Spoločnosti, ktoré expandujú v Nemecku, Rakúsku a Švajčiarsku, čelia nielen jazykovým a organizačným rozdielom. Jednou z najväčších výziev zostáva riadenie formálnych procesov, ktoré v mnohých prípadoch vyžadujú použitie kvalifikovaného elektronického podpisu (QES).
Týka sa to okrem iného dokumentácie zamestnancov, obchodných zmlúv a finančných záznamov. V Nemecku, Rakúsku a Švajčiarsku sa málokedy rieši otázka, či použiť kvalifikovaný elektronický podpis. Toto rozhodnutie za vás často robia právne predpisy. Skutočnou otázkou je, ako zrealizovať proces kvalifikovaného podpisovania 800 dokumentov bez toho, aby ste na celý týždeň zablokovali prácu vašich tímov v oblasti ľudských zdrojov, právneho oddelenia a nákupu.
Preto v spoločnosti Autenti neustále vylepšujeme naše možnosti hromadného kvalifikovaného podpisovania. Hromadné podpisovanie je od roku 2026 k dispozícii aj pre používateľov kvalifikovaných podpisov A-Trust, ktorý je jedným z popredných poskytovateľov dôveryhodných služieb v regióne DACH.
Digitálna transformácia sa zrýchľuje – a s ňou aj očakávania voči procesom podpisovania
Európske organizácie čoraz viac presúvajú svoje obchodné procesy do digitálneho prostredia. Podľa Eurostatu už viac ako
74 % európskych malých a stredných podnikov dosiahlo základnú úroveň digitalizácie. V dôsledku toho sa čoraz väčší počet procesov, od zapracovania zamestnancov a uzatvárania zmlúv až po správu obchodnej dokumentácie, teraz vykonáva výlučne online.
V regióne DACH však digitálna transformácia ide ruka v ruke s prísnymi regulačnými požiadavkami. V mnohých obchodných scenároch nestačí štandardný elektronický podpis. Organizácie musia namiesto toho používať kvalifikovaný elektronický podpis (QES), ktorý je v súlade s nariadením eIDAS a miestnymi právnymi požiadavkami.
Čo vlastne vyžaduje zákon v Nemecku, Rakúsku a Švajčiarsku
Podľa nariadenia EÚ eIDAS má kvalifikovaný elektronický podpis v celej EÚ rovnakú právnu účinnosť ako vlastnoručný podpis. V Nemecku § 126a BGB vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis všade tam, kde je zákonná písomná forma nahradená elektronickou formou. Švajčiarsko funguje na základe vlastného rámca ZertES: ekvivalencia s písomnou formou vyžaduje kvalifikovaný certifikát od uznávaného švajčiarskeho poskytovateľa spolu s kvalifikovaným časovým pečiatkou, pričom Švajčiarsko v súčasnosti nemá s EÚ žiadnu dohodu o vzájomnom uznávaní kvalifikovaných podpisov.
Pre organizácie pôsobiace na všetkých troch trhoch to nie je len právna poznámka pod čiarou. Určuje to, ktorý podpis od ktorého poskytovateľa je platný pre ktorú zmluvu.
Prečo kvalifikovaný podpis nie je možné škálovať po jednom dokumente
Kvalifikovaný elektronický podpis nie je len jednoduché kliknutie. Každý dokument zvyčajne vyžaduje kontrolované prostredie na podpisovanie, overenie totožnosti podpisujúceho, výber certifikátu, krok výslovného súhlasu alebo autorizácie a spracovanie dôkazov. V prípade jednej zmluvy ide o primeranú mieru komplikácií. Vynásobte to päťsto a prestáva to byť formalitou a stáva sa z toho projekt. Jedna architektonická kancelária nám povedala, že podpisovanie dokumentov pre jedno verejné obstarávanie trvá celý pracovný deň.
Náklady nie sú len časové:
- opakujúca sa manuálna práca, ktorá rastie priamo úmerne s objemom dokumentov
- omeškania pri nástupe nových zamestnancov, pri zmene a doplnení zmlúv a pri dodržiavaní termínov súvisiacich s dodržiavaním predpisov
- vyššie riziko chýbajúcich dokumentov a chýb v procese
- obmedzený prehľad o stave rozsiahlej kampane zameranej na podpisovanie dokumentov
- tímy z oblasti ľudských zdrojov, právneho oddelenia, nákupu a vedenia sa stali úzkymi miestami v schvaľovacom procese
Na regulovaných trhoch organizácie zvyčajne nemôžu tento problém vyriešiť prechodom na jednoduchšiu úroveň podpisu. Požadovaná úroveň podpisu je pevne stanovená. Zmeniť sa môže len proces, ktorý ju obklopuje.
Od jednotlivých dokumentov po procesy s veľkým objemom
Hromadné podpisovanie bolo navrhnuté pre organizácie, ktoré pravidelne spravujú veľké objemy dokumentácie.
Medzi bežné prípady použitia patria:
- vstupné balíčky pre náborovú kampaň, podpísané ako jedna dávka namiesto podpisu každého nového zamestnanca jednotlivo
- 800 mzdových výpisov počas ročného cyklu odmeňovania
- 500 dodatkov k pracovným zmluvám po aktualizácii kolektívnej zmluvy
- 1 200 potvrdení o prijatí novej internej smernice
- 1 000 lízingových alebo finančných zmlúv, ktoré je potrebné uzavrieť do konca mesiaca
- obnovenia zmlúv s dodávateľmi, rámcové dohody, vyhlásenia o ESG a dohody o spracovaní údajov v rámci rozsiahlej siete dodávateľov
- rozšírenie siete predajcov v automobilovom priemysle, kde sa v priebehu niekoľkých dní aktualizujú stovky dokumentov
- opätovné spracovanie dokumentácie zákazníkov, zamestnancov a dodávateľov po fúzii alebo reštrukturalizácii
- hromadné podpisovanie dokumentov v dôsledku auditu, zmluvnej lehoty alebo zmeny v právnych predpisoch
Namiesto individuálneho podpisovania každého dokumentu môžu používatelia celý proces dokončiť podstatne rýchlejšie, pričom zachovajú požadovanú úroveň bezpečnosti a súladu s predpismi.
A-Trust – strategický partner spoločnosti Autenti v regióne DACH
Spoločnosť Autenti spolupracuje so spoločnosťou A-Trust už niekoľko rokov a podporuje organizácie, ktoré spravujú procesy podpisovania dokumentov v celej Európe.
A-Trust je jedným z popredných rakúskych poskytovateľov kvalifikovaných dôveryhodných služieb a etablovaným partnerom na celom nemecky hovoriacom trhu. A-Trust vydáva svoje kvalifikované podpisy prostredníctvom ID Austria a xIDENTITY a jej riešenia pre firmy zahŕňajú dôveryhodné služby v súlade s nariadením eIDAS pre podnikové použitie. V praxi to znamená, že signatári so sídlom v Nemecku alebo vo Švajčiarsku môžu získať a používať kvalifikovaný podpis spoločnosti A-Trust, ktorý má právnu platnosť v celej EÚ.
Jeho riešenia využívajú organizácie súkromného sektora aj verejné inštitúcie, čím prispievajú k digitálnej transformácii procesov, ktoré vyžadujú kvalifikované elektronické podpisy.
Vďaka rozšíreniu možností hromadného podpisovania pre používateľov A-Trust môžu organizácie teraz vykonávať procesy podpisovania veľkého objemu dokumentov bez zmeny svojho existujúceho poskytovateľa podpisov a zároveň využívať konzistentné používateľské prostredie v rámci platformy Autenti.
Výhody pre spoločnosti spolupracujúce s partnermi v Nemecku, Rakúsku a Švajčiarsku
Táto nová funkcia je cenná nielen pre organizácie pôsobiace priamo v regióne DACH.
Podporuje aj spoločnosti v celej Európe, ktoré zamestnávajú pracovníkov, obsluhujú zákazníkov alebo spolupracujú s obchodnými partnermi v Nemecku, Rakúsku a Švajčiarsku.
S platformou Autenti môžu organizácie spravovať procesy vyžadujúce kvalifikované elektronické podpisy prostredníctvom jedinej platformy, bez ohľadu na to, kde sa účastníci nachádzajú.
|
Odvetvie
|
Typické dokumenty
|
Keď ide o veľký objem
|
|
Ľudské zdroje a riadenie pracovnej sily
|
Pracovné zmluvy, balíčky pre nových zamestnancov, dodatky, dohody o mzde, potvrdenia o oboznámení sa s politikami
|
Náborové kampane, ročné cykly odmeňovania, reštrukturalizácia
|
|
Automobilový priemysel a výroba
|
Dohody s dodávateľmi, zmluvy so sieťou predajcov, vyhlásenia o súlade, dokumentácia o kvalite
|
Ročné obnovenia, aktualizácie súladu dodávateľov, zavádzanie do predajnej siete
|
|
Finančné služby, leasing a poistenie
|
Úverové a lízingové zmluvy, dokumentácia k otvoreniu účtu, splnomocnenia zákazníkov, dokumentácia KYC
|
Mesačné uzávierky, zmeny v celom portfóliu, migrácie produktov
|
|
Obstarávanie a riadenie dodávateľov
|
Rámcové zmluvy, dokumentácia k zaradeniu dodávateľov, vyhlásenia ESG
|
Obnovovacie cykly, zavádzanie opatrení na zabezpečenie súladu v sieťach dodávateľov
|
|
Správa nehnuteľností a majetku
|
Nájomné zmluvy, dokumentácia nájomcov, zmeny a doplnenia
|
Aktualizácie portfólia, indexačné kolá
|
Je hromadné kvalifikované podpisovanie relevantné pre vašu organizáciu?
Hromadné kvalifikované elektronické podpisovanie sa oplatí v pomerne špecifických situáciách. Stojí za to skontrolovať, koľko z nich sa na vás vzťahuje:
- veľa formálnych dokumentov, pri ktorých je písomná forma alebo kvalifikovaný podpis povinný, a nie voliteľný
- veľa zmluvných strán: zamestnanci, zákazníci, dodávatelia, nájomcovia
- viacero oprávnených podpisujúcich osôb, často so sídlom v rôznych krajinách
- opakujúci sa tlak na dodržiavanie predpisov s pevnými termínmi: audity, cykly podávania správ, zmeny v právnych predpisoch
Ak tri zo štyroch bodov opisujú vašu organizáciu, problémom nie je skutočne počet dokumentov. Problémom je proces spojený s každým jednotlivým podpisom.
Jedna platforma pre medzinárodné podpisové pracovné postupy
Digitálna transformácia nie je len o nahradení papierových dokumentov elektronickými verziami. Rovnako dôležitá je schopnosť efektívne spravovať veľké objemy dokumentácie – najmä v medzinárodnom obchodnom prostredí.
Hromadné podpisovanie pomocou kvalifikovaných elektronických podpisov A-Trust umožňuje organizáciám spracovávať procesy s veľkým objemom rýchlejšie, pohodlnejšie a v plnom súlade s požiadavkami niektorých z najnáročnejších európskych trhov.
Autenti tiež podporuje viacerých kvalifikovaných poskytovateľov dôveryhodných služieb v rámci jednej platformy. Organizácie, ktoré prešli na štandard A-Trust, si zachovávajú svojho existujúceho poskytovateľa. Tí, ktorí pracujú s podpisujúcimi osobami, ktoré majú certifikáty od iných poskytovateľov, spravujú tieto procesy na jednom mieste, v rámci jedného audítorského záznamu.
Ak vaša nasledujúca podpisová kampaň zahŕňa viac ako sto kvalifikovaných podpisov, povedzte nám, ako tento proces vyzerá dnes, a my vám ukážeme, ako prebieha v Autenti.
