Die Autenti-Plattform erweitert ihr Angebot um interaktive Formulare. Die neue Funktion ermöglicht es, eine fertige Dokumentvorlage zu importieren, die erforderlichen Daten – unter anderem von Mitarbeitern, Bewerbern, Geschäftspartnern oder Kunden, die technische Informationen übermitteln – effizient zu erfassen, den Inhalt damit zu vervollständigen und anschließend nahtlos zur Unterzeichnung des Dokuments überzugehen. All dies erfolgt in einem einzigen, durchgängigen Prozess, wodurch ein Schritt automatisiert wird, der bisher das manuelle Eintragen von Daten erforderte, die über andere Kanäle, z. B. per E-Mail, eingegangen waren.
Mühsames Abschreiben von Daten
In vielen Organisationen sind die Erfassung von Daten von Kunden oder Mitarbeitern und der eigentliche Moment der Unterzeichnung eines Dokuments zwei völlig getrennte, nicht miteinander verbundene Schritte. Im Standardmodell sieht der Arbeitsablauf wie folgt aus:
- Der Grundtext wird in einem externen Textverarbeitungsprogramm erstellt.
- Das Dokument wird manuell mit Daten ergänzt (häufig auf der Grundlage von E-Mails oder persönlichen Fragebögen).
- Die fertige Datei wird auf die Plattform hochgeladen und zur elektronischen Unterzeichnung versendet.
Diese Arbeitsweise führt zu konkreten Problemen: ständiges Wechseln zwischen verschiedenen Tools, manuelles Wiederholen derselben Schritte bei jedem neuen Kunden und das Fehlen eines einheitlichen, durchgängigen Workflows.
Die wichtigste Neuerung: Formulare strukturieren die Phase der Datenerfassung
Autenti eSign Forms setzen genau an dieser Stelle des Prozesses an. Sie dienen nicht dazu, Inhalte von Grund auf neu zu erstellen, sondern Daten, die in das fertige Dokument aufgenommen werden müssen, blitzschnell zu erfassen. Die neue Funktion eignet sich am besten, wenn:
Wann lohnt sich der Einsatz von interaktiven Formularen?
- Wenn Sie für die Erstellung eines Dokuments Informationen benötigen, die Ihnen noch nicht vollständig vorliegen – z. B. Abmessungen, Material und Dachneigung in der Photovoltaikbranche, die Auswahl von Mahlzeiten oder außerschulischen Aktivitäten im Bildungsbereich oder Daten für den betrieblichen Altersvorsorgeplan (PPK) und HR-Dokumente.
- Wenn das Dokument auf einer festen Vorlage basiert, sein Inhalt jedoch von den Daten abhängt, die von der anderen Seite – einem Mitarbeiter, Bewerber, Kunden, Geschäftspartner, Partner oder Betreuer – übermittelt werden.
- Wenn Sie das manuelle Übertragen von Informationen aus E-Mails, Formularen, Tabellen oder Nachrichten in Dokumente vermeiden möchten.
Von der Arbeit in mehreren Programmen zu einem einzigen Arbeitsablauf in Autenti
Derzeit wird die digitale Signatur oft nur als „letzter Schritt“ auf einem langen Verwaltungsweg betrachtet. Das Sammeln der Informationen und das „Eintippen“ an den entsprechenden Stellen im Vertrag erfolgt außerhalb der Plattform.
Interaktive Formulare verlagern diesen mühsamen Schritt in eine einzige, sichere Umgebung. Der Vorteil ist unmittelbar: Das Team benötigt weniger Tools, das manuelle Kopieren von Daten entfällt, und der gesamte Prozess wird wesentlich einheitlicher und fehlerresistenter (z. B. dank der Feldvalidierung).
Der größte Mehrwert für Dokumentvorlagen
Interaktive Formulare wurden speziell für operative Prozesse entwickelt. Das ideale Dokument für diese Funktion ist eines, das eine starre Struktur aufweist, lediglich das Ausfüllen bestimmter Felder erfordert (z. B. Steuer-ID, Betrag, Datum, Auswahl aus einer Liste) und in großem Umfang verwendet wird.
Anwendungsbeispiele (Use Cases):
- Onboarding und HR-Fragebögen.
- Bestellformulare (z. B. in der Photovoltaikbranche oder im B2B-Bereich).
- Einwilligungen und Erklärungen.
- Mitarbeiteranträge.
- Standard-Verwaltungsdokumente.
Wesentliche Vorteile für Unternehmen:
- Reduzierung des manuellen Ausfüllens von Daten in externen Dateien.
- Deutlich stärkere Standardisierung der erfassten Informationen.
- Blitzschnelle Weiterleitung von Dokumenten zur Unterschrift.
- Kein wiederholtes Speichern, Exportieren und Verschieben von Dateien zwischen Programmen erforderlich.
- Die Eingabe der Daten wird dem Unterzeichner überlassen.
„Wir haben festgestellt, dass Unternehmen nicht nur den Moment der elektronischen Unterschrift selbst, sondern auch die unmittelbar davor liegende Phase der Datenerfassung und des Ausfüllens der Vorlage in einem einzigen, reibungslosen Prozess abdecken möchten. Der größte Mehrwert unseres neuen Dienstes zeigt sich bei sich wiederholenden Dokumenten. Interaktive Formulare vereinfachen die Arbeit erheblich und verkürzen den Weg von der Einholung der Informationen beim Kunden bis zur endgültigen Unterzeichnung des Vertrags.“
Kinga Biernacka, Produktmanagerin, Autenti
Was sind interaktive Formulare NICHT?
Interaktive Formulare eignen sich am besten für die Datenerfassung und die Standardisierung von Unterschriften. Sie sind hingegen kein Werkzeug für:
- Erstellung komplexer Verträge von Grund auf.
- die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten durch mehrere Personen in Echtzeit.
- Verhandlung von Klauseln, Kommentieren oder Arbeiten im Vorschlagsmodus.
- Die automatische Übertragung von Daten an HR-, CRM- oder ERP-Systeme – derzeit erfolgt der Export manuell als CSV-Datei.
- Einmalige Eingabe von Daten in mehrere Dokumente derselben Person – jedes Dokument muss separat ausgefüllt werden.
- Das Starten eines Prozesses für mehrere Empfänger mit einem einzigen Vorgang – derzeit muss jeder Prozess separat gestartet werden.
- Vollständige Überprüfung der Identität oder des Unternehmensstatus (KYC/KYB) – dies ist ein vom elektronischen, fortgeschrittenen oder qualifizierten Signaturverfahren, das das Formular unterstützt, getrennter Prozess.
Die Rechtsabteilungen werden weiterhin die grundlegenden Vertragsinhalte in ihren bevorzugten Textverarbeitungsprogrammen ausarbeiten. Die Rolle der interaktiven Formulare beginnt erst einen Schritt später: Es geht um die schnelle Erfassung von Daten, das Ausfüllen fehlender Felder in der bereits ausgearbeiteten Dokumentvorlage und den reibungslosen Übergang zur Unterschrift.
Warum ist diese Unterscheidung so wichtig?
Das Verständnis dieser Grenze hilft Unternehmen dabei, die richtigen Tools für den jeweiligen Prozesstyp auszuwählen. Dadurch lassen sich standardisierte, massenhaft vorkommende Betriebsdokumente (die mithilfe von Formularen automatisiert werden sollten) klar von einzigartigen, komplexen Verträgen unterscheiden, die wochenlange Verhandlungen in einem Textverarbeitungsprogramm erfordern. Dadurch müssen Unternehmen nicht mehr alle ihre Dokumente auf dieselbe, oft ineffiziente Weise bearbeiten.
Ein weiterer Schritt in der Entwicklung des Dokumenten-Workflows
Die Einführung interaktiver Formulare ist Teil der konsequenten Strategie von Autenti: die Schaffung einer Plattform, die aufeinanderfolgende, natürliche Arbeitsschritte bei der Dokumentenbearbeitung umfasst. Wir erweitern unser Ökosystem, indem wir die Dateneingabe, die elektronische Signatur und die weitere Bearbeitung des Dokuments im Geschäftsprozess an einem Ort zusammenführen.
- Für bestehende Nutzer ist dies eine Chance, einen weiteren zeitaufwändigen Schritt aus externen Programmen direkt in Autenti zu verlagern.
- Für neue Kunden ist dies das Versprechen eines reibungslosen und einfachen Arbeitsmodells bei wiederkehrenden Dokumenten – ohne die Notwendigkeit, die Phasen der Datenerfassung und der Unterschrift künstlich voneinander zu trennen.
Zusammenfassung
Autenti eSign Forms schließen die Lücke im modernen Dokumentenprozess. Sie überbrücken erfolgreich die operative Lücke zwischen einer rohen, statischen Vorlage und einem fertigen, rechtsverbindlichen und unterzeichneten Dokument.
Über Autenti
Autenti ist eine europäische Plattform zur Dokumentenauthentifizierung und zum Abschluss von Verträgen über das Internet, die vollständig mit der eIDAS-Verordnung 2.0 konform ist. Wir bieten eine umfassende digitale Umgebung zur Vereinfachung von Dokumentenprozessen, die Folgendes umfasst: elektronische Signaturen, Identitätsprüfung, qualifizierte elektronische Zustellungen sowie Dienste zum Schutz, zur Validierung und zur Archivierung von Dokumenten.
Ansprechpartnerin für Medien:
Natalia Gębska – Communication Manager
press@autenti.com
