Platforma Autenti rozšiřuje svou nabídku o interaktivní formuláře. Nová funkce umožňuje importovat hotovou šablonu dokumentu, efektivně shromáždit potřebné údaje, mimo jiné od zaměstnanců, uchazečů, obchodních partnerů či zákazníků poskytujících technické informace, doplnit jimi obsah a následně plynule přejít k podpisu dokumentu. To vše probíhá v rámci jediného uceleného procesu, což umožňuje automatizovat fázi, která dosud vyžadovala ruční doplňování údajů získaných jinými kanály, např. e-mailem.
Obtížné přepisování údajů
V mnoha organizacích jsou proces sběru údajů od zákazníka nebo zaměstnance a samotný okamžik podpisu dokumentu dvěma zcela oddělenými, navzájem nesouvisejícími fázemi. Ve standardním modelu vypadá pracovní postup následovně:
- Základní obsah vzniká v externím textovém editoru.
- Dokument se ručně doplňuje údaji (často na základě e-mailů nebo osobních dotazníků).
- Hotový soubor se nahraje na platformu a odešle k elektronickému podpisu.
Tento způsob práce přináší konkrétní problémy: neustálé přepínání mezi nástroji, ruční opakování stejných kroků u každého nového klienta a absence jednotného, uceleného pracovního postupu.
Hlavní změna: formuláře uspořádávají fázi shromažďování informací
Autenti eSign Forms vstupují přesně v tomto bodě procesu. Neslouží k vytváření obsahu od nuly, ale k bleskovému shromažďování údajů, které musí být obsaženy v hotovém dokumentu. Nová funkce se nejlépe osvědčí tam, kde:
Kdy se vyplatí použít interaktivní formuláře?
- Když k přípravě dokumentu potřebujete informace, které ještě nemáte kompletní – např. rozměry, materiál a sklon střechy ve fotovoltaickém odvětví, výběr jídel nebo mimoškolních aktivit ve školství či údaje pro PPK a personální dokumenty.
- Když dokument vychází ze stálé šablony, ale jeho obsah závisí na údajích poskytnutých druhou stranou – zaměstnancem, uchazečem, zákazníkem, dodavatelem, partnerem nebo opatrovníkem.
- Když chcete eliminovat ruční přepisování informací z e-mailů, formulářů, tabulek nebo zpráv do dokumentů.
Od práce v několika programech k jedinému pracovnímu toku v Autenti
V současné době je digitální podpis často vnímán pouze jako „poslední krok“ na dlouhé administrativní cestě. Samotné shromažďování informací a jejich „vkládání“ na příslušná místa ve smlouvě probíhá mimo platformu.
Interaktivní formuláře přesouvají tuto zdlouhavou fázi do jediného bezpečného prostředí. Výhoda je okamžitá: tým používá méně nástrojů, eliminuje ruční kopírování dat a celý proces se stává mnohem soudržnějším a odolnějším vůči chybám (např. díky validaci polí).
Největší přínos pro šablonové dokumenty
Interaktivní formuláře byly navrženy s ohledem na provozní procesy. Ideálním dokumentem pro tuto funkci je takový, který má pevnou strukturu, vyžaduje pouze vyplnění konkrétních polí (např. DIČ, částka, datum, výběr možnosti ze seznamu) a je využíván ve velkém množství.
Příklady použití (Use cases):
- Onboarding a HR dotazníky.
- Objednávkové formuláře (např. v fotovoltaickém odvětví nebo v B2B).
- Souhlasy a prohlášení.
- Žádosti zaměstnanců.
- Standardní administrativní dokumenty.
Hlavní výhody pro organizaci:
- Omezení ručního vyplňování údajů v externích souborech.
- Výrazně vyšší standardizace shromažďovaných informací.
- Okamžité předávání dokumentů k podpisu.
- Odpadá nutnost opakovaného ukládání, exportu a přenosu souborů mezi programy.
- Přenesení odpovědnosti za vyplňování údajů na podepisujícího.
„Zjistili jsme, že firmy chtějí do jednoho plynulého procesu zahrnout nejen samotný okamžik elektronického podpisu, ale také fázi sběru dat a vyplňování šablony, která mu bezprostředně předchází. Největší přínos naší nové služby se projevuje u opakovaně používaných dokumentů. Interaktivní formuláře výrazně zjednodušují práci a zkracují cestu od získání informací od klienta až po konečné podepsání smlouvy.“
Kinga Biernacka, produktová manažerka, Autenti
Čím interaktivní formuláře NEJSOU?
Interaktivní formuláře se nejlépe osvědčují při sběru dat a standardizaci podpisu. Nejsou však nástrojem pro:
- Vytváření složitých smluv od nuly.
- společné úpravy obsahu několika osobami v reálném čase;
- Vyjednávání ustanovení, vkládání komentářů nebo práce v režimu návrhů.
- Automatického přenosu dat do systémů HR, CRM nebo ERP – v současné době se export provádí ručně jako soubor CSV.
- Jednorázového zadání údajů do více dokumentů téže osoby – každý dokument se vyplňuje samostatně.
- Spuštění procesu pro více příjemců jedním úkonem – každý proces dnes vyžaduje samostatné spuštění.
- Úplné ověření totožnosti či statusu společnosti (KYC/KYB) – jedná se o samostatný proces odlišný od elektronického podpisu, ať už pokročilého či kvalifikovaného, který formulář podporuje.
Právní oddělení budou i nadále připravovat základní obsah smluv ve svých oblíbených editorech. Úloha interaktivních formulářů začíná o krok později: jde o rychlé shromáždění údajů, doplnění chybějících polí v již připravené šabloně dokumentu a plynulý přechod k podpisu.
Proč je toto rozlišení tak důležité?
Pochopení této hranice pomáhá organizacím lépe vybírat nástroje podle typu procesu. Umožňuje to jasně oddělit standardní, hromadně vystavované provozní dokumenty (které je třeba automatizovat pomocí formulářů) od jedinečných, složitých smluv vyžadujících několik týdnů vyjednávání v textovém editoru. Díky tomu firmy přestávají zpracovávat všechny své dokumenty stejným, často neefektivním způsobem.
Další krok ve vývoji dokumentového workflow
Zavedení interaktivních formulářů zapadá do důsledné strategie společnosti Autenti: vytvoření platformy, která zahrnuje další, přirozeně navazující fáze práce s dokumentem. Rozšiřujeme náš ekosystém tím, že na jednom místě spojujeme vyplňování údajů, elektronický podpis a další zpracování dokumentu v rámci obchodního procesu.
- Pro stávající uživatele je to příležitost přesunout další časově náročnou fázi z externích programů přímo do Autenti.
- Pro nové zákazníky je to příslib bezproblémového a jednoduchého modelu práce s opakovaně používanými dokumenty – bez nutnosti umělého oddělování fáze sběru dat a podepisování.
Shrnutí
Autenti eSign Forms doplňují chybějící fázi moderního dokumentového procesu. Účinně vyplňují provozní mezeru mezi surovou, statickou šablonou a hotovým, právně závazným a podepsaným dokumentem.
O společnosti Autenti
Autenti je evropská platforma pro autorizaci dokumentů a uzavírání smluv přes internet, plně v souladu s nařízením eIDAS 2.0. Nabízíme komplexní digitální prostředí pro zjednodušení dokumentových procesů, jehož součástí jsou: elektronické podpisy, ověřování totožnosti, kvalifikované elektronické doručování a služby ochrany, validace a archivace dokumentů.
Kontakt pro média:
Natalia Gębska – manažerka komunikace
press@autenti.com
