Über den Kunden

Leroy Merlin ( Teil der globalen Adeo-Gruppe) ist ein absoluter Gigant auf dem Markt für Einrichtungs- und Baumaterialien. Die Zahlen sprechen für sich:

• 85 Supermärkte in ganz Polen und ein dynamisch wachsender E-Commerce, unterstützt durch die Zentrale und ein modernes Logistikzentrum.
• Über 12.000 Mitarbeiter, die sich um das tägliche Einkaufserlebnis der Kunden kümmern.
• Ein leistungsstarkes E-Commerce- und Marktplatz-Ökosystem mit einem Angebot von 2,3 Millionen Produkten.
• Beeindruckende operative Effizienz: 90 % der Bestellungen erreichen die Kunden in weniger als 72 Stunden.

Es ist zudem ein Unternehmen mit starkem gesellschaftlichem Engagement, das bereits über 1.036 Fördermittel zur Unterstützung lokaler Gemeinschaften, Schulen und Institutionen bereitgestellt hat. Die Steuerung eines so mächtigen und weit verzweigten Unternehmens erfordert eine technologische Infrastruktur, die die Last Tausender täglicher Vorgänge bewältigen kann.

Die Herausforderung

Leroy Merlins Weg zur digitalen Exzellenz begann im Jahr 2010, als die Kette erst etwa 30 Filialen zählte.

Mit dem dynamischen Wachstum und der fast dreifachen Zunahme der Filialanzahl stieß das Unternehmen auf eine Vielzahl administrativer und operativer Herausforderungen:

• Tonnenweise Papier und Engpässe: Das Wachstum der Strukturen führte zu riesigen Mengen an Papierdokumenten – von Kassenberichten über Dienstreisen und Rechnungen bis hin zu wichtigen Verträgen. Der traditionelle Informationsfluss verlangsamte die Entscheidungsfindung.
  
  
• Lückenhafter Rechtsprozess (Legal): Die Verwaltung von Verträgen mit Hunderten von Vertragspartnern basierte auf physischen Dokumenten und E-Mails. Dieser Prozess war mit einem hohen Fehlerrisiko behaftet – das Einholen von Unterschriften und die Archivierung dauerten „mehre Wochen“, und die Überprüfung der endgültigen Fassung des Dokuments war erschwert. Oft gingen unterzeichnete Verträge ganz oder teilweise (z. B. Nachträge) verloren.
  
  
• Komplexität der IT-Umgebung und neue gesetzliche Vorschriften: Das Unternehmen musste umfangreiche Finanzprozesse in ein zentrales Oracle-Cloud-System integrieren (ohne in dessen Kernarchitektur einzugreifen) und sich auf die bevorstehenden Anforderungen des KSeF vorbereiten.
  
  
• Dezentrale Arbeitsabläufe und Tools: Die Verwaltung einer riesigen IT-Infrastruktur (Zehntausende von Geräten), von Arbeitsschutzvorfällen und des Fuhrparks erforderte eine Vereinheitlichung, damit Mitarbeiter aus verschiedenen Teilen Polens reibungslos zusammenarbeiten konnten.

Lösung

Die Antwort auf diese Herausforderungen war die Einführung der Plus Workflow-Plattform von Suncode, die im Laufe der Jahre den Status eines kritischen IT-Systems erlangte, das Hand in Hand mit dem Oracle-Finanzsystem arbeitet. Ein echter „Game Changer“ im Bereich des Dokumentenmanagements erwies sich jedoch die Integration mit der Autenti-Plattform.

Kernelemente der Implementierung:

• End-to-End-Prozessmanagement: In über 15 Jahren Zusammenarbeit mit Suncode hat Leroy Merlin mehr als 30 zentrale Geschäftsprozesse digitalisiert (u. a. Personalwesen, Logistik, Finanzen, Störungsmanagement).
  
  
• Revolution in der Rechtsabteilung und im Einkauf: Der manuelle Dokumentenumlaufwurde durch einen automatisierten Prozess in Plus Workflowersetzt . Die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten wurde ermöglicht und die Genehmigungswege automatisiert.
  
  
• Elektronische Signatur mit Autenti: Die Autenti-Plattform wurde eingeführt, was die blitzschnelle Unterzeichnung von Verträgen von jedem Ort der Welt aus ermöglicht und unter anderem Unterstützung für qualifizierte elektronische Signaturen bietet.
  
  
• Künstliche Intelligenz im Finanzwesen: In der Buchhaltung wurden AI-OCR-Module eingesetzt, die Rechnungen (in Papierform und per E-Mail) intelligent einlesen, sortieren und verarbeiten und so die Arbeit der Abteilung vor der Einführung von KSeF optimieren.

Ergebnisse

Die digitale Transformation im Modell Leroy Merlin x Suncode x Autenti brachte sofortige, messbare Ergebnisse und veränderte die Arbeitskultur im Unternehmen grundlegend.

• Blitzschnelle Vertragsabwicklung: Die Zeit von der Vertragserstellung bis zur endgültigen Unterzeichnung und Archivierung sank von mehreren Wochen auf nur noch 1–2 Tage.
  
  
• Ein zentrales Cockpit: Die Mitarbeiter verfügen nun über eine integrierte Arbeitsumgebung. Mithilfe eines einzigen Tools begutachten Manager Verträge, genehmigen Befugnisübertragungen und erteilen Unterschriftsaufträge (unabhängig davon, welche Art von elektronischer Signatur der Vertrag erfordert und ob der Vertragspartner das System nutzen möchte oder ob wir es ausschließlich für die Unterzeichnung des Vertrags durch LM verwenden).
  
  
• Vertrauenswürdigkeit und Sicherheit: Das Risiko des Verlusts von Dokumenten oder unbefugter Änderungen am Inhalt wurde beseitigt. Unterzeichnete E-Verträge werden direkt in das virtuelle Archiv und in die E-Akte übertragen.
  
  
• Kosteneinsparung und Umweltfreundlichkeit: Die Kosten für Druck, manuelle Bearbeitung und Kurierversand wurden drastisch reduziert, was im Einklang mit der umweltfreundlichen Strategie des Unternehmens steht.