se různého druhu smluv, nejčastěji byla tištěna, podepisována zainteresovanými stranami, dále umístěna v pořadačích a archivována ve skříních. V elektronickém oběhu dokumentů je nejdůležitější digitalizace – díky ní mohou mít všechny smlouvy, kontrakty nebo faktury podobu PDF souborů a mohou být bezpečně uchovávány v cloudu. Takový způsob archivování má také další výhodu – která souvisí s rizikem ztráty dokumentů. V tradičním archívu se mohou dokumenty v papírové podobě snadno ztratit, kdežto pokud používáte elektronický oběh dokumentů, tento problém neexistuje.

Bezpečnost

Elektronický oběh dokumentů je nesrovnatelně bezpečnější než ten tradiční. Celá dokumentace může být především s úspěchem uchovávána v cloudu, díky čemuž k ní nebude mít přístup žádná nepovolaná osoba. Například servery, které používá již zmiňovaná platforma Autenti, jsou lokalizovány v Evropské unii, a to znamená, že jejich správa spadá pod přísnou evropskou jurisdikci. Pokročilý, šifrovaný archiv mohou používat pouze oprávnění uživatelé platformy. EOD kromě toho používá speciální kryptografické klíče, jejich prolomení je velmi náročné.

Elektronický oběh dokumentů ve firmě – oblasti použití

Systém elektronického oběhu dokumentů je řešením, které může být použito v mnoha oblastech. Díky němu může být mj. zefektivněn oběh faktur a korespondence, je snadná správa žádostí o dovolenou, je snadné schvalování a vyúčtování služebních cest a také lze plánovat a kontrolovat čerpání rozpočtu. Oběh dokumentace v takové podobě velmi zlepšuje efektivitu mj. účetního, kádrového, administrativního a ostatních oddělení.