Společnosti expandující v Německu, Rakousku a Švýcarsku čelí nejen jazykovým a organizačním rozdílům. Jednou z největších výzev zůstává řízení formálních procesů, které v mnoha případech vyžadují použití kvalifikovaného elektronického podpisu (QES).
To se týká mimo jiné dokumentace zaměstnanců, obchodních smluv a finančních záznamů. V Německu, Rakousku a Švýcarsku se málokdy jedná o to, zda kvalifikovaný elektronický podpis použít. Toto rozhodnutí za vás často určuje právní předpis. Skutečnou otázkou je, jak zajistit proces kvalifikovaného podepisování u 800 dokumentů, aniž by tím byly na celý týden zablokovány vaše týmy v oblasti lidských zdrojů, právního oddělení a nákupu.
Proto v Autenti neustále vylepšujeme naše možnosti hromadného kvalifikovaného podepisování. Hromadné podepisování je od roku 2026 k dispozici také pro uživatele kvalifikovaných podpisů A-Trust, jednoho z předních poskytovatelů důvěryhodných služeb v regionu DACH.
Digitální transformace se zrychluje – a s ní i očekávání ohledně podpisových procesů
Evropské organizace stále častěji přesouvají své obchodní procesy do digitálního prostředí. Podle Eurostatu již více než
74 % evropských malých a středních podniků dosáhlo základní úrovně digitalizace. V důsledku toho se stále větší počet procesů, od nástupu zaměstnanců a uzavírání smluv až po správu obchodní dokumentace, nyní provádí výhradně online.
V regionu DACH však digitální transformace jde ruku v ruce s přísnými regulačními požadavky. V mnoha obchodních scénářích nestačí standardní elektronický podpis. Místo toho musí organizace používat kvalifikovaný elektronický podpis (QES), který je v souladu s nařízením eIDAS a místními právními požadavky.
Co zákon ve skutečnosti vyžaduje v Německu, Rakousku a Švýcarsku
Podle nařízení EU eIDAS má kvalifikovaný elektronický podpis v celé EU stejnou právní platnost jako vlastnoruční podpis. V Německu § 126a BGB vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis všude tam, kde je zákonná písemná forma nahrazena elektronickou formou. Švýcarsko se řídí vlastním rámcem ZertES: rovnocennost s písemnou formou vyžaduje kvalifikovaný certifikát od uznaného švýcarského poskytovatele spolu s kvalifikovaným časovým razítkem, přičemž Švýcarsko v současné době nemá s EU uzavřenou žádnou dohodu o vzájemném uznávání kvalifikovaných podpisů.
Pro organizace působící na všech třech trzích nejde o pouhou právní poznámku. Určuje to, který podpis od kterého poskytovatele je platný pro kterou smlouvu.
Proč se kvalifikovaný podpis nedá použít jen na jeden dokument
Kvalifikovaný elektronický podpis není pouhé kliknutí. Každý dokument obvykle vyžaduje kontrolovaný kontext podpisu, ověření totožnosti podepisujícího, výběr certifikátu, krok výslovného souhlasu nebo autorizace a zpracování důkazních podkladů. U jedné smlouvy se jedná o přiměřenou míru zátěže. Vynásobte to pěti sty a přestává to být formalitou a stává se z toho projekt. Jedna architektonická kancelář nám sdělila, že podepisování dokumentů pro jediné veřejné výběrové řízení zabere celý pracovní den.
Náklady nespočívají pouze v čase:
- opakující se manuální práce, která roste přímo úměrně s objemem dokumentů
- zpoždění při přijímání nových zaměstnanců, při změnách smluv a při dodržování termínů pro splnění předpisů
- vyšší riziko chybějících dokumentů a procesních chyb
- omezený přehled o stavu rozsáhlé podpisové kampaně
- týmy z oblasti lidských zdrojů, právního oddělení, nákupu a vedení se staly úzkými místy v schvalovacím procesu
Na regulovaných trzích organizace obvykle nemohou tento problém vyřešit přechodem na jednodušší úroveň podpisu. Požadovaná úroveň podpisu je pevně daná. Změnit lze pouze proces, který ji obklopuje.
Od jednotlivých dokumentů k procesům s velkým objemem
Hromadné podepisování bylo navrženo pro organizace, které pravidelně spravují velké objemy dokumentace.
Mezi běžné příklady použití patří:
- vstupní balíčky pro náborovou kampaň, podepsané jako jedna dávka namísto podepisování jednotlivých nových zaměstnanců po jednom
- 800 výplatních listů během ročního cyklu odměňování
- 500 dodatků k pracovním smlouvám v návaznosti na aktualizaci kolektivní smlouvy
- 1 200 potvrzení o seznámení s novou interní směrnicí
- 1 000 leasingových nebo finančních smluv, které je třeba uzavřít do konce měsíce
- obnovy smluv s dodavateli, rámcové dohody, prohlášení o ESG a smlouvy o zpracování dat v rámci rozsáhlé sítě dodavatelů
- rozšíření sítě prodejců v automobilovém průmyslu, kde se během několika dní aktualizují stovky dokumentů
- přepracování smluv se zákazníky, zaměstnanci a dodavateli po fúzi nebo restrukturalizaci
- hromadné podepisování dokumentů vyvolané auditem, smluvní lhůtou nebo změnou předpisů
Místo toho, aby uživatelé podepisovali každý dokument jednotlivě, mohou celý proces dokončit výrazně rychleji a zároveň zachovat požadovanou úroveň bezpečnosti a souladu s předpisy.
A-Trust – strategický partner společnosti Autenti v regionu DACH
Společnost Autenti již několik let spolupracuje s firmou A-Trust a podporuje organizace, které spravují procesy podepisování dokumentů po celé Evropě.
Společnost A-Trust je jedním z předních rakouských poskytovatelů kvalifikovaných důvěryhodných služeb a zavedeným partnerem na celém německy mluvícím trhu. Společnost A-Trust vydává své kvalifikované podpisy prostřednictvím ID Austria a xIDENTITY a její řešení pro firmy zahrnují důvěryhodné služby v souladu s nařízením eIDAS pro obchodní účely. V praxi to znamená, že osoby s bydlištěm v Německu nebo Švýcarsku mohou získat a používat kvalifikovaný podpis od společnosti A-Trust, který má právní účinek v celé EU.
Jeho řešení využívají jak organizace soukromého sektoru, tak veřejné instituce, což pomáhá urychlit digitální transformaci procesů, které vyžadují kvalifikované elektronické podpisy.
Díky rozšíření možností hromadného podepisování pro uživatele A-Trust mohou organizace nyní provádět procesy podepisování velkého objemu dokumentů, aniž by musely měnit svého stávajícího poskytovatele podpisových služeb, a zároveň těžit z jednotného uživatelského prostředí v rámci platformy Autenti.
Výhody pro společnosti spolupracující s partnery v Německu, Rakousku a Švýcarsku
Tato nová funkce je přínosná nejen pro organizace působící přímo v regionu DACH.
Podporuje také společnosti po celé Evropě, které zaměstnávají pracovníky, obsluhují zákazníky nebo spolupracují s obchodními partnery v Německu, Rakousku a Švýcarsku.
Díky Autenti mohou organizace spravovat procesy vyžadující kvalifikované elektronické podpisy prostřednictvím jediné platformy, bez ohledu na to, kde se účastníci nacházejí.
|
Odvětví
|
Typické dokumenty
|
Když jde o objem
|
|
Personální a řízení pracovní síly
|
Pracovní smlouvy, balíčky pro nové zaměstnance, dodatky, mzdové dohody, potvrzení o seznámení s firemními zásadami
|
Náborové kampaně, roční cykly odměňování, restrukturalizace
|
|
Automobilový průmysl a výroba
|
Smlouvy s dodavateli, smlouvy s prodejní sítí, prohlášení o dodržování předpisů, dokumentace kvality
|
Roční obnovy smluv, aktualizace dodržování předpisů ze strany dodavatelů, zavádění nových prodejců
|
|
Finanční služby, leasing a pojištění
|
Úvěrové a leasingové smlouvy, podklady k otevření účtu, plné moci od zákazníků, dokumentace KYC
|
Uzávěrky na konci měsíce, změny v celém portfoliu, migrace produktů
|
|
Nákup a řízení dodavatelů
|
Rámcové smlouvy, dokumentace k zařazení dodavatelů, prohlášení ESG
|
Obnovovací cykly, zavádění opatření pro dodržování předpisů v sítích dodavatelů
|
|
Správa nemovitostí a majetku
|
Nájemní smlouvy, dokumentace nájemců, dodatky
|
Aktualizace portfolia, indexace
|
Je hromadné kvalifikované podepisování relevantní pro vaši organizaci?
Hromadné podepisování kvalifikovaným elektronickým podpisem (QES) se vyplatí v poměrně specifických situacích. Stojí za to zkontrolovat, kolik z nich se na vás vztahuje:
- mnoho formálních dokumentů, u nichž je písemná forma nebo kvalifikovaný podpis povinný, nikoli volitelný
- mnoho smluvních stran: zaměstnanci, zákazníci, dodavatelé, nájemci
- několik oprávněných podpisujících osob, často se nacházejících v různých zemích
- opakující se tlak na dodržování předpisů s pevnými termíny: audity, cykly podávání zpráv, změny v předpisech
Pokud se na vaši organizaci vztahují tři ze čtyř výše uvedených bodů, počet dokumentů není ve skutečnosti problémem. Problémem je proces spojený s každým jednotlivým podpisem.
Jedna platforma pro mezinárodní podpisové pracovní toky
Digitální transformace není jen o nahrazení papírových dokumentů elektronickými verzemi. Stejně důležitá je schopnost efektivně spravovat velké objemy dokumentace – zejména v mezinárodním obchodním prostředí.
Hromadné podepisování pomocí kvalifikovaných elektronických podpisů A-Trust umožňuje organizacím zpracovávat procesy s velkým objemem dokumentů rychleji, pohodlněji a v plném souladu s požadavky některých z nejnáročnějších evropských trhů.
Autenti také podporuje více kvalifikovaných poskytovatelů důvěryhodných služeb v rámci jedné platformy. Organizace, které standardizovaly své procesy na A-Trust, si mohou ponechat svého stávajícího poskytovatele. Ty, které spolupracují s podepisujícími osobami, které vlastní certifikáty od jiných poskytovatelů, spravují tyto procesy na jednom místě, v rámci stejného auditního záznamu.
Pokud vaše příští podpisová kampaň zahrnuje více než sto kvalifikovaných podpisů, sdělte nám, jak tento proces vypadá dnes, a my vám ukážeme, jak funguje v Autenti.
