O zákazníkovi

Leroy Merlin ( součást globální skupiny Adeo) je absolutním gigantem na trhu s vybavením interiérů a stavebními materiály. Čísla hovoří sama za sebe:

• 85 supermarketů po celém Polsku a dynamicky se rozvíjející e-shop, podporované centrálou a moderním logistickým centrem.
• Více než 12 000 zaměstnanců, kteří se starají o každodenní nákupní zážitky zákazníků.
• Rozsáhlý ekosystém e-commerce a tržiště nabízející 2,3 milionu produktů.
• Působivá provozní efektivita: 90 % objednávek dorazí k zákazníkům za méně než 72 hodin.

Jedná se také o společnost s hlubokým společenským angažmá, která má na svém kontě více než 1 036 grantů na podporu místních komunit, škol a institucí. Řízení tak mohutného a rozptýleného organismu vyžaduje technologickou páteř, která unese zátěž tisíců každodenních operací.

Výzva

Cesta společnosti Leroy Merlin k digitální dokonalosti začala v roce 2010, kdy síť čítala pouhých asi 30 prodejen.

S dynamickým rozvojem a téměř trojnásobným nárůstem počtu poboček se organizace dostala do slepé uličky administrativních a provozních výzev:

• Hromady papíru a úzká místa: Rozšiřování struktur vygenerovalo obrovské množství papírové dokumentace – od pokladních zpráv přes služební cesty a faktury až po klíčové smlouvy. Tradiční tok informací zpomaloval rozhodovací procesy.
  
  
• Nedokonalý právní proces (Legal): Správa smluv se stovkami smluvních partnerů se opírala o fyzické dokumenty a e-maily. Tento proces byl spojen s vysokým rizikem chyb – získávání podpisů a archivace trvaly „celé týdny“ a ověření konečné verze dokumentu bylo obtížné. Často se stávalo, že podepsané smlouvy se ztratily celé nebo jejich části (např. dodatky).
  
  
• Složitost IT prostředí a nová legislativa: Organizace musela integrovat rozsáhlé finanční procesy do centrálního cloudového systému Oracle (bez zásahu do jeho základní architektury) a také se připravit na nadcházející požadavky KSeF.
  
  
• Rozptýlená práce a nástroje: Správa obrovské IT infrastruktury (desítky tisíc zařízení), incidentů v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a vozového parku vyžadovala sjednocení, aby mohli zaměstnanci z různých částí Polska plynule spolupracovat.

Řešení

Odpovědí na tyto výzvy bylo zavedení platformy Plus Workflow od společnosti Suncode, která si v průběhu let získala status kritického IT systému fungujícího ruku v ruce s finančním systémem Oracle. Skutečným „game changerem“ v oblasti správy dokumentace se však ukázala být integrace s platformou Autenti.

Klíčové prvky implementace:

• Správa procesů end-to-end: Během více než 15 let spolupráce se společností Suncode digitalizovala společnost Leroy Merlin přes 30 klíčových obchodních procesů (mj. HR, logistika, finance, řešení poruch).
  
  
• Revoluce v právním oddělení a v nákupu: Ruční oběh dokumentůbyl nahrazen automatizovaným procesem v Plus Workflow. Byla umožněna souběžná práce na dokumentech a byly automatizovány schvalovací cesty.
  
  
• Elektronický podpis Autenti: Byla zavedena platforma Autenti, která umožnila bleskové podepisování smluv z jakéhokoli místa na světě a nabízí mimo jiné podporu kvalifikovaných elektronických podpisů.
  
  
• Umělá inteligence ve financích: V účetnictví byly nasazeny moduly AI OCR, které inteligentně načítá, třídí a zpracovává faktury (papírové i e-mailové), čímž optimalizují práci oddělení před zavedením systému KSeF.

Výsledky

Digitální transformace v rámci modelu Leroy Merlin x Suncode x Autenti přinesla okamžité, měřitelné výsledky a zásadně změnila pracovní kulturu v organizaci.

• Bleskové zpracování smluv: Doba od přípravy smlouvy po její konečné podepsání a archivaci se zkrátila z několika týdnů na pouhých 1–2 dny.
  
  
• Jeden centrální kokpit: Zaměstnanci získali integrované pracovní prostředí. Pomocí jediného nástroje manažeři posuzují smlouvy, schvalují delegace a zadávají podpisy (bez ohledu na to, jaký typ elektronického podpisu smlouva vyžaduje a zda chce smluvní strana systém využít, nebo jej používáme pouze k podpisu smlouvy výhradně ze strany LM).
  
  
• Bezpečnost a spolehlivost: Bylo eliminováno riziko ztráty dokumentů nebo neoprávněných změn v obsahu. Podepsané elektronické smlouvy putují přímo do virtuálního archivu a do e-Složky.
  
  
• Úspora a ekologie: Výrazně se snížily náklady na tisk, manuální zpracování a kurýrní zásilky, což je v souladu s ekologickou strategií společnosti.