La plataforma Autenti amplía su oferta con los formularios interactivos. Esta nueva funcionalidad permite importar una plantilla de documento ya preparada, recopilar de forma eficaz los datos necesarios —entre otros, de empleados, candidatos, socios comerciales o clientes que facilitan información técnica— y completar el contenido con ellos, para luego pasar sin problemas a la firma del documento. Todo ello se lleva a cabo en un único proceso coherente, lo que permite automatizar una etapa que, hasta ahora, obligaba a introducir manualmente los datos recibidos por otros canales, como el correo electrónico.
La engorrosa tarea de transcribir datos
En muchas organizaciones, el proceso de recopilación de datos del cliente o del empleado y el momento de la firma del documento son dos etapas completamente separadas y sin relación entre sí. En el modelo estándar, el flujo de trabajo es el siguiente:
- El contenido básico se crea en un procesador de textos externo.
- El documento se completa manualmente con los datos (a menudo a partir de correos electrónicos o cuestionarios personales).
- El archivo terminado se sube a la plataforma y se envía para su firma electrónica.
Este modo de trabajo genera problemas concretos: el cambio constante entre herramientas, la repetición manual de los mismos pasos con cada nuevo cliente y la falta de un flujo de trabajo único y coherente.
El cambio principal: los formularios organizan la fase de recopilación de información
Autenti eSign Forms interviene precisamente en este momento del proceso. No sirven para crear contenido desde cero, sino para recopilar rápidamente los datos que deben figurar en el documento final. Esta nueva funcionalidad resultará especialmente útil cuando:
¿Cuándo conviene utilizar los formularios interactivos?
- Cuando para preparar un documento necesitas información de la que aún no dispones al completo —por ejemplo, las dimensiones, el material y la inclinación del tejado en el sector fotovoltaico; la elección de menús o actividades extraescolares en el ámbito educativo; o los datos para el Plan de Pensiones de Empresa (PPK) y los documentos de RR. HH.—.
- Cuando el documento se basa en una plantilla fija, pero su contenido depende de los datos facilitados por la otra parte —un empleado, un candidato, un cliente, un contratista, un socio o un tutor—.
- Cuando quieras eliminar la transcripción manual de información de correos electrónicos, formularios, hojas de cálculo o mensajes a los documentos.
De trabajar con varios programas a un único flujo de trabajo en Autenti
Actualmente, la firma digital suele considerarse solo como el «tramo final» de un largo proceso administrativo. La mera recopilación de información y su «introducción» en los campos correspondientes del contrato se lleva a cabo fuera de la plataforma.
Los formularios interactivos trasladan esta tediosa etapa a un único entorno seguro. La ventaja es inmediata: el equipo utiliza menos herramientas, se elimina la copia manual de datos y todo el proceso se vuelve mucho más coherente y resistente a los errores (por ejemplo, gracias a la validación de campos).
El mayor valor para los documentos basados en plantillas
Los formularios interactivos se han diseñado pensando en los procesos operativos. El documento ideal para esta función es aquel que tiene una estructura rígida, solo requiere rellenar campos concretos (por ejemplo, NIF, importe, fecha, selección de opciones de una lista) y se utiliza de forma masiva.
Ejemplos de uso (casos de uso):
- Incorporación de nuevos empleados y cuestionarios de RR. HH.
- Formularios de pedido (por ejemplo, en el sector fotovoltaico o B2B).
- Consentimientos y declaraciones.
- Solicitudes de los empleados.
- Documentos administrativos estándar.
Ventajas clave para la organización:
- Reducción de la introducción manual de datos en archivos externos.
- Mayor estandarización de la información recopilada.
- Envío instantáneo de documentos para su firma.
- No es necesario guardar, exportar ni transferir archivos varias veces entre programas.
- Delegar el rellenado de datos al firmante.
«Hemos observado que las empresas quieren integrar en un único proceso fluido no solo el momento de la firma electrónica, sino también la fase que lo precede directamente: la recopilación de datos y el cumplimentado de la plantilla. El mayor valor de nuestro nuevo servicio se pone de manifiesto en los documentos recurrentes. Los formularios interactivos simplifican drásticamente el trabajo y acortan el proceso desde la obtención de la información del cliente hasta la firma final del contrato».
Kinga Biernacka, directora de producto, Autenti
¿Qué NO son los formularios interactivos?
Los formularios interactivos son ideales para la recopilación de datos y la estandarización de la firma. Sin embargo, no son una herramienta para:
- Crear contratos complejos desde cero.
- La coedición de contenidos por parte de varias personas en tiempo real.
- Negociar cláusulas, añadir comentarios o trabajar en modo de sugerencias.
- Transferir automáticamente datos a sistemas de RR. HH., CRM o ERP; actualmente, la exportación se realiza manualmente, como archivo CSV.
- Introducir datos una sola vez en varios documentos de la misma persona: cada documento se rellena por separado.
- Iniciar un proceso para varios destinatarios con una sola acción; actualmente, cada proceso requiere una activación por separado.
- Verificación completa de la identidad o del estatus de la empresa (KYC/KYB): se trata de un proceso independiente de la firma electrónica, avanzada o cualificada, que admite el formulario.
Los departamentos jurídicos seguirán elaborando el contenido básico de los contratos en sus editores habituales. El papel de los formularios interactivos comienza un paso más adelante: se trata de recopilar rápidamente los datos, completar los campos que faltan en la plantilla del documento ya elaborada y pasar sin problemas a la firma.
¿Por qué es tan importante esta distinción?
Comprender esta distinción ayuda a las organizaciones a seleccionar mejor las herramientas adecuadas para cada tipo de proceso. Esto permite diferenciar claramente los documentos operativos estándar y masivos (que deben automatizarse mediante formularios) de los contratos únicos y complejos que requieren varias semanas de negociación en un editor de texto. Gracias a ello, las empresas dejan de gestionar todos sus documentos de la misma manera, a menudo ineficaz.
Un paso más en el desarrollo del flujo de trabajo documental
La introducción de formularios interactivos forma parte de la estrategia coherente de Autenti: crear una plataforma que abarque las sucesivas etapas del trabajo con los documentos, que se suceden de forma natural. Ampliamos nuestro ecosistema, reuniendo en un solo lugar el rellenado de datos, la firma electrónica y la gestión posterior del documento en el proceso empresarial.
- Para los usuarios actuales, es una oportunidad de trasladar otra etapa que requiere mucho tiempo desde programas externos directamente a Autenti.
- Para los nuevos clientes, supone la promesa de un modelo de trabajo sencillo y sin complicaciones con documentos recurrentes, sin necesidad de separar artificialmente las fases de recopilación de datos y firma.
Resumen
Autenti eSign Forms completa la etapa que faltaba en un proceso documental moderno. Cubre eficazmente la brecha operativa entre una plantilla básica y estática y un documento terminado, legalmente vinculante y firmado.
Acerca de Autenti
Autenti es una plataforma europea para la autorización de documentos y la celebración de contratos por Internet, totalmente conforme con el Reglamento eIDAS 2.0. Ofrecemos un entorno digital integral para simplificar los procesos documentales, que incluye: firmas electrónicas, verificación de identidad, notificaciones electrónicas cualificadas y servicios de protección, validación y archivo de documentos.
Contacto para los medios de comunicación:
Natalia Gębska – Directora de Comunicación
press@autenti.com
