Unternehmen, die in Deutschland, Österreich und der Schweiz expandieren, sehen sich nicht nur mit sprachlichen und organisatorischen Unterschieden konfrontiert. Eine der größten Herausforderungen bleibt die Abwicklung formaler Prozesse, die in vielen Fällen den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) erfordern.
Dies gilt unter anderem für Mitarbeiterunterlagen, Geschäftsvereinbarungen und Finanzunterlagen. In Deutschland, Österreich und der Schweiz stellt sich selten die Frage, ob eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden soll. Oftmals wird diese Entscheidung durch gesetzliche Vorschriften vorgegeben. Die eigentliche Frage ist, wie man einen qualifizierten Signaturprozess für 800 Dokumente durchführt, ohne die Teams in den Bereichen Personal, Recht und Beschaffung eine Woche lang lahmzulegen.
Deshalb verbessern wir bei Autenti kontinuierlich unsere Funktionen für die qualifizierte Massenunterzeichnung. Die Massenunterzeichnung ist seit 2026 auch für Nutzer qualifizierter Signaturen von A-Trust verfügbar, einem der führenden Vertrauensdienstleister in der DACH-Region.
Die digitale Transformation beschleunigt sich – und damit auch die Erwartungen an Signaturprozesse
Europäische Unternehmen verlagern ihre Geschäftsprozesse zunehmend in digitale Umgebungen. Laut Eurostat haben bereits mehr als
74 % der europäischen KMU ein grundlegendes Digitalisierungsniveau erreicht. Infolgedessen werden immer mehr Prozesse – von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter über den Vertragsabschluss bis hin zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten – mittlerweile vollständig online abgewickelt.
In der DACH-Region geht die digitale Transformation jedoch mit strengen regulatorischen Anforderungen einher. In vielen Geschäftsszenarien reicht eine einfache elektronische Signatur nicht aus. Stattdessen müssen Unternehmen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwenden, die den eIDAS-Vorschriften und den lokalen gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Was das Gesetz in Deutschland, Österreich und der Schweiz tatsächlich vorschreibt
Gemäß der eIDAS-Verordnung der EU hat eine qualifizierte elektronische Signatur in der gesamten EU die gleiche Rechtswirksamkeit wie eine handschriftliche Unterschrift. In Deutschland schreibt § 126a BGB eine qualifizierte elektronische Signatur vor, wo immer die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die elektronische Form ersetzt wird. Die Schweiz unterliegt ihrem eigenen ZertES-Rahmenwerk: Die Gleichwertigkeit mit der Schriftform erfordert ein qualifiziertes Zertifikat eines anerkannten Schweizer Anbieters zusammen mit einem qualifizierten Zeitstempel, und die Schweiz hat derzeit kein Abkommen über die gegenseitige Anerkennung qualifizierter Signaturen mit der EU.
Für Unternehmen, die in allen drei Märkten tätig sind, ist dies keine rechtliche Randnotiz. Es entscheidet darüber, welche Signatur von welchem Anbieter für welchen Vertrag gültig ist.
Warum sich eine qualifizierte Signatur nicht auf einzelne Dokumente skalieren lässt
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht einfach nur ein Klick. Jedes Dokument erfordert in der Regel einen kontrollierten Signaturkontext, die Authentifizierung des Unterzeichners, die Auswahl eines Zertifikats, einen expliziten Einwilligungs- oder Autorisierungsschritt sowie die Handhabung von Nachweisen. Für einen einzelnen Vertrag ist das ein angemessener Aufwand. Multipliziert man dies mit fünfhundert, ist es keine Formalität mehr, sondern wird zu einem Projekt. Ein Architekturbüro berichtete uns, dass das Unterzeichnen der Dokumente für eine einzige öffentliche Ausschreibung einen ganzen Arbeitstag in Anspruch nimmt.
Die Kosten bestehen nicht nur aus Zeitaufwand:
- sich wiederholende manuelle Arbeit, die direkt proportional zum Dokumentenvolumen zunimmt
- Verzögerungen bei der Einarbeitung, Vertragsänderungen und Compliance-Fristen
- ein höheres Risiko für fehlende Dokumente und Prozessfehler
- begrenzte Transparenz über den Status einer umfangreichen Unterzeichnungskampagne
- Personal-, Rechts-, Beschaffungs- und Managementteams, die zu Genehmigungsengpässen werden
In regulierten Märkten können Unternehmen dieses Problem in der Regel nicht durch den Wechsel zu einer einfacheren Unterschriftsstufe lösen. Die erforderliche Unterschriftsstufe ist festgelegt. Nur der damit verbundene Prozess kann sich ändern.
Von einzelnen Dokumenten zu Prozessen mit hohem Volumen
Die Massenunterzeichnung wurde für Unternehmen konzipiert, die regelmäßig große Dokumentenmengen verwalten.
Typische Anwendungsfälle sind:
- Einstellungspakete für eine Rekrutierungskampagne, die als ein Stapel statt einzeln für jeden neuen Mitarbeiter unterzeichnet werden
- 800 Gehaltsbescheide im Rahmen eines jährlichen Vergütungszyklus
- 500 Arbeitsvertragsnachträge nach einer Aktualisierung des Tarifvertrags
- 1.200 Bestätigungen einer neuen internen Richtlinie
- 1.000 Leasing- oder Finanzierungsverträge, die vor Monatsende abgeschlossen werden müssen
- Verlängerungen von Lieferantenverträgen, Rahmenvereinbarungen, ESG-Erklärungen und Datenverarbeitungsvereinbarungen in einem großen Lieferantennetzwerk
- Einführung im Händlernetz der Automobilbranche, bei der Hunderte von Dokumenten innerhalb weniger Tage aktualisiert werden
- Neuausstellung von Unterlagen für Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten nach einer Fusion oder Umstrukturierung
- Signaturrunden aufgrund eines Audits, einer vertraglichen Frist oder einer Gesetzesänderung
Anstatt jedes Dokument einzeln zu unterzeichnen, können Nutzer den gesamten Prozess deutlich schneller abschließen und dabei die erforderlichen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen einhalten.
A-Trust – strategischer Partner von Autenti in der DACH-Region
Autenti arbeitet seit mehreren Jahren mit A-Trust zusammen und unterstützt damit Unternehmen, die Dokumentenunterzeichnungsprozesse in ganz Europa verwalten.
A-Trust ist einer der führenden qualifizierten Vertrauensdienstleister Österreichs und ein etablierter Partner im gesamten deutschsprachigen Raum. A-Trust stellt seine qualifizierten Signaturen über ID Austria und xIDENTITY aus, und seine Unternehmenslösungen umfassen eIDAS-konforme Vertrauensdienste für geschäftliche Anwendungsfälle. In der Praxis bedeutet dies, dass Unterzeichner mit Sitz in Deutschland oder der Schweiz eine qualifizierte Signatur von A-Trust erhalten und nutzen können, die EU-weit Rechtswirksamkeit besitzt.
Die Lösungen werden sowohl von Unternehmen der Privatwirtschaft als auch von öffentlichen Einrichtungen genutzt und tragen dazu bei, die digitale Transformation von Prozessen voranzutreiben, die qualifizierte elektronische Signaturen erfordern.
Durch die Erweiterung der Funktionen für die Massenunterschrift auf A-Trust-Nutzer können Unternehmen nun Signaturprozesse mit hohem Volumen durchführen, ohne ihren bestehenden Signaturanbieter zu wechseln, und gleichzeitig von einer einheitlichen Benutzererfahrung innerhalb der Autenti-Plattform profitieren.
Vorteile für Unternehmen, die mit Partnern in Deutschland, Österreich und der Schweiz zusammenarbeiten
Diese neue Funktion ist nicht nur für Unternehmen von Nutzen, die direkt in der DACH-Region tätig sind.
Sie unterstützt auch Unternehmen in ganz Europa, die Mitarbeiter in Deutschland, Österreich und der Schweiz beschäftigen, dort Kunden betreuen oder mit Geschäftspartnern zusammenarbeiten.
Mit Autenti können Unternehmen Prozesse, die qualifizierte elektronische Signaturen erfordern, über eine einzige Plattform verwalten – unabhängig davon, wo sich die Beteiligten befinden.
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Branchen
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Typische Dokumente
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Wenn es auf das Volumen ankommt
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Personalwesen und Personalmanagement
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Arbeitsverträge, Einarbeitungsunterlagen, Nachträge, Gehaltsvereinbarungen, Bestätigungen zur Kenntnisnahme von Richtlinien
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Einstellungskampagnen, jährliche Vergütungsrunden, Umstrukturierungen
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Automobilindustrie und Fertigung
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Lieferantenvereinbarungen, Verträge mit dem Händlernetz, Compliance-Erklärungen, Qualitätsdokumentation
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Jährliche Vertragsverlängerungen, Aktualisierungen zur Lieferanten-Compliance, Händler-Rollouts
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Finanzdienstleistungen, Leasing und Versicherungen
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Kredit- und Leasingverträge, Unterlagen zur Kontoeröffnung, Kundenvollmachten, KYC-Unterlagen
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Monatsabschlüsse, portfolioweite Änderungen, Produktmigrationen
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Beschaffung und Lieferantenmanagement
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Rahmenverträge, Unterlagen zur Lieferanten-Onboarding, ESG-Erklärungen
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Verlängerungszyklen, Compliance-Einführung im gesamten Lieferantennetzwerk
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Immobilien- und Objektverwaltung
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Mietverträge, Mieterunterlagen, Vertragsänderungen
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Portfolioaktualisierungen, Indexierungsrunden
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Ist die qualifizierte Massenunterzeichnung für Ihr Unternehmen relevant?
Die qualifizierte elektronische Massenunterzeichnung zahlt sich in ganz bestimmten Situationen aus. Es lohnt sich zu prüfen, wie viele der folgenden Punkte auf Sie zutreffen:
- viele formelle Dokumente, bei denen die Schriftform oder eine qualifizierte Signatur vorgeschrieben und nicht nur optional ist
- viele Vertragspartner: Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Mieter
- mehrere Zeichnungsberechtigte, die oft in verschiedenen Ländern ansässig sind
- wiederkehrender Compliance-Druck mit festen Fristen: Audits, Berichtszyklen, regulatorische Änderungen
Wenn drei der vier Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen, ist nicht die Anzahl der Dokumente das eigentliche Problem, sondern der Prozess rund um jede einzelne Unterschrift.
Eine Plattform für internationale Signatur-Workflows
Bei der digitalen Transformation geht es um mehr als nur den Ersatz von Papierdokumenten durch elektronische Versionen. Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, große Dokumentmengen effizient zu verwalten – insbesondere in internationalen Geschäftsumgebungen.
Die Massenunterzeichnung mit qualifizierten elektronischen Signaturen von A-Trust ermöglicht es Unternehmen, Prozesse mit hohem Dokumentenaufkommen schneller, bequemer und unter vollständiger Einhaltung der Anforderungen einiger der anspruchsvollsten Märkte Europas abzuwickeln.
Autenti unterstützt zudem mehrere qualifizierte Vertrauensdienstleister auf einer einzigen Plattform. Unternehmen, die auf A-Trust standardisiert haben, behalten ihren bestehenden Anbieter. Diejenigen, die mit Unterzeichnern zusammenarbeiten, die Zertifikate von anderen Anbietern besitzen, verwalten diese Prozesse an ein und demselben Ort unter demselben Prüfpfad.
Wenn Ihre nächste Signaturkampagne mehr als hundert qualifizierte Signaturen umfasst, teilen Sie uns mit, wie der Prozess derzeit abläuft, und wir zeigen Ihnen, wie er in Autenti funktioniert.
