Informes de gestión de contratos: cómo mejorar el proceso, no solo los números

Cada contrato cuenta una historia.

Quién acordó qué, cuándo y bajo qué términos. Pero cuando llega el momento de informar sobre esos contratos, esa historia a menudo se pierde en hojas de cálculo, correos electrónicos y prisas de último momento.

Para los equipos que manejan docenas (o cientos) de contratos, los informes son esenciales. La elaboración de informes de gestión de contratos te permite mantener a raya los riesgos potenciales (gestión de riesgos), las renovaciones a tiempo y a los interesados alineados.

Sin embargo, el proceso detrás de esto a menudo es desordenado, con datos dispersos en diferentes sistemas, retrasos debido a ausencias e informes que ya están desactualizados cuando llegan.

Según un estudio de World Commerce & Contracting, las malas prácticas de gestión de contratos —incluida la ineficiencia en los informes de contratos— pueden costar a las empresas hasta un 9% de los ingresos anuales.

En este artículo, nos centraremos en mejorar los propios procesos de elaboración de informes.

Porque no se trata solo de métricas e ideas clave (tiempo del ciclo del contrato, valor del contrato, tasa de renovación, tasa de finalización del contrato, número de contratos nuevos, tiempo promedio de redacción del contrato; sea lo que sea, puedes leer sobre los principales KPIs de contratos y qué seguir aquí).

El estado actual de los informes de contratos

Antes de pasar a mejorar el proceso de elaboración de informes de contratos, primero debemos ser capaces de detectar los síntomas de una elaboración de informes desordenada.

Mira si algo de lo siguiente te resulta familiar.

Herramientas y flujos de trabajo fragmentados

En muchas organizaciones, los datos contractuales viven en todas partes y en ninguna al mismo tiempo.

Por ejemplo, sin la elaboración de informes adecuados, el equipo de ventas rastrea las fechas de vencimiento en una hoja de cálculo. Compras registra las cláusulas de riesgo en una herramienta separada. Marketing mantiene versiones en PDF de los contratos enterradas en una unidad compartida (solo accesible para su equipo).

¿Qué obtenemos con eso?

Un conjunto de sistemas que no se comunican entre sí, lo que hace que incluso preguntas sencillas, como "¿Qué contratos están listos para renovarse el próximo trimestre?", sean dolorosamente lentas de responder.

Recopilación y formateo manual de datos

Sin un sistema centralizado, la elaboración de informes a menudo se convierte en una búsqueda manual del tesoro.

Alguien tiene que buscar en carpetas, hacer coincidir documentos con términos, verificar fechas y luego construir el informe desde cero, cada vez.

Hay poca coherencia y mucho margen de error. Y una vez que el informe finalmente se elabora, ya está un poco desactualizado.

Revisiones y bucles de retroalimentación impulsados por correo electrónico

Revisar el informe e iterar también puede ser una parte dolorosa de todo el proceso.

Muchos equipos recurren a largos hilos de correo electrónico, confusión de versiones y retroalimentación dispersa.

Un comentario queda enterrado, una versión se sobrescribe y, de repente, nadie está seguro de qué archivo es el informe "real". Es un proceso lento y frustrante que consume la eficiencia misma que se supone que el informe debe promover.

Falta de estandarización entre departamentos o tipos de contratos

El departamento legal quiere ver los términos de riesgo. Finanzas se preocupa por el valor. Compras necesita el cumplimiento del proveedor. Los interesados quieren ver el ROI.

Sin un formato estandarizado o un marco compartido para los informes (no solo tipos de contratos en general), cada departamento podría estar informando a su manera, lo que dificulta compartir ideas, comparar datos o tomar decisiones.

Entonces, ¿qué significa “eficiente” en los informes de contratos?

Sabiendo dónde suele fallar la elaboración de informes de contratos, establezcamos otra parte crucial: los puntos de referencia. ¿Qué es un informe de contrato "bueno" o "eficiente"?

Una elaboración de informes de gestión de contratos eficaz significa más que entregar un informe rápidamente. Significa crear un proceso sostenible, claro y adaptable, sin importar cuántos contratos o departamentos estén involucrados.

En la práctica, eso significa que tus informes deben ser:

• Oportunos: Los informes deben aparecer cuando se necesitan, no con una semana de retraso, y no con prisas la noche anterior a una reunión de la junta directiva. Ya se trate de resúmenes trimestrales o de controles de cumplimiento mensuales, el momento oportuno es importante. Un proceso eficiente garantiza que los informes se realicen a tiempo y sin sobresaltos o el apuro de "¡maldición, se me olvidó hacer un informe otra vez!".
• Repetibles: No deberías tener que reinventar la rueda cada vez. Un buen proceso de elaboración de informes es como una receta, con ingredientes consistentes, pasos claros y resultados predecibles. Una receta que todos los empleados y departamentos pueden seguir. Una receta que da el mismo resultado, siempre, sin importar quién la siga. De esa manera, ya sea Alice del departamento legal o David de compras quien ejecute el informe, el resultado es el mismo.
• Escalables: Lo que funciona para diez contratos debería seguir funcionando para cien. Los procesos eficientes de elaboración de informes se construyen pensando en el crecimiento, automatizando pasos cuando es posible, reduciendo las dependencias de personas o departamentos individuales y utilizando herramientas que no fallan bajo volumen.
• Fácil de entender: Por último, un informe solo es útil si la gente puede entenderlo. Eso significa eliminar el ruido, usar un lenguaje sencillo y diseñar pensando en la audiencia. Paneles de control, resúmenes, elementos visuales: cualquier cosa que ayude a transmitir la idea más rápido debe formar parte del proceso.

Un modelo de madurez simple para los informes de contratos

No todos los equipos comienzan desde el mismo lugar. Utiliza este marco ligero para medir dónde se encuentra tu proceso de informes hoy y hacia dónde podría avanzar a continuación.

Informes eficientes: paso a paso

Ahora, la eficiencia real proviene de superponer pasos sencillos e inteligentes que eliminan el caos de la elaboración de informes y lo convierten en algo en lo que tu equipo realmente puede confiar.

A continuación, te explicamos cómo construir un proceso eficiente de elaboración de informes de contratos desde cero.

1. Centraliza los datos del contrato

No puedes informar sobre lo que no puedes encontrar. Por lo tanto, el primer paso para mejorar tu proceso de contratación es reunir todos los datos de tu contrato en un solo lugar, idealmente una plataforma CLM (Contract Lifecycle Management) u otro sistema centralizado.

💡 Una herramienta que puede ayudarte a hacer que la firma sea más eficiente con firmas electrónicas, también puede ser tu solución ideal para centralizar fácilmente todos los datos importantes del contrato, al mismo tiempo que garantizas una seguridad perfecta del contrato.

Tomemos Autenti como ejemplo.

Con él, puedes:

• Firmar cualquier contrato en línea en solo unos minutos.
• Volver fácilmente al rastro de cada firma electrónica con la dirección IP y la marca de tiempo exactas vinculadas a cada firma con rastros de auditoría completos.
• Archivar contratos completados o firmados para volver a ellos al informar.
• Filtrar los documentos por datos del remitente (por ejemplo, nombre, correo electrónico), fecha, o usar un motor de búsqueda y escribir lo que estás buscando para encontrar documentos importantes más rápido que nunca.

2. Define roles y responsabilidades

La elaboración de informes eficientes no ocurre en el vacío (al igual que cualquier otro paso en tu estrategia, desde la negociación hasta la terminación), necesita claridad sobre quién hace qué. Asegúrate de:

• Aclarar la propiedad: ¿Quién extrae los datos? ¿Quién arma el informe? ¿Quién revisa y aprueba? Cuando esas preguntas tienen respuestas claras, hay menos confusión y menos retrasos.
• Establecer puntos de control: Haz que los pasos de aprobación y revisión sean parte del proceso, no una ocurrencia tardía. Todos deben saber cuándo (y cómo) se espera que contribuyan.

3. Estandariza las plantillas de informes

Cada departamento tiene diferentes necesidades, pero eso no significa que cada informe deba ser un proyecto personalizado.

Por lo tanto, para una gestión proactiva en la fase de informes, asegúrate de:

• Crear formatos consistentes: Adapta las plantillas para que se ajusten a audiencias legales, de compras, financieras o ejecutivas, pero mantén la estructura familiar en todos los ámbitos. Esto acelera tanto la creación como la revisión de informes, al igual que con la redacción de contratos.
• Utilizar plantillas modulares: Crea componentes flexibles, como resúmenes de riesgos, cronogramas de renovación o métricas de valor que se pueden intercambiar dependiendo del propósito del informe.

4. Automatiza flujos de trabajo siempre que sea posible

Una vez que la estructura central está en su lugar, la automatización ayuda a mantener todo en movimiento sin necesidad de asistencia constante.

Aquí, puedes:

• Establecer disparadores inteligentes: ¿Necesitas un recordatorio 90 días antes de las fechas límite de renovación? ¿Quieres un informe de cumplimiento cada primer lunes? ¿Necesitas saber el estado del contrato en todos los documentos? Deja que tu sistema de automatización de contratos maneje esas indicaciones.
• Automatizar las cadencias de informes regulares: Ya sean actualizaciones de estado semanales o resúmenes trimestrales, prográmalos. La automatización no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de informes omitidos.

Si es aplicable y seguro para tus datos, también puedes usar la IA para automatizar algunas partes del proceso de elaboración de informes (más sobre esto más adelante).

5. Construye un bucle de retroalimentación sin caos

Incluso el proceso mejor diseñado necesita ser ajustado con el tiempo. Lo que funcionó bien este trimestre podría necesitar ajustarse el próximo.

Para optimizar tus informes, asegúrate de encontrar el tiempo para revisar el proceso de elaboración de informes en sí (cómo se construyó y entregó el informe).

¿Fue claro? ¿Llegó tarde? ¿Se perdió algo?

Una encuesta rápida o una charla informal pueden descubrir ideas valiosas para mejorar.

Pero no te excedas. Obsesionarse demasiado con mejorar el proceso también puede ser exagerado. Intenta recopilar comentarios sobre los informes una vez por trimestre, como máximo.

¿Qué herramientas apoyan la elaboración de informes eficientes?

Hemos mencionado Autenti para firmar y archivar contratos firmados y encontrarlos fácilmente (todo con un sello oficial, lo que hace que sea mucho más fácil confirmar su validez).

Pero, ¿qué pasa con las herramientas que facilitan el proceso de elaboración de informes en sí?

Bueno, hay un puñado para elegir.

Desde herramientas CLM modernas y plataformas de Software de Gestión de Contratos que ayudan con paneles de control en tiempo real, hasta integraciones con herramientas de BI para visualizaciones avanzadas y en capas.

Pero lo que a todos nos interesa realmente es: ¿puede la IA ayudar aquí?

Usando la IA para la elaboración de informes de contratos (la forma inteligente)

En resumen: la IA puede ser un asistente silencioso y confiable que ahorra horas informando sobre contratos cada mes.

Por ejemplo, la postura de la World Commerce and Contracting Association sobre el uso de la IA dentro de la gestión de contratos y cómo afecta el papel de un Gerente de Contratos es:

"La IA impactará y expandirá el papel de los gerentes de contratos y reposicionará a los gerentes de contratos dentro de las organizaciones con un impacto materialmente positivo".

En el mismo contenido, WorldCC describe cinco escenarios para usar la IA en contratos, que van desde procesos dirigidos por humanos donde la IA solo ayuda a tomar decisiones comerciales informadas, hasta flujos de trabajo totalmente automatizados donde la IA maneja la redacción, la selección de cláusulas y el cumplimiento para acuerdos de baja complejidad.

Para empezar, la clave no es sobredimensionar la ingeniería, sino conectar la IA en puntos pequeños pero de alto impacto en tu proceso de informes, ayudándote a lograr los hitos del contrato más rápido.

Aquí hay algunas formas inteligentes de usar la IA en la elaboración de informes de contratos:

• Resumen automático de términos contractuales: En lugar de revisar manualmente docenas de contratos para extraer cláusulas clave, los modelos de IA pueden resumir rápidamente los términos de finalización, las ventanas de renovación o las cláusulas de indemnización para su inclusión en los informes.
• Etiquetado y categorización inteligentes: La IA puede ayudar a clasificar los contratos por región, nivel de riesgo o unidad de negocio. Esto crea paneles de control más precisos y filtrables.
• Consulta en lenguaje natural: Algunas plataformas CLM están introduciendo interfaces de estilo chat, donde los usuarios pueden preguntar, "¿Cuántos contratos vencen este trimestre?" y obtener una respuesta instantánea. Es como dar acceso a informes a usuarios no técnicos sin capacitarlos en filtros o fórmulas.

Pero, ¿es la IA una opción segura aquí?

Algo crucial que decir es: cualquier IA que introduzcas en tu flujo de trabajo de informes debe usarse con estrictos controles de acceso y gobierno de datos implementados.

Eso significa elegir herramientas que ofrezcan cifrado robusto, rastros de auditoría y claro cumplimiento con los estándares de privacidad de datos como GDPR o SOC 2. Pero, principalmente, deben estar aprobadas por tus gerentes de seguridad internos, ellos saben mejor.

Si hay alguna incertidumbre, una buena práctica de la World Commerce and Contracting Association es definir cualquier información sensible incluso antes de decidir usar la IA:

"Puede valer la pena complementar la definición de Información Confidencial con una lista de ejemplos, utilizando la frase 'incluyendo, pero no limitado a, ...' para proporcionar categorías amplias de información probable."

Por último, ¿cómo abordar esos cambios?

Si después de leer todo esto, lo único que te viene a la mente es: "Uf, pero nadie querrá cambiar lo que ya tenemos. Siempre lo hemos hecho de esa manera.", no estás solo.

La elaboración de informes de contratos (y cambiar la forma en que manejas ese proceso, no solo establecer indicadores clave de rendimiento para rastrear) viene con sus propios desafíos.

Como la resistencia al cambio.

En las organizaciones con procesos pesados, el cambio puede sentirse arriesgado, a menudo especialmente cuando se trata de análisis. A nadie le gustan los cambios constantes en los datos.

Así que, empieza poco a poco. Muestra cómo una elaboración de informes más rápida libera tiempo dedicado a tus procesos de gestión de contratos, no añade trabajo. Cuando obtengas mejores ideas, muéstralas. Para que, con suerte, todos los demás se inspiren y se entusiasmen con el cambio.